Las hojas de Excel son utilizadas por casi todos los trabajadores de cuello blanco para realizar parte de su trabajo. Desde hacer una lista de clientes potenciales, hacer un seguimiento de los ingresos, gestionar listas de tareas pendientes y prácticamente cualquier cosa que se le ocurra.
Las hojas de Excel han sido el mejor amigo de un reclutador durante los últimos más de 20 años. Las herramientas para reclutadores se han vuelto mucho más avanzadas hoy en día, quizá sea el momento de pasar a algo mejor que Excel. Pasamos un rato navegando por foros de debate para investigar un poco y nos enteramos de que muchos reclutadores saltan entre 4-5 herramientas para buscar candidatos, establecer disparadores de correo electrónico, programar citas, etc.
Como puede imaginar, esto es bastante doloroso y muchos datos se pierden en el proceso. Lo peor es que acaba ofreciendo una mala experiencia tanto a sus clientes como a sus candidatos.
Hoy en día, ¡hay mejores formas de dirigir su empresa y mejorar la productividad! Todo lo que necesita es un moderno sistema de seguimiento de solicitantes, básicamente un impresionante software para agencias de contratación que, a diferencia del Excel, está diseñado especialmente para una agencia de contratación.
Un software de contratación especializado siempre cambia las reglas del juego.
La gran diferencia entre utilizar hojas de Excel y un sistema ATS dedicado es que tendrá todo lo que necesita en un solo lugar. Esto reduce el dolor de tener que usar múltiples herramientas, aprender fórmulas de Excel como la fórmula de la pendiente, pedir ayuda a los analistas con Excel VBA, y le ayuda a mantenerse mucho más organizado.
Diferencia entre hojas de Excel y sistema ATS
| Características | Hojas de Excel | Software para agencias de contratación |
| Sistema de seguimiento de candidatos | No | Sí |
| Gestión de las relaciones con los clientes | No | Sí |
| Búsqueda booleana | No | Sí |
| Gestión de facturas | No | Sí |
| Analizador sintáctico de currículos | No | Sí |
| Cliente de correo electrónico | No | Sí |
| Gestión de empleos | No | Sí |
| Integraciones (G Suite, Zoho, Outlook) | No | Sí |
| Reportes y panel de control | No | Sí |
| Gestión de equipos | No | Sí |
| Personalizaciones | Sí (limitado) | Sí |
| Página de empleos/carreras | No | Sí |
| Solicitar currículum actualizado | No | Sí |
| Canal de contratación y ventas | No | Sí |
| Búsqueda por radio | No | Sí |
| Atención al cliente | No | Sí |
Por unos pocos dólares al mes, usando un moderno software para agencias de contratación le ahorrará horas de entrada de datos cada semana. A lo largo de un año, ¡estas horas valen miles de dólares!
Esta es la razón principal por la que debería cambiar a un ATS dedicado.
Los reclutadores están dejando de usar hojas de cálculo como Excel o Google Docs porque no se diseñaron teniendo en cuenta las necesidades de un reclutador.
He aquí un ejemplo para usted
Vamos a ver un ejemplo en el que puede ver el software para agencias de contratación en acción.
ABC Search
Así pues, Ryan es el propietario de ABC Search y tienen 4 reclutadores. Por desgracia, siguen utilizando google docs u hojas de excel para gestionar su base de datos de candidatos.
Escenario 1
Ryan quiere saber quién colocó a un candidato llamado «John Doe», pero como están utilizando hojas
de Excel, Ryan tiene que indagar un poco para averiguarlo. Tras buscar en múltiples archivos, finalmente encuentra lo que buscaba.
Tiempo perdido – 15-20 minutos.
Solución- Con un sistema ATS en funcionamiento, Ryan habría obtenido fácilmente los datos con sólo teclear el nombre de John en el cuadro de búsqueda y comprobar su perfil de candidato.
Escenario 2
Después de hacer un seguimiento durante 3 meses, Ryan consiguió un nuevo cliente (Apple), pero como Ryan no utiliza ningún tipo de CRM, no puede hacer un seguimiento de todas las conversaciones que se produjeron entre los distintos responsables de contratación de Apple y él durante los últimos 3 meses.
Ryan acaba rebuscando en su cuenta de Gmail para sacar correos electrónicos de hace meses.
Tiempo perdido – 10 minutos
Solución – Con un CRM para agencias de contratación (como Recruit CRM….no podía evitar el enchufe) en funcionamiento, Ryan habría podido leer fácilmente todas las conversaciones que ha mantenido con los reclutadores de Apple en una sola página.1
Escenario 3
ABC Search recibe una tonelada de correos electrónicos de candidatos con currículos, ya que no disponen de una base de datos, por lo que los reclutadores de Ryan pasan mucho tiempo revisando currículos e introduciendo datos en Google Docs.
Tiempo perdido – Horas cada semana, dependiendo del número de currículos.
Solución – Con el software instalado, Ryan habría analizado y almacenado los currículos directamente en la base de datos de su empresa desde la bandeja de entrada de su correo electrónico.
Al igual que en los escenarios anteriores, hay muchos más escenarios en los que un software de contratación habría resultado útil y habría ahorrado al equipo de Ryan mucho tiempo valioso y ¡les habría ayudado a ser más productivos!
Más información: Conozca las 5 principales herramientas de productividad para reclutadores
¡Por eso existe el software de reclutamiento!
Los sistemas ATS y CRM dedicados a la contratación están ayudando a empresas de todo el mundo a ser más productivas reduciendo la entrada de datos y manteniendo al equipo sincronizado. Cada sistema ATS está diseñado para un conjunto diferente de casos de uso. Hemos creado Recruit CRM para que la contratación sea más organizada, libre de estrés y divertida.
Así que si quiere probar un ATS hoy mismo, dé una oportunidad a nuestra prueba gratuita. Haga clic aquí para inscribirse.
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