Pour des raisons qui seront évidentes pour la plupart des professionnels des ressources humaines, il est de plus en plus courant, ces dernières années, de mener des entretien téléphonique à distance. Même si elles ne vous donnent pas la même idée de la personne qu’un entretien en face à face, les interactions à distance peuvent toujours avoir de la valeur.

L’automatisation via LinkedIn ou d’autres sites centrés sur les entreprises peut être une excellente option pour entrer en contact avec des candidats potentiels, mais elle ne peut pas vous mener bien loin. Comprendre qui sont ces personnes reste une entreprise essentiellement humaine.

En fin de compte, les postes doivent être pourvus. Vous pouvez rédiger la meilleure offre d’emploi, mais si vous ne pouvez pas faire confiance au processus pour trouver les bonnes personnes pour remplir ce rôle, vous feriez mieux de ne pas vous en préoccuper.

Cependant, en tant qu’êtres humains, nous communiquons principalement par le biais du langage corporel et des signaux non verbaux. Lorsqu’on vous enlève cette possibilité, par exemple lors d’un entretien téléphonique, il est d’autant plus difficile de réussir l’entretien lui-même.

Mais c’est possible…

Pourquoi mener des entretiens par téléphone ?

Dans ces conditions, vous vous demandez peut-être quel est l’intérêt d’utiliser le téléphone comme facilitateur d’entretien. Eh bien, nous trouvons ici des avantages qui contrebalancent les inconvénients.

En supprimant les repères visuels, l’expérience est moins distrayante. Vous pouvez juger quelqu’un sur le seul contenu de ses réponses et non sur des facteurs moins importants tels que son apparence ou ses manières, qui peuvent être influencées par la nervosité du jour de l’entretien.

Les appels téléphoniques effectués à l’aide de systèmes téléphoniques pour petites entreprises fonctionnent également très bien en tant que dispositif de filtrage. Vous pouvez toujours recueillir les informations nécessaires pour développer une compréhension de base de la personne interrogée et savoir si elle devrait progresser, mais en même temps, vous mettez tout le monde sur un pied d’égalité puisque les préjugés inconscients liés à l’apparence d’une personne n’influencent pas le résultat.

Comment mener un entretien téléphonique ?

Voyons maintenant comment vous pouvez faire en sorte que les entretiens téléphoniques soient les plus efficaces possibles.

1. Préparer

« Ne pas se préparer, c’est se préparer à échouer », dit le vieil adage. De la cartographie des processus aux entretiens, il existe peu de dictons plus véridiques dans le monde de l’entreprise. Arriver à un appel avec un candidat sans connaître ses coordonnées ou les détails du poste crée un sentiment d’immense manque de professionnalisme.

Dans ce cas, les meilleurs candidats peuvent décider que votre organisation n’est pas faite pour eux. Si vous ne vous préparez pas aux entretiens, vous risquez d’obtenir des résultats médiocres et de ne pas optimiser votre vivier de talents.

2. Soyez transparent

Personne n’aime se remettre en question, surtout lors d’un entretien. Le fait de poser des questions de manière transparente et moins dans le but de surprendre quelqu’un vous permet souvent de mieux cerner la personne en question.

Vous pouvez commencer à manifester cette transparence dès la phase précédant l’entretien. Pour mettre les candidats à l’aise, vous pouvez leur communiquer des informations sur la manière dont la réunion se déroulera – par appel vidéo ou numéro de téléphone fixe, par exemple – et leur fournir un résumé de ce qui sera discuté.

Si vos questions et vos conversations sur le poste annoncé et sur l’entreprise en général sont également transparentes, les candidats seront moins sur leurs gardes. L’objectif d’un entretien est de s’assurer de l’aptitude d’une personne à occuper un poste. Vous ne pouvez y parvenir que si les personnes concernées se sentent à l’aise pour donner la version la plus honnête d’elles-mêmes.

3. Choisissez un environnement calme

Cela a moins à voir avec le contenu de l’entretien lui-même qu’avec les éléments qui peuvent rendre le processus frustrant. S’installer dans un environnement bruyant et animé peut entraîner des erreurs de communication et des distractions pour vous et la personne interrogée.

Dans ce cas, l’exactitude des informations qui vous sont fournies peut être diminuée de toutes sortes de façons. S’installer dans un espace calme, à l’abri des perturbations potentielles, est une mesure simple mais efficace pour rendre le processus d’entretien téléphonique virtuel plus efficace.

4. Évitez de trop parler

Comme nous l’avons dit précédemment, l’intérêt d’un entretien téléphonique est de comprendre qui est le candidat et s’il est apte à occuper le poste. Il est difficile de le faire si c’est vous qui passez le plus clair de votre temps à parler.

Cela signifie non seulement qu’ils ont moins l’occasion de parler d’eux-mêmes, mais aussi que vous risquez de leur poser des questions suggestives. Dans ce cas, les réponses de la personne interrogée auront été influencées par votre verbiage d’une manière qui pourrait l’amener à se présenter de façon moins authentique.

5. Utilisez une liste de contrôle

Il n’y a rien de pire que d’arriver à la fin d’une tâche – quelle qu’elle soit – et de découvrir que vous avez oublié quelque chose. Faire cela lors d’un entretien peut être aussi coûteux qu’embarrassant. Le fait de devoir reprendre contact avec une personne interrogée crée non seulement une impression de manque de professionnalisme, mais peut également retarder le processus.

Un moyen simple d’éviter cela est d’utiliser une liste de points à vérifier lors de l’entretien téléphonique et de ne pas conclure tant qu’ils n’ont pas été cochés. Cela signifie également que si vous interviewez de nombreux candidats, les règles du jeu sont les mêmes pour tous, puisque chacun a la possibilité de répondre aux mêmes questions.

6. Prévoyez toujours des surprises

Si vous êtes le genre de personne qui réfléchit à une conversation avant d’en avoir une, réfléchissez un instant à cette question. Combien de fois, en réalité, les chats se déroulent-ils de la manière que vous attendez ou planifiez ? La réponse à cette question est rarement.

Comme c’est souvent le cas dans les conversations, vous pouvez parier qu’il en va de même pour les entretiens. Bien que vous ne puissiez pas répéter ou tester la production de ces événements, vous pouvez prévoir des variables.

En prévoyant du temps pour les surprises qui pourraient survenir ou les discussions qui dérivent, vous ne terminerez pas l’entretien sans avoir couvert le terrain nécessaire. Même si vous faites un détour en chemin, vous retrouverez toujours la voie que vous êtes censé suivre.

7. Évitez les aliments et les boissons

C’est simple, mais manger ou boire pendant un entretien téléphonique est à proscrire. Les entretiens en personne ou par vidéo ont une plus grande marge de manœuvre. Même si nous ne vous conseillons pas de travailler jusqu’à la fin d’un repas de trois plats, il est possible que vous ayez besoin d’un verre de temps en temps. Vous pouvez vous en tirer sans distraire un candidat lorsqu’il peut vous voir.

Lorsqu’il s’agit de n’entendre que vous, cela peut s’avérer encore plus perturbant. Assurez-vous donc d’avoir mangé et bu quelque chose avant votre appel si vous risquez d’avoir faim ou soif pendant celui-ci.

En guise de conclusion

Tout au long de cet article, nous avons examiné ce que sont les entretiens téléphoniques, quand vous pouvez y avoir recours et pourquoi. Nous avons également mis en place quelques conseils pour vous permettre de les réussir au mieux.

Il y a probablement d’autres éléments auxquels vous devez penser pour réussir un entretien téléphonique. En utilisant ces conseils comme base, vous ne risquez pas de vous tromper.

Rédigé par—

Richard Conn – Directeur principal, Génération de la demande, 8×8</stron g>

Richard Conn est directeur principal de la génération de la demande chez 8×8, un système téléphonique PBX en nuage de premier plan avec des fonctionnalités intégrées de centre de contact, de voix, de vidéo et de clavardage. Richard est un leader du marketing numérique analytique et axé sur les résultats, qui a réussi à améliorer considérablement le retour sur investissement dans des environnements B2B concurrentiels et en évolution rapide. Voici son LinkedIn.