Referentiechecks worden vaak gezien als een formaliteit en hebben in de moderne tijd hun glans een beetje verloren.
Sommige aanwervingsmanagers zijn hun waarde vergeten als een laatste test om te zien hoe gekwalificeerd een kandidaat is, bijvoorbeeld als het gaat om het voldoen aan de gewenste doelstellingen op het gebied van klantenservice.
Voor anderen voelt het natrekken van referenties als een hoop administratieve rompslomp, waarbij bedrijven zich alleen maar hoeven in te spannen om aan de regels te blijven voldoen.
Wij zijn hier om een goed woordje voor hen te doen.
Ondanks hun beperkingen kunnen goed uitgevoerde referentiechecks het verschil uitmaken tussen de beste kandidaat of een kandidaat die niet aan de eisen voldoet.
Goed uitgevoerde referentiechecks zijn een waardevol onderdeel van de wervingspuzzel om u te helpen bij het beoordelen van kandidaten.
Ze kunnen extra en belangrijke inzichten aan het licht brengen over zaken als werkstijl, waarden en meer.
Daarom hebben wij een handboek voor referentiechecks opgesteld om recruiters te begeleiden en HR-professionals te helpen om het meeste uit het proces te halen.

Wat is een referentiecheck?

Traditioneel voeren werkgevers een uitgebreid achtergrondonderzoek uit om de referenties van een kandidaat te controleren.
Het natrekken van referenties is een belangrijk onderdeel van dat protocol.
Hoewel de diepgang en aard van de verzamelde informatie per bedrijf en bedrijfstak kan verschillen, blijft de essentie hetzelfde.
Werkgevers voeren referentiechecks uit door contact op te nemen met vorige werkgevers, leraren of gerespecteerde collega’s van de kandidaat om er zeker van te zijn dat ze de beste persoon aannemen.
De reden hiervoor is dat sommige aanwervingsmanagers het proces als weinig waardevol beschouwen, behalve als een bevestiging van de informatie die de kandidaat al heeft verstrekt.
Toch kunnen referentiechecks niet alleen inzicht geven in de kwalificaties van een kandidaat – bijvoorbeeld of hij weet hoe hij apps moet bouwen– en zijn prestaties in eerdere functies, maar ook in zijn kennis, vaardigheden, prestaties en karakter.
Ze kunnen ook helpen om niet-gekwalificeerde sollicitanten uit te sluiten.

Gebruik van referentiecheck voor tewerkstelling

Het natrekken van referenties kan helpen bij drie belangrijke aspecten van het aanwervingsproces-

1. Diepere inzichten krijgen

Stel dat u een SEO-professional inhuurt.
Natuurlijk kunt u aan hun CV zien of ze het verschil weten tussen bounce rate en exit rate, maar referentiechecks kunnen ook meer gedetailleerde informatie over persoonlijke kwaliteiten, sterke punten en beperkingen onthullen.
Dit helpt u om de beste kandidaten uit de pool te onderscheiden wanneer u het harde werk hebt gedaan om uw talentpijplijn warm te houden tijdens een bevriezing van kandidaten.
Het helpt u ook om kandidaten te vinden die goed bij de cultuur en het ethos van uw bedrijf passen.
Het natrekken van referenties is een extra kans om eventuele discrepanties tussen de vermelde competenties in een cv en de werkelijkheid op te sporen.

2. Zorgvuldigheid

Het meest voorkomende gebruik voor referentiechecks is controleren of het werkverleden van een kandidaat klopt.
Sommige managers voeren hun onderzoek uitsluitend uit compliance-overwegingen uit, d.w.z. om zichzelf te beschermen tegen mogelijke juridische gevolgen.

3. Inwerken van werknemers

Volgens een interessant weetje over werving en selectie begint 83% van de best presterende bedrijven met onboarding vóór de eerste dag van de nieuwe medewerker.
Referentiechecks kunnen u helpen bij het evalueren van de zachte vaardigheden die aan het sollicitatieproces ontsnappen en uw onboardingtraject verbeteren.
We weten allemaal hoe digitalisering een voordeel is voor bedrijfscommunicatie zoals training.
Welnu, u kunt inzichten uit referentiechecks ook integreren in de manier waarop u uw werknemers ondersteunt nadat u ze hebt aangenomen.
U kunt ze gebruiken om inzicht te krijgen in wat hun beste prestaties motiveert of wat hun favoriete managementstijl is.

Nadelen van referentiechecks

Referencing wordt een beetje ten onrechte verguisd en kan waarde opleveren voor werkgevers, maar we zijn realistisch over het vermogen ervan om echte prestaties te meten.
Het is bijvoorbeeld onwaarschijnlijk dat kandidaten referenten opnemen die hen een ongunstige referentie geven.
En hoewel werkgevers wettelijk verplicht zijn om een eerlijk en nauwkeurig verslag te geven, zijn referenties verre van onfeilbaar als het gaat om het ontdekken van knelpunten of misleidende informatie.
Een referentie krijgen van een huidige werkgever kan ook moeilijk zijn als de kandidaat discreet moet zijn over het feit dat hij of zij overweegt weg te gaan.

Soorten referenties & wie behandelt ze?

Een referent geeft een professionele referentie, staat in voor de geloofsbrieven van een kandidaat en beoordeelt zijn algemene geschiktheid voor een functie.
Sommige bedrijven geven alleen een professionele HR-referentie, die de functietitel en -data verifieert.
In andere gevallen kunnen vroegere werkgevers die door de kandidaat zijn gekozen, een professionele (karakter)referentie geven die meer licht werpt op hun prestaties.
Schriftelijke referenties via e-mail zijn de meest voorkomende soort, en u kunt bepalen dat ze afkomstig moeten zijn van een e-mail met een bedrijfsdomein.
Dit verkleint de kans op frauduleuze referenties.
Een telefoontje kan ook een goede manier zijn om referenties te controleren, hoewel fraude met referenties een risico is.
Voor uw bedrijf kunt u geautomatiseerde referentiesoftware gebruiken om menselijke werknemers vrij te maken, net zoals kleine bedrijven CRM-systemen implementeren om processen te automatiseren die hun verkoop in de weg staan.
Bedrijven kunnen zelf controles uitvoeren of gebruikmaken van referentiediensten van derden.
Controles door derden zijn een goede optie als u niet zeker bent over het uitvoeren van controles en niet bang bent om uzelf bloot te stellen aan rechtszaken wegens nalatige aanwerving.
Houd u aan werkgerelateerde onderwerpen en vermijd onderwerpen die discriminatieclaims zouden kunnen uitlokken.
Als u interne controles uitvoert, kunt u zich zorgen maken over de mogelijkheid dat werkgevers een vinger in de pap hebben bij uw besluitvorming.
Inconsistente vragen tijdens controles kunnen een vertekend beeld geven en voorkomen dat kandidaten een eerlijke kans krijgen.
Eén oplossing is het organiseren van uw informatie, zodat u kandidaten kunt vergelijken aan de hand van vooraf ingestelde criteria.
Probeer bijvoorbeeld uw bevindingen te ordenen in afzonderlijke emmers van relevante vaardigheden om te zien hoe kandidaten zich opstellen.
De grootste zorg voor werkgevers is hoe tijdrovend referentiechecks kunnen zijn.
Als u twijfelt over een doe-het-zelf-aanpak, vertrouw dan externe deskundigen de verantwoordelijkheid toe om u gemoedsrust te geven en tijd te besparen.
Of stel dat u een bedrijf bent dat streeft naar een papierloos advocatenkantoor</ a>.
Diensten van derden kunnen het archiveringsproces stroomlijnen en al uw documenten opslaan in het geval van toekomstige klachten.

4 beste tips voor het uitvoeren van referentiechecks

1. Feedback krijgen

Bij het sollicitatieproces zijn meerdere collega’s betrokken, dus vraag om feedback via een videogesprek met uw VoIP-telefoonnummer.
Gebruik dit om te bepalen hoe u referenties verzamelt.
Vergeet niet dat het uw doel is om relevante inzichten te krijgen die verder gaan dan de basisfeiten in het cv van een kandidaat.
Het inschakelen van degenen die bij het sollicitatiegesprek betrokken waren, kan relevante aandachtspunten, doorslaggevende factoren of vervolgvragen aan het licht brengen.
Laat dit uw leidraad zijn bij uw referentiechecks.
Neem rechtstreeks contact op met de kandidaat om de mensen in zijn omgeving te identificeren die het beste de informatie kunnen geven die u nodig hebt.

2. Wees duidelijk over de rol

Referencing is bedoeld om u een zo goed mogelijk idee te geven van hoe een kandidaat zal presteren, dus wees specifiek over de omstandigheden en uitdagingen waarmee hij of zij waarschijnlijk te maken krijgt.
Of het nu gaat om het omgaan met krappe deadlines of het dragen van zware verantwoordelijkheden, stel uw vragen op maat om te ontdekken hoe de kandidaat het heeft gedaan in zijn huidige functie en vergelijkbare situaties.
U kunt ook hypothetische vragen gebruiken om af te leiden hoe een sollicitant zich waarschijnlijk zal gedragen.

3. Weten hoe u vragen moet stellen

Om de geschiktheid van een kandidaat zo goed mogelijk te kunnen inschatten, moet u de juiste vragen stellen.
Een goede truc is om inzichten op te nemen die u al via uw vragen hebt verzameld.
Dit nodigt huidige werkgevers uit om concrete voorbeelden te geven van hoe de kandidaat presteert en omgaat met gerelateerde uitdagingen.
U kunt ook vragen stellen over immateriële zaken die moeilijker te verifiëren zijn aan de hand van een cv – kwaliteiten die vaak onder de noemer sociale en emotionele intelligentie vallen.
Vraag bijvoorbeeld hoe goed ze met anderen kunnen opschieten, of ze persoonlijkheidskenmerken hebben die relevant zijn voor de functie, zoals empathie of het vermogen om kalm te blijven onder druk.
Denk ook aan motivatie en luistervaardigheden.

4. Omwegen

Ondanks alle voordelen van referentiechecks, kunt u tegen uitdagingen aanlopen wanneer u meer te weten wilt komen over sollicitanten.
Wanneer u een gesprek met een referent plant, denk er dan aan om meer waarde te hechten aan de feiten in plaats van uw oordeel te baseren op factoren zoals hun manier van telefoneren.
U kunt ook te maken krijgen met beperkingen van wie u van uw organisatie mag contacteren of met een HR-afdeling die gebonden is aan het protocol om alleen de basisfeiten over de functie en tewerkstellingsdata te bevestigen.
In dat geval kunt u overwegen om de informele weg te bewandelen en referenties te zoeken bij wederzijdse contacten in uw netwerk.
Als u tegenstrijdigheden ontdekt tussen de verklaringen die referenten geven, ga dan altijd naar de kandidaat toe voor een verklaring die hopelijk alle twijfels zal wegnemen.

In laatste woorden

Door een fatalistische perceptie van hun waarde zijn referentiechecks een beetje uit de mode geraakt.
Natuurlijk zullen ze niet elk professioneel skelet in de kast van een sollicitant aan het licht brengen, maar door onze checklist te volgen, kunt u dieper graven en inzichten verwerven die u helpen bij het succesvol aannemen van personeel.
We hopen dat we u hier een beter beeld hebben gegeven van de sterke en zwakke punten van referentiechecks, zodat u uw wervingspiek kunt plannen en er een ongeëvenaard succes van kunt maken. Geschreven door- Jessica Day is Senior Director Marketing Strategy bij Dialpad, een modern platform voor bedrijfscommunicatie en UCaaS-provider die elk soort gesprek naar een hoger niveau tilt en gesprekken omzet in kansen.
Jessica is een expert in het samenwerken met multifunctionele teams om marketinginspanningen uit te voeren en te optimaliseren, voor zowel bedrijfs- als klantencampagnes.
Hier is haar LinkedIn.