Aumenti il coinvolgimento dei dipendenti e riduca il turnover con la nostra guida di esperti sulla conduzione dei colloqui di permanenza.
Non si lasci sfuggire il nostro modello gratuito, ricco di domande utili per un ambiente di lavoro prospero e ricco di contenuti.
Che cos’è un colloquio di permanenza?
Un colloquio di permanenza è essenzialmente un modo per scoprire cosa rende i suoi dipendenti impegnati e felici sul lavoro.
La consideri come una chiacchierata informale tra un manager e i membri del suo team, ma con una struttura maggiore.
Questo approccio sta prendendo piede.
In effetti, questa iniziativa ha registrato un aumento significativo nelle organizzazioni, passando dal 33% nel 2022 al 46% nel 2023.. Ma a differenza dei colloqui di uscita, che vengono condotti quando un dipendente esce dalla porta, questa pratica stimola discussioni proattive con coloro che fanno ancora parte del team. Si tratta di un elemento cruciale del ciclo di vita dei dipendenti, che si integra perfettamente nella strategia HR più ampia di un’organizzazione.
Quali sono i vantaggi dei colloqui di permanenza?
1. Migliorare il coinvolgimento dei dipendenti
Un aspetto chiave del coinvolgimento dei dipendenti è garantire che le persone sentano che il loro lavoro è significativo e che stanno progredendo nella loro carriera.
I colloqui di permanenza offrono l’opportunità di conversazioni continuative, che Gallup identifica come uno dei cinque fattori che determinano l’impegno sul posto di lavoro.
Questo tipo di dialogo aperto segnala ai dipendenti che le loro opinioni e aspirazioni sono preziose, aumentando il loro morale e la loro motivazione.
2. Aumentare i tassi di fidelizzazione e ridurre il turnover dei dipendenti.
La natura proattiva dei colloqui di permanenza consente di identificare precocemente i problemi, contribuendo alla fidelizzazione a lungo termine.
Le organizzazioni possono favorire la fiducia tra i dipendenti e i dirigenti offrendo un mezzo di comunicazione individuale, che porta alla risoluzione dei problemi in modo collaborativo.
Più che una semplice conversazione, i colloqui di permanenza offrono un modo proattivo per affrontare i potenziali problemi che potrebbero incoraggiare qualcuno ad andarsene mentre è ancora felicemente impiegato, portando a cambiamenti organizzativi.
Le interviste di permanenza hanno aiutato le aziende ridurre il turnover dei dipendenti fino al 30%.Il tutto migliorando la produttività, riducendo gli errori e, infine, aumentando i profitti.
La ricerca mostra anche che quasi due individui su cinque che hanno lasciato il loro lavoro durante il Grandi dimissioni periodo dichiarano che avere un colloquio di permanenza avrebbe potuto influenzare la loro decisione di partire.
Ciò dimostra come questa iniziativa serva da grande misura preventiva, consentendo ai manager di comprendere e affrontare le preoccupazioni dei dipendenti prima che si dimettano.
3. Promuovere una cultura di apertura
Una cultura aziendale forte è quella in cui i dipendenti possono esprimere le loro opinioni senza paura.
È stato dimostrato che i colloqui di permanenza creano un ambiente in cui gli individui possono esprimere i loro sentimenti in modo efficace.
Infatti, Il 76% dei lavoratori che hanno avuto un colloquio di permanenza ritengono che il loro manager abbia favorito un ambiente in cui potevano condividere liberamente i loro pensieri.
4. Aiuta a personalizzare lo sviluppo personale
Un vantaggio di condurre interviste di permanenza è che possono scoprire le aree di sviluppo professionale più importanti per i dipendenti.
Discutendo degli obiettivi e delle aspirazioni di carriera, le organizzazioni possono personalizzare le opportunità di sviluppo personale che si allineano ai desideri del dipendente e agli obiettivi dell’azienda, creando un percorso di crescita reciproco.
5. Processo decisionale informato per i team HR e di reclutamento
I colloqui di permanenza offrono una miniera d’oro di informazioni sia per le risorse umane che per le team di reclutamentoguidandoci a fare scelte più intelligenti.
Queste conversazioni genuine con i dipendenti esistenti ci aiutano a ottenere informazioni preziose che possono contribuire a definire le decisioni chiave in materia di risorse umane e di assunzioni.
Sia che si tratti di adattare i ruoli lavorativi alle aspirazioni dei dipendenti, sia che si tratti di perfezionare i nostri strategie di reclutamento basati su un feedback reale, i colloqui di permanenza ci permettono di fare scelte informate a vantaggio sia del team che dell’organizzazione.
6. Aiuta a ridurre i costi di reclutamento
I colloqui di permanenza sono una strategia di fidelizzazione dei dipendenti piuttosto efficace dal punto di vista dei costi, in quanto richiedono solo un po’ di tempo per parlare tra un manager e il suo team.
Questo approccio è molto più economico rispetto all’assunzione di una nuova persona o alla gestione delle conseguenze quando un membro del team se ne va perché insoddisfatto.
Concentrandosi sul dialogo aperto per migliorare la soddisfazione e l’impegno dei dipendenti, i colloqui di permanenza offrono una soluzione semplice e praticamente a costo zero per favorire un ambiente di lavoro positivo e ridurre i costi inutili del turnover.
Per saperne di più: 5 modi comprovati per ridurre i costi di reclutamento
Chi deve condurre i colloqui di permanenza?
Se guardiamo ai professionisti delle risorse umane, sono dei professionisti dei colloqui, con una solida conoscenza di ciò che coinvolge i dipendenti e li trattiene.
La loro esperienza in ritenzione dei dipendenti e le strategie di coinvolgimento consente loro di offrire preziose intuizioni e di guidare l’intervista in modo perspicace e strutturato.
Sul versante opposto, i manager hanno il vantaggio dell’interazione quotidiana e delle relazioni personali con i membri del loro team.
Questo stretto legame significa che possono offrire un’assistenza personalizzata e affrontare le questioni specifiche che emergono durante il colloquio.
Capiscono le sfumature del lavoro del loro team e possono fornire un feedback che influisce direttamente sulle esperienze e sulle sfide quotidiane del team.
La chiave è scegliere una persona in grado di favorire un dialogo confortevole e aperto, facendo sentire i dipendenti apprezzati e ascoltati.
Può anche considerare di far partecipare al colloquio sia le Risorse Umane che la leadership.
Come condurre i colloqui di soggiorno e le migliori pratiche da seguire
Condurre un colloquio di permanenza convincente è un processo strategico che richiede una preparazione, un’esecuzione e un follow-up accurati.
Vediamo più da vicino le fasi e le migliori pratiche per eseguire con successo un colloquio di permanenza nella sua organizzazione.
Passo 1: iniziare con una preparazione e una comunicazione efficaci
Prima di iniziare i colloqui di permanenza, è fondamentale definire il motivo per cui il suo team lo sta facendo.
Cosa spera di ottenere da questa iniziativa?
Se desidera migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, identificare le opportunità di reclutamento internoo prevenire potenziali uscite, avere un obiettivo chiaro guiderà le sue conversazioni e farà in modo che producano informazioni preziose.Quando si stabilisce un obiettivo chiaro, è anche fondamentale comunicare lo scopo e il processo ai dipendenti.
Sottolinei che l’obiettivo è quello di comprendere meglio le loro esigenze ed esperienze, non di valutare le prestazioni lavorative.
Questa distinzione incoraggia la fiducia e la trasparenza fin dall’inizio.
Fase 2: Creazione e conduzione dell’intervista
Un colloquio di soggiorno deve essere personalizzato per riflettere il ruolo, le esperienze e le aspirazioni di una persona.
Questo approccio dimostra che lei apprezza i loro contributi unici e assicura che la conversazione affronti gli argomenti più rilevanti e significativi per ciascun dipendente.
Dovrebbe anche decidere un intervallo o una tempistica, che può influenzare in modo significativo i suoi risultati.
I colloqui di permanenza programmati regolarmente, ad esempio semestralmente o annualmente, aiutano a monitorare i progressi e a rafforzare l’importanza del feedback e del miglioramento continuo.
Passo 3: ascoltare attentamente e documentare il processo
L’ascolto attivo è una parte fondamentale di un colloquio di soggiorno efficace.
Ciò implica la piena concentrazione su ciò che viene detto, anziché ascoltare passivamente il messaggio.
Si tratta di capire la prospettiva del dipendente, di mostrare empatia e di fare domande stimolanti per ottenere chiarezza.
E non dimentichi di documentare la conversazione per catturare i punti critici e gli spunti di riflessione.
Passo 4: sviluppare un piano d’azione reattivo
Quando ha finalmente terminato i colloqui, è il momento di tornare indietro e analizzare tutti i feedback dei colloqui. feedback del colloquio ricevuti per identificare i temi comuni e le aree di miglioramento. Collabori con la leadership e i team interessati per sviluppare un piano d’azione reattivo che affronti queste intuizioni, dimostrando l’impegno ad apportare cambiamenti positivi sulla base del feedback dei dipendenti.Per sfruttare al meglio questo processo in 4 fasi, ecco alcune best practice per i colloqui di lavoro da seguire:
- Assicurare la riservatezza: Garantire la riservatezza incoraggia l’onestà e l’apertura, rendendo più autentici e preziosi gli approfondimenti raccolti attraverso le interviste di soggiorno. Questa garanzia aiuta i dipendenti a sentirsi sicuri nel condividere i loro veri pensieri e sentimenti.
- Formare gli intervistatori: Assicurarsi che gli intervistatori siano ben formati è fondamentale per il successo dei colloqui di permanenza.
Devono essere abili nell’ascolto, nell’empatia e nell’esplorazione efficace del feedback fornito. Prenda in considerazione la possibilità di organizzare un incontro con il team di leader che saranno direttamente coinvolti nel processo di intervista, per guidarli sulle migliori pratiche . - Dare priorità alla comunicazione bidirezionale: I colloqui di permanenza hanno bisogno di fiducia per funzionare.
Se la cultura della sua azienda mantiene una rigida gerarchia, questi colloqui potrebbero non ottenere il feedback aperto a cui mira. Ecco perché è meglio adottare una comunicazione aperta e bidirezionale per ottenere il feedback più onesto per la sua organizzazione. - Includa TUTTI i membri del team: Per evitare la percezione che i manager si preoccupino solo di alcuni dipendenti e che non essere intervistati significhi non essere apprezzati, tutti i membri del team dovrebbero essere intervistati utilizzando la stessa procedura standardizzata.
- Non includa una valutazione delle prestazioni: Fare riferimento alle prestazioni del dipendente durante il colloquio di soggiorno può scoraggiare il dipendente dall’essere onesto nel suo feedback.
Dia un’occhiata anche a: Come creare la scorecard del colloquio perfetto per migliorare le assunzioni? [FREE template inside]
15 migliori domande per il colloquio di soggiorno da porre ai dipendenti
Si ricordi che il potere di un’intervista di permanenza risiede nel dialogo che si crea.
Questi rimangono domande per il colloquio sono progettati per stimolare conversazioni significative, scoprire feedback preziosi e rafforzare il legame tra i suoi dipendenti e l’organizzazione.
Li usi come punto di partenza per esplorare le aspirazioni, le preoccupazioni e le esperienze del suo team, guidando i suoi sforzi per migliorare l’ambiente di lavoro.
Si senta libero di mescolare e combinare le domande più appropriate per la sua organizzazione.
Domande sul dipendente
1. Cosa la motiva a venire al lavoro ogni giorno?
La risposta a questa domanda può illuminare ciò che spinge personalmente il dipendente, come l’allineamento con la missione dell’azienda, la passione per il proprio lavoro o il cameratismo di squadra.
Aiuta ad adattare l’ambiente di lavoro e le responsabilità a questi motivatori, migliorando la soddisfazione e la fedeltà al lavoro.
2. Che cosa teme del lavoro ogni giorno?
A differenza dell’ultima domanda, questa mira a scoprire i fattori di stress o le frustrazioni quotidiane che possono erodere la soddisfazione lavorativa.
Affrontare queste preoccupazioni può aiutare a evitare che diventino motivi di abbandono da parte di un dipendente.
3. Quando è stata l’ultima volta che ha pensato di lasciare l’azienda e cosa l’ha spinta a farlo?
Comprendendo quali sono i fattori che spingono i dipendenti a prendere in considerazione l’idea di andarsene, può affrontare in modo proattivo i problemi sistemici o le lamentele individuali prima che allontanino i talenti.
Questi fattori possono includere una situazione particolare, l’introduzione di una nuova politica o persino un individuo.
4. Come valuta il suo equilibrio tra lavoro e vita privata e come pensa che possa essere migliorato?
Sapeva che le aziende con un equilibrio positivo tra lavoro e vita privata vedono una un aumento del 25% nella fidelizzazione dei dipendenti?
Se i dipendenti lavorano costantemente per lunghi orari, è il momento di ripensare all’equilibrio.
Se è un’azienda in loco, provi a introdurre opzioni come il lavoro da casa per dare a tutti un po’ più di flessibilità.
5. Cosa renderebbe il suo lavoro ancora più soddisfacente?
In un’organizzazione ci sono sempre cose che possono essere fatte meglio.
Una domanda aperta come questa può aiutarla a capire da dove iniziare, soprattutto una volta individuate alcune risposte comuni.
Questa domanda permette ai dipendenti di condividere apertamente ciò che li preoccupa di più, sia che si tratti del loro manager o di un progetto.
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Domande sul ruolo lavorativo
1. Cosa trova più appagante nel suo lavoro?
Questa domanda aiuta a identificare gli aspetti del lavoro che forniscono un senso di realizzazione, che sono fondamentali per amplificare la fidelizzazione dei dipendenti.
Grazie a queste informazioni, i leader possono capire meglio cosa spinge i membri del loro team a fare il passo più lungo della gamba e come possono essere motivati.
2. Ci sono aree del suo ruolo in cui sente di aver bisogno di più sfide o di più supporto?
Chiedere ai dipendenti dove si sentono non supportati è un altro modo eccellente per individuare un potenziale motivo di dimissioni.
Questo non solo aiuta a identificare le aree in cui un dipendente potrebbe essere in difficoltà o sentirsi sottoutilizzato, ma evidenzia anche le opportunità di crescita e sviluppo professionale.
3. Consiglierebbe la nostra azienda ad amici in cerca di lavoro?
Perché o perché no?
Una raccomandazione è una forte approvazione dell’azienda.
Questa domanda rivela come i dipendenti si sentono realmente in merito alla cultura aziendale, alla leadership e alle opportunità di crescita.
4. Cosa le piacerebbe fare nel suo ruolo che non sta facendo attualmente?
Chiedere ai dipendenti quali sono i compiti o i progetti a cui sono interessati, ma che non hanno avuto la possibilità di affrontare, apre un dialogo per la crescita e l’innovazione.
Questo può rivelare talenti o aspirazioni nascoste, aiutando ad allineare meglio i loro ruoli con i loro interessi e il loro sviluppo professionale.
5. Ritiene di ricevere dall’azienda adeguate opportunità di apprendimento e sviluppo?
Se vuole che le persone restino con lei a lungo termine, è importante offrire opportunità di crescita professionale.
Ponendosi questa domanda, può capire meglio cosa potrebbe mancare alle sue iniziative di apprendimento e sviluppo.
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Domande sulla cultura aziendale
1. Quanto ritiene che i valori della nostra azienda siano in linea con i suoi valori personali?
L’allineamento con i valori aziendali è fondamentale per il senso di appartenenza e lo scopo di un dipendente.
Le discrepanze in questo caso possono segnalare un disallineamento che potrebbe influire sulla loro longevità con l’azienda.
2. Può fornire un esempio di come ha visto in azione i nostri valori aziendali?
Chiedere casi specifici in cui i valori aziendali sono stati dimostrati rafforza la loro importanza e le permette di vedere se i dipendenti percepiscono e vivono tali valori come previsto.
3. Quali tre parole descriverebbero la cultura del nostro team e perché?
Questa domanda consente di valutare le dinamiche e la cultura di squadra percepite, offrendo un riflesso diretto dell’ambiente di squadra quotidiano.
4. Si sente valorizzato e riconosciuto nell’azienda?
Perché o perché no?
Se la sua azienda è brava a far sentire i dipendenti apprezzati e a dare loro il riconoscimento che meritano, questo avrà un impatto positivo sul loro impegno e sulla loro produttività.
D’altra parte, la mancanza di apprezzamento può spingere le persone a trasferirsi altrove – un motivo in più per includere questa domanda nella sua lista di domande per il colloquio di permanenza dei dipendenti.
5. Come vorrebbe essere riconosciuto per il suo lavoro?
Questa domanda va a colpire ciò che fa sentire veramente apprezzato il suo team.
Non si tratta solo di dire ‘buon lavoro’; si tratta di scoprire se preferiscono le lodi pubbliche, un struttura di incentivio forse qualcosa di completamente diverso.
Se lo fa nel modo giusto, può aumentare la loro motivazione e il loro impegno, dimostrando che lei non si preoccupa solo di ciò che fanno, ma anche di riconoscerli in un modo che risuona personalmente.
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Come i team delle risorse umane possono analizzare e agire sui feedback dei colloqui di permanenza
Quando si tratta di ottenere il massimo dal soggiorno feedback del colloquiol’obiettivo è individuare quelle pepite di saggezza che possono portare a cambiamenti reali e d’impatto all’interno della sua organizzazione.Ecco alcuni passi per creare piani d’azione basati sulle intuizioni del colloquio di soggiorno:
- Si immerga nei dettagli: Non si limiti a sfogliare la superficie del suo feedback.
Cerchi modelli e temi comuni che potrebbero portare a miglioramenti significativi. - Stabilisca degli obiettivi chiari: Una volta identificate le principali aree di miglioramento, è il momento di entrare nello specifico.
Cosa vuole ottenere esattamente?
Stabilire obiettivi misurabili significa monitorare i suoi progressi e valutare l’impatto dei suoi cambiamenti. - Deleghi e agisca: Assegna ruoli e responsabilità chiari per dare vita a questi piani d’azione.
Ciò può significare coinvolgere i leader di diversi reparti per garantire che questi passi vengano attuati in tutto il team. - Mantenga la conversazione in corso: Monitorare i progressi è fondamentale, ma anche rimanere flessibili.
Sia pronto a modificare e adattare le sue strategie in base a nuovi feedback o cambiamenti sul posto di lavoro.
Si tratta di una conversazione continua, non di una soluzione unica.
Quando si tratta di condurre efficacemente un colloquio di permanenza, ricordi sempre Jack Welch Welch, “Cambia prima di doverlo fare”.
Questo approccio proattivo è d’oro quando si applica il feedback dei dipendenti ai colloqui.
Si tratta di essere all’avanguardia e di ricercare continuamente miglioramenti per migliorare davvero il nostro posto di lavoro.
Domande frequenti
1. Con quale frequenza devono essere condotti i colloqui di permanenza?
I colloqui di permanenza dovrebbero essere condotti almeno una volta all’anno, per garantire che le esigenze e le preoccupazioni dei dipendenti vengano affrontate regolarmente.
I tempi e la frequenza possono variare a seconda dell’organizzazione e delle sue esigenze specifiche, ma questi colloqui durano tipicamente 30-45 minuti.
2. Come può garantire la riservatezza e la fiducia durante i colloqui di soggiorno?
Per garantire la riservatezza e la fiducia durante i colloqui di permanenza, le organizzazioni possono fornire linee guida chiare sulla riservatezza, assicurare ai dipendenti che il loro feedback sarà mantenuto riservato e creare un ambiente sicuro e di supporto per una comunicazione aperta.
3. Come può misurare il successo di un colloquio di soggiorno?
Il successo dei colloqui di permanenza può essere misurato tracciando i tassi di fidelizzazione dei dipendenti, monitorando i livelli di soddisfazione e di impegno dei dipendenti e analizzando il feedback e l’attuazione del piano d’azione.
4. I colloqui di permanenza sono adatti a tutti i tipi di organizzazioni?
I colloqui di permanenza possono essere utili a tutti i tipi di organizzazioni, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore.
La chiave è adattare il processo alle sue esigenze specifiche e alla sua cultura.
