Una estructura de equipo de reclutamiento bien diseñada es un paso crucial para lograr una adquisición de talento exitoso. Facilita flujos de trabajo eficaces, una comunicación clara y funciones y responsabilidades definidas, todo lo cual contribuye a agilizar el proceso de contratación.

Una mejor práctica crucial es tener un equipo diverso con una gran variedad de habilidades y experiencias. Pero, ¿qué roles debería considerar y qué tan grande debería ser su equipo? Todo esto y mucho más desvelado en esta guía para usted.

Redefinamos el reclutamiento, ¡un equipo a la vez!

Cómo estructurar un equipo de contratación: Las 6 roles clave

jefe de la estructura de un equipo de contratación

un equipo de contratación está compuesto por varias personas,cada una responsable de una función distinta. Aunque el número de puestos puede variar en función del tamaño de su agencia de contratación y de los requisitos de contratación de su cliente, hay seis roles cruciales que todo equipo de contratación debe incluir.

Echemos un vistazo.

1. El reclutador

Un reclutador de agencia supervisa todo el proceso de contratación de principio a fin y es fundamental para encontrar el talento adecuado para su empresa.

Esta persona desempeña el papel principal de buscar candidatos , seleccionar y entrevistar hasta la retroalimentación y la negociación.

Sus responsabilidades incluyen:

  • Reunión y comunicación con el gerente de contratación
  • Escribir descripciones de trabajo y realizar entrevistas
  • Atraer y buscar los candidatos deseados, preseleccionarlos y presentar a los cualificados al gerente de contratación
  • Servir como embajador de la marca de la empresa
  • Realización de verificaciones de antecedentes y comprobaciones de referencias
  • Estrategias para un plan de reclutamiento
  • Asegurarse de que el candidato cumple los requisitos
  • Preparar preguntas de entrevista para los candidatos.
  • Facilitar el proceso de incorporación de nuevos empleados

Un reclutador se asegurará de que el proceso de contratación se desarrolle sin problemas y de que cada candidato se vaya con una impresión positiva de su empresa, independientemente de si es seleccionado o no.

Recuerde que las estructuras típicas de los equipos de contratación constan de tipos de reclutadores con distintas especializaciones. Por ejemplo, su equipo puede incluir un reclutador técnico, Reclutador de búsqueda ejecutiva o headhunter, reclutadores corporativos, reclutadores basados en contingencia y en retenciónsegún sus necesidades.

En última instancia, los reclutadores son los que sientan las bases de una relación sólida entre el candidato y el gerente de contratación.

2. El gerente de contratación

El gerente de contratación es la persona que inicia el proceso de contratación. Solicitan llenar un puesto vacante en la organización y tienen el voto decisivo en selección final de los candidatos principales.

Por eso se suele denominar al director de contratación como el jefe del equipo de contratación y a menudo es el responsable de supervisar al equipo de reclutadores y buscadores de talentos.

Trabajan en estrecho contacto con el reclutador, ayudándole a comprender mejor el puesto de trabajo que necesita ser llenado al proporcionar información, como:

  • ¿Qué hace que un determinado puesto sea interesante para el candidato ideal?
  • ¿Cuáles son las habilidades esperadas del candidato ideal?
  • ¿Cómo influirá positivamente la nueva contratación en sus colegas?
  • ¿Cuál será el impacto negativo si hacen un mal trabajo?
  • Si necesita un puesto a tiempo completo, parcial o por contrato
  • ¿Qué personalidad, conocimientos o habilidades se requieren para este puesto?
  • Detalles del horario de trabajo, salario y otras prestaciones

Cuando se está incorporando al nuevo empleado, el contacto cercano del gerente de contratación pasa del reclutador al empleado.

Se centran en asegurarse de que el nuevo empleado entiende su papel y adopta la cultura de la empresa.

3. El proveedor

El principal trabajo del proveedor es encontrar o localizar candidatos adecuados en un grupo de talentos. Se encargan de buscar en los lugares apropiados e identificar a los posibles candidatos que cumplan los requisitos del puesto.

Los proveedores examinan bases de datos de currículos ,plataformas de redes sociales y bolsas de trabajo como LinkedIn o sitios de industrias especializadas para encontrar la coincidencia exacta para un puesto vacante.

Los proveedores pueden incluso confiar en sus empleados actuales para buscar nuevos talentos a través de programas de recomendación de empleados.

También utilizan tecnología de reclutamiento como sistemas de seguimiento de candidatos para seleccionar a los candidatos de forma eficaz. Además, es responsabilidad del proveedor mantenerse al día con las últimas estrategias de sourcing y herramientas de contratación.

Un proveedor también es responsable de construir y mantener una reserva de talentos para satisfacer las futuras necesidades de contratación de la empresa.

4. El coordinador de contratación

Los coordinadores de contratación gestionan la logística del proceso de contratación en su estructura de equipo de contratación. Desempeñan un papel de apoyo al reclutador y ayudan a mover al candidato a través del embudo de contratación.

Sus responsabilidades incluyen:

Piense en el coordinador de contratación como el intermediario que asiste a las estrategias de contratación y adquisición de talentos de su empresa. Esto incluye encontrar, atraer y contratar a nuevos empleados que satisfagan las necesidades y objetivos de la empresa para llenar los puestos vacantes.

5. El comercializador de la marca del empleador

Al igual que los reclutadores investigan a los mejores candidatos, los solicitantes también investigan a las mejores empresas, y a menudo recurren a las redes sociales para obtener información privilegiada sobre los posibles empleadores.

La marca del empleador o el comercializador de contratación, se asegura de que a los candidatos les guste lo que ven.

La marca del empleador es considerada una prioridad mayor por el 86% de las organizaciones, un aumento del 15% desde 2021, y el 91% de los solicitantes de empleo investigan la marca del empleador antes de postularse para un trabajo. Estas estadísticas muestran la importancia de un comercializador de marca de empleador para los equipos de contratación modernos.

Las responsabilidades clave del comercializador de la marca empleador incluyen:

  • Garantizar que el contenido del sitio de carreras de la empresa está optimizado y resuena con los candidatos
  • Organizar eventos para atraer a los contratados objetivos
  • Garantizar la satisfacción general de los empleados
  • Enviar comunicados de prensa a los medios locales sobre los logros de la empresa
  • Redacción de material de marca
  • Mantenimiento de las plataformas de redes sociales

En resumen, el trabajo del comercializador de la marca del empleador es presentar la empresa al público de manera positiva. Comparten impresiones positivas sobre la organización de forma que los candidatos potenciales desarrollen un interés activo en trabajar allí.

Piense en ellos como embajadores de la marca de su empresa que garantizan que el mensaje correcto llegue a las personas adecuadas.

6. El propietario o director general de la empresa

Las decisiones de contratación no sólo se basan en la cultura de la empresa basada en datos, sino también en el instinto, por lo que contar con el propietario o el director general para tomar decisiones ejecutivas sobre las nuevas contrataciones es una gran idea.

Aunque su presencia en el proceso de contratación ayuda a mostrar al candidato la experiencia y los valores de la empresa, es posible que el propietario o el director general de la empresa no siempre estén físicamente presentes durante el proceso de contratación, sobre todo si se trata de una empresa de tamaño mediano o grande.

Si es así, aún pueden formar parte del proceso de contratación de forma virtual.

También son responsables de hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos en su empresa de búsqueda, implicados e importantes, sirviendo como la cara amable de la empresa.

El director general de una empresa también es responsable de dar ejemplo de cómo deben ser los mejores talentos y de compartir una visión común con el equipo de recursos humanos.

¿Cuál es el tamaño adecuado para su equipo de contratación?

tamaño de la estructura de un equipo de reclutamiento

Necesita un equipo de contratación equilibrado si quiere un proceso de contratación sin problemas. Y a veces, un equipo pequeño pero potente de reclutadores es suficiente.

Al decidir el tamaño adecuado de la estructura de su equipo de contratación, debe tener en cuenta el tamaño medio de las empresas de sus clientes, cuántas órdenes de trabajo que recibe mensualmente, cuánto de su proceso de contratación está automatizada y el nivel de contratación necesario.

1. Startups y pequeñas agencias de contratación

En las empresas más pequeñas o startups, el fundador (o el director general) está activamente involucrado en el proceso de contratación. En la mayoría de los casos, esta persona será la única que llene y recomiende nuevas órdenes de trabajo.

2. Empresas de búsqueda de tamaño medio

Por lo general, un equipo de tres a cuatro personas de reclutadores se encarga de todo el proceso de contratación, desde la búsqueda de personal y la selección hasta la negociación de las ofertas y la incorporación.

3. Agencias de contratación de rápido crecimiento

Si su empresa de búsqueda ha superado el tamaño de una startup o PYME, necesitará varios reclutadores según la cantidad de vacantes que desee llenar.

Una agencia de contratacíon en rapído crecimiento típicamente tiene 80 y 100 vacantes al año (y a veces incluso más), por lo que puede necesitar más personal para encargarse de algunas tareas específicas del proceso de contratación.

4. Grandes agencias de contratación

Una gran agencia de contratación puede necesitar llenar de 80 y 1,000 vacantes al año. En esta fase, necesita un equipo de contratación completo y bien organizado para el trabajo. Recomendamos contar con un equipo de personas para cada una de las seis funciones clave de las que discutimos antes como punto de partida.

Supongamos que planea escalar globalmente y contratar talento para sus oficinas situadas en diferentes partes del mundo. En ese caso, también puede contratar los servicios de un proveedor de servicios lingüísticos y de un diversidad/inclusión experto para su equipo para facilitar aún más el proceso.

Definir KPIs para medir el éxito

Seguimiento de KPIs en la estructura del equipo de reclutamiento.

Cuantificar su idea del éxito es esencial para toda estrategia, y la contratación no es diferente.

Mida la fortaleza de la estructura de su equipo de reclutamiento y la eficacia de su proceso de contratación utilizando ciertas métricas de contratación y KPIs para tomar decisiones mejor informadas. Estos le ayudarán a cuantificar los esfuerzos específicos durante el proceso de contratación para saber qué funciona y qué no, y mejorar el rendimiento del equipo.

A continuación encontrará algunos KPIs que le ayudarán a empezar:

a. Tiempo de contratación

El tiempo de contratación es el seguimiento del tiempo que lleva preseleccionar a un solicitante, entrevistarlo y hacerle una oferta de empleo.

b. Calidad de la contratacíon

La calidad de la contratación indica qué tan bien se adapta un empleado recién incorporado a su empresa cliente.

La medición de este KPI le indicará hasta qué punto está consiguiendo el candidato adecuado para el puesto vacante. Además, puede utilizar los resultados para determinar qué tipo de candidato generalmente resulta ser el mejor desempeño de su cliente y qué método de selección los trajo.

c. Calidad de la fuente

La calidad de la fuente es la efectividad general de un canal de búsqueda específico. Esto le mostrará qué canal aporta las mejores contrataciones, algo muy útil para evitar perder el tiempo en una fuente que no aporta candidatos de alta calidad.

El seguimiento de este KPI también da una idea de qué tipo de publicaciones atraen a los mejores candidatos.

d. Coste por contratación

El coste por contratación hace referencia al seguimiento del coste exacto o estimado de la contratación de un nuevo empleado. Le permite presupuestar para su próxima campaña de contratación de forma eficaz, ayudándole a decidir si recorta gastos o invertir más dinero para conseguir al mejor candidato.

e. Satisfacción de los candidatos

Medir la satisfacción de los candidatos implica enviar una encuesta en la que se les pida que compartan sus opiniones a lo largo del proceso de contratación. Esto le permite averiguar si tuvieron una experiencia positiva o negativa en su empresa. También sabrá dónde mejorar para mejorar la experiencia del candidato y la formación de equipos.

Para cualquier empresa de éxito, está claro: su empresa sólo es tan dinámica como el talento que recluta. Un equipo de contratación fuerte y cuidadosamente estructurado es la brújula que le guía hacia los mejores y más brillantes talentos.

Recuerde que el tamaño de su equipo no es un escenario único para todos, sino que depende de las necesidades únicas de su empresa. Así que construye su equipo de contratación sabiamente y observa cómo le guía hacia el crecimiento exponencial y el éxito impulsado por una fuente de talento. Porque al final, ¡ no se trata solo de llenar puestos; se trata de construir un legado !

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Preguntas frecuentes

1. ¿Cómo se estructura un equipo de contratación?

En primer lugar, para estructurar un equipo de contratación, comprenda las necesidades de contratación de su empresa y establezca roles claros como gerente de contratación, comercializador de marca de empleador y coordinador de contratación. El tamaño del equipo debe ajustarse a su volumen de contratación y a sus necesidades empresariales.

Dote a su equipo de los recursos y herramientas necesarios y establezca procesos de contratación eficaces. Fomente un entorno de colaboración y adapte regularmente la estructura a las necesidades de contratación en evolución.

2. ¿Qué es la estructura de un equipo de contratación y por qué es importante?

La estructura de un equipo de contratación es la disposición organizativa de los profesionales que participan en el proceso de contratación dentro de una empresa. Define roles, responsabilidades y relaciones entre los miembros del equipo, garantizando un proceso de contratación fluido y eficaz.

Un equipo de contratación bien estructurado puede mejorar la comunicación, reducir las redundancias y, en última instancia, llevar a mejores decisiones de contratación, ahorrando tiempo y recursos.

3. ¿Cómo puedo simplificar la estructura de mi equipo de contratación?

Para simplificar la estructura de su equipo de contratación, considere los siguientes pasos:

  1. Evalúe la estructura actual de su equipo e identifique las áreas de mejora o los cuellos de botella.
  2. Defina claramente roles y responsabilidades para evitar superposiciones y confusiones.
  3. Fomentar la colaboración y la comunicación abierta entre los miembros del equipo.
  4. Agilice su proceso de contratación implementando herramientas y tecnología de automatización.
  5. Revise y evalúe la estructura de su equipo para asegurarse de que sigue siendo eficaz y adaptable al cambiante panorama del talento.

4. ¿Qué herramientas y tecnologías pueden ayudar a mejorar la estructura de mi equipo de contratación?

Varias herramientas y tecnologías de contratación pueden mejorar la estructura de su equipo de contratación, como:

  • Software de contratación: Agiliza la gestión y la comunicación con los candidatos.
  • Software de gestión de las relaciones con los candidatos (CRM): Construye y mantiene relaciones con candidatos potenciales.
  • Herramientas de inteligencia artificial: Automatizan las tareas de búsqueda de candidatos, selección y programación de entrevistas.
  • Plataformas de entrevistas por vídeo: Facilitan entrevistas remotas y aceleran el proceso de contratación.
  • Herramientas de análisis de la contratación: Analizan los datos para optimizar las estrategias y los procesos de contratación.