Mejore la colaboración y la eficacia de su equipo de contratación con soluciones avanzadas de gestión de documentos.
¿Qué es una solución de gestión documental en la contratación?
La solución de gestión de documentos (SGD) en la contratación es una aplicación para gestionar documentos e imágenes en formato electrónico.En pocas palabras, la función principal de un DMS es gestionar la gran cantidad de papeleo que se crea a lo largo del proceso de contratación.He aquí las tres características principales que debe buscar en un DMS:
- Almacenamiento centralizado y organizado: Este servicio ofrece una única ubicación para almacenar, organizar y acceder a los currículos, las transcripciones de las entrevistas y los perfiles de los candidatos.
- Colaboración y seguridad: DMS proporciona sólidos controles de acceso y permisos para salvaguardar los datos confidenciales, lo que permite a los miembros del equipo colaborar de forma segura.
- Integración y cumplimiento: Garantiza el cumplimiento legal y facilita el proceso de contratación al integrarse perfectamente con sistemas de seguimiento de candidatos y otras aplicaciones de RRHH.
De hecho, un sistema de gestión documental puede ayudar a las empresas de selección de personal a aumentar la satisfacción de los candidatosgarantizar la seguridad de los datos y gestionar el sistema en su conjunto de forma más eficaz.Lea también: Las 10+ mejores herramientas de contratación que necesita todo reclutador de agencia
4 ventajas de incorporar un DMS a su equipo de contratación
1. Mejora de la accesibilidad y del intercambio de información
Sin un DMS, los documentos importantes de los candidatos podrían estar dispersos por correos electrónicos y unidades de disco personales, provocando retrasos y errores.
Este sistema centraliza todos los documentos, garantizando que todo el mundo tenga acceso a la información más reciente.
También automatiza el proceso de contratación, permitiendo acciones oportunas y un intercambio de información preciso.
2. Mayor seguridad y cumplimiento
No cabe duda de que la seguridad es primordial en el proceso de contratación.
Las soluciones de control de documentos restringen la entrada a la información sensible sólo al personal autorizado, garantizando la protección de datos y el cumplimiento de la normativa.
Los permisos pueden adaptarse para permitir que sólo determinados empleados accedan a los datos personales.
3. Automatización y avisos
El sistema DMS automatiza las actividades de contratación, agilizando los pasos de contratación e incorporación.
Dicho esto, también apoyan firmas electrónicas y proporcionar indicaciones automatizadas para las tareas.
Por ejemplo, puede crear recordatorios para acordarse de hacer un seguimiento de las referencias.
También ayuda a automatizar la programación de entrevistas, envía recordatorios para determinadas tareas, prepara cartas de oferta, se integra con proveedores de comprobación de antecedentes y supervisa la finalización de la formación de incorporación.
A lo largo de todo el proceso de contratación, la herramienta garantiza la precisión y el cumplimiento de las normas, al tiempo que ahorra tiempo.
4. Seguimiento de la aplicación en tiempo real
Una solución de gestión de documentos realiza un seguimiento de la información que falta y ofrece una visión general del proceso de contratación.
Le permite acceder rápidamente a los datos pertinentes sin la molestia de buscar en archivos físicos.
No tendrá que rebuscar en archivadores ni decir incómodamente «no lo sé» en las llamadas.
Con el DMS a su lado, podrá encontrar rápidamente la información y ofrecer a los clientes las actualizaciones que necesiten.
Lea también: Los MEJORES sistemas de seguimiento de candidatos y las funciones imprescindibles [2024 update]
¿Cómo implantar soluciones de gestión documental?
3 mejores prácticas
1. Realice un análisis exhaustivo de las necesidades
En primer lugar, reconozca las características que su equipo requiere en un SGD, como la facilidad de uso, la compatibilidad con la normativa y las capacidades de integración.
El análisis de las necesidades puede ayudarle a seleccionar una solución para los objetivos operativos y las demandas únicas de su equipo.
2. Elija soluciones escalables
Seleccione sistemas que puedan desarrollarse con su equipo y su empresa, manejando más documentos y datos a medida que aumenten sus necesidades.
A medida que su agencia se expande, la escalabilidad garantiza que el DMS seguirá siendo relevante y valioso.
3. Proporcionar una formación completa
Asegúrese de que todos los miembros del equipo reciben la formación adecuada sobre el manejo de la nueva tecnología para reducir la oposición e impulsar su adopción.
Con recursos fácilmente disponibles como manuales de usuario y tutoriales en vídeo, la formación debe ser continua.
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6 funciones clave
3 inconvenientes a los que se enfrentan los equipos de contratación que utilizan un DMS
1. Resistencia al cambio
Es posible que se enfrente a la resistencia de sus compañeros de equipo, sobre todo si están acostumbrados a procesar los documentos a la antigua usanza.
Esta oposición puede obstaculizar la eficacia del equipo y ralentizar el proceso de adopción.
Para vencer las reticencias, incluya a los miembros del equipo en la toma de decisiones y ofrézcales una formación completa mediante talleres y asistencia continua.
2. Integración con los sistemas existentes
Asegurar que el nuevo DMS se integra correctamente con los actuales sistemas de RRHH puede ser difícil y requiere conocimientos técnicos. Las ventajas del sistema pueden verse contrarrestadas por una mala integración, que puede dar lugar a silos de datos e ineficiencias.
Opte por un SGD con sólidas capacidades de integración.
Colabore estrechamente con su departamento informático o con expertos externos para garantizar una integración sin problemas.
3. Formación y adaptación
A veces, los procesos pueden ralentizarse inicialmente al implantar un nuevo SGD porque el equipo necesita tiempo suficiente para adaptarse y recibir la formación adecuada.
La clave de una instalación satisfactoria es asegurarse de que todos los miembros del equipo se sientan cómodos con el nuevo sistema y lo conozcan.
Un programa de formación completo también debe incluir orientación sobre el uso del SGD como herramienta de integración de datos, garantizando una compatibilidad perfecta con los sistemas de RRHH existentes.
Debe estar preparado para hacer frente a estos problemas cuando surjan.
Afortunadamente, con una planificación cuidadosa y el DMS adecuado, ninguno es abrumador.
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Preguntas más frecuentes
1. ¿Cómo puede un DMS mejorar la experiencia del candidato durante el proceso de contratación?
Un DMS puede mejorar significativamente la experiencia del candidato garantizando una comunicación rápida y bien organizada.
Los responsables de la contratación pueden responder a los solicitantes de empleo con mayor rapidez e informarles del estado de sus solicitudes con flujos de trabajo y recordatorios automatizados.
Además, el uso de formularios digitales y firmas electrónicas agiliza la presentación de la documentación requerida, reduciendo los retrasos y mejorando la experiencia del solicitante.
2. ¿Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir un DMS para un equipo de contratación?
A la hora de seleccionar un SGD para un equipo de contratación, tenga en cuenta aspectos como la facilidad de uso, la escalabilidad, la compatibilidad con los sistemas actuales, las funciones de seguridad y la compatibilidad con la normativa.
Evaluar la oferta de formación y asistencia al cliente del proveedor es fundamental para garantizar que su personal pueda adaptarse y utilizar con éxito el nuevo sistema.
3. ¿Puede personalizarse un SGD para satisfacer las necesidades específicas de un equipo de contratación?
De hecho, muchos sistemas DMS ofrecen funciones de personalización para adaptarse a los requisitos únicos de un equipo de contratación.
Estas funciones de personalización pueden implicar la definición de funciones y permisos de los usuarios, la creación de flujos de trabajo únicos, la personalización de plantillas de documentos y la conexión con otras aplicaciones relacionadas con la contratación.
