Privacybeleid

Workforce Cloud Tech, Inc. (Recruit CRM)

Editie 2026 v3.2 — Afgestemd op het Data Privacy Framework

Dit Privacybeleid is in overeenstemming met en opgesteld conform:

EU AVG (Verordening (EU) 2016/679) · UK AVG · Zwitserse nFADP (van kracht sinds 1 september 2023)

EU-U.S. Data Privacy Framework, UK Extension to the EU-U.S. DPF en Swiss-U.S. Data Privacy Framework

ePrivacy-richtlijn · CCPA / CPRA · EDPB-richtlijnen 2025–2026

Laatst bijgewerkt: september 2026 | Versie: 3.2
Contact: support@recruitcrm.io | recruitcrm.io/legal/privacy/
Versie 3.2 — Toepasselijk recht: Ierland · Afgestemd op DPA v3

Verklaring inzake naleving van het Data Privacy Framework

Workforce Cloud Tech, Inc. houdt zich aan de principes van het EU-U.S. Data Privacy Framework (EU-U.S. DPF-principes) met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens die op basis van het EU-U.S. DPF uit de Europese Unie zijn ontvangen. Deze naleving strekt zich ook uit tot persoonsgegevens die op basis van de UK Extension to the EU-U.S. DPF uit het Verenigd Koninkrijk (en Gibraltar) zijn ontvangen. Workforce Cloud Tech, Inc. houdt zich tevens aan de principes van het Swiss-U.S. Data Privacy Framework (Swiss-U.S. DPF-principes) met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens die op basis van het Swiss-U.S. DPF uit Zwitserland zijn ontvangen.

Workforce Cloud Tech, Inc. heeft haar zelfcertificering van naleving van de EU-U.S. DPF-principes, de UK Extension to the EU-U.S. DPF en de Swiss-U.S. DPF-principes voltooid bij het Amerikaanse Ministerie van Handel en houdt zich aan de EU-U.S. DPF-principes met betrekking tot persoonsgegevens die vanuit de Europese Unie en het Verenigd Koninkrijk worden doorgegeven, en aan de Swiss-U.S. DPF-principes met betrekking tot persoonsgegevens die vanuit Zwitserland worden doorgegeven.

In geval van een conflict tussen de voorwaarden van dit Privacybeleid en de EU-U.S. DPF-principes, de UK Extension to the EU-U.S. DPF en/of de Swiss-U.S. DPF-principes, prevaleren de Principes. Voor meer informatie over het Data Privacy Framework (DPF)-programma, of om de huidige vermelding van Workforce Cloud Tech, Inc. te verifiëren, bezoek https://www.dataprivacyframework.gov/

FTC-handhaving: De verplichtingen van Workforce Cloud Tech, Inc. onder het EU-U.S. DPF, de UK Extension to the EU-U.S. DPF en het Swiss-U.S. DPF vallen onder de onderzoeks- en handhavingsbevoegdheden van de Amerikaanse Federal Trade Commission (FTC).

1. Over dit Privacybeleid

Workforce Cloud Tech, Inc. (handelend onder de naam Recruit CRM) zet zich in voor de bescherming van uw privacy en de verantwoordelijke en transparante verwerking van uw persoonsgegevens. Dit Privacybeleid ("Beleid") is van toepassing op alle personen die onze websites (recruitcrm.io en gerelateerde domeinen) bezoeken, zich aanmelden voor een gratis proefperiode, zich abonneren op onze Diensten, of wier persoonsgegevens via ons platform worden verwerkt.

Wij zullen uw persoonsgegevens nooit aan derden verkopen. Wij verwerken alle persoonsgegevens in strikte overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU ("AVG") (Verordening (EU) 2016/679), de UK AVG, de Zwitserse Federale Wet inzake Gegevensbescherming (nFADP, van kracht sinds 1 september 2023), de California Consumer Privacy Act en California Privacy Rights Act (CCPA/CPRA), en alle andere toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Dit Beleid is voor het laatst bijgewerkt in september 2026. Wij zullen u per e-mail op de hoogte stellen wanneer wij dit Beleid bijwerken. Wij zullen ook een opvallende mededeling op onze website plaatsen voordat wijzigingen van kracht worden, ten minste 14 dagen van tevoren voor materiële wijzigingen, in overeenstemming met het wijzigingsproces zoals uiteengezet in onze Verwerkersovereenkomst (Sectie 12.5).

Als u vragen heeft over dit Beleid of uw gegevensbeschermingsrechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via: support@recruitcrm.io

2. Wie wij zijn en onze rol bij gegevensverwerking

Workforce Cloud Tech, Inc. & al haar dochterondernemingen
Contact: support@recruitcrm.io · Website: recruitcrm.io

Recruit CRM opereert in twee verschillende hoedanigheden, afhankelijk van wiens gegevens worden verwerkt:

(a) Als Verwerkingsverantwoordelijke — wanneer wij persoonsgegevens rechtstreeks verzamelen en verwerken van bezoekers van onze website, potentiële klanten, proefgebruikers en onze eigen abonnees voor doeleinden zoals marketing, accountbeheer en dienstverlening. In deze hoedanigheid bepalen wij de doeleinden en middelen van de verwerking en zijn wij rechtstreeks jegens u verantwoordelijk op grond van de toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving.

(b) Als Verwerker — wanneer onze klanten (die Verwerkingsverantwoordelijken zijn) persoonsgegevens over hun kandidaten, contacten en cliënten uploaden, importeren of anderszins indienen bij het Recruit CRM-platform. In deze hoedanigheid verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend op instructie van onze klanten onder de voorwaarden van onze Verwerkersovereenkomst (DPA), beschikbaar op recruitcrm.io/legal/data-processing-agreement/. Onze klanten zijn verantwoordelijk voor het waarborgen dat zij een rechtmatige grondslag hebben om persoonsgegevens aan ons platform te verstrekken.

Opmerking voor kandidaten en contacten: Als u een sollicitant, contactpersoon of eindklant bent wiens gegevens door een van onze klanten (een wervingsbureau of werkgever) zijn geüpload naar Recruit CRM, is die klant uw verwerkingsverantwoordelijke. Neem rechtstreeks contact op met hen om uw gegevensrechten uit te oefenen. Wij zullen onze klanten bijstaan bij het beantwoorden van dergelijke verzoeken zoals vereist door de wet.

3. Welke persoonsgegevens wij verzamelen en waarom

3.1 Gegevens die u rechtstreeks verstrekt

Wanneer u onze website bezoekt, zich registreert voor een proefperiode of zich abonneert op onze Diensten:

Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, postadres
Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, bedrijfsgrootte, branche, functietitel
Accountreferenties: gebruikersnaam, wachtwoord (opgeslagen in gehashte vorm)
Facturatiegegevens: creditcard-/debetkaart nummer, factuuradres (verwerkt via PCI-DSS-conforme betalingsverwerkers)
Communicatie: e-mails, supporttickets, feedbackformulieren, enquêtereacties, getuigenissen
Professioneel profiel: arbeidsverleden en kwalificaties (indien verstrekt)

3.2 Automatisch verzamelde gegevens

Wanneer u onze website of Diensten gebruikt, verzamelen wij automatisch:

Apparaatgegevens: apparaattype, besturingssysteem, browsertype, apparaat-identificatie (UDID)
Loggegevens: IP-adres, toegangstijdstempels, bezochte pagina's, verwijzende URL's, klikstroomgegevens
Gebruiksgegevens: gebruikte functies, sessieduur, interacties binnen het platform
Locatiegegevens: geschatte geografische locatie afgeleid van IP-adres; nauwkeurige locatie (met toestemming op apparaatniveau) voor mobiele applicaties
Cookie- en trackinggegevens: zoals beschreven in Sectie 9 hieronder

3.3 Gegevens ingediend door onze klanten (verwerkersrol)

Onze klanten kunnen persoonsgegevens over hun kandidaten, cliënten en contacten uploaden naar het platform, waaronder cv's, arbeidsverleden, contactgegevens, professionele kwalificaties, en (waar van toepassing) door AI verwerkte uitvoer zoals gesprekssamenvattingen, transcripten en kandidaatbeoordelingen gegenereerd via onze AI-functies. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend op instructie van onze klanten.

4. Rechtsgrondslag voor verwerking (AVG Artikel 6)

Op grond van de AVG zijn wij verplicht voor elke verwerkingsactiviteit een gedocumenteerde rechtsgrondslag te hebben. De onderstaande tabel beschrijft de rechtsgrondslag voor elk doel waarvoor wij persoonsgegevens verwerken in onze hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke:

Verwerkingsdoel	Type gegevens	Rechtsgrondslag (Art. 6 AVG)
Verlenen van de Diensten en beheer van uw account	Contact-, facturatie-, account- en gebruiksgegevens	Art. 6(1)(b) — Uitvoering van de overeenkomst
Verwerking van betalingen en fraudepreventie	Facturatie-, betalings- en apparaatgegevens	Art. 6(1)(b) — Overeenkomst; Art. 6(1)(f) — Gerechtvaardigd belang
Reageren op supportverzoeken	Contact-, account- en gebruiksgegevens	Art. 6(1)(b) — Overeenkomst; Art. 6(1)(f) — Gerechtvaardigd belang
Verzenden van dienst-gerelateerde meldingen	Contact- en accountgegevens	Art. 6(1)(b) — Overeenkomst; Art. 6(1)(f) — Gerechtvaardigd belang
Verzenden van marketingcommunicatie (indien u zich heeft aangemeld)	Contact- en gebruiksgegevens	Art. 6(1)(a) — Toestemming
Productanalyse en dienstverbetering	Gebruiks-, apparaat- en loggegevens (gepseudonimiseerd)	Art. 6(1)(f) — Gerechtvaardigd belang
Beveiligingsmonitoring en incidentrespons	Log-, apparaat- en gebruiksgegevens	Art. 6(1)(f) — Gerechtvaardigd belang
Naleving van wettelijke verplichtingen	Alle relevante categorieën	Art. 6(1)(c) — Wettelijke verplichting
Verwerking namens klanten (als verwerker)	Alle door klanten ingediende persoonsgegevens	Art. 6(1)(b) — Overeenkomst (met verwerkingsverantwoordelijke)
AI-functieverwerking (optioneel, op instructie van de verwerkingsverantwoordelijke)	Zoals ingediend door de verwerkingsverantwoordelijke	Art. 6(1)(b) — Overeenkomst met verwerkingsverantwoordelijke; erft de rechtsgrondslag vastgesteld door de verwerkingsverantwoordelijke

Wanneer wij ons beroepen op gerechtvaardigde belangen (Artikel 6(1)(f)), hebben wij een Gerechtvaardigde Belangentoets (LIA) uitgevoerd en gedocumenteerd, waarin onze belangen worden afgewogen tegen uw rechten en vrijheden. U kunt een kopie van onze LIA opvragen door contact op te nemen met support@recruitcrm.io.

Wanneer wij ons beroepen op toestemming (Artikel 6(1)(a)), heeft u het recht om die toestemming op elk moment in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking is uitgevoerd. Om uw toestemming in te trekken, neemt u contact met ons op via support@recruitcrm.io of gebruikt u de afmeldlink in elke marketingcommunicatie.

5. Hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken

5.1 Dienstverlening en accountbeheer

Het leveren, onderhouden en verbeteren van het Recruit CRM-platform en de Diensten
Het aanmaken en beheren van uw account, inclusief authenticatie en toegangscontrole
Het verwerken van betalingen en het beheren van facturering, facturen en abonnementsverlengingen
Het verzenden van transactionele communicatie die essentieel is voor de Dienst (accountmeldingen, beveiligingsmeldingen, service-updates)
Het reageren op supportverzoeken, het oplossen van problemen en het beslechten van geschillen

5.2 Marketing en communicatie (indien u zich heeft aangemeld)

Het verzenden van nieuwsbrieven, productupdates, functie-aankondigingen en promotieaanbiedingen
Het uitvoeren van enquêtes en het vragen om feedback over de Diensten
Het personaliseren van inhoud en aanbevelingen op basis van uw gebruikspatronen
Het tonen van gerichte advertenties op onze website en platforms van derden (met uw toestemming waar vereist)

U kunt zich op elk moment afmelden voor marketingcommunicatie via de afmeldlink in elke e-mail of door contact op te nemen met support@recruitcrm.io. Het afmelden voor marketing heeft geen invloed op de ontvangst van dienst-gerelateerde communicatie.

5.3 AI-functies (optioneel — op instructie van de verwerkingsverantwoordelijke)

Onze optionele AI-aangedreven functies (waaronder gesprekstranscriptie, notities maken, kandidaatsamenvattingen, genereren van vacatureteksten en het opstellen van e-mails) verwerken persoonsgegevens die door onze klanten zijn ingediend. De volgende voorwaarden zijn van toepassing op AI-verwerking:

Geen AI-training op uw gegevens: Wij zullen uw persoonsgegevens of de gegevens van uw klanten niet gebruiken om AI-modellen te trainen, te verfijnen of te verbeteren zonder uw uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming.
Eigendom: U behoudt het volledige eigendom van alle invoer en uitvoer die via AI-functies worden gegenereerd.
Gedeelde verantwoordelijkheid: Recruit CRM implementeert passende waarborgen voor door AI verwerkte gegevens en handhaaft een gedeelde verantwoordelijkheid met klanten onder AVG Artikelen 26 en 28.
Openbaarmaking: AI-uitvoer wordt uitsluitend ter informatie en ondersteuning verstrekt. U bent verantwoordelijk voor beslissingen die worden genomen op basis van AI-uitvoer.
Geautomatiseerde besluitvorming: Wanneer AI-functies geautomatiseerde verwerking omvatten die aanzienlijke gevolgen heeft voor personen (Artikel 22 AVG), zullen wij dit op verzoek openbaar maken en ervoor zorgen dat passende mechanismen voor menselijke toetsing beschikbaar zijn.
Gebruiksgegevens: Wij kunnen geanonimiseerde of gepseudonimiseerde technische gebruiksgegevens (foutenlogboeken, prestatiestatistieken) verzamelen om de kwaliteit van de dienstverlening te handhaven. Geen persoonsgegevens worden zonder uw uitdrukkelijke toestemming gebruikt voor productverbetering.

6. Hoe wij persoonsgegevens delen

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen persoonsgegevens uitsluitend zoals hieronder beschreven:

6.1 Sub-verwerkers

Wij schakelen betrouwbare externe dienstverleners ("sub-verwerkers") in die persoonsgegevens namens ons verwerken op basis van schriftelijke verwerkersovereenkomsten die gelijkwaardige bescherming bieden als die in onze klant-DPA. Wij stellen klanten vooraf op de hoogte van wijzigingen in onze lijst van sub-verwerkers.

De enige gezaghebbende en actuele lijst van sub-verwerkers — inclusief hun doel en land van vestiging — wordt bijgehouden in Bijlage III van de Recruit CRM Verwerkersovereenkomst, beschikbaar op recruitcrm.io/legal/data-processing-agreement/. De onderstaande tabel is als beknopt overzicht bedoeld en weerspiegelt de sub-verwerkers op de datum van dit Beleid. In geval van enige inconsistentie tussen deze tabel en DPA Bijlage III, prevaleert DPA Bijlage III.

Sub-verwerker	Doel	Land
Amazon Web Services, Inc.	Cloud-infrastructuur hosting	Verenigde Staten (+ EU-regio's)
SendGrid, Inc.	Transactionele e-mailbezorging	Verenigde Staten
Twilio Inc.	Spraak, SMS en gespreksopname	Verenigde Staten
Google, Inc.	Regionale gegevensverwerking, API's	Verenigde Staten (+ EU-regio's)
Intercom, Inc.	Klantchat en ondersteuning	Verenigde Staten
Nylas, Inc.	E-mail-, agenda- en contactsynchronisatie	Verenigde Staten
OpenAI, L.L.C.	Generatieve AI-functies	Verenigde Staten
Workato, Inc.	Workflow-automatiseringsplatform	Verenigde Staten
TextKernel USA LLC	AI-gestuurde cv-parsing	Verenigde Staten
Mixpanel, Inc.	Productanalyse	Verenigde Staten
Datadog, Inc.	Applicatiemonitoring en beveiliging	Verenigde Staten
Singlestore, Inc.	Realtime zoek- en analysefuncties	Verenigde Staten
Beamer	In-product aankondigingen	Verenigde Staten
Userpilot	Onboarding-ervaring	Verenigde Staten
Metabase, Inc.	Geavanceerde rapportage en analyse	Verenigde Staten
VONQ Inc.	Vacatureadvertenties en multiposting	Nederland (EER)
Unipile	LinkedIn messaging-integratie	Frankrijk (EER)
Geoapify	Locatiediensten	Duitsland (EER)
ContactOut Limited	Gegevensverrijking	Verenigd Koninkrijk
Bright Data, Inc.	Openbare gegevens scraping	Verenigde Staten
Athina AI	AI-onboarding software	Verenigde Staten
MongoDB, Inc.	Auditlog-vastlegging	Verenigde Staten
AWS CloudWatch / Elastic Search	Logbeheer	Verenigde Staten

Alle sub-verwerkers gevestigd in de Verenigde Staten vallen onder het EU-U.S. Data Privacy Framework (en, waar van toepassing, de UK Extension to the EU-U.S. DPF en het Swiss-U.S. DPF) en/of Standaard Contractuele Bepalingen (Uitvoeringsbesluit van de Commissie (EU) 2021/914, Module 2) als passende doorgifte-waarborgen. Sub-verwerkers in de EER vallen rechtstreeks onder de AVG. Sub-verwerkers in het VK vallen onder de UK AVG en, waar van toepassing, de UK IDTA.

6.2 Wettelijke openbaarmakingen

Wij kunnen persoonsgegevens openbaar maken aan rechtshandhavingsinstanties, rechtbanken of andere overheidsinstanties indien dit vereist is op grond van toepasselijk recht of een bindend rechterlijk bevel. Waar wettelijk toegestaan, zullen wij getroffen klanten op de hoogte stellen voordat wij aan dergelijke verzoeken voldoen, zodat zij passende rechtsmiddelen kunnen aanwenden. Wij streven er altijd naar om de minimaal noodzakelijke gegevens openbaar te maken om aan het verzoek te voldoen.

6.3 Bedrijfsoverdrachten

In het geval van een fusie, overname, verkoop van activa of herstructurering, kunnen persoonsgegevens worden overgedragen aan de overnemende partij. Wij zullen voorafgaand aan een dergelijke overdracht kennisgeving doen per e-mail en via een opvallende mededeling op de website, en de overnemende partij zal gebonden zijn aan privacyverplichtingen die gelijkwaardig zijn aan dit Beleid.

6.4 Met uw toestemming

Wij kunnen persoonsgegevens delen met andere derden wanneer u ons daarvoor uw uitdrukkelijke voorafgaande toestemming heeft gegeven.

6.5 Aansprakelijkheid bij verdere doorgifte

In overeenstemming met het EU-U.S. DPF, de UK Extension to the EU-U.S. DPF en de Swiss-U.S. DPF-principes blijft Workforce Cloud Tech, Inc. aansprakelijk onder de DPF-principes voor de verdere doorgifte van persoonsgegevens aan externe sub-verwerkers die dergelijke gegevens namens ons verwerken, tenzij wij bewijzen dat wij niet verantwoordelijk zijn voor de gebeurtenis die aanleiding geeft tot de betreffende schade.

7. Internationale gegevensdoorgiften

Recruit CRM is gevestigd in de Verenigde Staten. Wanneer wij persoonsgegevens vanuit de Europese Economische Ruimte (EER), het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland doorgeven aan de Verenigde Staten of andere landen, beroepen wij ons op de volgende doorgifte-mechanismen:

7.1 EU-U.S. Data Privacy Framework, de UK Extension to the EU-U.S. DPF en het Swiss-U.S. Data Privacy Framework (primair mechanisme voor EER/VK/Zwitserland → VS doorgiften)

Workforce Cloud Tech, Inc. houdt zich aan het EU-U.S. Data Privacy Framework (EU-U.S. DPF), zoals vastgesteld door het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie C(2023) 4745 van 10 juli 2023, uitgebreid naar het Verenigd Koninkrijk onder de UK Extension to the EU-U.S. DPF, en naar Zwitserland onder het Swiss-U.S. DPF. De huidige vermelding van Workforce Cloud Tech, Inc. kan worden geverifieerd op https://www.dataprivacyframework.gov/

7.2 Standaard Contractuele Bepalingen (aanvullende waarborg)

Wij hebben Standaard Contractuele Bepalingen (Uitvoeringsbesluit van de Commissie (EU) 2021/914, Module 2: Verwerkingsverantwoordelijke-naar-Verwerker) gesloten met onze sub-verwerkers en klanten voor doorgiften van persoonsgegevens uit de EER naar de VS. De SCC's fungeren als aanvullend doorgifte-mechanisme naast het DPF. De SCC's worden beheerst door het recht van Ierland en geschillen vallen onder de jurisdictie van de rechtbanken van Dublin, Ierland, in overeenstemming met de rechtskeuze in onze DPA. Waar van toepassing, is het UK International Data Transfer Addendum (UK IDTA) van toepassing op doorgiften die onder de UK AVG vallen.

7.3 Overige doorgifte-mechanismen

Doorgiften aan sub-verwerkers binnen EER-lidstaten worden rechtstreeks beheerst door de AVG. Doorgiften aan sub-verwerkers in het VK vallen onder de UK AVG. Doorgiften aan sub-verwerkers in landen met een adequaatheidsbesluit van de EU zijn op die basis toegestaan. Alle overige doorgiften worden gedekt door SCC's of een ander mechanisme onder Hoofdstuk V AVG.

Belangrijke opmerking: Wij beroepen ons niet op gebundelde toestemming als doorgifte-mechanisme voor doorgiften van persoonsgegevens uit de EER, het VK of Zwitserland naar de Verenigde Staten. Het EU-U.S. DPF en de SCC's zijn onze primaire doorgifte-mechanismen.

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens slechts zo lang als noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, of zoals vereist door de wet. De onderstaande tabel vat onze belangrijkste bewaartermijnen samen:

Gegevenscategorie	Bewaartermijn	Rechtsgrondslag voor bewaring
Klantaccountgegevens (actieve accounts)	Duur van het abonnement	Art. 6(1)(b) — uitvoering van de overeenkomst
Klantaccountgegevens (na beëindiging)	14 dagen (exportperiode)	Art. 6(1)(f) — gerechtvaardigd belang bij ordelijke overgang
Systeemlogboeken (actief logbeheer)	30 dagen na beëindiging	Art. 6(1)(f) — onderzoek naar beveiligingsincidenten
Systeemlogboeken (koude-opslagarchief)	Nog 11 maanden (na de actieve logperiode)	Art. 6(1)(f) — wettelijke naleving en beveiliging
Facturatie- en financiële gegevens	10 jaar	Art. 6(1)(c) — wettelijke verplichting (belasting-/boekhoudwetgeving)
Marketing opt-in registraties	Tot intrekking toestemming + 3 jaar	Art. 6(1)(a) — toestemming; Art. 6(1)(f) — geschillenbeslechting
Kandidaat-/contactgegevens (verwerkersrol)	Zoals geïnstrueerd door Verwerkingsverantwoordelijke	Conform instructies in klant-DPA

Na het verstrijken van elke bewaartermijn worden persoonsgegevens veilig en permanent verwijderd in overeenstemming met NIST SP800-88-richtlijnen voor mediasanering. Klantgegevens kunnen na verwijdering niet worden hersteld. Op schriftelijk verzoek verstrekken wij binnen 30 dagen een schriftelijke bevestiging van verwijdering.

Verwerkingsverantwoordelijken die Recruit CRM als verwerker gebruiken, dienen bij het opstellen van hun eigen AVG Artikel 30 Register van verwerkingsactiviteiten deze bewaartabel te raadplegen in samenhang met Sectie 11 van de Recruit CRM Verwerkersovereenkomst.

9. Cookies en trackingtechnologieën

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën (webbakens, pixels, lokale opslag) op onze website en binnen de Diensten. In rechtsgebieden waar dit vereist is op grond van de ePrivacy-richtlijn en de AVG (inclusief alle EER-lidstaten en het VK), verkrijgen wij uw toestemming voordat niet-essentiële cookies worden geplaatst via onze cookie-toestemmingsbanner.

9.1 Soorten cookies die wij gebruiken

Cookietype	Doel	Rechtsgrondslag
Essentiële cookies	Noodzakelijk voor het functioneren van het platform. Omvatten sessiebeheer, authenticatie en beveiligingstokens. Kunnen niet worden uitgeschakeld zonder de Dienst te verstoren.	Art. 6(1)(b) — overeenkomst; strikt noodzakelijk
Analytische / inzichtcookies	Gebruikt om te begrijpen hoe gebruikers omgaan met ons platform (bijv. Mixpanel, Datadog). Helpen ons de gebruikerservaring te verbeteren. Gegevens worden waar mogelijk gepseudonimiseerd.	Art. 6(1)(a) — toestemming
Marketingcookies	Gebruikt om gerichte advertenties te leveren en de effectiviteit van campagnes te volgen (bijv. Facebook Pixel, LinkedIn Insight Tag). Worden alleen met uw toestemming geplaatst.	Art. 6(1)(a) — toestemming
Functionele cookies	Onthouden uw voorkeuren en instellingen (bijv. taal, tijdzone). Verbeteren het gebruiksgemak maar zijn niet essentieel.	Art. 6(1)(a) — toestemming

U kunt uw cookietoestemming op elk moment beheren of intrekken via ons cookievoorkeurscentrum (toegankelijk via de cookiebanner op onze website) of door uw browserinstellingen aan te passen. Houd er rekening mee dat het uitschakelen van bepaalde cookies de functionaliteit van de Diensten kan beïnvloeden. Over Do Not Track (DNT)-signalen: wij reageren momenteel niet op DNT-signalen van browsers.

Tracking door derden: Wij werken samen met advertentienetwerken (waaronder Google, Facebook/Meta en LinkedIn) die cookies en webbakens kunnen gebruiken om u op interesses gebaseerde advertenties aan te bieden. Als u zich wilt afmelden voor op interesses gebaseerde advertenties, bezoek dan https://www.youronlinechoices.eu/ (EER), https://optout.aboutads.info/ (VS), of beheer uw voorkeuren via de privacy-instellingen van elk platform. U kunt zich ook afmelden voor de gegevenspraktijken van RB2B/Retention.com op https://app.retention.com/optout.

10. Uw gegevensbeschermingsrechten

Afhankelijk van uw locatie kunt u de volgende rechten hebben op grond van de toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving. Deze rechten zijn beschikbaar voor personen in de EU/EER op grond van de AVG, voor personen in het Verenigd Koninkrijk op grond van de UK AVG, en voor personen in Zwitserland op grond van de Zwitserse Federale Wet inzake Gegevensbescherming (FADP) — inclusief met betrekking tot het recht van toegang en het recht om het gebruik en de openbaarmaking van persoonsgegevens te beperken. De specifieke wettelijke grondslag en, in sommige gevallen, de reikwijdte van een recht varieert enigszins per wet, zoals uiteengezet in de kolom "Rechtsgrondslag" hieronder. Wij reageren op alle geldige verzoeken binnen 30 dagen (of binnen de termijn die door toepasselijk recht wordt vereist). Wij brengen geen kosten in rekening tenzij een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

Recht	Betekenis	Hoe uit te oefenen	Rechtsgrondslag
Recht van inzage (Art. 15)	Een kopie van uw persoonsgegevens en informatie over hoe deze worden verwerkt verkrijgen.	E-mail: support@recruitcrm.io	Art. 15 AVG / UK AVG; Art. 25 FADP
Recht op rectificatie (Art. 16)	Onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die wij over u bewaren corrigeren.	E-mail of via accountinstellingen	Art. 16 AVG / UK AVG; Art. 32(1) FADP
Recht op wissing (Art. 17)	Verwijdering van uw persoonsgegevens verzoeken wanneer er geen legitieme reden is voor voortgezette verwerking.	E-mail: support@recruitcrm.io	Art. 17 AVG / UK AVG; Art. 32(2) FADP (vernietiging / blokkering)
Recht op beperking van verwerking (Art. 18)	Verzoeken dat wij beperken hoe wij uw gegevens gebruiken in bepaalde omstandigheden.	E-mail: support@recruitcrm.io	Art. 18 AVG / UK AVG; het dichtstbijzijnde FADP-equivalent is het recht om een verbod op openbaarmaking te verzoeken (Art. 32(2)(c) FADP) — FADP kent geen direct equivalent zelfstandig recht
Recht op gegevensoverdraagbaarheid (Art. 20)	Uw persoonsgegevens ontvangen in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.	E-mail: support@recruitcrm.io	Art. 20 AVG / UK AVG; Art. 28 FADP
Recht van bezwaar (Art. 21)	Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen of voor directe-marketingdoeleinden.	E-mail of afmeldlinks	Art. 21 AVG / UK AVG; Art. 30(2) FADP (beperktere reikwijdte — zie onderstaande opmerking)
Recht m.b.t. geautomatiseerde besluiten (Art. 22)	Niet onderworpen worden aan uitsluitend geautomatiseerde besluiten die aanzienlijke gevolgen hebben, inclusief profilering.	E-mail: support@recruitcrm.io	Art. 22 AVG / UK AVG; Art. 21 FADP
Recht om een klacht in te dienen (Art. 77)	Een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit in uw land van verblijf.	Neem contact op met uw nationale DPA, UK ICO of Zwitserse FDPIC	Art. 77 AVG / UK AVG; zie Sectie 10.2 voor het Zwitserse FDPIC-meldingskanaal

Opmerking over reikwijdte VK en Zwitserland: De UK AVG weerspiegelt de artikelen en nummering van de EU AVG rechtstreeks, zodat personen in het VK dezelfde rechten kunnen uitoefenen op dezelfde wettelijke basis. De Zwitserse FADP verleent nauw verwante rechten (inzage, rectificatie, wissing/vernietiging en gegevensoverdraagbaarheid onder Artikelen 25–32 FADP; bescherming tegen geautomatiseerde individuele beslissingen onder Artikel 21 FADP), maar met enkele verschillen in reikwijdte vergeleken met de AVG — zo kent de FADP geen direct equivalent zelfstandig recht op "beperking van verwerking", en is het recht van bezwaar beperkter dan AVG Artikel 21. De exacte wettelijke citaten hierboven dienen door juridisch adviseurs te worden bevestigd voordat dit Beleid wordt gepubliceerd.

10.1 Hoe u uw rechten kunt uitoefenen

Om een van de bovenstaande rechten uit te oefenen, neemt u contact met ons op via support@recruitcrm.io met "Data Rights Request" in de onderwerpregel. Wij kunnen u vragen uw identiteit te verifiëren voordat wij uw verzoek verwerken om ongeautoriseerde toegang te voorkomen. Als u een werknemer of kandidaat bent wiens gegevens worden verwerkt door een van onze klanten, neem dan rechtstreeks contact op met die klant, aangezien zij uw verwerkingsverantwoordelijke zijn.

10.2 Recht om een klacht in te dienen

Als u niet tevreden bent met onze reactie, of van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthoudende autoriteit:

EER-ingezetenen: De toezichthoudende autoriteit van uw EU-lidstaat van gewone verblijfplaats of werkplek (een volledige lijst is beschikbaar op https://edpb.europa.eu/). Voor zaken met betrekking tot het toepasselijke recht van onze SCC's is de leidende toezichthoudende autoriteit de Data Protection Commission (DPC) van Ierland — dataprotection.ie
VK-ingezetenen: De Information Commissioner's Office (ICO) — ico.org.uk
Zwitserse ingezetenen: De Zwitserse Federale Commissaris voor Gegevensbescherming en Informatie (FDPIC) — edoeb.admin.ch
Ingezetenen van Californië: De California Privacy Protection Agency (CPPA) — cppa.ca.gov

10.3 DPF-verhaalsmechanisme

Onafhankelijk verhaalsmechanisme (DPF-vereiste): In overeenstemming met het EU-US DPF en de UK Extension to the EU-U.S. DPF, Swiss-US DPF-principes, verbindt Workforce Cloud Tech, Inc. zich ertoe klachten over onze verzameling of ons gebruik van uw persoonsgegevens op te lossen. Dit Beleid dekt persoonsgegevens anders dan personeelsgegevens (HR); de DPF-zelfcertificering van Workforce Cloud Tech, Inc. dekt momenteel geen HR-gegevens. EU-, VK- en Zwitserse personen met vragen of klachten over onze DPF-naleving dienen eerst contact op te nemen via support@recruitcrm.io.

Als u een onopgeloste privacy- of gegevensgebruikskwestie heeft die wij niet naar tevredenheid hebben behandeld, neem dan contact op met onze in de VS gevestigde onafhankelijke geschillenbeslechtingsprovider JAMS (gratis voor u) op https://www.jamsadr.com/dpf-dispute-resolution

Onder bepaalde voorwaarden kunt u ook gerechtigd zijn om bindende arbitrage aan te spannen bij het DPF-panel. Voor details, zie Bijlage I van de DPF-principes op https://www.dataprivacyframework.gov/framework-article/Annex-I-introduction

11. Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij implementeren passende technische en organisatorische maatregelen (TOM's) om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onwettige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaarmaking of toegang, in overeenstemming met AVG Artikel 32. Onze beveiligingsmaatregelen omvatten:

Versleuteling van persoonsgegevens tijdens transport (TLS 1.2 of hoger) en in opslag
Multi-factor authenticatie (MFA) voor toegang tot systemen die persoonsgegevens bevatten
Rolgebaseerde toegangscontroles en 'need-to-know'-toegangsbeperkingen
Jaarlijkse penetratie- en kwetsbaarheidstests door onafhankelijke derden
Jaarlijkse SOC 2 Type II-audits en afstemming op ISO 27001:2022
Continue applicatiemonitoring via monitoringtools
Fysieke beveiligingscontroles van datacentra bij alle AWS-faciliteiten
Jaarlijkse privacy- en beveiligingstraining voor alle medewerkers met toegang tot persoonsgegevens
Formele incidentresponsprocedures afgestemd op NIST en EDPB Aanbeveling 01/2020

In het geval van een inbreuk op persoonsgegevens die waarschijnlijk resulteert in een risico voor uw rechten en vrijheden, zullen wij de relevante toezichthoudende autoriteit binnen 72 uur na kennisname van de inbreuk op de hoogte stellen (AVG Artikel 33), en getroffen personen zonder onnodige vertraging op de hoogte stellen wanneer dit vereist is op grond van AVG Artikel 34.

Hoewel wij alle redelijke stappen nemen om uw gegevens te beschermen, is geen enkele internetoverdracht volledig veilig. Wij kunnen daarom geen absolute beveiliging garanderen van gegevens die naar onze website of Diensten worden verzonden.

12. Persoonsgegevens van kinderen

Onze Diensten zijn ontworpen voor gebruik door volwassenen en professionele organisaties. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen jonger dan 13 jaar (of jonger dan 16 jaar in EER-lidstaten die de leeftijd voor digitale toestemming op 16 jaar hebben vastgesteld onder AVG Artikel 8). Wij staan kinderen niet toe onze Diensten te openen of te gebruiken zonder geverifieerde ouderlijke toestemming. Als u van mening bent dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt zonder de juiste toestemming, neem dan onmiddellijk contact op met support@recruitcrm.io en wij zullen die gegevens zonder onnodige vertraging verwijderen.

13. Inwoners van Californië — CCPA/CPRA-rechten

Als u een inwoner van Californië bent, verleent de California Consumer Privacy Act (CCPA) zoals gewijzigd door de California Privacy Rights Act (CPRA) u de volgende aanvullende rechten:

Recht op informatie: Verzoek om openbaarmaking van de categorieën en specifieke stukken persoonlijke informatie die zijn verzameld, de doeleinden voor verzameling, en de categorieën derden met wie wij deze delen
Recht op verwijdering: Verzoek tot verwijdering van persoonlijke informatie, onder voorbehoud van bepaalde uitzonderingen
Recht op correctie: Verzoek tot correctie van onjuiste persoonlijke informatie
Recht op opt-out van verkoop/deling: Wij verkopen geen persoonlijke informatie. Wij delen geen persoonlijke informatie voor cross-context gedragsadvertenties zonder uw opt-in toestemming
Recht op beperking van gebruik van gevoelige persoonlijke informatie: Beperk ons gebruik van gevoelige persoonlijke informatie tot wat noodzakelijk is om de Diensten uit te voeren
Recht op non-discriminatie: Wij zullen u niet discrimineren vanwege het uitoefenen van uw CCPA/CPRA-rechten

Om uw Californische rechten uit te oefenen, neemt u contact met ons op via support@recruitcrm.io of gebruikt u de onderwerpregel "Data Rights Request". Wij zullen binnen 45 dagen reageren zoals vereist door CCPA/CPRA. Wij reageren momenteel niet op Global Privacy Control (GPC)-signalen, maar herzien dit standpunt doorlopend.

14. Mobiele applicaties

Wanneer u onze mobiele applicatie gebruikt, verzamelen wij apparaattype, besturingssysteemversie, apparaat-identificatie (UDID) en gebruiksgegevens. Wij kunnen pushmeldingen verzenden voor service-updates en promoties — u kunt deze op elk moment op apparaatniveau uitschakelen. Locatiegegevens worden alleen verzameld met uw uitdrukkelijke toestemming op apparaatniveau en worden uitsluitend gebruikt om locatiegebaseerde zoekfuncties binnen de app te bieden. U kunt de locatietoestemming op elk moment intrekken via uw apparaatinstellingen.

15. Google API-openbaarmaking

Het gebruik van informatie ontvangen van Google API's door Recruit CRM voldoet aan het Google API Services Gebruikersgegevensbeleid, inclusief de vereisten voor Beperkt Gebruik. Persoonsgegevens ontvangen via Google API's worden uitsluitend gebruikt voor het doel van het leveren van de gevraagde Dienstfunctie en worden niet gebruikt voor advertenties, verkocht aan derden, of gebruikt om AI-modellen te trainen.

16. Diensten van derden, sociale media en links

Onze website bevat links naar websites van derden en integraties met sociale-mediaplatformen (waaronder LinkedIn, Facebook en Twitter/X). Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van die platformen. Wij moedigen u aan hun privacybeleid te raadplegen voordat u met hun functies interageert. Sociale-mediafuncties die op onze website zijn ingebed (zoals "Like"- of "Delen"-knoppen) kunnen cookies plaatsen en uw IP-adres verzamelen — onder voorbehoud van uw cookietoestemmingskeuzes.

Onze website kan communityforums of openbare blogs bevatten. Informatie die u publiekelijk deelt in deze gebieden kan door anderen worden gelezen of gebruikt. Neem contact op met support@recruitcrm.io om verwijdering van uw persoonlijke informatie uit openbare forums aan te vragen.

17. Wijzigingen in dit Beleid

Wij herzien en actualiseren dit Privacybeleid periodiek om wijzigingen in onze praktijken, technologie, wettelijke vereisten of regelgevende richtlijnen weer te geven. Als wij materiële wijzigingen aanbrengen, zullen wij:

U ten minste 14 dagen voor de inwerkingtreding van de wijziging per e-mail op de hoogte stellen (naar het bij uw account geregistreerde e-mailadres)
Een opvallende mededeling op onze website plaatsen
De datum "Laatst bijgewerkt" bovenaan dit Beleid bijwerken
Waar vereist, nieuwe toestemming verkrijgen voor eventuele nieuwe verwerkingsactiviteiten

Deze kennisgevingsperiode van 14 dagen is in overeenstemming met het wijzigingskennisgevingsproces zoals uiteengezet in de Recruit CRM Verwerkersovereenkomst (Sectie 12.5). Voor zakelijke klanten die gebonden zijn aan zowel dit Beleid als de DPA, beheerst het DPA-wijzigingsproces wijzigingen in verwerkersverplichtingen; dit Beleid beheerst wijzigingen in verwerkingsverantwoordelijke-verwerkingen en individuele gebruikersrechten.

Voor DPF-gerelateerde wijzigingen zullen wij het Amerikaanse Ministerie van Handel vooraf op de hoogte stellen. Wijzigingen in onze Verwerkersovereenkomst vereisen schriftelijke overeenstemming van beide partijen in overeenstemming met Sectie 12.5 van de DPA.

18. Hoe u contact met ons kunt opnemen

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot dit Privacybeleid of uw persoonsgegevens:

Type vraag	Contact
Algemene privacyvragen	support@recruitcrm.io
Verzoeken inzake gegevensrechten	support@recruitcrm.io (onderwerp: "Data Rights Request")
Meldingen van gegevensinbreuken	support@recruitcrm.io (onderwerp: "Security Incident")
DPF-klachten (eerste contact)	support@recruitcrm.io
DPF onafhankelijk verhaal	JAMS — jamsadr.com/dpf-dispute-resolution
Leidende toezichthoudende autoriteit (SCC toepasselijk recht)	Data Protection Commission (DPC) Ierland — dataprotection.ie
Bedrijfsadres	Workforce Cloud Tech, Inc. & all its subsidiaries, 28 Mohawk Avenue, Norwood, NJ 07648, United States
Website	recruitcrm.io