Oft als Formalität angesehen, haben Referenzprüfungen in der heutigen Zeit etwas an Glanz verloren.
Einige Personalverantwortliche haben vergessen, wie wichtig sie als abschließender Test für die Qualifikation eines Bewerbers sind, d. h. sie geben Aufschluss darüber, wie er die gewünschten Ziele, z. B. im Bereich Kundenservice, erreicht.
Für andere fühlen sich Referenzüberprüfungen wie ein Haufen Bürokratie an, bei der die Unternehmen nur die Vorschriften einhalten müssen. Wir sind hier, um ein gutes Wort für sie einzulegen.
Trotz ihrer Einschränkungen können gut durchgeführte Referenzüberprüfungen den Unterschied zwischen Ihrer besten Einstellung und der Auswahl eines Bewerbers, der nicht überzeugt, ausmachen.
Wenn sie gut gemacht sind, sind sie ein wertvolles Teil des Einstellungspuzzles, das Ihnen hilft, Kandidaten zu beurteilen. Sie können zusätzliche und wichtige Erkenntnisse über Dinge wie Arbeitsstil, Werte und mehr aufdecken.
Deshalb haben wir ein Handbuch für die Überprüfung von Referenzen erstellt, das Personalvermittlern als Leitfaden dient und Personalverantwortlichen hilft, das Beste aus dem Prozess herauszuholen.
Was ist eine Referenzprüfung?
Traditionell führen Arbeitgeber eine umfassende Hintergrundprüfung durch, um die Qualifikationen eines Bewerbers zu überprüfen. Die Überprüfung von Referenzen ist ein wichtiger Teil dieses Protokolls.
Die Tiefe und Art der gesammelten Informationen kann zwar von Unternehmen zu Unternehmen und von Branche zu Branche variieren, aber das Wesentliche bleibt das Gleiche.
Arbeitgeber führen Referenzprüfungen durch, indem sie frühere Arbeitgeber, Lehrer oder angesehene Kollegen des Bewerbers kontaktieren, um sicherzustellen, dass sie die beste Person einstellen.
Der Grund dafür ist, dass einige Personalverantwortliche der Meinung sind, dass dieser Prozess nur einen geringen Mehrwert bringt, da er lediglich die Informationen bestätigt, die der Bewerber bereits geliefert hat.
Nichtsdestotrotz können Referenzüberprüfungen nicht nur Aufschluss über die Qualifikationen eines Bewerbers geben – ob er beispielsweise weiß , wie man Apps entwickelt– und über seine Leistung in früheren Positionen, sondern auch über seine Kenntnisse, Fähigkeiten, Leistungen und seinen Charakter.
Sie können auch dazu beitragen, unqualifizierte Bewerber auszuschließen.
Arbeitszeugnis Überprüfung Verwendet
Die Überprüfung von Referenzen kann bei drei wichtigen Aspekten des Einstellungsprozesses helfen.
1. Tiefere Einblicke gewinnen
Angenommen, Sie beauftragen einen SEO-Profi. Sicherlich können Sie anhand des Lebenslaufs erkennen, ob die Person den Unterschied zwischen Absprungrate und Ausstiegsrate kennt, aber die Überprüfung von Referenzen kann auch detailliertere Informationen über persönliche Qualitäten, Stärken und Grenzen offenbaren.
Dies hilft Ihnen, die besten Kandidaten aus dem Pool herauszufiltern, wenn Sie die harte Arbeit geleistet haben, Ihre Talentpipeline während eines Kandidatenstaus warm zu halten.
Es hilft Ihnen auch, Kandidaten zu finden, die gut zur Kultur und zum Ethos Ihres Unternehmens passen.
Die Überprüfung von Referenzen ist eine zusätzliche Möglichkeit, um Diskrepanzen zwischen den im Lebenslauf angegebenen Kompetenzen und der Realität festzustellen.
2. Due Diligence
Der häufigste Verwendungszweck für Referenzprüfungen ist die Überprüfung des beruflichen Werdegangs eines Bewerbers. Einige Manager führen ihre Nachforschungen ausschließlich aus Compliance-Gründen durch, d.h. um sich vor möglichen rechtlichen Konsequenzen zu schützen.
3. Mitarbeiter Onboarding
Laut einer interessanten Statistik beginnen 83 % der leistungsstärksten Unternehmen mit dem Onboarding vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters.
Referenzprüfungen können Ihnen dabei helfen, die Soft Skills zu bewerten, die sich dem Bewerbungsprozess entziehen, und Ihr Onboarding zu verbessern.
Wir alle wissen, dass die Digitalisierung für die Unternehmenskommunikation, z. B. bei Schulungen, von Vorteil ist. Nun, Sie können die Erkenntnisse aus der Referenzierung auch in die Unterstützung Ihrer Mitarbeiter einfließen lassen, sobald Sie diese eingestellt haben.
Sie können sie nutzen, um Erkenntnisse darüber zu gewinnen, was sie zu Höchstleistungen motiviert oder welchen Managementstil sie bevorzugen.
Nachteile von Referenzkontrollen
Die Referenzierung wird etwas zu Unrecht schlecht gemacht und kann für Arbeitgeber von Nutzen sein, aber wir sind realistisch, was ihre Fähigkeit zur Messung der tatsächlichen Leistung angeht. Es ist unwahrscheinlich, dass ein Kandidat Schiedsrichter einbezieht, die ihm zum Beispiel ein schlechtes Zeugnis ausstellen.
Und obwohl die Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet sind, faire und genaue Angaben zu machen, ist ein Arbeitszeugnis bei weitem nicht unfehlbar, wenn es darum geht, Knackpunkte oder irreführende Informationen aufzudecken.
Eine Referenz von einem aktuellen Arbeitgeber zu erhalten, kann sich ebenfalls als schwierig erweisen, wenn der Kandidat die Tatsache, dass er zu gehen gedenkt, diskret behandeln muss.
Welche Arten von Referenzen gibt es und wer bearbeitet sie?
Ein Schiedsrichter ist eine professionelle Referenz, die für die Referenzen eines Bewerbers bürgt und seine allgemeine Eignung für eine Stelle beurteilt.
Einige Unternehmen geben nur ein professionelles Arbeitszeugnis ab, das die Berufsbezeichnung und die Daten bestätigt. In anderen Fällen können frühere Arbeitgeber, die der Kandidat ausgewählt hat, eine berufliche (charakterliche) Referenz abgeben, die ein weiteres Licht auf seine Leistung wirft.
Schriftliche Referenzen per E-Mail sind die häufigste Art, und Sie können festlegen, dass sie von einer E-Mail mit einer Unternehmensdomäne stammen müssen. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit von betrügerischen Referenzen.
Auch ein Telefonanruf kann eine gute Möglichkeit zur Überprüfung von Referenzen sein, allerdings besteht dabei die Gefahr von Betrug.
Für Ihr Unternehmen können Sie automatisierte Referenzierungssoftware verwenden, um menschliche Mitarbeiter freizusetzen, so wie kleine Unternehmen CRM-Systeme einsetzen, um Prozesse zu automatisieren, die ihnen beim Verkauf im Weg stehen.
Bei der Überprüfung von Referenzen können Unternehmen eigene Überprüfungen durchführen oder externe Referenzierungsdienste in Anspruch nehmen. Überprüfungen durch Dritte sind eine gute Option, wenn Sie sich bei der Durchführung von Überprüfungen unsicher sind und sich vor Klagen wegen fahrlässiger Einstellung fürchten.
Halten Sie sich an arbeitsbezogene Themen und meiden Sie Bereiche, die zu Diskriminierungsklagen führen könnten.
Wenn Sie die Referenzierung intern abwickeln, könnten Sie sich Sorgen machen, dass Arbeitgeber Ihnen bei der Entscheidungsfindung einen Strich durch die Rechnung machen könnten. Inkonsistente Fragen während der Prüfungen können das Ergebnis verfälschen und verhindern, dass die Kandidaten eine faire Chance erhalten.
Eine Lösung besteht darin, Ihre Informationen so zu organisieren, dass Sie die Kandidaten anhand vorgegebener Kriterien vergleichen können. Versuchen Sie zum Beispiel, Ihre Ergebnisse in verschiedene Kategorien von relevanten Fähigkeiten zu unterteilen, um zu sehen, wie die Kandidaten abschneiden.
Die größte Sorge der Arbeitgeber ist, wie zeitaufwändig die Überprüfung von Referenzen sein kann. Wenn Sie sich nicht trauen, die Überprüfung selbst durchzuführen, sollten Sie die Verantwortung an Experten von Dritten übertragen, um Zeit zu sparen und die Sicherheit zu gewährleisten.
Oder nehmen wir an, Sie sind ein Unternehmen, das nach einer Papierlose Anwaltskanzlei</ a>. Dienste von Drittanbietern können den Prozess der Aktenführung rationalisieren und alle Ihre Dokumente für den Fall künftiger Beschwerden aufbewahren.
Die 4 besten Tipps für die Durchführung von Referenzüberprüfungen
1. Feedback einholen
An einem Vorstellungsgespräch sind mehrere Kollegen beteiligt. Bitten Sie daher um Feedback per Videoanruf über Ihre VoIP-Telefonnummer. Nutzen Sie dies, um zu erfahren, wie Sie Referenzen sammeln.
Denken Sie daran, dass Ihr Ziel darin besteht, relevante Erkenntnisse zu gewinnen, die über die grundlegenden Fakten im Lebenslauf eines Bewerbers hinausgehen. Wenn Sie die an der Befragung Beteiligten mit einbeziehen, können Sie relevante Problembereiche, entscheidende Faktoren oder Folgefragen hervorheben. Lassen Sie sich davon leiten, was Sie bei Ihren Referenzprüfungen fragen.
Setzen Sie sich direkt mit dem Kandidaten in Verbindung, um herauszufinden, welche Personen in seinem Umfeld am besten in der Lage sind , Ihnen die benötigten Informationen zu liefern.
2. Seien Sie sich über Ihre Rolle im Klaren
Mit Hilfe von Referenzen können Sie sich ein möglichst genaues Bild von den Leistungen eines Bewerbers machen. Gehen Sie also genau auf die Umstände und Herausforderungen ein, mit denen er wahrscheinlich konfrontiert sein wird.
Egal, ob es um die Einhaltung enger Fristen oder den Umgang mit schwierigen Aufgaben geht, stellen Sie maßgeschneiderte Fragen, um herauszufinden, wie sich der Kandidat in seiner aktuellen Position und in ähnlichen Situationen geschlagen hat.
Sie können auch hypothetische Fragen verwenden, um herauszufinden, wie sich ein Bewerber voraussichtlich verhalten wird.
3. Wissen, wie man Fragen stellt
Um die Eignung eines Bewerbers am besten einschätzen zu können, müssen Sie die richtigen Fragen stellen, also stellen Sie diese offen und konkret. Ein guter Trick ist es, Erkenntnisse einzubeziehen, die Sie bereits durch Ihre Fragen gewonnen haben.
Dies lädt die derzeitigen Arbeitgeber dazu ein, konkrete Beispiele dafür zu liefern, wie der Kandidat Leistungen erbringt und mit entsprechenden Herausforderungen umgeht.
Sie können sich auch nach immateriellen Eigenschaften erkundigen, die in einem Lebenslauf schwerer zu überprüfen sind – Qualitäten, die oft unter die Rubrik soziale und emotionale Intelligenz fallen. Fragen Sie zum Beispiel, wie gut sie mit anderen Menschen auskommen oder ob sie über Persönlichkeitsmerkmale verfügen, die für die Stelle relevant sind, wie Einfühlungsvermögen oder die Fähigkeit, unter Druck ruhig zu bleiben.
Denken Sie auch hier an Ihre Motivations- und Zuhörfähigkeiten.
4. Umgehungsmöglichkeiten
Bei allen Vorteilen von Referenzüberprüfungen können Sie auf Herausforderungen stoßen, wenn Sie mehr über Bewerber erfahren wollen. Wenn Sie einen Anruf mit einem Schiedsrichter vereinbaren, sollten Sie sich mehr an den Fakten orientieren, anstatt Ihr Urteil auf Faktoren wie das Verhalten am Telefon zu stützen.
Möglicherweise stoßen Sie auch auf Beschränkungen bei den Personen, die Sie in Ihrem Unternehmen kontaktieren dürfen, oder auf eine Personalabteilung, die durch das Protokoll verpflichtet ist, nur die grundlegenden Fakten über die Funktion und die Beschäftigungsdaten zu bestätigen.
In diesem Fall sollten Sie den informellen Weg einschlagen und Referenzen von gemeinsamen Kontakten in Ihrem Netzwerk einholen. Wenn Sie Diskrepanzen zwischen den Berichten der Referenzpersonen feststellen, sollten Sie sich immer an den Kandidaten wenden, um eine Erklärung zu erhalten, die hoffentlich alle Bedenken ausräumt.
Abschließende Worte
Eine fatalistische Wahrnehmung ihres Wertes hat dazu geführt, dass Referenzprüfungen ein wenig aus der Mode gekommen sind. Sicherlich werden sie nicht alle beruflichen Leichen im Keller eines Bewerbers ans Licht bringen, aber wenn Sie unserer Checkliste folgen, können Sie tiefer eindringen und Erkenntnisse gewinnen, die Ihnen helfen, erfolgreiche Einstellungen vorzunehmen.
Wir hoffen, dass wir Ihnen hier einen besseren Überblick über die Stärken und Schwächen von Referenzprüfungen gegeben haben, damit Sie Ihre Hauptsaison für Neueinstellungen planen und zu einem unvergleichlichen Erfolg machen können.
Geschrieben von.
Jessica Day ist Senior Director für Marketingstrategie bei Dialpad, einem modernen Anbieter von Unternehmenskommunikationsplattformen und UCaaS, der jede Art von Konversation auf die nächste Stufe hebt und Gespräche in Chancen verwandelt. Jessica ist Expertin in der Zusammenarbeit mit multifunktionalen Teams zur Durchführung und Optimierung von Marketingmaßnahmen, sowohl für Unternehmens- als auch für Kundenkampagnen. Hier ist ihr LinkedIn.
