Sie brauchen etwas, das eine solide Basis für Ihr Spielfeld bildet.
Und das ist es, was Referenzschreiben tun.
Sie heben die Stärken eines Bewerbers hervor, untermauern, was er zu bieten hat, und verleihen ihm bei der Vorstellung bei Ihren Kunden zusätzliches Vertrauen.
In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie diese Briefe effektiv einsetzen können. Außerdem finden Sie im Anhang ein Muster, damit Sie sich ein besseres Bild machen können. Lassen Sie uns gleich loslegen.
Was ist ein Referenzschreiben?
Ein Referenzschreiben ist ein schriftliches Dokument von jemandem, der eng mit dem potenziellen Mitarbeiter zusammengearbeitet hat. Dabei kann es sich um den Mentor, Manager, Kollegen oder Kunden des Bewerbers handeln.
Dieses professionelle Dokument hebt die Fähigkeiten des Kandidaten, enthält spezifische Beispiele für den Beitrag des Kandidaten und gibt eine allgemeine Empfehlung ab.
Es hilft Ihnen, Ihr Zögern zu überwinden und Ihre Entscheidungen klüger zu treffen.
5 Gründe, warum Referenzschreiben die Bewertung von Bewerbern für Personalverantwortliche verbessern
1. Zeigt, wie ein Kandidat führt, wenn niemand zuschaut
Berufsbezeichnungen wie “Projektleiter”,” “Senior Associate” oder “Junior Marketing-Mitarbeiter” klingen gut, aber sagen sie auch alles über einen Kandidaten aus?
Sie beschreiben nicht ihr Verhalten in schwierigen Situationen.
Ein Referenzschreiben bietet dafür einen klaren Kontext.
Zum Beispiel, “Als unser Teamleiter ausfiel, führte sie das gesamte Team durch die knappe Frist und machte das Projekt zu einem Erfolg. oder “Er hat sich sofort in die Ausbildung neuer Praktikanten gestürzt, als das Team überwältigt war.”
Das sind die Erkenntnisse, die Kunden lieben. Sie wollen jemanden, der sich kümmert, ohne gefragt zu werden.
2. Hilft Ihnen, Ihr tatsächliches Verhalten mit den Herausforderungen Ihrer Kunden in Einklang zu bringen
Wenn Ihr Kunde jemanden sucht, der “teamorientiert” oder “Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams”, dann wissen Sie, dass mehr dahintersteckt.
Sie wollen einen Kandidaten, der die Moral des Teams in schwierigen Zeiten stärken kann.
Referenzschreiben erzählen Ihnen mehr als nur die Fähigkeiten.
Zum Beispiel eine Zeile wie, “Er war standhaft, als unser Unternehmen eine große Umstrukturierung durchlief und half dabei, zwei miteinander kollidierende Abteilungen neu auszurichten,” zeigt Ihnen, dass der Bewerber die Initiative ergreift.
Oder, “Sie passte sich schnell an das neue System an und erkannte Risiken, bevor sie eskalierten,” zeigt, dass sich der Kandidat schnell an die Veränderung anpasst.
Jetzt stellen Sie nicht nur nach Fähigkeiten ein, sondern bringen Herausforderungen mit Problemlösern zusammen. Das ist es, was einen Personalvermittler unersetzlich macht.
3. Vermeidet Überraschungen bei der Einstellung in letzter Minute, die Ihrer Glaubwürdigkeit schaden
Nichts ist frustrierender als Kandidaten, die in letzter Minute einen Rückzieher machen.
Referenzschreiben geben Ihnen erste Hinweise darauf.
Zum Beispiel, “Er war unentschlossen und änderte jedes Mal seine Meinung,” oder “Sie brauchte viel Anleitung und Ratschläge von Gleichgesinnten, um motiviert zu bleiben”. Dies sind die Indikatoren für eine subtile Fehlausrichtung.
Wenn Sie diese Anzeichen bemerken, sollten Sie nachdenken:
- Stellen Sie bei Ihrem nächsten Anruf Folgefragen, um den Kandidaten besser kennen zu lernen.
- Aufforderung an die Kunden, klare Erwartungen zu stellen oder einen strukturierten Onboarding-Prozess anzubieten.
- Sich mit anderen Kandidaten abzustimmen, falls sie nicht gut zusammenpassen
- Ersetzen Sie den Kandidaten durch eine bessere Rolle, die zu ihm passt
Es stärkt die Entscheidungsfindung und verhindert, dass Kunden Ihre Glaubwürdigkeit in Frage stellen.
4. Unterscheidet Ihren Service in einem überfüllten Markt
Kunden hören von Personalvermittlern oft das gleiche Argument. Ihre Aufgabe ist es, sich von der Konkurrenz abzuheben.
Sie können diese Dokumente nutzen, um Erkenntnisse Dritter zu präsentieren.
Hier ist ein Beispiel:
Ein typisches Angebot: “Dieser Kandidat hat 4 Jahre Führungserfahrung.”
Ein Schlag, der trifft: “Ihrem letzten Manager ist aufgefallen, wie sie die beiden Teams während einer Fusion geführt hat. Da Ihr Unternehmen einen Umstrukturierungsprozess durchläuft, dachte ich, dass dies nützlich sein könnte”.
Und das ist es, was die Sache so interessant macht:
- Verleiht Ihren Auswahllisten mehr Gewicht: Referenzschreiben geben Ihnen Einblicke, die Sie direkt einbringen können. Ein einziger Satz: “Er war bei den Teamverhandlungen immer sehr ruhig.” Es bietet eine sofortige Tiefe und Sie müssen es nicht verkaufen.
- positioniert Sie als langfristigen Partner: Wenn Kunden merken, dass Sie mehr bieten als erwartet, behandeln sie Sie nicht mehr wie andere Personalvermittler. Bewerber mit Referenzen signalisieren, dass Sie nicht dazu da sind, Stellen zu besetzen. Sie bringen Leute mit, die bleiben.
- Verschiebt das Gespräch vom Preis zum Wert: Die Kunden werden Ihre Bezahlung in Frage stellen, wenn Sie nur die Lebensläufe zur Verfügung stellen. Aber das Gespräch nimmt eine Wendung, wenn Sie einen referenzbasierten Kontext präsentieren. Sie sind nicht nur ein gewöhnlicher Personalvermittler, Sie sind ihr strategischer Partner
5. Hilft Ihnen, Ihre Kunden zum Erfolg nach der Einstellung zu führen
Ihre Rolle endet nicht, wenn der Kandidat das Stellenangebot unterschreibt.
Die Dinge könnten schnell aus dem Ruder laufen.
Das ist der Grund Referenzschreiben Ihren Tag retten.
Sie vermittelt ein klares Bild davon, wie jemand arbeiten könnte.
Finden Sie Zitate wie, “Sie hat sich schnell angepasst und ihre Erwartungen früh geklärt” oder “Er hat sich regelmäßig gemeldet und während des Einarbeitungsprozesses klar kommuniziert.”
Hier erfahren Sie, wie Sie diese Erkenntnisse in echten Wert umwandeln können:
- Fügen Sie sie in Ihre Übergabe-E-Mail ein: Wenn Sie das unterschriebene Angebot versenden, fügen Sie hinzu – “Eine kurze Anmerkung: Ihr früherer Manager sagte, dass sie sich schnell anpasst, wenn die Dinge in den ersten Tagen klar sind. Es könnte sich lohnen, das frühzeitig zu klären!”
- Nutzen Sie es, um Ihrem Prozess einen Mehrwert zu verleihen: Sprechen Sie den Kunden nach 3-4 Wochen erfolgreicher Vermittlung an, um zu zeigen, dass Sie investiert sind. Senden Sie eine kurze Nachricht, “Ich melde mich nur kurz! Wie läuft das Onboarding? Ich habe ihre früheren Referenznotizen, falls Sie sie besser verstehen wollen”.
- Bieten Sie den Bewerbern eine gute Erfahrung: Dies kann sowohl für den Kunden als auch für den Kandidaten von Vorteil sein. Sie können eine kurze Nachricht verfassen, “Hey, ich wollte Sie nur wissen lassen, dass Ihr Team sich schnell bewegt und erwartet, dass Sie sich leicht anpassen.” Auf diese Weise überbrücken Sie die Kluft zwischen ihnen und bieten eine gute Bewerbererfahrung.
Sie brauchen keine zusätzliche Arbeit zu leisten. Sie müssen das nutzen, was Ihnen bereits zur Verfügung steht.
3 Dinge, auf die Sie bei einem aussagekräftigen Referenzschreiben achten sollten
1. Strukturiertes Format & Abschluss
Ein aussagekräftiges Referenzschreiben hat ein klares und übersichtliches Format.
Es beginnt mit der Rolle des Referenten und den Verantwortlichkeiten des Kandidaten, stellt die Stärken heraus und gibt konkrete Beispiele.
Und er schließt mit einer klaren, zuversichtlichen Empfehlung, die keinen Zweifel lässt.
Diese Struktur bestimmt die Professionalität eines Bewerbers und macht das Scannen und Erkennen von echten Werten einfach.
2. Konkrete und praxisnahe Beispiele
Anstatt sich auf vage Adjektive zu verlassen wie “ein guter Kommunikator” oder “eine große Führungspersönlichkeit”, sondern verstehen Sie Qualitäten durch Handeln.
Zum Beispiel, “Er sprang ein, um die täglichen Standups zu leiten, als sein Manager im Urlaub war, und leitete das Team, um die Aufgabe innerhalb der Frist zu erledigen.”
Ein weiteres gutes Beispiel könnte sein, “Sie hat ein neues Onboarding Prozess und half neuen Mitarbeitern, sich schneller einzuarbeiten.”
Diese konkreten Beispiele sind ein echter Beweis und machen die Referenzschreiben glaubwürdig.
3. Beziehung des Kandidaten zum Referenten
Die Klarheit des Referenzschreibens beginnt mit Aussagen, die beantworten, wer der Referenzgeber ist, welche Rolle er spielt und wie eng er mit dem Kandidaten zusammengearbeitet hat.
Zum Beispiel, “Ich habe sie zwei Jahre lang direkt als Managerin geführt.”
Wenn der Gutachter direkt mit dem Bewerber zusammengearbeitet oder ihn betreut hat, haben seine Aussagen echtes Gewicht.
Außerdem wissen Sie bei einer distanzierten Beziehung, wie z.B. zu einem einmaligen Projektmanager, wie Sie das Feedback aufnehmen und wie sehr Sie sich darauf stützen können, wenn Sie eine Empfehlung abgeben.
Ein Beispiel für ein typisches Referenzschreiben
XX Mai, 20XXAn alle, die es betrifft,
Ich hatte das Vergnügen, [Name des Kandidaten] 4 Jahre lang als Senior Projektkoordinator bei [Name des Unternehmens] zu betreuen. Wir haben bei verschiedenen Projekten, Marketingkampagnen und Markenkooperationen eng zusammengearbeitet. Sie geht mit einer positiven Einstellung an die Arbeit heran, mit Dringlichkeit und einem ausgeprägten Sinn für Verantwortung.
Einer ihrer herausragenden Beiträge war während einer Marketingkampagne für eine Marke im Jahr 2023. Wir hatten ein großes Problem, als unser Team mehrere Entlassungen durchlief. Aber sie übernahm die Führung und kümmerte sich um alles, von der Entwicklung der Ideen bis hin zum Schreiben der Erzählung. Sie koordinierte souverän mit dem Design-, Social Media Marketing- und PR-Team.
Dank ihrer Bemühungen haben wir eine Kampagne entwickelt und 30% mehr potenzielle Kundenkontakte erhalten.
Neben ihren strategischen Fähigkeiten ist sie eine gute Kommunikatorin, eine freundliche Kollegin und eine Mitarbeiterin, die dafür sorgt, dass sich die Menschen in ihrer Nähe wohler fühlen. Sie betreute auch neue Praktikanten und half ihnen, ihre Zeit effizient zu organisieren. Besonders geschätzt habe ich ihre Fähigkeit, ein Gleichgewicht zwischen Schnelligkeit und Produktivität zu finden, was in einem von Druck geprägten Umfeld nur schwer möglich ist.
Wenn Sie jemanden für die Leitung des Teams suchen, kann ich [Name des Kandidaten] ohne zu zögern empfehlen. Und wenn ich die Chance hätte, sie wieder einzustellen, würde ich es ohne zu zögern tun.
Ich bin nur eine E-Mail entfernt, wenn Sie weitere Informationen benötigen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Name des Schiedsrichters]
[Position]
[E-Mail]
[Kontaktnummer]
Häufig gestellte Fragen
1. Sind Referenzschreiben besser als Referenzanrufe?
Ein Referenzschreiben ist eine schriftliche Bestätigung, die das ehrliche Feedback eines Bewerbers, seine Fähigkeiten und echte Beispiele für seinen Beitrag enthält. Es ist wie eine allgemeine Empfehlung, aber in einem schriftlichen Format.
Andererseits sind Referenzanrufe Echtzeitgespräche zwischen einem Personalverantwortlichen und einem Referenzkunden. Personalvermittler stellen gezielte Fragen über einen das Verhalten des Kandidaten, Fähigkeiten, Fertigkeiten oder Beiträge.
Beide dienen einem wertvollen Zweck. Das hängt davon ab, was Sie suchen.
Referenzschreiben sind am besten geeignet, wenn Sie eine strukturierte, schriftliche Aufzeichnung der Beiträge des Bewerbers wünschen.
Wenn Sie unmittelbare und rollenspezifische Einblicke bevorzugen, sollten Sie sich für Referenzgespräche entscheiden.
Und wenn Sie beides verwenden, wäre das das Sahnehäubchen auf dem Kuchen.
2. Wie aktuell sollte ein Referenzschreiben sein, um gültig zu sein?
Referenzschreiben, die älter als 2 Jahre sind, sind wie ein veralteter Lebenslauf.
Das sich ständig weiterentwickelnde Personalmarketing benötigt aktualisierte Dokumente, neue Erkenntnisse und einzigartige Fähigkeiten.
Ein Referenzschreiben aus dem Jahr 2021 rechtfertigt keine neue Rolle in den kommenden Jahren.
Sie möchten ein Feedback über die aktuelle Geschwindigkeit, die Tools und das Verhalten des Bewerbers, insbesondere wenn Ihr Kunde ein schnelles Team oder eine Remote-Einrichtung betreibt.
Ein gutes Referenzschreiben sollte nicht älter als 12 bis 24 Monate sein.
3. Was ist der Unterschied zwischen einem Referenzschreiben und einem Empfehlungsschreiben?
Als Personalvermittler haben Sie wahrscheinlich schon beides gesehen.
Sie sehen ähnlich aus, erfüllen aber einen etwas anderen Zweck.
Ein Referenzschreiben ist formell. Es gibt Aufschluss über die Glaubwürdigkeit, die Fähigkeiten und die Fertigkeiten eines Bewerbers.
Während ein Empfehlungsschreiben zielgerichtet ist, wird es für eine bestimmte Rolle von jemandem geschrieben, der mit dem Kandidaten zusammengearbeitet hat.
Setzen Sie beides strategisch ein, um den Bedürfnissen Ihrer Kunden gerecht zu werden.
