Lors de chaque cycle de recrutement, vous attirez, évaluez et interviewez de nombreux candidats potentiels, mais tous ne sont pas embauchés. Le vivier de ces talents peut vous permettre d’économiser du temps et de l’argent sur les nouveaux processus d’embauche, dans la mesure où vous les sollicitez fréquemment. C’est là qu’une base de données de candidats bien gérée s’avère utile.
Votre base de données de candidats peut vous fournir toutes les informations dont vous avez besoin pour identifier les candidats qui correspondent au poste à pourvoir grâce au CV, aux résultats de l’évaluation et à l’appréciation du recruteur.
Les agences qui exploitent pleinement leur base de données de candidats bénéficient de processus de recrutement beaucoup plus fluides et rapides. Ils n’ont pas besoin d’attendre que les demandeurs d’emploi postulent pour leurs postes vacants ; ils ont tout préparé sur un plateau d’argent.
Mais est-ce si simple ?
Si l’idée d’une base de données de candidats peut vous séduire, la vérité est que la gestion de certaines bases de données peut devenir de plus en plus écrasante.
Une base de données non conviviale peut vous décourager de constituer des viviers de talents et de maintenir un flux constant de candidats.
Pour exploiter au mieux votre base de données de candidats, vous devez savoir comment la gérer correctement. Et c’est exactement ce que ce guide vous apprendra. Commençons par la phase de préparation.
Pré-planification : Identifier l’objectif
La marée et le temps n’attendent personne, pas plus que les projets et les clients. Vous ne pouvez pas suspendre votre processus de recrutement jusqu’à ce que vous ayez mis en place votre équipe et vos ressources, ni les clients jusqu’à ce que vous ayez trouvé un candidat qui leur convienne. Vous devez être préparé à l’avance.
C’est pourquoi vous devez vous asseoir avec les membres de votre équipe et discuter de tous les aspects de la création d’une base de données hautement ciblée avant de vous lancer dans un nouveau projet. C’est beaucoup plus facile que d’accumuler les données et de s’efforcer ensuite de les saisir.
N’oubliez pas qu’une base de données de candidats n’est pas un simple ensemble de CV obtenus au hasard. Il s’agit d’une vaste réserve de candidats qualifiés méticuleusement classés en fonction de l’industrie, du domaine, des compétences, de la démographie, etc. que vous pouvez contacter dès qu’un nouveau poste s’ouvre. Ces catégories peuvent être facilement modifiées ultérieurement en fonction de vos besoins.
Bien que la constitution d’une base de données de candidats soit un processus long et fastidieux, il peut s’avérer très rentable à l’avenir. Pour justifier votre phase de planification préalable, vous devez poser quelques questions importantes, telles que…
- Quels sont les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à votre base de données ?
- Quel est l’objectif de cette démarche ?
- Quel devrait être le résultat et les étapes nécessaires pour atteindre ce résultat ?
- Combien de membres de votre équipe seront chargés du cycle de recrutement suivant ?
- Dans quelle mesure votre base de données peut-elle être personnalisée en fonction des fonctions existantes de votre système de traitement des données ?
Préparer votre base de données : Revoir le cadre
De combien de candidats se composent vos données actuelles ? Un ou un million ?
Il est toujours bon de revoir votre cadre, quelle que soit la taille de votre base de données. Mais avant toute chose, assurez-vous que votre base de données repose sur des bases solides.
1. Commencez par un ATS (Applicant Tracking System)
Techniquement, un morceau de papier, une liste de contacts Gmail ou une feuille de calcul – tout peut être votre centre de données, mais quelle est leur efficacité ? Outre leur incompatibilité avec vos autres outils de recrutement, ces options sont vulnérables aux erreurs et nécessitent une quantité considérable de saisie manuelle des données.
Si vous souhaitez disposer d’une base de données toujours plus importante, investissez dans un bon
logiciel de suivi des candidats
n’est pas négociable.
💡 Doit faire: Si vous disposez déjà d’un logiciel de base de données autonome ou d’un ATS, assurez-vous qu’il s’intègre à vos autres outils (job boards, outils de présélection, etc.).
2. L’importation est cruciale
Une fois que vous disposez d’un logiciel de recrutement, vous vous demandez peut-être comment importer votre feuille de calcul existante dans votre ATS sans perdre de données.
La plupart des ATS proposent des fonctions d’importation ou de téléchargement en masse pour vous aider à migrer rapidement et facilement les données de vos candidats dans une nouvelle base de données.
💡 Se souvenir: Soyez prudent lorsque vous utilisez cette fonction. Si vous commettez une erreur dans la configuration de vos feuilles de calcul, vous risquez de vous retrouver dans une situation chaotique par la suite.
Bénéficiez d’une consultation en direct et migrez vos données dans un STA sous la supervision d’un expert afin d’éviter tout problème futur.
3. La qualité est primordiale
La question de l’étendue d’une base de données de candidats a toujours été controversée. Certaines sources affirment que les petites bases de données sont plus accessibles, tandis que d’autres suivent le « principe ABC » (Always Be Looking out for Candidates) et disposent de bases de données plus importantes.
Quoi qu’il en soit, une chose est claire : la qualité l’emporte sur la quantité.
Vous devez optimiser votre processus de sélection et segmenter votre base de données à l’aide d’un système de marquage automatisé. Mais veillez à revoir toutes les balises pour vous assurer qu’elles s’appliquent à la fois aux candidats qui postulent par le biais d’une candidature et à ceux qui sont attirés vers votre système de gestion des candidatures par le biais d’outils tiers tels que les agrégateurs et les sites d’offres d’emploi.
💡 Conseil de pro : Vous pouvez personnaliser vos filtres pour les candidats présélectionnés et les utiliser rapidement chaque fois que vous devez pourvoir un poste.
4. Allez-y mobilement
Personne n’aime rester collé à son bureau, et il en va de même pour les membres de votre équipe. En rendant votre base de données de candidats mobile, vous pouvez vous assurer que votre équipe peut l’évaluer en déplacement et mettre à jour les informations rapidement de n’importe où et à n’importe quel moment.
La mobilité est le meilleur moyen de suivre en permanence les candidats et de s’assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet.
💡 Assurer : Pour éviter toute violation de données qui pourrait se produire par le biais d’appareils personnels, vérifiez deux fois les mesures de sécurité. N’oubliez pas que l’utilisation de plusieurs appareils peut potentiellement mettre en péril vos informations stockées, c’est pourquoi la mise en œuvre de la sécurité des données doit être votre priorité.
5. L’automatisation est indispensable
Êtes-vous encore en train de saisir et de mettre à jour manuellement les informations relatives à vos candidats dans votre base de données ? Ne prenez-vous pas de retard ?
La saisie manuelle des données peut prendre du temps et donne souvent une image incomplète. L’automatisation des informations sur les candidats peut vous permettre de disposer d’une base de données plus rapide et plus précise.
💡 Comment procéder : Utilisez un ATS doté d’un puissant moteur d’analyse pour extraire automatiquement les informations de votre candidat et pré-remplir les champs de votre base de données.
6. Ajustez votre formation
Vous ne serez pas le seul à utiliser la base de données des candidats ; les membres de votre équipe y auront également accès. Il est donc toujours préférable de les former à l’utilisation et à la gestion de la base de données.
Veillez également à suivre attentivement leurs progrès au début afin de pouvoir détecter rapidement toute erreur. En investissant dans de telles sessions de formation, vous vous épargnerez d’innombrables heures à devoir limiter les dégâts par la suite.
💡 À faire: Demandez à votre fournisseur ATS s’il propose des sessions de formation pour les membres de l’équipe. Vous pouvez également compléter votre formation interne pour donner à votre équipe une meilleure idée de l’utilisation et de la gestion de la base de données de candidats.
Développer votre base de données : Maintenir l’offre et la qualité
L’enrichissement de votre base de données est essentiel, mais il n’est lucratif que si les candidats de votre dépôt sont qualifiés.
Une base de données de candidats non qualifiés ralentit votre processus de recrutement et vous empêche de pourvoir les postes vacants.
Ces conseils vous aideront à améliorer rapidement l’alimentation et la qualité de votre base de données de candidats :
1. La qualité plutôt que la quantité
La meilleure façon d’alimenter votre pipeline en candidats de qualité et diversifiés est d’intégrer votre base de données à des outils tiers tels que les sites d’emploi et les réseaux sociaux.
Cela peut sembler une pratique, mais évitez d’ajouter trop de candidats dans votre base de données en même temps ou à partir d’une seule source.
💡 Conseil de pro : Filtrez chaque candidat avant de l’ajouter à votre entonnoir. Un grand nombre de candidats ne servira à rien s’il n’est pas suffisamment actif.
2. Recherche indispensable
Faites vos devoirs avant d’intégrer un service tiers pour développer votre base de données. Le meilleur moyen d’obtenir un aperçu de ces services est de consulter les plateformes d’évaluation des clients.
Le temps investi dans la recherche aujourd’hui vous permettra d’éviter des erreurs coûteuses qui pourraient prendre des années à réparer.
💡 N’oubliez pas : Pour vous assurer d’obtenir le meilleur service possible, consultez la liste officielle des partenaires de votre STA pour savoir qui peut vous aider à trouver des fournisseurs. Ces partenaires sont apparemment dignes de confiance et peuvent offrir la meilleure optimisation pour votre base de données.
3. Compatibilité d’intégration
Pour rationaliser votre processus de recrutement, vous devriez intégrer votre ATS au site d’emploi avec lequel vous collaborez déjà.
Vous pouvez ainsi améliorer l’expérience de vos candidats tout au long du processus de candidature en automatisant la plupart des tâches administratives sans vous soucier des migrations inutiles.
💡 Le saviez-vous ?
Les clients qui ont intégré leurs sites d’offres d’emploi à leur système de gestion des candidatures ont constaté une réduction considérable (jusqu’à 85 %) du nombre de candidats qui abandonnent leur candidature en cours de route.
4. Lien avec l’intégration LinkedIn
L’intégration de LinkedIn à votre logiciel de recrutement peut contribuer à rationaliser votre flux de travail, à réduire les clics et à fournir une vue actualisée en permanence des informations relatives à vos candidats.
Un système de gestion des candidatures doté d’une telle fonction vous permet de consulter le profil LinkedIn actualisé d’un candidat directement à partir de son système.
Veillez à n’utiliser que des systèmes officiellement répertoriés comme partenaires ATS sur le site web de LinkedIn. Vous éviterez ainsi les scrappers qui ne suivent pas les modifications apportées aux profils, ce qui entraîne l’accumulation de données obsolètes et inexactes.
💡 Prenez le temps de gagner du temps : Grâce aux intégrations LinkedIn, vous pouvez éviter d’ajouter des profils en double à votre base de données de candidats. Si vous trouvez un candidat potentiel sur LinkedIn, vous pouvez immédiatement vérifier s’il figure déjà dans votre système de gestion des candidatures.
Gérer votre base de données : Maintenir l’entonnoir intact
La mise à jour de votre base de données n’est pas un processus ponctuel. Vous devez continuer à le faire encore et encore.
Mais comment ? Votre anticipation des tendances actuelles du secteur et l’utilisation de la bonne technologie peuvent vous aider !
N’oubliez pas que plus vous êtes préparé à l’avance, moins vous aurez besoin d’entretien par la suite.
Les conseils suivants peuvent vous aider à assurer le bon fonctionnement de votre base de données de candidats :
1. Tirer parti de la technologie
Le processus de recrutement étant de plus en plus axé sur les données, les recruteurs peuvent tirer profit de l’étude d’outils tiers susceptibles de les aider à structurer les données entrantes.
En utilisant des outils tels que les analyseurs de CV, vous pouvez extraire les informations importantes, telles que les compétences, les qualifications, les secteurs d’activité, etc., des CV des candidats et les classer dans des taxonomies personnalisées.
Ces données structurées rendent la recherche plus accessible et plus efficace, ce qui permet aux recruteurs de gagner beaucoup de temps et de se consacrer à d’autres tâches importantes.
💡 Vous connaissez ?
38% des recruteurs
utilisent les données pour suivre l’offre et la demande de talents pour leur entreprise, ce qui leur permet d’analyser et de mieux gérer leur base de données de candidats.
2. Maintien du mandat
Même si la gestion de la base de données des candidats figure en tête de votre liste de contrôle, cela ne changera pas grand-chose si votre équipe ne voit pas les choses de la même manière. Vous devrez constamment leur rappeler l’importance de l’hygiène des données et les motiver à agir en conséquence.
Le fait de rendre obligatoire la maintenance de la base de données et de récompenser ceux qui la maintiennent propre peut inciter l’ensemble de votre équipe à veiller à l’exactitude de ses données. Vous pouvez l’intégrer dans l’évaluation des performances et offrir des incitations aux personnes les plus performantes.
💡 À faire: Donnez accès aux indicateurs de performance de vos recruteurs à tous les membres de l’équipe. Cela créera un environnement de saine concurrence (à condition d’être suivi de près) et motivera tout le monde à conserver des données exactes.
3. Ne négligez pas les compétences
Les mots-clés peuvent accélérer votre recherche, mais n’oubliez pas les candidats qui sont experts dans l’art de jouer avec le système et qui peuvent s’infiltrer dans votre base de données. La meilleure solution consiste à classer les candidats en fonction de leurs compétences plutôt que de mots-clés aléatoires.
N’oubliez pas non plus que pour certains emplois, des compétences spécifiques telles que Python, Java, Photoshop, etc. peuvent être utiles, tandis que d’autres couvrent un large éventail de compétences. Quoi qu’il en soit, veillez à ce que vos critères de marquage soient aussi rigoureux que possible afin d’éviter tout désordre à l’avenir.
💡 Prenez le temps de gagner du temps : Le fait d’avoir des compétences dans la base de données peut réduire votre dépendance à l’égard des recherches booléennes complexes. Vous serez également en mesure d’identifier facilement les candidats qui savent comment tromper l’ATS en insérant des mots clés dans leur CV.
4. Gardez vos données impeccables
Rien n’est plus frustrant que de découvrir qu’il vous manque des informations cruciales sur votre candidat idéal alors que vous vous apprêtez à le contacter. Mais que pouvez-vous faire ? C’est simple, n’autorisez pas l’ajout de tels profils dans votre base de données.
Et même si vous les autorisez, assurez-vous de garder une trace de tous ces dossiers et chargez un membre de votre équipe ou un stagiaire de contacter ces candidats pour combler les lacunes. L’essentiel est là : Polissez vos données avant d’en avoir besoin.
💡 Le saviez-vous ?
45% des recruteurs n’accèdent à leur base de données que lorsqu’ils ont un besoin urgent de talents et finissent par perdre plus de temps que prévu.
Gérez votre base de données avec Recruit CRMCapture des données de l’agence pour l’emploiLe copier-coller ne sera plus un casse-tête si vous disposez de l’extension Sourcing de Recruit CRM. Gagner du temps et limiter les erreursLe moteur d’analyse robuste de Recruit CRM vous permet d’accroître votre efficacité et de réduire le nombre de clics en extrayant des informations sur les candidats à partir de n’importe quel endroit sur Internet afin de pré-remplir les champs avec les enregistrements de candidats, de contacts et d’emplois pertinents. Trouver les bons candidatsCréez une liste de candidats présélectionnés en un rien de temps grâce à la recherche avancée par mots-clés de Recruit CRM, accompagnée d’une barre de recherche « rapide » qui vous permet de personnaliser et de configurer les vues de la liste et d’épingler vos recherches préférées. |
5. Traiter les doublons
Lorsque vous recherchez des candidats, il est possible que vous rencontriez un profil plus d’une fois. Même si vous ne vous en souvenez pas, vous devez mettre en place une stratégie appropriée pour gérer les doublons.
Si vous ou les membres de votre équipe introduisez librement des profils en double dans votre base de données, celle-ci occupera non seulement une grande partie de l’espace de stockage, mais sera également désordonnée lors de la recherche. Lorsque vous trouvez un doublon, votre premier réflexe doit être de purger ou de fusionner les données obsolètes.
💡 Conseil de pro : La plupart des ATS disposent d’une fonctionnalité intégrée permettant de signaler les doublons éventuels en fonction de certains critères tels que les adresses électroniques et les noms. Vous pouvez demander à votre fournisseur ATS comment utiliser ces fonctions.
6. Tout le monde sur le pont
Vous ne pouvez pas tout faire tout seul. Il est préférable de faire participer tout le monde à votre plan de maintenance des données.
Si vous avez un stagiaire ou un autre employé disponible, demandez-lui d’effectuer des tâches critiques. De cette manière, vous pouvez utiliser pleinement les candidats à votre disposition.
💡 N’oubliez pas: Utilisez un STA doté d’une solide sauvegarde des données afin d’éviter toute perte de données due à des erreurs humaines ou à des contretemps aléatoires.
7. Archivage des candidats réellement inactifs
Bien que la plupart des candidats figurant dans votre base de données soient disponibles pour occuper de nouveaux postes, il se peut que certains d’entre eux soient définitivement inactifs. Ne les supprimez pas.
Comme nous l’avons déjà expliqué, tous les candidats ont de la valeur pour vous ; les supprimer reviendrait à rompre tous les liens d’un seul coup. Nous parions que cela ne vous plaira pas !
Vous pouvez, à la place, utiliser la fonction d’archivage de l’ATS pour gérer ces talents. Cela vous aidera à désengorger vos résultats de recherche sans avoir à effacer définitivement des enregistrements potentiels.
💡 À faire : Masquez les candidats archivés de vos résultats de recherche pour vous assurer de ne rencontrer que des candidats actifs.
Exploiter votre base de données : Exploiter l’or de la bonne façon
Vous avez peut-être réussi à constituer une formidable base de données remplie de candidats qualifiés, mais l’exploitez-vous au maximum ?
Les candidats potentiels sont souvent difficiles à trouver. Et même une petite erreur comme une mauvaise catégorisation peut les faire passer à travers les mailles du filet.
Suivez ces conseils pour exploiter votre trésor de la bonne manière :
1. Surveillez l’activité de votre équipe
Pour une gestion réussie de la base de données des candidats, il est important que vous et les membres de votre équipe soyez sur la même longueur d’onde. Ils doivent savoir exactement ce qu’ils doivent faire et comment ils doivent procéder à l’hygiène des données ou à la recherche de candidats dans la base de données.
Vous devez établir des critères concernant la manière dont vos membres souhaitent introduire des enregistrements dans les données. Il peut être utile de fixer des objectifs de volume ou de pourcentage.
💡 Faire: Analysez les rapports des membres de votre équipe qui ont présélectionné, classé ou étiqueté des candidats via la base de données et utilisez-les pour établir des comparaisons au sein de votre équipe. Détectez toute faille et prenez des mesures immédiatement.
2. Engagez-vous auprès des candidats passifs
Votre base de données contient-elle des candidats actifs « inactifs » ? – Ceux qui sont marqués comme actifs mais qui ne servent pas à grand-chose dans leur état actuel.
Vous devez vérifier si ces candidats ne sont pas réellement placés ou s’ils ne sont pas disponibles pour des raisons XYZ (par exemple, la retraite). Contactez ces candidats pour savoir s’ils sont prêts à recevoir une offre d’emploi à l’avenir ou non.
💡 Conseil de pro: Fixez une date particulière pour déterminer l’inactivité du candidat et organisez votre base de données en conséquence. Par exemple, vous pouvez utiliser la fonction de recherche du SEA pour établir une liste de candidats qui n’ont pas été actifs depuis janvier 2019.
3. Recherche de possibilités de redéploiement
Il est possible que vous ayez perdu la trace de certains candidats qui figurent sur la liste des placements et qui sont disponibles pour travailler. Si vous ne tirez pas pleinement parti de ces candidats, que faites-vous ?
Pour trouver des candidats mûrs pour un redéploiement, commencez par parcourir les profils des candidats dont le contrat a expiré et prenez contact avec eux dès que possible.
💡 N’oubliez pas: Engagez-vous toujours auprès de vos candidats, quoi qu’il arrive. Fixez un rappel au moins une fois par semaine pour les relancer afin de rester informé de l’évolution de leur carrière.
4. Gardez votre canal de communication ouvert
Vous avez embauché un candidat pour un poste ? Comptez maintenant le nombre de ceux qui ont été rejetés. Tous ces candidats rejetés sont des candidats actifs.
Pour éviter qu’ils n’attendent en vain, vous devez lancer une recherche dans votre ATS et les aider à trouver un meilleur emploi. Ces candidats apprécieront votre communication et vos efforts et resteront longtemps avec vous.
💡 Le saviez-vous ?
Une mauvaise communication est l’un des principaux facteurs qui découragent les candidats. Si vous ne vous concentrez pas sur la création d’une bonne expérience candidat dès le début, vous risquez de vous exposer à un échec.
Sauver votre base de données : Restaurer et réparer les données encombrantes
Lorsque vous traitez un grand nombre de données, il y a toujours un risque que votre base de données devienne incontrôlable. Cela peut être dû à un mauvais étiquetage, à une mise à jour tardive des informations, au non-respect de la sécurité des données, etc.
Si l’hygiène des données n’est pas votre priorité, votre base de données peut être infestée de données indisciplinées. Mais la question est de savoir comment la sauver.
Voici quelques conseils :
1. Les sources simples et partielles
Si vous avez déjà acheté une liste de candidats provenant de sources douteuses, il est temps de vérifier toutes les informations.
Cela semble épuisant, n’est-ce pas ? Mais si vous ne nettoyez pas ces données maintenant, cela ralentira votre processus d’embauche dans un avenir proche. De plus, vous ne pouvez pas vous débarrasser de toutes les informations immédiatement. Ce sera un gaspillage de vos investissements.
💡 Prendre le temps de gagner du temps: Recherchez toujours des références de clients réels lorsque vous récupérez des données sur le web. Ce n’est pas grave si c’est déjà chaotique ; apprenez de ces erreurs pour éviter que cela ne se reproduise.
2. Désengorger votre base de données de candidats
Si vous êtes confronté à des données inexactes ou à des candidats qui ne répondent pas à chaque fois que vous effectuez une recherche, il n’y a pas d’autre solution : vous devez soit modifier ces dossiers, soit les archiver.
💡 Se souvenir: La suppression d’enregistrements doit être votre dernière option possible. Archivez toujours les documents. Vous ne savez jamais quand vous aurez besoin de ces informations, après tout.
3. Demandez des renforts
Il est toujours recommandé de demander de l’aide si votre base de données de candidats vous échappe vraiment. Vous pouvez faire appel à un stagiaire, à un travailleur indépendant externalisé ou à des services spécialisés dans le nettoyage de bases de données. Vous ne devez pas perdre de temps à réparer votre base de données par vous-même.
💡 Se souvenir: En effet, vous pouvez toujours demander des sauvegardes, mais n’oubliez pas que ces changements seront temporaires, alors que la gestion de la base de données est un effort continu. Si vous gardez l’habitude de laisser vos données se dégrader, rien ne pourra vous aider longtemps.
Dernière réflexion : Il est temps de dire adieu aux vieilles feuilles de calcul !
Rome ne s’est pas construite en un jour, et il en va de même pour une base de données de candidats.
Une accumulation régulière et une gestion constante vous apporteront des dividendes incroyables.
Petit rappel: Si vous restez bloqué sur d’anciennes techniques de gestion de base de données, en plus d’être encombrantes, elles peuvent entraîner des pertes considérables pour votre entreprise.
Nous vous recommandons d’adopter les dernières technologies qui promettent un taux de précision élevé, une réduction des délais et une plus grande efficacité. Il est grand temps de dire adieu aux feuilles de calcul.
Pour conclure, voici quelques questions auxquelles vous devez répondre.
- Disposez-vous d’un logiciel de recrutement qui vous aide à développer votre base de données ?
- Disposez-vous de toutes les ressources et de l’équipe nécessaires ?
- Quel était votre objectif en lisant cet article ? Prévoyez-vous de créer une base de données de candidats à partir de zéro ou essayez-vous de réparer votre base de données existante ?
- Cet article a-t-il atteint son but ? Savez-vous maintenant comment procéder avec votre plan de gestion de la base de données des candidats ? Si oui, pourquoi ne pas nous faire part de vos réflexions dans la section des commentaires ci-dessous ? Et si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à nous le faire savoir !
