Erfahren Sie, wie Sie einen Chatbot für die Personalbeschaffung erfolgreich einrichten und wie er Ihnen helfen kann, Ihren Einstellungsprozess zu automatisieren.
Was ist ein Recruiting-Chatbot?
Chatbots für die Rekrutierung sind
Tools mit künstlicher Intelligenz (KI)
die mit Kandidaten kommunizieren können.
Sie denken vielleicht an generische, allgemeingültige Antworten.
Aber die heutigen Chatbots nutzen die Verarbeitung natürlicher Sprache und maschinelles Lernen, um menschenähnliche Interaktionen zu ermöglichen und sich mit jedem Gespräch zu verbessern.
Diese Tools finden Sie in der Regel auf Unternehmenswebsites, Social Media-Plattformen oder Messaging-Apps.
Ihre Hauptfunktion besteht darin, routinemäßige Interaktionen mit Bewerbern zu automatisieren, so dass Personalvermittler mehr Zeit für die persönlichen Aspekte der Einstellung und die Verfeinerung ihrer Rekrutierungsmethoden aufwenden können.
Einige der wichtigsten Aufgaben, die Chatbots übernehmen können, sind:
- Sammeln von Bewerberinformationen, wie Lebensläufen und Kontaktinformationen
- Screening potenzieller Neueinstellungen
- Bewertung von Qualifikationen
- Beantwortung allgemeiner Fragen zu Jobs und Bewerbungen
- Interviews vereinbaren
Vorteile des Einsatzes eines Chatbots für die Personalbeschaffung
Laut dem
Phenom’s Chatbots for Recruiting Benchmarks Bericht
verzeichnen Karriereseiten, die mit Chatbots für die Personalbeschaffung ausgestattet sind, einen Anstieg von 11 % bei den Kandidaten, die zu Leads werden.
Einige weitere Vorteile sind:
- Verbesserte Effizienz und Kosteneffizienz bei der Personalbeschaffung: Die Daten von SHRM aus dem Jahr 2022 zeigen, dass die
durchschnittlichen Kosten für die Einstellung von Mitarbeitern bei $4,70
betragen und der Prozess typischerweise 44 Tage dauert. Durch die Automatisierung der ersten Interaktionen mit Bewerbern können Chatbots sowohl den Zeitaufwand als auch die Kosten für die Rekrutierung erheblich reduzieren. - Verbesserung der Qualität der Einstellungen: Chatbots prüfen Kandidaten effizient und leiten nur diejenigen weiter, die Ihre spezifischen Kriterien erfüllen. Dadurch können Sie mehr qualifizierte Kandidaten ansprechen und die Qualität Ihrer Einstellungen verbessern.
- Gestrafft
Kandidatenreise
: Bewerber schätzen schnelle und reaktionsschnelle Interaktionen. Chatbots zeichnen sich durch unmittelbare Antworten aus und reduzieren
unbewusste Voreingenommenheit
und halten den Bewerber über den Stand seiner Bewerbung auf dem Laufenden – und verbessern so das gesamte
Bewerbererlebnis
. - Verbessertes
Arbeitgebermarke
: Mit Chatbots sinkt die Zahl der Bewerber, die ohne Antwort bleiben, drastisch, was die Zufriedenheit der Bewerber erhöht.
Dies verbessert nicht nur das Image Ihrer Marke, sondern trägt auch dazu bei, dass zufriedene Bewerber zu Fürsprechern der Marke werden, die für die Vorteile und Werte Ihres Unternehmens werben.
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Arten von Chatbots für die Rekrutierung
Nun, da Sie die Grundlagen kennen, lassen Sie uns in die verschiedenen Typen eintauchen, damit Sie Ihre perfekte Wahl treffen können.
| Typ des Chatbots | Hauptziel | Interaktion mit Kandidaten |
| Hiring Bot für Bewerbungen | Vereinfachen und rationalisieren Sie den Bewerbungsprozess. | Führt Kandidaten durch die Bewerbung, beantwortet Fragen und hilft beim Hochladen von Lebensläufen. |
| Bot zur Planung von Vorstellungsgesprächen | Planen Sie schnell Interviews oder Vorgespräche. | Koordiniert die Termine für Vorstellungsgespräche, prüft die Verfügbarkeit der Kandidaten, schlägt Zeitfenster vor und bestätigt die Treffen. |
| Kandidatenscreening-Bot | Nehmen Sie eine Vorauswahl der Kandidaten auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten und Qualifikationen vor. | Stellt Fragen zur Vorauswahl, bewertet die Antworten und beurteilt die Eignung für die Stelle. |
5 Schritte zur Implementierung eines Recruiting-Chatbots für Ihren Einstellungsbedarf
1. Wählen Sie einen Chatbot, der auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abgestimmt ist
Die Wahl der perfekten Chatbot-Lösung für die Personalbeschaffung kann überwältigend sein, aber wir haben eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um die Dinge zu erleichtern.
Hier erfahren Sie, wie Sie loslegen können:
- Definieren Sie Anforderungen: Überlegen Sie zunächst, welche Bewerberinteraktionen Sie automatisieren möchten. Dazu gehören z.B. das Screening, die Planung von Vorstellungsgesprächen oder die Beantwortung häufig gestellter Fragen. Sie können auch überlegen, welche Interaktionen einen großen Teil Ihrer Zeit in Anspruch nehmen und kann leicht automatisiert werden.
- Recherchieren Sie die besten Anbieter: Plattformen wie Paradox, Phenom People, Wade & Wendy, Olivia und AllyO bieten hervorragende Chatbot-Dienste für Websites. Sie können sogar nachschauen Ausgelagerte SDRs um Ihr internes Team zu ergänzen. Lesen Sie bei der Auswahl Ihres Anbieters immer die Bewertungen und vergleichen Sie Merkmale wie:
- NLP – um Recruiting-Gespräche natürlich zu führen.
- Individuelle Anpassung, einschließlich vorgefertigter Vorlagen oder Erstellung von Grund auf.
- Integrationen mit Ihrem
ATS
, Kalender, E-Mail,
CRM-Software
, etc.
- Sorgen Sie für Skalierbarkeit: Ihr Provider sollte in der Lage sein, Ihr Einstellungsvolumen und Verkehrsspitzen zu bewältigen. Prüfen Sie, ob die Chatbot-Plattform soliden technischen Support bietet.
- Vergleichen Sie die Preismodelle: Es gibt verschiedene Preispläne, z.B. Vorauszahlung, monatliche Zahlung, Zahlung pro Nutzung usw. Berechnen Sie die langfristigen Gesamtkosten und finden Sie heraus, welcher Plan am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.
- Suchen Sie nach kostenlosen Testversionen um Anbieter vor dem Kauf in der Praxis zu testen.
- Bestätigen Sie die Einhaltung Einhaltung von Vorschriften wie GDPR, falls erforderlich.
Langfristig wird der richtige Chatbot für die Personalbeschaffung dazu beitragen, einen Marktplatz für Talente zu schaffen, auf dem Sie problemlos mit den besten Kandidaten interagieren können.
2. Erstellen Sie einen Gesprächsablauf mit Chatbot-Skripten
Nachdem Sie Ihren Chatbot-Anbieter an Bord geholt haben, besteht der nächste Schritt darin, die gesamte Konversation bei der Personalbeschaffung für einen bestimmten Anwendungsfall zu planen, z. B. für ein Pre-Screening.
Sie können sich Beispiele für Chatbots ansehen
Skript-Beispiele
um sich inspirieren zu lassen, und erstellen Sie dann maßgeschneiderte Musterdialoge. Hier sind einige Aspekte, die Sie in Ihrem Chatbot-Skript abdecken können:
- Bot-Begrüßung und Rollenerklärung
- Kandidat, der sein Interesse bekundet
- Bot stellt Screening-Fragen
- Der Kandidat stellt seine Erfahrung zur Verfügung
Halten Sie Ihre Gespräche in einem Textdokument, einer Tabellenkalkulation oder einem Foliendokument fest.
Diese Dokumentation ermöglicht es Ihnen, mit den Beteiligten zusammenzuarbeiten undund die Arbeit zu automatisieren. Sie können auch Tools zur Gesprächsgestaltung wie Chatflow, Motion.AI, Voiceflow oder Flow XO verwenden.
3. Einen Entscheidungsbaum entwerfen & Chatbot-Logik erstellen
Sobald Ihre Skripte fertig sind, besteht der nächste Schritt darin, diese Dialoge in einem Entscheidungsbaum zu organisieren.
Das bedeutet, dass Sie Ihr Gespräch in ein Flussdiagramm umwandeln, in dem jedes Gesprächsthema zu einer bestimmten Antwort auf die Frage des Bewerbers führt.
Danach können Sie den Chatbot mit Hilfe einer Dialogmanagement-Software wie Chatfuel, Motion.ai, IBM Watson oder Landbot so programmieren, dass er die Antworten gemäß Ihrem Entscheidungsbaum erstellt.
Vergessen Sie nicht, verschiedene Gesprächsszenarien zu simulieren, um zu sehen, wie sich der Chatbot verhält.
Reagiert er angemessen? Kann es unerwartete Antworten gut verarbeiten? Nutzen Sie diese Testphase, um eventuell notwendige Anpassungen an der Logik oder dem Skript vorzunehmen.
Indem Sie Ihren Chatbot sorgfältig programmieren und testen, können Sie sicherstellen, dass er reibungslos und effektiv mit Kandidaten interagieren kann.
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4. Testen und Feedback einholen
Das Testen Ihres Chatbots mit echten Benutzern ist entscheidend für die Feinabstimmung seiner Leistung.
Beginnen Sie damit, Einstellungsszenarien zu simulieren, um zu sehen, wie gut der Bot die Stellenanforderungen versteht, Kandidaten überprüft und Anfragen bearbeitet.
Nutzen Sie diese Sitzungen, um direktes Feedback von Personalverantwortlichen zu erhalten, die mit dem Tool arbeiten.
Als Nächstes sollten Sie Ihre Tests ausweiten auf
Kandidaten mit unterschiedlichem Hintergrund
und Branchen. So können Sie eventuelle Verzerrungen oder Lücken in den Konversationsfähigkeiten des Chatbots erkennen.
Sammeln Sie detailliertes
Feedback
durch Umfragen, Abschriftenprüfungen und Bewertungen der Benutzerfreundlichkeit, wobei Sie sich auf die Qualität der Kommunikation, die Reaktionszeiten und die Relevanz der bereitgestellten Informationen konzentrieren.
Feedback ist von unschätzbarem Wert, da es nicht nur Ihr Verständnis für die Arbeitskräfte verbessert, sondern auch die Kommunikation Ihres Chatbots in Ihrem Geschäftsumfeld.
5. Integrieren und Bereitstellen des Bots
Sobald Ihr Chatbot fertig ist, besteht der nächste Schritt darin, ihn in Ihre
Rekrutierungsplattformen
.
Dies beinhaltet:
- Ihre
Karriereseite
, auf der der Chatbot Kandidaten bei der Stellensuche helfen, Anfragen zu bestimmten Funktionen beantworten und den Bewerbungsprozess vereinfachen kann. - Ihr
Bewerber-Tracking-System
um routinemäßige Einstellungsaufgaben zu automatisieren. Der Chatbot kann zum Beispiel Informationen für das Pre-Screening sammeln und direkt in Ihr
ATS
.
Jobbörsen
wie z.B. Indeed, LinkedIn oder Glassdoor, wo der Chatbot Bewerbern helfen kann, sie durch Bewerbungen zu führen und Lebensläufe zu sammeln.
Die Ausarbeitung eines Plans für das Änderungsmanagement ist ebenfalls wichtig, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Dazu gehören Schulungen für Personalvermittler und die Erstellung von Benutzerhandbüchern, um die Akzeptanz zu fördern und die Nutzung der neuen Technologie zu optimieren.
Bewährte Praktiken nach dem Einsatz Ihres Chatbots für die Personalbeschaffung
1. Bieten Sie menschliche Unterstützung
Auch bei den besten Systemen kann es zu Pannen kommen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie einen Plan für menschliche Unterstützung haben.
Stellen Sie sicher, dass Kandidaten zu einem Live-Chat mit einem Personalverantwortlichen wechseln können, wenn sie persönliche Unterstützung benötigen.
Recruiter sollten auch Chatbot-Konversationen überwachen und bei Bedarf eingreifen, insbesondere in der Anfangsphase nach der Bereitstellung.
2. Überwachen und verbessern
Kontinuierliche Überwachung ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Effektivität Ihres Chatbots.
Richten Sie einen Qualitätssicherungsprozess (QA) ein und überprüfen Sie regelmäßig
wichtige Leistungsindikatoren (KPIs)
wie:
- Reaktionszeit
- Qualität der Interaktion
- Zufriedenheit der Benutzer
Sie können sogar Feedbackschleifen einrichten, indem Sie die Kandidaten nach den Chats nach ihren Gedanken fragen oder kurze Umfragen verschicken, um ihre Erkenntnisse und Verbesserungsvorschläge zu sammeln.
3. Skalieren und expandieren
Wenn Ihr Chatbot seine Zuverlässigkeit und Effizienz unter Beweis gestellt hat, sollten Sie seine Fähigkeiten erweitern.
Ihr Chatbot könnte zum Beispiel beginnen, Telefonanrufe zu initiieren
Telefoninterviews
nachdem er die Vorab-Screening-Aufgaben erfolgreich erledigt hat.
Die Integration mit Terminplanungstools wie Calendly kann diese Prozesse erheblich rationalisieren.
Um das Potenzial Ihres Chatbots voll auszuschöpfen, sollten Sie neue Anwendungsfälle in Betracht ziehen, z. B. die Kontaktaufnahme mit passiven Kandidaten oder die Verwaltung der Kommunikation über verschiedene Standorte hinweg.
Chatbots für die Personalbeschaffung bringen Geschwindigkeit, Präzision und eine persönliche Note in Ihren Rekrutierungsprozess und steigern die Effizienz erheblich.
Es gibt verschiedene Arten von Chatbots, die alle Anforderungen an die Personalbeschaffung erfüllen – von der Vereinfachung von Bewerbungsverfahren über die Planung von Vorstellungsgesprächen bis hin zur Vorauswahl von Kandidaten.
Ihre nächste herausragende Anstellung könnte nur einen Chat entfernt sein!
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Häufig gestellte Fragen
1. Wofür sind Recruiting-Chatbots am effektivsten?
Chatbots für die Personalbeschaffung sind besonders effektiv für Bereiche mit hohem Bewerberaufkommen, wie z.B. Kundenservice, Vertriebspositionen und andere Positionen, für die es eine große Anzahl von Bewerbern mit ähnlichen Qualifikationen gibt.
Sie zeichnen sich in diesen Szenarien dadurch aus, dass sie die anfänglichen Screening-Prozesse automatisieren und Routineanfragen verwalten, was dazu beiträgt, den Prozess der Bewerbersortierung erheblich zu rationalisieren.
2. Gibt es Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes bei der Verwendung von Chatbots für die Personalbeschaffung?
Der Datenschutz ist ein zentrales Anliegen bei der Implementierung von KI-Technologien, einschließlich Chatbots für die Personalbeschaffung.
Es ist wichtig, dass Sie sich für Chatbots entscheiden, die mit soliden Datenschutzmaßnahmen entwickelt wurden und mit den wichtigsten Datenschutzbestimmungen wie der GDPR konform sind.
Richtig konfigurierte Chatbots sollten sicher mit persönlichen Daten umgehen und den Kandidaten klare Informationen darüber geben, wie ihre Daten verwendet werden.
3. Können Recruiting-Chatbots komplexe Bewerberfragen bearbeiten?
Moderne Recruiting-Chatbots, die mit fortschrittlichen Funktionen zur Verarbeitung natürlicher Sprache ausgestattet sind, können eine breite Palette hochkomplexer Kandidatenfragen bearbeiten.
Für sehr spezifische oder technische Anfragen ist es am besten, ein System zu haben, bei dem ein menschlicher Recruiter eingreifen kann, wenn der Chatbot bestimmte Schwellenwerte für die Komplexität der Anfrage oder die Unzufriedenheit des Kandidaten überschreitet.
