Gestão de bases de dados de candidatos: Aumentar o acervo dos seus dados de candidatos

Em cada ciclo de contratação, você atrai, avalia e entrevista muitos candidatos potenciais, mas nem todos são contratados. O conjunto desses talentos pode oferecer uma oportunidade de economizar tempo e dinheiro em novos processos de contratação, desde que você se engaje com eles com frequência. É aqui que um banco de dados de candidatos bem gerenciado se torna útil.

A sua base de dados de candidatos pode oferecer-lhe todas as informações de que necessita para identificar os candidatos que se enquadram na função através do CV, dos resultados da avaliação e da classificação do recrutador.

As agências que aproveitam ao máximo seu banco de dados de candidatos desfrutam de processos de recrutamento muito mais ágeis e eficientes. Elas não precisam esperar que os candidatos busquem suas vagas abertas; têm tudo pronto em uma bandeja de prata.

Mas será assim tão fácil?

Embora a ideia de uma base de dados de candidatos possa seduzi-lo, a verdade é que o manuseamento de algumas bases de dados pode tornar-se cada vez mais complicado.

Uma base de dados que não seja de fácil utilização pode desencorajá-lo a criar grupos de talentos e a manter um fluxo constante de candidatos.

Para utilizar seu banco de dados de candidatos ao máximo, você deve saber como gerenciá-lo adequadamente. E é exatamente isso que este guia irá ensiná-lo. Vamos começar com a etapa de preparação.

Pré-planejamento: Identificar o objetivo

As marés e o tempo não esperam por ninguém, assim como projetos e clientes. Você não pode interromper seu processo de contratação até ter sua equipe e recursos prontos, nem esperar que os clientes apareçam antes de encontrar um candidato adequado para eles. Você precisa estar preparado com antecedência.

Por isso, você precisa se sentar com os membros da sua equipe e discutir todos os aspectos da construção de um banco de dados altamente segmentado antes de assumir qualquer novo projeto. Isso será muito mais fácil do que acumular dados e depois lutar para fazer as entradas.

Lembre-se de que um banco de dados de candidatos não é apenas um amontoado de currículos coletados aleatoriamente. É um grande conjunto de candidatos qualificados, meticulosamente categorizados com base em indústria, domínio, conjunto de habilidades, demografia, etc., que você pode contatar sempre que uma nova vaga surgir. Essas categorias podem ser facilmente alteradas posteriormente, de acordo com suas necessidades.

Embora construir um banco de dados de candidatos seja um processo demorado e cansativo, pode trazer ótimos resultados no futuro. Para justificar sua etapa de planejamento prévio, você deve levantar algumas perguntas valiosas, como:

• O que pretende alcançar com a sua base de dados?
• Qual é o objetivo de o fazer?
• Qual deve ser o resultado e os passos necessários para o alcançar?
• Quantos membros da sua equipe estarão encarregados do seguinte ciclo de contratação?
• Até que ponto a sua base de dados pode ser personalizada de acordo com as suas funcionalidades ATS existentes?

Preparar a sua base de dados: Revisitando a estrutura

Quantos candidatos compõem os seus dados atuais? Um ou um milhão?

É sempre uma boa ideia revisar sua estrutura, independentemente do tamanho do seu banco de dados. Mas antes de fazer qualquer outra coisa, certifique-se de que seu banco de dados está construído sobre uma base sólida.

1. Comece com um ATS (Applicant Tracking System)

Tecnicamente, um pedaço de papel, uma lista de contatos do Gmail ou uma planilha – qualquer coisa pode ser seu centro de dados, mas quão eficientes são essas opções? Além de serem incompatíveis com suas outras ferramentas de recrutamento, essas opções são vulneráveis a erros e exigem uma quantidade considerável de entrada manual de dados.

Se você deseja um banco de dados em constante crescimento, investir em um bom software de rastreamento de candidatos é inegociável.

O que Fazer: Se você já possui um software de banco de dados independente ou um ATS, certifique-se de que ele se integre com suas outras ferramentas (por exemplo, plataformas de empregos, ferramentas de triagem, etc.).

2. A importação é crucial

Depois de ter o software de recrutamento à disposição, você pode se perguntar como importar sua planilha existente para o seu ATS sem perder dados.

A maioria dos ATS oferece funcionalidades de importação ou carregamento em massa para o ajudar a migrar os dados dos seus candidatos para uma nova base de dados de forma rápida e fácil.

Lembre-se: Tenha cuidado ao utilizar esta funcionalidade. Se cometer algum erro na configuração das suas folhas de cálculo, a situação pode tornar-se caótica mais tarde.

Obtenha uma consulta ao vivo e migre os seus dados para um ATS sob a supervisão de um especialista para evitar futuros contratempos.

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3. A qualidade é fundamental

Sempre houve uma controvérsia sobre a extensão que deve ter uma base de dados de candidatos. Algumas fontes afirmam que as bases de dados mais pequenas são mais acessíveis, enquanto outras seguem o “princípio ABC” (Always Be Looking out for Candidates) e têm bases de dados maiores.

Seja como for, uma coisa é certa: a qualidade é mais importante do que a quantidade.

Você deve otimizar seu processo de triagem e segmentar seu banco de dados usando um sistema de etiquetas automatizado. Mas certifique-se de revisar todas as etiquetas para garantir que se apliquem tanto aos candidatos que se inscrevem por meio de uma candidatura quanto àqueles que são atraídos para o seu ATS por meio de ferramentas de terceiros, como agregadores e plataformas de empregos.

Dica profissional: Pode personalizar os seus filtros para candidatos pré-selecionados e utilizá-los rapidamente sempre que precisar de preencher uma vaga.

4. Torne-se móvel

Ninguém gosta de ficar colado à secretária, e o mesmo se aplica aos membros da sua equipe. Ao tornar a sua base de dados de candidatos móvel, pode garantir que a sua equipe pode avaliar em movimento e atualizar as informações rapidamente a partir de qualquer lugar e a qualquer momento.

A utilização de dispositivos móveis é a melhor forma de acompanhar constantemente os candidatos e de garantir que nada fica pelo caminho.

Garanta: Para evitar quaisquer violações de dados que possam ocorrer através de dispositivos pessoais, verifique novamente as precauções de segurança. Lembre-se que a utilização de vários dispositivos pode potencialmente pôr em risco as suas informações armazenadas, pelo que a implementação da segurança dos dados deve ser a sua prioridade.

5. A automatização é uma necessidade

Continua a introduzir e a atualizar manualmente as informações dos seus candidatos na sua base de dados? Não está ficando para trás?

A entrada manual de dados pode ser demorada e muitas vezes apresenta uma visão incompleta. Automatizar as informações dos candidatos pode proporcionar um banco de dados mais rápido e preciso.

💡 Como o fazer: Utilize um ATS com um poderoso motor de análise para extrair automaticamente as informações do seu candidato e preencher previamente os campos da sua base de dados.

6. Aprimore seu treinamento

Não é apenas você que usará o banco de dados de candidatos; os membros da sua equipe também terão acesso a ele. Portanto, é sempre melhor treiná-los para usar e gerenciar o banco de dados adequadamente.

Além disso, certifique-se de monitorar cuidadosamente o progresso deles no início, para que você possa detectar quaisquer erros logo de cara. Ao investir em tais sessões de treinamento, você economizará inúmeras horas evitando a necessidade de controle de danos mais tarde.

Para fazer: Pergunte ao seu fornecedor de ATS se eles oferecem sessões de treinamento para os membros da equipe. Você também pode complementar seu treinamento interno para dar à sua equipe uma visão melhor sobre como usar e gerenciar o banco de dados de candidatos.

Aumentar a sua base de dados: Manter o fornecimento e a qualidade

Aumentar a sua base de dados é crucial, mas só é lucrativo se os candidatos no seu depósito forem qualificados.

Uma base de dados de candidatos não qualificados atrasa o seu processo de recrutamento e dificulta o preenchimento de vagas de emprego.

Essas dicas ajudarão você a melhorar rapidamente a oferta e a qualidade do seu banco de dados de candidatos:

1. Qualidade em vez de quantidade

A melhor forma de aquecer o seu pipeline com candidatos de qualidade e diversificados é integrar a sua base de dados com ferramentas de terceiros, como quadros de empregos e redes sociais.

Pode parecer uma prática comum, mas evite adicionar muitos candidatos ao seu banco de dados de uma só vez ou de uma única fonte.

Dica profissional: Examine todos os candidatos antes de os adicionar ao seu funil. Um grande conjunto de candidatos não o ajudará se não for suficientemente ativo.

2. Investigação obrigatória

Faça o seu trabalho de base antes de incorporar qualquer serviço de terceiros para aumentar a sua base de dados. A melhor forma de obter informações privilegiadas sobre estes serviços é através de plataformas de avaliação de clientes.

O tempo investido em pesquisa agora ajudará você a evitar erros custosos que podem levar anos para serem corrigidos.

Não se esqueça: Para garantir que está a receber o melhor serviço possível, verifique a lista oficial de parceiros do seu ATS para ver quem o pode ajudar nas suas necessidades de sourcing. Estes parceiros são aparentemente de confiança e podem oferecer a melhor otimização para a sua base de dados.

3. Compatibilidade da integração

Para simplificar o seu processo de recrutamento, deve integrar o seu ATS com o fórum de emprego com o qual já colabora.

Desta forma, pode melhorar a experiência do seu candidato durante todo o processo de candidatura, automatizando a maioria das tarefas administrativas sem se preocupar com migrações desnecessárias.

Sabia que?

Clientes que integraram suas plataformas de empregos com seus ATS observaram uma redução drástica de até 85% no número de candidatos que abandonam suas candidaturas no meio do processo.

4. Ligação com a integração do LinkedIn

A integração do LinkedIn com seu software de recrutamento pode ajudar a agilizar seu fluxo de trabalho, reduzir cliques e fornecer uma visão continuamente atualizada das informações dos seus candidatos.

Um ATS com esta funcionalidade permite-lhe ver o perfil LinkedIn atualizado de um candidato diretamente a partir do seu sistema.

Certifique-se de usar apenas sistemas que estão oficialmente listados como parceiros de ATS no site do LinkedIn. Assim, você pode evitar ferramentas de extração que não rastreiam as mudanças nos perfis, o que leva ao acúmulo de dados desatualizados e imprecisos.

Arranje tempo para poupar tempo: Através das integrações com o LinkedIn, pode evitar adicionar perfis duplicados à sua base de dados de candidatos. Se encontrar um potencial candidato no LinkedIn, pode verificar instantaneamente se ele já está no seu ATS.

Gerenciando seu banco de dados: Mantendo o funil intacto

Manter seu banco de dados atualizado não é um processo pontual. Você precisa continuar fazendo isso repetidamente.

Mas como? Sua visão sobre as tendências atuais da indústria e o uso da tecnologia certa podem ajudar!

Lembre-se, quanto mais preparado estiver, menos manutenção necessitará no futuro.

As dicas que se seguem podem ajudá-lo a manter a sua base de dados de candidatos funcionando corretamente:

1. Aproveite da tecnologia

À medida que o processo de recrutamento se torna mais orientado para os dados, a investigação de ferramentas de terceiros que possam ajudar a estruturar os dados recebidos pode beneficiar os recrutadores.

Ao usar ferramentas como parsers de currículos, você pode extrair informações importantes, como habilidades, qualificações, indústrias, etc., dos currículos dos candidatos e organizá-las em taxonomias personalizadas.

Esses dados estruturados tornam a busca mais acessível e eficiente, economizando muito tempo para os recrutadores se concentrarem em outras tarefas importantes.
A coleta de dados da web é outra opção a ser considerada, pois pode ajudar a reunir informações relevantes de plataformas de emprego online, perfis profissionais e redes sociais, oferecendo uma visão mais ampla dos candidatos potenciais.

Nota: Embora a coleta de dados da web sem ser bloqueado possa, às vezes, ser um desafio devido às proteções dos sites, geralmente é menos complicado do que parece quando feito com cuidado.

Conhece?

38% dos recrutadores utilizam dados para acompanhar a oferta e a demanda de talentos em suas empresas, o que lhes permite analisar e gerenciar melhor seu banco de dados de candidatos.

2. Mandato de manutenção

Embora a gestão do banco de dados de candidatos possa estar no topo da sua lista de tarefas, isso não fará muita diferença se sua equipe não enxergar a importância disso. Você precisará lembrar constantemente a equipe sobre a importância da higiene dos dados e motivá-los a agir de acordo.

Impor a manutenção do banco de dados e reconhecer aqueles que mantêm seus dados limpos pode incentivar toda a sua equipe a manter a precisão das informações. Você pode ainda incluir isso como parte da avaliação de desempenho e oferecer incentivos para os melhores desempenhos.

Para fazer: Dê acesso às métricas de desempenho dos recrutadores a todos os membros da equipe. Isso criará um ambiente de competição saudável (se monitorado de perto) e motivará todos a manter seus dados precisos.

3. Não adormeça nas competências

As palavras-chave podem tornar sua busca mais rápida, mas não se esqueça dos candidatos que são especialistas em manipular o sistema e podem se infiltrar no seu banco de dados. A melhor solução para isso é categorizar os candidatos com base em suas habilidades, em vez de usar palavras-chave aleatórias.

Além disso, lembre-se de que para alguns trabalhos, habilidades específicas como Python, Java, Photoshop, etc., podem funcionar, enquanto outros abrangem uma ampla gama de habilidades. De qualquer forma, certifique-se de manter seus critérios de categorização o mais básicos possível para evitar qualquer confusão no futuro.

Ganhe tempo para poupar tempo: Ter competências na base de dados pode reduzir a sua dependência de pesquisas booleanas complexas. Também poderá identificar facilmente os candidatos que sabem como enganar os ATS através de palavras-chave nos seus currículos.

4. Mantenha os seus dados polidos

Nada é mais frustrante do que descobrir que você está perdendo informações cruciais sobre seu candidato ideal quando está prestes a entrar em contato com ele. Mas o que você pode fazer a respeito? Simples: não permita a adição de perfis assim em seu banco de dados.

E mesmo que você permita a adição desses perfis, certifique-se de acompanhar todos esses registros e designar um dos membros da sua equipe ou estagiários para entrar em contato com esses candidatos e preencher as lacunas. A questão é: refine seus dados antes de precisar deles.

Sabia que?

45% dos recrutadores acessam seu banco de dados apenas quando há uma necessidade urgente de talentos e acabam desperdiçando mais tempo do que o previsto.

5. Trate os duplicados

Ao buscar candidatos, há uma chance de que você encontre um perfil mais de uma vez. Embora você possa não se lembrar, é fundamental ter uma estratégia adequada para gerenciar duplicatas.

Se você ou os membros da sua equipe permitirem que perfis duplicados fluam livremente para o seu banco de dados, isso não apenas ocupará um grande espaço de armazenamento, mas também ficará bagunçado durante a busca. Sempre que você encontrar uma duplicata, seu primeiro instinto deve ser purgar ou mesclar os dados desatualizados.

Dica profissional: A maioria dos ATS possui funcionalidades integradas para alertar sobre possíveis duplicatas, comparando certos critérios como e-mails e nomes. Você pode perguntar ao seu fornecedor de ATS como usar esses recursos.

6. Todos a bordo!

Não pode fazer tudo sozinho. É melhor deixar que todos participem no seu plano de manutenção de dados.

Se você tiver um estagiário ou qualquer outro funcionário disponível, peça a eles que realizem tarefas críticas. Dessa forma, você poderá aproveitar ao máximo os candidatos à sua disposição.

Não se esqueça: Utilize um ATS com um forte backup de dados para evitar a perda de quaisquer dados devido a erros humanos ou contratempos aleatórios.

7. Arquive candidatos realmente inativos

Embora a maioria dos candidatos em seu banco de dados possa estar disponível para assumir novas posições, você pode ter alguns que estão permanentemente inativos. Não os exclua.

Como já discutimos que todos os candidatos são valiosos para você, excluí-los significaria romper todas as conexões de uma só vez. Apostamos que você não gostaria disso!

Você pode, em vez disso, aproveitar a função de arquivamento do ATS para lidar com esses talentos. Isso ajudará a desobstruir seus resultados de busca sem precisar excluir permanentemente registros potenciais.

Deve fazer: Oculte os candidatos arquivados dos seus resultados de busca para garantir que você encontre apenas candidatos ativos.

Aproveitando seu banco de dados: Extraindo ouro da maneira certa

Você pode ter construído com sucesso um excelente banco de dados repleto de candidatos qualificados, mas está aproveitando-o ao máximo?

Os potenciais candidatos são muitas vezes difíceis de encontrar. E até mesmo um pequeno erro, como uma má categorização, pode fazer com que eles passem despercebidos.

Siga estas dicas para explorar o seu tesouro da forma correta:

1. Monitore a atividade da sua equipe

Para uma gestão bem-sucedida do banco de dados de candidatos, é importante que você e os membros da sua equipe estejam alinhados. Eles devem saber exatamente o que e como precisam realizar a higiene dos dados ou a busca de candidatos através do banco de dados.

Você deve estabelecer critérios sobre como seus membros devem inserir registros nos dados. Definir metas de volume ou porcentagem para isso pode ser útil.

Para fazer: Analise os relatórios dos membros da sua equipe que triagem, categorizaram ou etiquetaram candidatos através do banco de dados e use essas informações para fazer comparações entre sua equipe. Observe quaisquer falhas e tome medidas imediatamente.

2. Interaja com os candidatos passivos

Existem candidatos “inativos” ativos em seu banco de dados? Aqueles que estão marcados como ativos, mas não estão agregando muito valor em seu estado atual.

Você precisa verificar se esses candidatos realmente não estão colocados ou podem estar indisponíveis por razões como aposentadoria, por exemplo. Entre em contato com esses candidatos para descobrir se estão abertos a receber alguma oferta de emprego no futuro ou não.

Dica profissional: Defina uma data específica para determinar a inatividade do candidato e organize a sua base de dados em conformidade. Por exemplo, pode utilizar a funcionalidade de pesquisa do ATS para criar uma lista de candidatos que não estão ativos desde janeiro de 2019.

3. Pesquise oportunidades de realocação

É possível que você tenha perdido o controle de alguns candidatos que estão listados como em colocação e disponíveis para trabalhar. Se você não está aproveitando esses candidatos ao máximo, o que está fazendo?

Para encontrar candidatos prontos para realocação, comece revisando os perfis de candidatos com contratos expirados e entre em contato com eles o mais rápido possível.

Não se esqueça: Interaja sempre com os seus candidatos, aconteça o que acontecer. Defina um lembrete, pelo menos uma vez por semana, para os acompanhar, de modo a manter-se atualizado sobre o estado das suas carreiras.

4. Mantenha o seu canal de comunicação aberto

Contratou um candidato para um posto de trabalho? Agora conte quantos foram rejeitados. Todos estes candidatos rejeitados são candidatos ativos.

Para evitar que eles fiquem esperando em vão, você deve realizar uma busca em seu ATS e ajudá-los a encontrar uma correspondência de trabalho melhor. Esses candidatos apreciarão sua comunicação e esforços e permanecerão com você por muito tempo.

Sabia que?

A comunicação deficiente é uma das principais razões de desinteresse por parte dos candidatos. Se você não estiver focando em construir uma boa experiência para os candidatos desde o início, pode estar convidando o fracasso para si mesmo

Recuperar a sua base de dados: Restaurar e reparar os seus dados desordenados

Ao lidar com uma grande quantidade de dados, sempre há a chance de que seu banco de dados fique descontrolado às vezes. Isso pode ocorrer devido a etiquetagem incorreta, falta de atualização das informações em tempo hábil, ignorância da segurança dos dados, entre outros fatores.

Se a higiene dos dados não é seu foco principal, seu banco de dados pode estar infestado com dados desorganizados. Mas a pergunta é: como você pode recuperá-lo?

Aqui tem algumas dicas:

1. Identifique fontes duvidosas

Caso você já tenha adquirido uma lista de candidatos extraída de fontes duvidosas, agora é o momento de verificar todas as informações.

Parece cansativo, não é? Mas se você não limpar esses dados agora, isso atrasará seu fluxo de contratação no futuro. Além disso, não é como se você pudesse descartar todas as informações de uma vez. Isso seria um desperdício de seus investimentos.

Arranje tempo para poupar tempo: Sempre procure referências de clientes reais ao coletar dados da web. Tudo bem se já estiver caótico; aprenda com esses erros para evitar que o mesmo aconteça novamente.

2. Desobstrua a sua base de dados de candidatos

Se você está enfrentando dificuldades com dados imprecisos ou candidatos não responsivos toda vez que realiza buscas, não há outra solução: você precisa ou corrigir esses registros ou arquivá-los.

Lembre-se: Excluir registros deve ser sua última opção. Sempre arquive os registros. Afinal, você nunca sabe quando precisará dessas informações.

3. Peça reforços

É sempre recomendável pedir ajuda se o seu banco de dados de candidatos realmente saiu do controle. Você pode solicitar a ajuda de um estagiário, um freelancer terceirizado ou serviços especializados em limpeza de bancos de dados. Você não precisa perder tempo consertando seu banco de dados sozinho.

Lembre-se: De fato, você sempre pode contar com backups, mas lembre-se de que essas mudanças serão temporárias, enquanto a gestão de bancos de dados é um esforço contínuo. Se você mantiver o hábito de deixar seus dados se deteriorarem, nada irá ajudá-lo por muito tempo.

Pensamento final: É hora de dizer adeus às antigas planilhas!

Roma não foi construída em um dia, e o mesmo se aplica a uma base de dados de candidatos.

Um crescimento constante e uma gestão contínua proporcionarão resultados incríveis.

Um lembrete rápido: Se você ainda está preso a antigas técnicas de gestão de banco de dados, além de serem complicadas, isso pode representar uma grande perda para o seu negócio.

Recomendamos que você adote a tecnologia mais recente que promete alta taxa de precisão, menor tempo e mais eficiência. Está na hora de dizer adeus às planilhas.

Para terminar, eis algumas perguntas que deve responder.

• Dispõe de um software de recrutamento que o ajuda a aumentar a sua base de dados?
• Dispõe de todos os recursos e da equipe necessária?
• Qual foi o seu propósito ao ler este artigo? Você está planejando construir um banco de dados de candidatos do zero ou está tentando reparar o que já existe?
• Este artigo cumpriu seu propósito? Agora você sabe como prosseguir com seu plano de gestão do banco de dados de candidatos? Se sim, por que não nos deixe saber suas opiniões na seção de comentários abaixo? E se não, você também deve nos informar!