Hoe voert u het beste sollicitatiegesprek?[+ GRATIS sjabloon binnenin]

Verhoog de betrokkenheid van werknemers en verlaag het verloop met onze deskundige gids voor het voeren van blijfgesprekken.
Mis onze gratis sjabloon niet, boordevol inzichtelijke vragen voor een bloeiende en tevreden werkplek.

Wat is een verblijfsinterview?

Een verblijfsgesprek is in wezen een manier voor u om erachter te komen wat uw werknemers betrokken en gelukkig maakt op het werk.

Zie het als een informeel koffiegesprek tussen een manager en zijn teamleden, maar dan met meer structuur.

Deze aanpak slaat aan.
Het is zelfs zo dat dit initiatief bij organisaties een aanzienlijke stijging te zien heeft gegeven, springend van 33% in 2022 naar 46% in 2023. Maar in tegenstelling tot exitgesprekken, die worden gevoerd als een werknemer de deur uitloopt, leidt deze praktijk tot proactieve gesprekken met degenen die nog deel uitmaken van het team. Ze vormen een cruciaal onderdeel van de doorlopende levenscyclus van werknemers, en passen naadloos in de bredere HR-strategie van een organisatie.

Wat zijn de voordelen van verblijfsinterviews?

1. De betrokkenheid van werknemers vergroten

Een belangrijk aspect van werknemersbetrokkenheid is ervoor zorgen dat mensen het gevoel hebben dat hun werk zinvol is en dat ze vooruitgang boeken in hun carrière.

Verblijfsinterviews bieden een gelegenheid voor doorlopende gesprekken, die Gallup identificeert als een van de vijf factoren voor betrokkenheid op de werkplek.

Dit soort open dialoog geeft werknemers het signaal dat hun meningen en wensen waardevol zijn, wat hun moreel en motivatie ten goede komt.

2. Retentiepercentages verhogen & personeelsverloop verminderen

Door de proactieve aard van verblijfsinterviews kunnen problemen vroegtijdig worden vastgesteld, wat bijdraagt aan de retentie op lange termijn.

Organisaties kunnen het vertrouwen tussen werknemers en managers bevorderen door een één-op-één medium aan te bieden, wat leidt tot het gezamenlijk oplossen van problemen.

Blijfgesprekken zijn meer dan alleen een gesprek en bieden een proactieve manier om potentiële problemen aan te pakken die iemand ertoe zouden kunnen aanzetten om weg te gaan terwijl hij nog gelukkig in dienst is, wat zou kunnen leiden tot veranderingen in de organisatie.

Verblijfsinterviews hebben bedrijven geholpen het personeelsverloop met wel 30% verminderenDit alles terwijl de productiviteit wordt verbeterd, het aantal fouten wordt verminderd en uiteindelijk de winst wordt verhoogd.

Onderzoek toont ook aan dat bijna twee op de vijf personen die hun baan opgaven tijdens de Groot Ontslag geven aan dat een verblijfsgesprek hun beslissing om te vertrekken had kunnen beïnvloeden.

Dit toont aan dat dit initiatief een geweldige preventieve maatregel is, die managers in staat stelt om de zorgen van werknemers te begrijpen en aan te pakken voordat ze ontslag nemen.

3. Een cultuur van openheid bevorderen

Een sterke bedrijfscultuur is een cultuur waarin werknemers zonder angst hun mening kunnen geven.

Verblijfsinterviews blijken een omgeving te creëren waarin mensen hun gevoelens effectief kunnen uiten.

Sterker nog, 76% van de werknemers die een stay interview hebben gehad, vonden dat hun manager een omgeving bevorderde waarin ze vrij hun gedachten konden delen.

4. Helpt persoonlijke ontwikkeling op maat te maken

Een voordeel van het voeren van verblijfsinterviews is dat ze gebieden van professionele ontwikkeling kunnen blootleggen die het belangrijkst zijn voor werknemers.

Door carrièredoelen en -aspiraties te bespreken, kunnen organisaties persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden op maat maken die aansluiten bij de wensen van de werknemer en de doelstellingen van het bedrijf, zodat er een wederzijds groeipad ontstaat.

5. Geïnformeerde besluitvorming voor HR- en wervingsteams

Verblijfsinterviews bieden een goudmijn aan inzichten voor zowel HR als teams wervenom ons te helpen slimmere keuzes te maken.

Deze oprechte gesprekken met bestaande werknemers helpen ons waardevolle informatie te verkrijgen die ons kan helpen bij het nemen van belangrijke HR- en aanwervingsbeslissingen.

Of het nu gaat om het afstemmen van functies op de aspiraties van werknemers of het verfijnen van onze wervingsstrategieën op basis van echte feedback, stellen verblijfsinterviews ons in staat om weloverwogen keuzes te maken die zowel het team als de organisatie ten goede komen.

6. Helpt de wervingskosten te verlagen

Blijfinterviews zijn een behoorlijk kosteneffectieve strategie om werknemers te behouden, omdat ze alleen wat tijd vergen om een manager en zijn team te laten praten.

Deze aanpak is veel voordeliger dan iemand nieuw aannemen of te maken krijgen met de gevolgen als een teamlid vertrekt omdat hij of zij ongelukkig is.

Door zich te richten op een open dialoog om de tevredenheid en betrokkenheid van werknemers te verbeteren, bieden verblijfsinterviews een eenvoudige oplossing die praktisch geen kosten met zich meebrengt voor het bevorderen van een positieve werkomgeving en het beperken van onnodige kosten voor personeelsverloop.

Lees meer: 5 bewezen manieren om uw wervingskosten te verlagen

Wie moet verblijfsinterviews houden?

Als we kijken naar HR-professionals, dan zien we dat zij professionals zijn in sollicitatiegesprekken en een goed inzicht hebben in wat werknemers boeit en bij hen houdt.

Hun expertise in personeelsbehoud en engagementstrategieën kunnen zij waardevolle inzichten bieden en het interview op een inzichtelijke en gestructureerde manier begeleiden.

Aan de andere kant hebben managers het voordeel van dagelijkse interactie en persoonlijke relaties met hun teamleden.

Door deze nauwe band kunnen ze ondersteuning op maat bieden en specifieke problemen aanpakken die tijdens het interview naar voren komen.

Zij begrijpen de nuances van het werk van hun team en kunnen feedback geven die rechtstreeks van invloed is op de dagelijkse ervaringen en uitdagingen van het team.

Het belangrijkste is om iemand te kiezen die een comfortabele en open dialoog kan voeren, zodat werknemers zich gewaardeerd en gehoord voelen.
U kunt zelfs overwegen om zowel HR als leidinggevenden aan het gesprek te laten deelnemen.

Hoe u verblijfsinterviews afneemt en best practices die u kunt volgen

Het voeren van een overtuigend verblijfsgesprek is een strategisch proces dat een doordachte voorbereiding, uitvoering en follow-up vereist.

Laten we eens kijken naar de stappen en best practices voor het succesvol uitvoeren van een stay interview in uw organisatie.

Stap 1: Begin met effectieve voorbereiding en communicatie

Voordat u met verblijfsinterviews begint, is het van cruciaal belang om te definiëren WAAROM uw team dit doet.
Wat hoopt u met dit initiatief te bereiken?

Of u nu de betrokkenheid van uw werknemers wilt verbeteren, mogelijkheden voor interne wervingof potentiële uitdiensttredingen wilt voorkomen, een duidelijk doel zal uw gesprekken sturen en ervoor zorgen dat ze waardevolle inzichten opleveren.Als u een duidelijk doel stelt, is het ook cruciaal om het doel en het proces met werknemers te communiceren.

Benadruk dat het doel is om hun behoeften en ervaringen beter te begrijpen, niet om hun werkprestaties te evalueren.
Dit onderscheid bevordert vertrouwen en transparantie vanaf het begin.

Stap 2: Het interview opstellen en uitvoeren

Een verblijfsgesprek moet worden afgestemd op iemands rol, ervaringen en ambities.

Deze aanpak laat zien dat u hun unieke bijdragen waardeert en zorgt ervoor dat het gesprek gaat over de meest relevante en zinvolle onderwerpen voor elke werknemer.

U moet ook een interval of timing bepalen, die uw bevindingen aanzienlijk kunnen beïnvloeden.

Regelmatig geplande verblijfsgesprekken, zoals halfjaarlijks of jaarlijks, helpen om de vooruitgang te volgen en versterken het belang van voortdurende feedback en verbetering.

Stap 3: Luister aandachtig en documenteer het proces

Actief luisteren is een belangrijk onderdeel van een effectief sollicitatiegesprek.

Dit houdt in dat u zich volledig concentreert op wat er gezegd wordt in plaats van passief naar de boodschap te luisteren.

Het gaat erom het perspectief van de werknemer te begrijpen, empathie te tonen en indringende vragen te stellen om duidelijkheid te krijgen.

En vergeet niet om het gesprek te documenteren om kritieke punten en bruikbare inzichten vast te leggen.

Stap 4: Een responsief actieplan ontwikkelen

Als u eindelijk klaar bent met uw interviews, is het tijd om terug te gaan en alle interviewfeedback die u hebt ontvangen om gemeenschappelijke thema’s en verbeterpunten te identificeren. Werk samen met het leiderschap en de relevante teams om een actieplan te ontwikkelen dat deze inzichten aanpakt, waaruit blijkt dat u zich inzet om positieve veranderingen door te voeren op basis van de feedback van uw werknemers.Om dit proces in 4 stappen optimaal te benutten, volgen hier enkele best practices voor een sollicitatiegesprek:

1. Vertrouwelijkheid garanderen: Het garanderen van vertrouwelijkheid moedigt eerlijkheid en openheid aan, waardoor de inzichten die via verblijfsinterviews verzameld worden oprechter en waardevoller worden. Deze garantie helpt werknemers om zich veilig te voelen en hun ware gedachten en gevoelens te delen.
2. Train interviewers: Goed opgeleide interviewers zijn van vitaal belang voor het succes van verblijfsinterviews.
   Ze moeten vaardig zijn in luisteren, zich inleven en de gegeven feedback effectief onderzoeken. Overweeg om een vergadering te organiseren met het team van leiders die direct betrokken zullen zijn bij het sollicitatieproces om hen te begeleiden bij de beste praktijken.
3. Geef voorrang aan tweerichtingscommunicatie: Sollicitatiegesprekken hebben vertrouwen nodig om te kunnen werken.
   Als uw bedrijfscultuur een strikte hiërarchie hanteert, zullen deze gesprekken misschien niet de open feedback opleveren waar u naar streeft. Daarom is het het beste om open communicatie in twee richtingen te gebruiken om de meest eerlijke feedback voor uw organisatie te krijgen.
4. Neem ALLE teamleden op: Om de indruk te vermijden dat managers alleen om bepaalde werknemers geven en dat niet geïnterviewd worden betekent dat ze niet gewaardeerd worden, moeten alle teamleden geïnterviewd worden volgens dezelfde gestandaardiseerde procedure.
5. Voeg geen functioneringsgesprek toe: De prestaties van de werknemer ter sprake brengen tijdens het sollicitatiegesprek kan de werknemer ontmoedigen om eerlijk te zijn in zijn feedback.

Bekijk ook: Hoe stelt u de perfecte interviewscorekaart op om beter aan te werven? [FREE template inside]

15 beste sollicitatievragen voor werknemers

Vergeet niet dat de kracht van een stay interview ligt in de dialoog die ontstaat.

Deze blijven interviewvragen zijn ontworpen om zinvolle gesprekken op gang te brengen, waardevolle feedback te ontdekken en de band tussen uw werknemers en de organisatie te versterken.

Gebruik ze als uitgangspunt om de ambities, zorgen en ervaringen van uw team te onderzoeken, zodat u uw inspanningen om uw werkomgeving te verbeteren kunt sturen.

Voel u vrij om de vragen die het meest geschikt zijn voor uw organisatie door elkaar te gebruiken.

Vragen over de werknemer

1. Wat motiveert u om elke dag te komen werken?

Het antwoord op deze vraag kan duidelijk maken wat de werknemer persoonlijk drijft, zoals het op één lijn staan met de missie van het bedrijf, passie voor hun werk of teamkameraadschap.

Het helpt de werkomgeving en verantwoordelijkheden af te stemmen op deze motivatoren, waardoor de werktevredenheid en -loyaliteit toenemen.

2. Waar bent u elke dag bang voor op uw werk?

In tegenstelling tot de laatste vraag, is deze vraag bedoeld om dagelijkse stressoren of frustraties bloot te leggen die de werktevredenheid kunnen ondermijnen.

Door deze zorgen aan te pakken, kunt u voorkomen dat ze redenen worden waarom een werknemer vertrekt.

3. Wanneer hebt u er voor het laatst aan gedacht om het bedrijf te verlaten, en wat was de aanleiding?

Door te begrijpen welke factoren ertoe leiden dat werknemers overwegen om weg te gaan, kunt u systeemproblemen of individuele grieven proactief aanpakken voordat ze talent wegjagen.

Deze factoren kunnen een bepaalde situatie, de introductie van een nieuw beleid of zelfs een individu zijn.

4. Hoe beoordeelt u uw balans tussen werk en privé en hoe denkt u dat deze verbeterd kan worden?

Wist u dat bedrijven met een positieve balans tussen werk en privé een 25% meer werknemers behouden?

Als mensen constant lange dagen maken, is het tijd om over het evenwicht na te denken.
Als u een bedrijf op locatie bent, probeer dan opties zoals thuiswerken te introduceren om iedereen wat meer flexibiliteit te geven.

5. Wat zou uw baan nog bevredigender maken?

Er zijn altijd dingen in een organisatie die beter kunnen.

Een open vraag als deze kan u helpen om erachter te komen waar u moet beginnen, vooral als u een aantal veelvoorkomende antwoorden ziet.
Door deze vraag te stellen, kunnen werknemers openlijk delen wat hen het meeste dwarszit, of het nu hun manager of een project is.

Misschien vindt u dit ook leuk: Wat is een intakegesprek? Een complete gids met voorbeeldvragen

Vragen over de functie

1. Wat vindt u het meest bevredigend aan uw werk?

Deze vraag helpt bij het identificeren van de aspecten van het werk die een gevoel van voldoening geven, wat cruciaal is voor het versterken van het behoud van werknemers.

Met deze inzichten kunnen leiders beter begrijpen waarom hun teamleden een stapje extra willen zetten en hoe ze gemotiveerd kunnen worden.

2. Zijn er gebieden in uw functie waar u meer uitdaging of ondersteuning nodig hebt?

Werknemers vragen waar zij zich niet gesteund voelen is een andere uitstekende manier om een mogelijke reden voor ontslag te ontdekken.

Dit helpt niet alleen om gebieden te identificeren waar een werknemer het moeilijk heeft of zich onderbenut voelt, maar het benadrukt ook mogelijkheden voor professionele groei en ontwikkeling.

3. Zou u ons bedrijf aanbevelen aan werkzoekende vrienden?
Waarom wel of waarom niet?

Een aanbeveling is een sterke ondersteuning van het bedrijf.
Deze vraag onthult hoe werknemers echt denken over de bedrijfscultuur, het leiderschap en de groeimogelijkheden.

4. Wat zou u binnen uw functie willen doen dat u nu niet doet?

Door werknemers te vragen naar taken of projecten waarin ze geïnteresseerd zijn, maar die ze nog niet hebben kunnen uitvoeren, ontstaat er een dialoog voor groei en innovatie.

Dit kan verborgen talenten of aspiraties aan het licht brengen, zodat ze hun rollen beter kunnen afstemmen op hun interesses en professionele ontwikkeling.

5. Vindt u dat u voldoende leer- en ontwikkelingsmogelijkheden krijgt van het bedrijf?

Als u wilt dat mensen op de lange termijn bij u blijven, is het belangrijk om doorgroeimogelijkheden te bieden.

Door deze vraag te stellen, kunt u beter begrijpen wat er misschien ontbreekt aan uw leer- en ontwikkelingsinitiatieven.

Kijk hier: Hoe kunnen recruiters een succesvolle enquête over de ervaring van kandidaten opstellen?

Vragen over de bedrijfscultuur

1. Hoe goed vindt u dat de waarden van ons bedrijf overeenkomen met uw eigen persoonlijke waarden?

Afstemming op de waarden van het bedrijf is van fundamenteel belang voor het gevoel van verbondenheid en het doel van een werknemer.

Discrepanties hier kunnen wijzen op een slechte afstemming die hun lange levensduur bij het bedrijf kan beïnvloeden.

2. Kunt u een voorbeeld geven van hoe u onze bedrijfswaarden in actie hebt gezien?

Vragen naar specifieke voorbeelden van bedrijfswaarden versterkt het belang ervan en stelt u in staat om te zien of werknemers deze waarden zien en naleven zoals bedoeld.

3. Welke drie woorden zouden onze teamcultuur beschrijven en waarom?

Deze vraag maakt het mogelijk om de waargenomen teamdynamiek en -cultuur te beoordelen en geeft een duidelijk beeld van de dagelijkse teamomgeving.

4. Voelt u zich gewaardeerd en erkend in het bedrijf?
Waarom wel of waarom niet?

Als uw bedrijf er goed in is om werknemers het gevoel te geven dat ze gewaardeerd worden en hen de erkenning te geven die ze verdienen, zal dit een positieve invloed hebben op hun betrokkenheid en productiviteit.

Aan de andere kant kan een gebrek aan waardering mensen ertoe aanzetten om ergens anders te gaan werken – des te meer reden om deze vraag op te nemen in uw lijst met vragen over het verblijf van werknemers.

5. Hoe wilt u erkend worden voor uw werk?

Door deze vraag te stellen, komt u te weten waardoor uw team zich echt gewaardeerd voelt.

Het gaat er niet alleen om dat u ‘goed werk’ zegt; het gaat erom dat u uitzoekt of ze de voorkeur geven aan publieke lof, een stimulerende structuurof misschien iets heel anders.

Als u dit goed aanpakt, kan dit hun motivatie en toewijding een boost geven en laat u zien dat u niet alleen geeft om wat zij doen, maar ook dat u hen erkent op een manier die persoonlijk aanslaat.

Lees ook: Positieve ervaring voor kandidaten & organisatiecultuur: Hoe toptalent aannemen & behouden?

Download onze GRATIS sjabloon voor sollicitatiegesprekken

Bent u klaar om de manier waarop u met uw team omgaat te transformeren?

Download nu onze gratis sjabloon voor sollicitatiegesprekken!
Het staat vol met prikkelende vragen die ontworpen zijn om uw inzicht in de ervaringen, aspiraties en uitdagingen van uw werknemers te verdiepen.

Dit hulpmiddel is uw eerste stap op weg naar een meer ondersteunende, gemotiveerde en tevreden werkplek.

Download de PDF hieronder en begin vandaag nog met het maken van zinvolle veranderingen!

Hoe HR-teams feedback over sollicitatiegesprekken kunnen analyseren en erop kunnen reageren

Als het erom gaat het meeste te halen uit een verblijf interviewfeedbackis het doel om die goudklompjes wijsheid te vinden die kunnen leiden tot echte, impactvolle veranderingen binnen uw organisatie.Hier volgen enkele stappen voor het maken van actieplannen op basis van inzichten uit het stay interview:

1. Duik in de details: Schuim niet alleen het oppervlak van uw feedback af.
   Zoek naar gemeenschappelijke patronen en thema’s die tot aanzienlijke verbeteringen kunnen leiden.
2. Stel duidelijke doelen: Zodra u de belangrijkste gebieden voor verbetering hebt geïdentificeerd, is het tijd om specifiek te worden.
   Wat wilt u precies bereiken?
   Meetbare doelen stellen betekent uw vooruitgang bijhouden en het effect van uw veranderingen evalueren.
3. Delegeer en onderneem actie: Wijs duidelijke rollen en verantwoordelijkheden toe om deze actieplannen tot leven te brengen.
   Dit kan betekenen dat leiders van verschillende afdelingen erbij betrokken moeten worden om ervoor te zorgen dat deze stappen in het hele team worden uitgevoerd.
4. Houd het gesprek gaande: De voortgang in de gaten houden is belangrijk, maar flexibel blijven ook.
   Wees bereid om uw strategieën aan te passen op basis van nieuwe feedback of veranderingen op de werkplek.
   Het is een voortdurend gesprek, geen eenmalige oplossing.

Denk bij het effectief voeren van een verblijfsinterview altijd aan Jack Welch’s wijsheid, “Verander voordat het moet.”

Deze proactieve aanpak is goud waard bij het toepassen van de feedback van werknemers uit uw interviews.
Het draait allemaal om voorop blijven lopen en voortdurend zoeken naar verbetering om onze werkplek echt te verbeteren.

Veelgestelde vragen

1. Hoe vaak moeten verblijfsinterviews worden uitgevoerd?

Blijfgesprekken moeten minstens één keer per jaar worden gehouden om ervoor te zorgen dat de behoeften en zorgen van werknemers regelmatig aan bod komen.
De timing en frequentie kunnen variëren afhankelijk van de organisatie en haar specifieke behoeften, maar deze gesprekken duren meestal 30-45 minuten.

2. Hoe kunt u vertrouwelijkheid en vertrouwen garanderen tijdens verblijfsinterviews?

Om vertrouwelijkheid en vertrouwen tijdens verblijfsinterviews te garanderen, kunnen organisaties duidelijke richtlijnen geven over vertrouwelijkheid, werknemers verzekeren dat hun feedback vertrouwelijk zal blijven, en een veilige en ondersteunende omgeving creëren voor open communicatie.

3. Hoe kunt u het succes van een verblijfsinterview meten?

Het succes van blijfgesprekken kan gemeten worden door het bijhouden van de retentiepercentages van werknemers, het monitoren van de tevredenheid en betrokkenheid van werknemers, en het analyseren van feedback en de implementatie van actieplannen.

4. Zijn verblijfsinterviews geschikt voor alle soorten organisaties?

Blijfgesprekken kunnen alle soorten organisaties ten goede komen, ongeacht hun grootte of bedrijfstak.
De sleutel is om het proces aan te passen aan uw specifieke behoeften en cultuur.