Um anúncio de vaga de emprego padrão recebe 250 currículos em resposta, de acordo com a Glassdoor. E são necessários cerca de 41 dias para concluir uma contratação, de acordo com o LinkedIn. Para um recrutador, isso significa que um envio ineficiente de e-mails pode prolongar o período médio de contratação para muito além do que sua empresa cliente gostaria. E uma contratação mais lenta significa, em última análise, uma receita mais lenta. Aqui compartilhamos 7 dicas e ferramentas que têm ajudado os recrutadores de todo o mundo a Compartilhamos aqui 7 dicas e ferramentas que ajudaram recrutadores de todo o mundo a aumentar a produtividade e gestão do e-mail.
1. Selecione os candidatos certos
A primeira regra de um e-mail de recrutamento adequado é dirigir-se às pessoas certas. Afinal de contas, se você está recrutando para serviços financeiros, as pessoas do setor da saúde não querem saber de você. Isso significa que seus e-mails (e o tempo que demorou para escrevê-los) serão desperdiçados. Uma forma muito eficaz de construir uma lista de e-mails qualificada e limpa é utilizar conteúdos bloqueados. O conteúdo bloqueado exige que os potenciais clientes forneçam seus dados de contato para acessarem ao mesmo. Por exemplo, se você está tentando recrutar profissionais na área do marketing digital, pode criar um pequeno ebook sobre geração de leads ou organizar um webinar sobre erros a se evitar quando pretende ser contratado. Pode colocá-lo no seu website de recrutamento e quem quiser baixá-lo tem que fornecer primeiro o seu endereço de email. Uma vez que apenas as pessoas interessadas em marketing digital irão baixar esse ebook, você poderá criar uma lista de email qualificada. Isso irá aumentar a eficácia das suas campanhas e melhorar sua produtividade de email. Mas não acaba por aqui. É uma boa ideia dar um passo em frente e segmentar a sua lista de emails. Isso é especialmente útil se você estiver contratando para uma posição interna. Você pode usar a localização física dos candidatos para dividir sua lista de e-mails e enviar conteúdo super-relevante para cada segmento. Vai desperdiçar menos e-mails e fazer mais contratações.
2. Aprenda a regra do 1-Toque 5-Minutos
Como recrutador, você recebe imensos e-mails de candidatos interessados numa série de vagas. Se não forem devidamente tratados, esses e-mails podem se acumular rapidamente e você pode perder a oportunidade de encontrar uma excelente contratação. É aqui que a regras do 1-Toque e 5-Minutos é útil. De acordo com a regra do 1-Toque, você deve fazer algo com um e-mail assim que o abre. Pode respondê-lo, apagá-lo, arquivá-lo para uso posterior ou reencaminhá-lo. Mas não pode ignorá-lo. A regra dos 5 minutos diz que, sempre que você receber uma tarefa, deve perguntar a si mesmo quanto tempo demorará para concluí-la. Se for menos de 5 minutos, faça-a imediatamente. Se não, você pode deixá-la para mais tarde e passar para a tarefa seguinte. Como recrutador, isso é extremamente útil para lidar com uma caixa de entrada lotada. Você também pode combinar as duas regras para melhorar sua produtividade e excelência operacional – sempre que abrir uma mensagem de email, pergunte a si mesmo quanto tempo demorará para tratá-la. Se for menos de 5 minutos, faça-o imediatamente. Se não, passe para o e-mail seguinte. Mas lembre-se de que essa combinação pode não funcionar para e-mails importantes, por isso é uma boa ideia deixar espaço para exceções. Além disso, você também pode usar um aplicativo de entrada e saída para controlar com precisão o seu tempo.
3. Escreva e-mails completos
E-mails incompletos são uma das principais causas de uma caixa de entrada desorganizada. Isso porque desencadeiam uma conversa de ida e volta entre você e o candidato, que poderia ter sido facilmente evitada se você tivesse fornecido informações completas primeiramente. Ao escrever uma mensagem de e-mail para um candidato, pense nas perguntas que ele poderá ter. E tente responder-lhes da forma mais completa possível na primeira mensagem de email para evitar uma longa sessão de troca de mensagens. Alguns gurus de email recomendam escrever respostas de 3 frases, para que você não passe horas escrevendo mensagens. Embora isso se possa aplicar às respostas, não é uma boa ideia quando você for contatar um candidato pela primeira vez (ou nos primeiros e-mails que o enviar). Uma forma eficaz de tornar seus e-mails tão completos quanto possível sem torná-los longos é direcionar os candidatos para links úteis sobre uma vaga de emprego. Colocar links simples numa mensagem de email faz com que esta pareça desarrumada e pouco profissional, por isso certifique-se de utilizar hiperlinks. No Gmail, você pode simplesmente selecionar o texto âncora e apertar Ctrl+K no teclado para adicionar um hiperlink ao mesmo.
4. Utilize respostas pré-definidas
Você frequentemente enviará os mesmos e-mails para vários candidatos. Por exemplo, você pode enviar o processo de entrevista e seus detalhes a um grupo de candidatos que selecionou ou até um e-mail de agradecimento profissional após a entrevista. Nesse caso, a essência do seu e-mail permanecerá a mesma. As únicas diferenças residirão nos detalhes de personalização, como os nomes dos candidatos e os horários das entrevistas. Para evitar escrever sempre as mesmas mensagens de email, você pode utilizar respostas predefinidas (ou modelos). Esses modelos estão disponíveis em quase todos os principais fornecedores de emails e aplicativos de gestão de recrutamento. Leia aqui: 7 melhores modelos de e-mail para recrutadores | Prontos para enviar. No Gmail, você pode ativá-los indo nas Definições > Ver todas as definições > Avançadas > Modelos. Clique em Ativar na seção Modelos e estará tudo pronto para começar. Você pode agora criar um modelo ao redigir uma mensagem de e-mail, clicando nos três pontos no canto inferior direito da tela. Também não é incomum que os recrutadores enviem exatamente a mesma mensagem de email para vários candidatos. Nesse caso, enviar uma mensagem de email em massa no Gmail é uma excelente ideia e pode te poupar uma quantidade significativa de tempo.
5. Encontre endereços de e-mail em massa
Não é incomum que os recrutadores contatem um grupo de pessoas para uma vaga de emprego. Estas pessoas podem já estar empregadas numa empresa e podem não estar à procura de uma nova oportunidade. Nesse caso, você pode querer enviar um “cold email ” para descobrir se elas estão interessadas numa melhor oportunidade de emprego. Encontrar os endereços de email certos pode exigir uma quantidade significativa de tempo e esforço se você não utilizar as ferramentas certas. Nesse momento, o localizador de email mais preciso do mercado é o Voila Norbert, então é uma boa ideia experimentá-lo. Além de ser preciso, o Norbert te permite encontrar e-mails em massa, o que o torna muito útil para os recrutadores. Você terá que criar uma planilha no Excel com os nomes e os sites das empresas dos seus potenciais candidatos. Alimente o Norbert com essa planilha e receba em troca outra planilha com os e-mails. Às vezes, o Norbert pode não conseguir obter um endereço para você. Nesse caso, pode ser útil utilizar a extensão do Google Chrome do Recruit CRM. Basta abrir o perfil do LinkedIn do seu potencial cliente e clicar na extensão, que ela irá destacar os detalhes de contato para vocie. Qualquer que seja a ferramenta que você utilize, certifique-se de que ela é exata, pois isso pode poupar-lhe uma quantidade significativa de tempo de pesquisa.
6. Livre-se das distrações
As distrações são o inimigo número um da produtividade. Um relatório DMARC eficaz também pode te ajudar a minimizar as distrações, garantindo que o seu sistema de email é seguro e eficiente. Não é incomum acabar rolando a tela do seu celular sem pensar quando você deveria estar interagindo com candidatos. Para se livrar das distrações móveis, utilizo o Daywise, um aplicativo de base científica que te permite receber notificações móveis em lotes programados. Pessoalmente, recebo o primeiro lote às 8 da manhã, o segundo às 2 da tarde, o terceiro às 6 da tarde e o último lote às 10 da noite. Quaisquer notificações entre essas horas serão automaticamente bloqueadas e entregues no lote subsequente. Basicamente, isso significa que eu recebo apenas 4 notificações ao longo do dia, o que permite que eu me concentre nas tarefas relacionadas com o recrutamento e aumente minha produtividade. Uma caraterística útil do Daywise é que ele te permite definir exceções (tanto para aplicativos como para contatos). Por exemplo, se você usa um aplicativo relacionado com recrutamento no seu celular, provavelmente quer receber notificações instantâneas dele para não perder nada importante. Você pode fazê-lo adicionando esse aplicativo à lista de exceções. O mesmo se aplica aos contatos importantes. Se quiser receber uma notificação instantânea sempre que alguém importante te enviar um WhatsApp, você pode adicioná-lo aos contatos VIP. O aplicativo continuará bloqueando todas as outras notificações do WhatsApp (mas permitirá as notificações dos contatos VIP). Se a fonte das suas distrações for o excesso de e-mails (sem importância) no seu computador, você pode simplesmente desativar as notificações da área de trabalho. No Windows 10, você pode fazê-lo indo ao painel de notificações e depois clicando em gerir notificações (no canto superior direito).
7. Escreva e-mails de recrutamento eficazes
É difícil exagerar a utilidade de e-mails de recrutamento eficazes quando se trata de aumentar a produtividade. Em primeiro lugar, os e-mails eficazes encurtam o tempo de contratação e reduzem a necessidade de enviar e-mails a um grande número de candidatos. Em segundo lugar, eles trazem resultados mais rápidos (do que os e-mails não personalizados), mantendo você feliz, satisfeito e motivado. Se você estiver enviando e-mails para potenciais candidatos, a personalização é provavelmente a melhor forma de escrever esses e-mails eficazes. Já vi inúmeros recrutadores pararem no primeiro nome quando se trata de personalização de e-mails. Embora a utilização do primeiro nome do seu potencial cliente seja um bom ponto de partida para a personalização, não é um bom ponto de chegada. Se quiser levar a personalização para outro nível, você deve enviar por e-mail conteúdos relevantes para os potenciais clientes no momento certo. Como já foi dito aqui, a segmentação da lista é uma boa forma de fazer isso. Também é importante fazer uma boa pesquisa sobre um potencial cliente antes de enviar-lhe um e-mail. Você deve mencionar seus interesses, reconhecer e apreciar o seu trabalho e explicar-lhes como uma nova oportunidade os pode beneficiá-los e porque essa é uma boa opção para eles. Você só conseguirá fazê-lo se souber o que os interessa, quem são, se são introvertidos à procura de um trabalho calmo ou extrovertidos à procura de um emprego que implique trabalhar com muitas pessoas. Estas são apenas algumas das perguntas que você deve fazer a si mesmo enquanto recrutador. As ferramentas de enriquecimento de e-mails são uma excelente forma de saber mais sobre os seus potenciais clientes. Isso porque elas podem te fornecer seus perfis sociais com base no seu endereço de e-mail, que você pode utilizar para fazer pesquisas de antecedentes. Outras coisas que você pode fazer para tornar suas mensagens de e-mail eficazes (e, por sua vez, aumentar a sua produtividade) são:
- Deixe um apelo à ação (CTA) alto e claro. Você não quer deixar os candidatos confusos sobre o próximo passo, o que só levará a mais troca de e-mails e a uma redução da produtividade.
- Envie e-mails num domingo à noite. Poucas empresas usam este bloco de tempo, o que te permite ultrapassar o barulho dos muitos e-mails dos concorrentes. Além disso, as pessoas estão normalmente se preparando para a semana seguinte nesse momento, o que as torna mais receptivas a um e-mail de recrutamento.
- Otimize os e-mails para celulares. Mais de metade dos e-mails são abertos num celular. Se o seu e-mail não tiver um bom aspecto num dispositivo móvel, ele será ineficaz em mais de 50% das vezes. Ative os protocolos de segurança do domínio de email. Para um alcance eficaz do email, é importante proteger seu domínio, uma vez que isso aumenta a credibilidade e a taxa de entrega. Verifique se você tem um registo DMARC ativado para o seu e-mail.
Concluindo…
A produtividade do e-mail para os recrutadores começa com a seleção dos candidatos certos e a escrita de mensagens eficazes e completas. O maior inimigo da produtividade – as distrações – pode ser combatido com um aplicativo de agendamento de notificações como o Daywise. Por fim, é uma boa ideia utilizar um localizador de e-mails preciso (como o Norbert) a fim de reduzir o tempo necessário para encontrar informações de contato dos potenciais candidatos. Feliz recrutamento! Escrito por: David Campbell é um especialista em marketing digital na Ramp Ventures. Ajuda a gerir a equipe de marketing de conteúdos da Right Inbox. Quando não está trabalhando, gosta de viajar e tentar aprender espanhol.
