Es ist höchste Zeit, dass wir über einen der unbesungenen Helden des Einstellungsprozesses sprechen: die Überprüfung von Referenzen.

Sicher, es ist nicht so glamourös wie ein Stellenangebot oder so adrenalingeladen wie ein Vorstellungsgespräch. Aber es ist wie der Ketchup zu Ihren Pommes – Sie denken vielleicht nicht immer daran, aber es macht einen großen Unterschied!

Also, sind Sie bereit, der Sherlock Holmes der Personalvermittlungsbranche zu werden?

Lesen Sie weiter, um die besten Tipps für die Überprüfung von Referenzen und die wichtigsten Fragen, die Sie stellen sollten, zu erfahren!

Was ist eine Referenzprüfung und warum ist eine Referenzprüfung wichtig?

Referenzabfrage

Referenzprüfung bezieht sich darauf, dass ein Personalverantwortlicher den beruflichen Werdegang, die Arbeitsleistung, die Fähigkeiten und die allgemeine Eignung eines Kandidaten für die Stelle überprüft, indem er mit professionellen Referenzen spricht. Heute, eine schnelle soziale Medien Suche hat sich auch zu einer gängigen Referenz oder Hintergrundüberprüfung Strategie.

Bei diesen Referenzen handelt es sich in der Regel um frühere Arbeitgeber, Mitarbeiter oder direkte Vorgesetzte, die ein umfassenderes Bild von den Fähigkeiten und der Arbeitsmoral des Bewerbers vermitteln.

Dieser Schritt findet in der Regel statt, wenn ein Kandidat für eine Einstellung in Betracht gezogen wurde oder kurz vor der Onboarding-Phase. Im Grunde handelt es sich dabei um die Einstellungsversion von „vertraue, aber überprüfe“, um sicherzustellen, dass ein vielversprechender Kandidat wirklich so gut ist, wie er in seinem Lebenslauf und im Vorstellungsgespräch erscheint.

Stellen Sie sich vor, Sie kaufen einen Laptop. Sie haben das perfekte Exemplar gefunden. Aber kaufen Sie es, ohne Bewertungen zu lesen oder Referenzen zu prüfen? Sie nicht, stimmt’s? Und genau so wichtig ist die Überprüfung von Referenzen bei der Personalbeschaffung!

Abgesehen davon, dass Sie mehr über den Werdegang Ihres Bewerbers erfahren, gibt es noch einige weitere Gründe, warum Sie eine Referenzprüfung für alle Ihre potenziellen neuen Mitarbeiter durchführen sollten.

1. Überprüfung der Ansprüche

Dies ist die Phase, in der Sie die Versprechungen in einem Lebenslauf überprüfen. Ein Bewerber mag mit seiner Erfahrung, seinen Fähigkeiten oder Qualifikationen prahlen, aber nur eine Referenz kann diese Behauptungen bestätigen.

Die früheren Manager, Vorgesetzten und Kollegen eines Bewerbers sind perfekte Ansprechpartner, wenn Sie nicht in der Lage sind eine Kandidatenbeurteilung durchführen können.

2. Leistung vorhersagen

Eine Referenz kann wertvolle Einblicke in die bisherige Arbeitsleistung eines Bewerbers bieten, was oft ein guter Indikator für sein zukünftiges Handeln ist. Wenn Sie wissen, wie gut ein Kandidat in der Vergangenheit mit Aufgaben umgegangen ist, mit Stress umgegangen ist oder Ziele erreicht hat, kann das ein Hinweis darauf sein, wie er in Ihrem Unternehmen arbeiten wird.

3. Identifizierung der richtigen Kultur

Verstehen, ob ein Kandidat gut zu Ihrer Unternehmenskultur ist ebenso entscheidend. Eine Referenz, die eng mit dem Kandidaten zusammengearbeitet hat, kann Aufschluss über seine Werte, seinen Arbeitsstil und seine zwischenmenschlichen Fähigkeiten geben.

4. Risikominderung

Die Überprüfung von Referenzen hilft, die Kosten und Störungen zu vermeiden, die durch eine schlechte Einstellung entstehen. Sie können Ihrem Unternehmen die Kopfschmerzen und die finanzielle Belastung ersparen, die mit schlechten Einstellungsentscheidungen verbunden sind, indem Sie potenzielle Warnzeichen frühzeitig erkennen, wie z. B. wiederkehrende Probleme mit Kollegen oder eine Vorgeschichte von Jobwechseln.

5. Aufrechterhaltung & Förderung der Transparenz

Es fördert einen transparenten Einstellungsprozess und zeigt, dass das Unternehmen Wert auf Sorgfalt und Fairness legt. Dies kann den Ruf des Unternehmens bei Arbeitssuchenden verbessern und es für hochqualifizierte Bewerber attraktiver machen.

Jetzt, wo wir das Warum geklärt haben warum lassen Sie uns erkunden was worauf Sie bei einer Referenzprüfung achten sollten.

Nach welchen Informationen sollten Sie bei einer Referenzprüfung fragen?

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1. Rollenüberprüfung

Dies ist die erste und grundlegendste Information. Sie müssen sich vergewissern, dass die frühere Rolle, die Verantwortlichkeiten und die Amtszeit des Bewerbers mit dem übereinstimmen, was er Ihnen präsentiert hat.

Wenn im Lebenslauf des Bewerbers „Marketingdirektor“ steht, sein früherer Arbeitgeber aber „Marketingassistent“, dann wissen Sie, dass es eine Diskrepanz gibt, die behoben werden muss.

2. Leistungsbewertung

Sobald Sie die Grundlagen festgelegt haben, sollten Sie die Leistung des Kandidaten in seiner vorherigen Position genauer untersuchen. Fragen Sie nach ihren Erfolgen, den Herausforderungen, denen sie begegnet sind, und ihrem Gesamteindruck. So können Sie sich ein konkretes Bild von ihren Fähigkeiten und ihrem Potenzial machen, Ergebnisse zu erzielen.

3. Teamdynamik

So wichtig die individuelle Leistung ist, so wichtig ist es auch, zu verstehen, wie der Kandidat im Team funktioniert. Fragen Sie nach ihrer Fähigkeit zur Zusammenarbeit, nach ihrem Einfluss auf die Moral im Team und danach, wie sie mit Konflikten umgehen.

4. Grund für den Austritt

Wenn Sie verstehen, warum ein Kandidat seine frühere Position verlassen hat, können Sie einen wertvollen Beitrag leisten und mögliche roten Fahnen bei einer Neueinstellung. Vielleicht entdecken Sie einige häufige Muster, die der Kandidat an früheren Arbeitsplätzen gezeigt hat.

5. Wiedereinstellungspotenzial

Diese kritische Frage dient als Schlusspunkt Ihrer Referenzprüfung. Stellen Sie klar, ob die Referenz den Kandidaten wieder einstellen würde, wenn sie die Möglichkeit dazu hätte. Eine positive Antwort kann hier alle bisher gesammelten positiven Informationen unterstreichen und bestätigen.

6. Fähigkeiten zur Problemlösung

Die Beurteilung der Problemlösungsfähigkeit eines Bewerbers kann wertvolle Einblicke in seine Fähigkeiten zum kritischen Denken und seine Anpassungsfähigkeit liefern. Fragen Sie den Referenzkunden nach Beispielen, in denen der Kandidat mit einer schwierigen Situation konfrontiert war und wie er sie bewältigt hat.

7. Führungsqualitäten

Auch wenn sich der Kandidat nicht für eine Führungsposition bewirbt, kann das Verständnis seiner Führungsfähigkeiten dabei helfen, sein Potenzial für zukünftiges Wachstum innerhalb Ihres Unternehmens zu beurteilen. Fragen Sie die Referenzperson nach Beispielen, in denen der Kandidat Führungsqualitäten bewiesen oder Initiative gezeigt hat.

8. Kommunikationsfähigkeit

Effektive Kommunikation ist in jeder Rolle entscheidend. Erkundigen Sie sich nach dem den Kommunikationsstil des Kandidaten den Kommunikationsstil, die Fähigkeit, Ideen klar zu formulieren, und die Fähigkeit, Feedback zu geben und anzunehmen.

Natürlich ist dies ein optionaler Schritt, da das Vorstellungsgespräch auch die Kommunikationsfähigkeiten eines potenziellen neuen Mitarbeiters widerspiegeln kann.

Best Practices für eine erfolgreiche Referenzprüfung

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1. Machen Sie das Beste aus dem Vorstellungsgespräch

Sobald Sie eine verlässliche Liste der Referenzen Ihres Bewerbers vorliegen haben, nehmen Sie Kontakt mit ihnen auf und führen mit jedem von ihnen ein Referenzgespräch. Vergessen Sie auch nicht, ihnen zu versichern, dass Sie die Zustimmung des betreffenden Kandidaten haben, denn Sie brauchen mehr als nur ein oder zwei Sätze von der Referenz, um die Arbeitsmoral, den Charakter und die Fähigkeiten des Kandidaten besser zu verstehen.

Bevor Sie den Anruf tätigen TelefonatBereiten Sie eine Liste von Interviewfragen vor, die für die Stelle relevant sind und alle wichtigen Aspekte abdecken, die absolut nicht verhandelbar sind. Dies wird Ihnen helfen, sich zu konzentrieren, auf dem richtigen Weg zu bleiben und alle wichtigen Punkte abzuhaken.

2. Geben Sie eine kurze Stellenbeschreibung

Es ist immer von Vorteil, eine kurze Stellenbeschreibung zu der Referenz, bevor Sie die Fragen drehen. Dies wird ihnen helfen zu verstehen, was die Stelle erfordert, was Sie suchen und wie der Kandidat die Stelle ausfüllen könnte.

Informieren Sie sich über die Fähigkeit des Bewerbers, in einem Team zu arbeiten, Konflikte zu bewältigen und mit Druck umzugehen. So erhalten Sie einen Einblick in seine zwischenmenschlichen Fähigkeiten und seine Fähigkeit, sich in Ihre Unternehmenskultur einzufügen.

3. Bleiben Sie bei offenen Fragen

Achten Sie bei der Zusammenstellung des Fragebogens für die Referenzprüfung darauf. Überlegen Sie sich immer Fragen, die Ihnen helfen können, wahrheitsgemäße Informationen über den Bewerber zu erhalten, um die beste Einstellungsentscheidung zu treffen.

Verwenden Sie die Stellenbeschreibung, um eine Liste zu erstellen, die das Profil des Bewerbers auf den Punkt bringt. Stellen Sie offene Fragen, die zu detaillierten Antworten anregen, anstatt Ja/Nein-Fragen zu stellen.

4. Schaffen Sie Raum für beschreibende Antworten

Wenn Sie die Referenz befragen, sollten Sie ein Gespräch führen. Fordern Sie sie auf, mehr als nur einfache Antworten zu geben. Stellen Sie zum Beispiel ein Szenario vor und fragen Sie, wie der Kandidat in dieser Situation reagiert hat.

Fragen Sie nach den Erfolgen des Kandidaten, den Projekten, an denen er gearbeitet hat, und den Bereichen, in denen er sich verbessern möchte. So erhalten Sie ein Gefühl für ihre Stärken und Schwächen. Vermeiden Sie Suggestivfragen oder -aussagen, um eine Antwort zu erhalten, die dem entspricht, was Sie vielleicht suchen.

5. Hüten Sie sich vor gefälschten Referenzen

Es besteht immer die Gefahr, dass Personen, die als Referenzen angegeben werden, vom Bewerber beeinflusst und manipuliert werden, auch bekannt als falsche Referenzen. Wenn die Referenzen Antworten liefern, die sich widersprechen, sollten Sie mindestens eine weitere Prüfung durchführen, um zu sehen, ob Sie ein Muster erkennen können.

Sie können auch eine Gegenkontrolle durchführen, indem Sie grundlegende Informationen wie Berufsbezeichnungen, Verantwortlichkeiten und Beschäftigungsdaten überprüfen. Auf diese Weise können Sie die Richtigkeit der vom Bewerber gemachten Angaben überprüfen und die Echtheit der Referenz bestätigen.

6. Führen Sie Notizen oder eine Kandidaten-Scorecard

Es ist immer ratsam, detaillierte Notizen zu machen, die so viele Aspekte wie möglich Ihrer Gespräche mit Referenzen abdecken. Diese Notizen können später nützlich sein, wenn Sie Antworten vergleichen oder auf bestimmte Kommentare zurückblicken müssen.

Diese können auch als Beweisfetzen für bestimmte Themen oder Aussagen dienen, die während des Gesprächs gemacht wurden. Es hilft Ihnen, ein wenig besser auf zukünftige Widrigkeiten vorbereitet zu sein.

Um diese Notizen besser dokumentieren zu können, sollten Sie eine Bewerber-Scorecard führen.

7. Halten Sie sich an die lokalen Gesetze

Was Sie bei einer Referenzprüfung fragen können, kann von Staat zu Staat und sogar von Bezirk zu Bezirk variieren. In einigen Staaten dürfen Sie eine Referenzperson zum Beispiel nicht nach ihrem Gehalt oder nach möglichen Vorstrafen fragen.

Vergewissern Sie sich immer, dass Sie mit den Gesetzen in Ihrer Region vertraut sind, bevor Sie eine Referenzprüfung durchführen. Sie können verschiedene Online-Ressourcen und -Zeitschriften nutzen, um sich über die Vorschriften der Bereiche zu informieren, mit denen Sie hauptsächlich zu tun haben.

8. Werfen Sie einen Blick auf das LinkedIn-Profil Ihres Kandidaten

Wenn Sie Glück haben, hat Ihr Kandidat vielleicht sogar einige Referenzen von früheren Teammitgliedern und ehemaligen Managern in seinem LinkedIn Profil. Diese persönlichen Referenzen finden Sie in der Rubrik „Empfehlungen“ Ihres Kandidaten auf LinkedIn.

Dieser Abschnitt ist eine weitere schnelle und einfache Möglichkeit, ehrliches Feedback über die Kompetenzen Ihres Kandidaten und die Art des Arbeitsumfelds, in dem er gearbeitet hat, zu sammeln.

Die 21 besten Fragen zur Referenzprüfung für nützliche Einblicke in den Kandidaten

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Wenn Sie bei einer Referenzprüfung die richtigen Fragen stellen, erhalten Sie wertvolle Einblicke in die Eignung des Bewerbers für eine Stelle und können so bessere datengestützte Entscheidungen treffen. Hier sind einige Fragen, die Ihnen helfen können, die richtigen Informationen für die betreffende Stellenausschreibung zu erhalten.

Sind Sie bereit, diese Fragen zu verwenden? Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche ‚Kopieren‘ und sie gehören Ihnen!

Einleitende Fragen für den Anfang

  1. Können Sie die Stellenbezeichnung, die Verantwortlichkeiten und die Beschäftigungsdaten des Bewerbers bestätigen?
  2. Wann sind Sie dem Kandidaten zum ersten Mal begegnet? Wie verlief die erste Interaktion?
  3. Wie würden Sie die Persönlichkeit und das Arbeitsprofil des Bewerbers beschreiben?

Vertiefen Sie das Profil der Referenz

  1. Was glauben Sie, warum der Kandidat Sie als Referenz ausgewählt hat?
  2. Glauben Sie, dass Sie in der Lage sind, den besten Einblick in das Arbeitsprofil des Kandidaten zu geben? Warum?/Warum nicht?
  3. Wie lange haben Sie mit dem Kandidaten zusammengearbeitet? Würden Sie bitte über die Beziehung sprechen, die Sie mit dem Kandidaten beruflich hatten?

Fragen, die sich auf die Leistung des Kandidaten beziehen

  1. Wie würden Sie die Arbeit des Bewerbers auf einer Skala von 1-10 bewerten?
  2. Was waren die größten Herausforderungen bei der Arbeit des Kandidaten in Ihrem Unternehmen? Können Sie einige Echtzeit-Beispiele dafür geben, wie der Kandidat mit den Hindernissen umgegangen ist?
  3. Wie geht der Kandidat mit Feedback und Kritik um?
  4. Können Sie die Fähigkeit des Bewerbers beschreiben, effektiv in einem Team zusammenzuarbeiten?
  5. Was sind die wichtigsten Stärken und verbesserungswürdigen Bereiche des Bewerbers?
  6. Wie hat der Kandidat Ihrer Meinung nach während seiner Tätigkeit zum allgemeinen Wachstum Ihres Unternehmens beigetragen?
  7. Wurde der Kandidat während seiner Zeit in Ihrem Unternehmen befördert? Wenn ja. Was waren die wichtigsten Tugenden, die berücksichtigt wurden? Wenn nicht, was war der Hauptgrund dafür?
  8. Ist der Kandidat zuverlässig und hält sich an seine Verpflichtungen und Fristen?

Abschließende Fragen für einen umfassenden Überblick

  1. Wie hat der Kandidat Ihrer Meinung nach von der Arbeitsatmosphäre und der Kultur Ihres Unternehmens profitiert? Können Sie uns eine der wichtigsten Errungenschaften in der Zusammenarbeit mit Ihnen nennen?
  2. Glauben Sie, dass der Kandidat für die Stelle, die wir ihm anbieten, geeignet ist? Warum/warum nicht?
  3. Was sind die wichtigsten Faktoren, auf die wir achten sollten, wenn wir den Kandidaten für unseren Kunden einstellen?
  4. Wie kann ihr zukünftiges Unternehmen als Organisation sicherstellen, dass der Kandidat auf dem Höhepunkt seiner Produktivität ist?
  5. Wie gut kennen Sie den Kandidaten, wo sehen Sie ihn in den nächsten 5 Jahren?
  6. Würden Sie den Kandidaten empfehlen, in Zukunft eine Führungsposition in diesem Unternehmen zu übernehmen? Warum/warum nicht?
  7. Würden Sie diesen Kandidaten wieder einstellen? Warum/warum nicht?

Häufig gestellte Fragen

1. Welche Art von Fragen kann ein Personalverantwortlicher den von einem Bewerber angegebenen Referenzen stellen?

Personalverantwortliche können in der Regel nach Referenzen über die Arbeitsleistung, die Arbeitsgewohnheiten und die zwischenmenschlichen Fähigkeiten des Bewerbers fragen. Sie können auch sachliche Informationen wie Berufsbezeichnungen, Verantwortlichkeiten und Beschäftigungsdaten überprüfen.

2. Was sind die wichtigsten Fragen bei der Überprüfung von Referenzen, die Recruiter nicht übersehen sollten?

Einige wichtige Fragen sind die nach der Pünktlichkeit des Bewerbers, seiner Leistung, seiner Teamfähigkeit und den Gründen für sein Ausscheiden aus dem Unternehmen. Die Antworten auf diese Fragen können wertvolle Hinweise auf die Eignung des Bewerbers für die Stelle liefern.

3. Sollte ein Arbeitgeber bei einer Referenzprüfung nach dem Gehalt eines Bewerbers fragen?

Dies kann zwar je nach Standort und Unternehmenspolitik variieren, aber im Allgemeinen gilt es als gute Praxis, sich auf die Fähigkeiten, die Erfahrung und die Leistung des Bewerbers zu konzentrieren und nicht auf sein bisheriges Gehalt. In einigen Regionen gibt es Gesetze, die es Arbeitgebern verbieten, nach der Gehaltsentwicklung eines Bewerbers zu fragen. Achten Sie also immer darauf, dass Sie sich innerhalb der gesetzlichen Grenzen bewegen.