Een stap-voor-stap handleiding voor het inzetten van een wervende chatbot voor aanwerving

Lees hoe u met succes een wervende chatbot  kunt opzetten en hoe deze u kan helpen om uw wervingsproces te automatiseren.

Wat is een rekruteringschatbot?

Chatbots voor personeelswerving zijn hulpmiddelen van kunstmatige intelligentie (AI) ontworpen om met kandidaten te communiceren. U denkt misschien aan generieke, pasklare antwoorden. Maar de chatbots van tegenwoordig maken gebruik van natuurlijke taalverwerking en machinaal leren, wat zorgt voor mensachtige interacties en voortdurende verbetering bij elke conversatie. Deze tools zijn meestal te vinden op bedrijfswebsites, sociale mediaplatforms of messaging-apps.Hun belangrijkste functie is het automatiseren van routinematige interacties met kandidaten, zodat recruiters meer tijd kunnen besteden aan de persoonlijke aspecten van het aannemen en verfijnen van hun wervingsmethoden. Enkele belangrijke taken die chatbots kunnen uitvoeren zijn:

• Informatie over kandidaten verzamelen, zoals cv’s en contactgegevens
• Potentiële werknemers screenen
• Kwalificaties beoordelen
• Antwoorden op veelgestelde vragen over banen en sollicitaties
• Interviews plannen

Voordelen van een chatbot voor werving en selectie

Volgens Phenom’s Chatbots voor wervingsbenchmarks rapportzien carrièresites die zijn uitgerust met chatbots voor werving een toename van 11% in kandidaten die doorstromen naar leads.Enkele andere voordelen zijn:

1. Verbeterde wervingsefficiëntie en kosteneffectiviteit: SHRM’s 2022 gegevens tonen aan dat de gemiddelde aanwervingskosten $4.70en dat het proces 44 dagen in beslag neemt. Door de eerste interacties met kandidaten te automatiseren, kunnen chatbots zowel de tijd als de kosten voor werving aanzienlijk verlagen.
2. Verbetering van de kwaliteit van aanwervingen: Chatbots screenen kandidaten efficiënt en sturen alleen kandidaten door die aan uw specifieke criteria voldoen. Door deze focus kunt u meer in contact komen met gekwalificeerde kandidaten, waardoor de kwaliteit van uw aanwervingen verbetert.
3. Gestroomlijnd kandidatenreis: Kandidaten waarderen snelle en responsieve interacties. Chatbots blinken uit in het geven van onmiddellijke antwoorden, het verminderen van onbewuste vooroordelenen houden mensen op de hoogte van hun sollicitatiestatus – waardoor de algehele kandidaat-ervaring.
4. Verbeterde werkgeversmerk: Met chatbots daalt het aantal kandidaten dat zonder antwoord achterblijft drastisch, waardoor de tevredenheid van de kandidaten verbetert.

Dit verbetert niet alleen uw merkimago, maar helpt ook om tevreden sollicitanten om te zetten in pleitbezorgers van het merk die de voordelen en waarden van uw bedrijf promoten.

Misschien vindt u dit ook leuk: Hoe AI zoekbureaus helpt om hun wervingsproces te stroomlijnen

Soorten chatbots voor werving en selectie

Nu u de basisbeginselen onder de knie hebt, duiken we in de verschillende types om u te helpen de perfecte pasvorm te vinden.

5 stappen voor het implementeren van een wervingschatbot voor uw wervingsbehoeften

1. Selecteer een chatbot die afgestemd is op de behoeften van uw bedrijf

Het kiezen van de perfecte rekruteringschatbotoplossing kan overweldigend zijn, maar wij hebben een stap-voor-stap handleiding om alles in goede banen te leiden.

Zo kunt u aan de slag:

1. Vereisten definiëren: Begin met te bedenken welke interacties met kandidaten u wilt automatiseren.
   Hierbij kunt u denken aan screening, het plannen van sollicitatiegesprekken of het beantwoorden van veelgestelde vragen.
   U kunt ook overwegen welke interacties een groot deel van uw tijd in beslag nemen en kan gemakkelijk worden geautomatiseerd.
2. Onderzoek topaanbieders: Platformen zoals Paradox, Phenom People, Wade & Wendy, Olivia en AllyO bieden uitstekende chatbotdiensten voor websites.
   U kunt zelfs kijken naar uitbestede SDR’s om uw interne team aan te vullen.
   Lees bij het kiezen van uw provider altijd beoordelingen en vergelijk functies zoals:
   1. NLP – om wervingsgesprekken op een natuurlijke manier te voeren.
   2. Aanpassing, inclusief kant-en-klare sjablonen of vanaf nul opbouwen.
   3. Integraties met uw ATSAgenda, e-mail, CRM-softwareenz.
3. Zorg voor schaalbaarheid: Uw provider moet uw aannamevolume en verkeerspieken aankunnen.
   Controleer of het chatbotplatform solide technische ondersteuning biedt.
4. Vergelijk prijsmodellen: Verschillende prijsplannen kunnen kosten vooraf, maandelijks, pay-per-use, enz. omvatten.
   Bereken de totale kosten op lange termijn en kijk welk plan het beste bij uw bedrijfsbehoeften past.
5. Zoek naar gratis tests om providers uit te proberen voordat u ze koopt.
6. Bevestig naleving indien nodig, naleving van regelgeving zoals GDPR.

Op de lange termijn zal de juiste wervingschatbot helpen bij het creëren van een marktplaats voor talent waar u gemakkelijk in contact kunt komen met de beste kandidaten.

2. Creëer een conversatiestroom met chatbotscripts

Nadat u uw chatbot-aanbieder aan boord hebt, is de volgende stap om de hele wervingsconversatie in kaart te brengen voor één specifieke use case, zoals pre-screening. U kunt voorbeelden van chatbot scriptvoorbeelden voor inspiratie, en maak dan voorbeelddialogen op maat.
Hier zijn enkele aspecten die u in uw chatbotscript kunt opnemen:

• Bot begroeting en rol uitleg
• Kandidaat toont interesse
• Bot die screeningsvragen stelt
• Kandidaten die hun ervaring geven

Zorg ervoor dat u uw gesprekken uitschrijft in een tekstdocument, spreadsheet of diapresentatie.

Met deze documentatie kunt u samenwerken met belanghebbenden aen inspanningen automatiseren. U kunt ook tools voor gespreksontwerp gebruiken, zoals Chatflow, Motion.AI, Voiceflow of Flow XO.

3. Een beslissingsboom ontwerpen & chatbotlogica creëren

Zodra uw scripts klaar zijn, is de volgende stap om deze dialogen in een beslissingsboom te organiseren.

Dit betekent dat u van uw gesprek een stroomschema maakt, waarbij elk gesprekspunt leidt tot een bepaald antwoord op basis van de vraag van de kandidaat.

Hierna kunt u de chatbot programmeren met dialoogbeheersoftware zoals Chatfuel, Motion.ai, IBM Watson of Landbot om reacties in te stellen volgens uw beslisboom.

Vergeet tot slot niet om verschillende conversatiescenario’s te simuleren om te zien hoe de chatbot presteert.

Reageert het op de juiste manier?
Wordt er goed omgegaan met onverwachte antwoorden?
Gebruik deze testfase om eventueel noodzakelijke aanpassingen aan de logica of het script aan te brengen.

Door uw chatbot zorgvuldig te programmeren en te testen, kunt u ervoor zorgen dat hij echte interacties met kandidaten soepel en effectief kan afhandelen. Bekijk ook: 5 tools die recruiters helpen de beste kandidaatervaring te bieden

4. Testen en feedback verzamelen

Het testen van uw chatbot met echte gebruikers is cruciaal om de prestaties ervan te verfijnen. Begin met het simuleren van aanwervingsscenario’s om te zien hoe goed de bot de functievereisten begrijpt, kandidaten screent en vragen afhandelt. Gebruik deze sessies om directe feedback te verzamelen van recruiters die met de tool werken.Breid vervolgens uw tests uit met kandidaten met verschillende achtergronden en bedrijfstakken.
Dit helpt bij het identificeren van eventuele vooroordelen of hiaten in de gespreksvaardigheden van de chatbot.

Verzamel gedetailleerd feedback door middel van enquêtes, transcriptbeoordelingen en bruikbaarheidsbeoordelingen, waarbij de nadruk ligt op de kwaliteit van de communicatie, de responstijden en de relevantie van de verstrekte informatie.

Feedback is van onschatbare waarde, omdat het niet alleen uw inzicht in het personeelsbestand vergroot, maar ook de manier verbetert waarop uw chatbot communiceert binnen uw bedrijfsomgeving.

5. De bot integreren en inzetten

Zodra uw chatbot klaar is, is de volgende stap om deze te integreren in uw wervingsplatforms. Dit omvat:

• Uw carrièrepaginawaar de chatbot kandidaten kan helpen bij het zoeken naar een baan, kan reageren op vragen over specifieke functies en de sollicitatieprocedure kan vereenvoudigen.
• Uw sollicitantvolgsysteem om routinematige aanwervingstaken te automatiseren. De chatbot kan bijvoorbeeld pre-screening informatie verzamelen en deze direct uploaden naar uw ATS.

• Banenwebsites zoals Indeed, LinkedIn of Glassdoor, waar de chatbot kandidaten kan helpen, hen door sollicitaties kan leiden en kan helpen cv’s te verzamelen.

Het ontwikkelen van een plan voor verandermanagement om een soepele overgang te garanderen is ook essentieel.

Dit omvat training voor recruiters en het opstellen van gebruikershandleidingen om het gebruik van de nieuwe technologie aan te moedigen en te optimaliseren.

Best practices die u moet volgen na het implementeren van uw wervende chatbot

1. Zorg voor menselijke back-up

Zelfs met de beste systemen kunnen er fouten optreden, dus is het essentieel om een menselijk back-upplan te hebben.

Zorg ervoor dat kandidaten kunnen overschakelen naar een live chat met een recruiter wanneer ze persoonlijke hulp nodig hebben.

Recruiters moeten ook chatbotconversaties in de gaten houden en ingrijpen als dat nodig is, vooral tijdens de eerste fasen na de implementatie.

2. Bewaken en verbeteren

Voortdurende controle is cruciaal om de effectiviteit van uw chatbot te behouden. Zet een kwaliteitsborgingsproces (QA) op en evalueer regelmatig belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) zoals:

• Reactietijd
• Kwaliteit van interactie
• Tevredenheid van de gebruiker

U kunt zelfs feedbacklussen implementeren door kandidaten na chats naar hun gedachten te vragen of korte enquêtes te versturen om hun inzichten en suggesties voor verbetering te verzamelen.

3. Schaalvergroting en uitbreiding

Naarmate uw chatbot zijn betrouwbaarheid en efficiëntie bewijst, kunt u overwegen om de mogelijkheden ervan uit te breiden.

Uw chatbot zou bijvoorbeeld het volgende kunnen initiëren telefoongesprekken voor interviews na het succesvol uitvoeren van pre-screeningtaken.

Integratie met planningstools zoals Calendly kan deze processen aanzienlijk stroomlijnen.

Om het potentieel van uw chatbot volledig te benutten, kunt u overwegen om nieuwe gebruiksmogelijkheden te verkennen, zoals het bereiken van passieve kandidaten of het beheren van communicatie op verschillende locaties.

Chatbots voor het aannemen van personeel zorgen voor snelheid, precisie en een persoonlijk tintje in uw wervingsproces, waardoor de efficiëntie aanzienlijk verbetert.

Er zijn verschillende soorten beschikbaar, dus er is een chatbot voor elke wervingsbehoefte – van het stroomlijnen van sollicitatieprocedures en het plannen van sollicitatiegesprekken tot het pre-kwalificeren van kandidaten.

Uw volgende uitstekende werknemer is misschien maar één chat van u verwijderd!

Bekijk ook: Must-try ChatGPT-aanwijzingen om van AI uw persoonlijke wervingsassistent te maken

Veelgestelde vragen

1. Waar zijn rekruteringschatbots het meest effectief voor?

Aanwervingschatbots zijn bijzonder effectief voor omgevingen met veel aanwervingen, zoals klantenservice- en verkoopfuncties en andere functies waarbij er een groot aantal sollicitanten met vergelijkbare kwalificaties is.

Ze blinken uit in deze scenario’s door het automatiseren van de eerste screeningsprocessen en het beheren van routinevragen, waardoor het sorteerproces van kandidaten aanzienlijk gestroomlijnd wordt.

2. Zijn er privacyproblemen bij het gebruik van wervingschatbots?

Privacy is een belangrijk aandachtspunt bij het implementeren van elke AI-technologie, inclusief het werven van chatbots.

Het is cruciaal om chatbots te kiezen die zijn ontworpen met solide gegevensbeschermingsmaatregelen en die voldoen aan de belangrijkste privacyregels, zoals GDPR.

Goed geconfigureerde chatbots moeten veilig omgaan met persoonlijke gegevens en kandidaten duidelijke informatie geven over hoe hun gegevens worden gebruikt.

3. Kunnen wervingschatbots complexe vragen van kandidaten aan?

Moderne rekruteringschatbots die zijn uitgerust met geavanceerde natuurlijke taalverwerkingsmogelijkheden kunnen een breed scala aan zeer complexe vragen over kandidaten aan.

Voor zeer specifieke of technische vragen is het het beste om een systeem te hebben waarbij een menselijke recruiter kan ingrijpen wanneer de chatbot bepaalde drempels van complexiteit van de vraag of ontevredenheid over de kandidaat passeert.