No mundo emocionante do recrutamento, os recrutadores são a força invisível que impulsiona o crescimento das empresas e transforma as carreiras, conectando os melhores talentos a seus empregos dos sonhos.
Mas não vamos exagerar – se fazer de casamenteiro é uma tarefa difícil e muitas vezes estressante. Essa pode ser uma tarefa esmagadora e pode ainda te levar ao esgotamento, especialmente quando se trata da comunicação com candidatos.
Mas veja pelo lado positivo – uma comunicação eficaz pode não só agilizar o processo, como também ser o combustível para aumentar seu negócio de recrutamento! Veja como.
Porque a comunicação transparente com os candidatos é tão importante
Uma comunicação eficaz é a base de um recrutamento bem sucedido. No entanto, é uma realidade gritante que 52% dos candidatos se encontram numa situação de bloqueio de comunicação de dois a três meses, ou até mais, após a candidatura.
Essa é uma estatística alarmante que precisa ser corrigida urgentemente.
Se você está entre aqueles que têm negligenciado a comunicação com os candidatos, está na hora de mudar essa situação. Melhorar sua estratégia de comunicação é o mesmo que desbloquear uma nova dimensão de crescimento e satisfação.
Aqui vão algumas razões convincentes para colocar a comunicação em primeiro lugar na sua estratégia de recrutamento:
- Estabelece as expectativas corretas: Uma comunicação clara estabelece as bases para uma compreensão mútua entre ambas as partes.
- Proporciona clareza: Elimina a ambiguidade, criando um caminho claro e direto para todos os envolvidos.
- Impulsiona os próximos passos: Uma comunicação eficaz leva os candidatos à fase seguinte do processo.
- Promove a transparência: A comunicação aberta fomenta a confiança, um elemento essencial em qualquer relação.
- Cumpra prazos: A comunicação simplificada ajuda a manter os processos de contratação e projetos empresariais num bom caminho.
- Cria uma experiência positiva: Uma boa comunicação cultiva um processo de recrutamento satisfatório, melhorando sua marca empregadora.
- Promove relações para toda a vida: Incentiva a repetição de negócios e constrói parcerias duradouras.
Em essência, uma comunicação clara, temporal e personalizada é uma vitória tripla – benéfica para sua agência de recrutamento, para seus candidatos e para seus clientes.
Agora, vamos ver como podemos revolucionar sua abordagem de recrutamento através do poder de uma comunicação eficaz com os candidatos.
8 regras fundamentais para uma comunicação altamente eficaz com candidatos
Quando se trata de estabelecer uma conexão com os candidatos a emprego de forma eficaz e com estilo, defendemos essas 8 regras de ouro:
1. Mapeie os pontos de contato:
Você estará em contato com os candidatos durante todo o período da experiência de contratação e, muito provavelmente, mesmo depois disso.
Cada uma dessas interações deve ser encarada como uma oportunidade para facilitar uma comunicação aberta, garantir transparência e esclarecer os próximos passos. Vamos dividir esse processo em fases:
- Fase de pré-candidatura
Seu processo de pré-recrutamento é muitas vezes o que dá o tom à experiência que virá mais tarde. Assim que o cliente confirmar os detalhes e condições da vaga, um anúncio de emprego atrativo é o que você deve fazer.
Qual a melhor maneira de fazê-lo senão enviando um e-mail para o grupo de candidatos identificados, seguido de uma mensagem com informações e detalhes rápidos?
Com uma ferramenta de e-mail como o Sender você pode configurar tudo isso de forma completamente automatizada, desde o formulário de inscrição para a vaga até ao envio de um e-mail de boas-vindas.
Você pode usar vários modelos de e-mails para criar mensagens de qualidade para isso.
- Durante a fase de candidatura
É provável que seus candidatos estejam passando por muito estresse e pressão ao candidatarem-se a vários empregos durante semanas, senão meses.
Por exemplo, o candidato A pode estar lidando com várias ofertas de emprego ao mesmo tempo, enquanto o candidato B pode estar frustrado com rejeições recorrentes.
Independente do caso, é fundamental que você se mantenha sempre em contato com todos os candidatos de uma forma disponível mas não intrusiva. Para a maioria das agências de recrutamento as mensagens por e-mail são o canal preferido para administrar essa comunicação em grande escala.
- Fase de entrevista
A entrevista É nesse processo que os candidatos provavelmente precisam mais de você do que você deles. Mantenha-se em contato com tudo que está rolando, forneça atualizações temporais da situação e permita aos candidatos um conhecimento completo das etapas seguintes.
- Fase pós-candidatura
Após o processo de seleção, uma vez que tomadas as decisões são tomadas e comunicadas aos candidatos selecionados, inicia-se uma fase delicada em que é fundamental administrar as expectativas e emoções daqueles que não foram selecionados.
Ao se comunicar com os candidatos rejeitados, a equipe de contratação deve dar prioridade a respostas temporais que expressem gratidão pelo seu interesse e esforços. Inclua um feedback personalizado, se possível, e incentive-os a explorar oportunidades futuras, mantendo sempre um tom respeitoso e uma postura profissional.
Quando aperfeiçoadas e dominadas, essas regras ampliarão seus processos de recrutamento, tornando-os mais envolventes, eficazes e, em última análise, bem sucedidos.
2. Comunique os prazos
Sempre faça questão de fornecer cronogramas claros para cada uma das atividades que os candidatos experimentam ao longo do processo de aquisição de talentos.
Comunicar-se de forma lúcida e temporal garante que os candidatos cheguem até você sempre bem preparados. Além disso, ele vêm com a mente limpa, uma vez que tudo o que têm de fazer é se concentrar em apresentar a melhor versão de si próprios nas fases seguintes da interação.
Fazendo isso de forma lúcida e com bastante antecedência, os candidatos virão até você sempre bem preparados, pois agora não haverão surpresas desagradáveis resultantes da falta de comunicação clara.
Esse fato, por si só, pode desempenhar um papel importante para garantir uma maior colocação profissional para seus candidatos, mais satisfação para seus clientes e gestores de contratação e, em última análise, uma maior rentabilidade para a sua empresa.
3. Forneça atualizações regulares do status
Manter os candidatos informados sobre seu progresso pode aumentar drasticamente a sua moral. Isso também acabará com seu desespero e os permitirá aderir e confiar no seu processo até ao fim.
O compartilhamento de atualizações regulares também ajuda a reduzir as hipóteses dos seus candidatos passarem para outras agências de recrutamento concorrentes.
4. Responda todas as perguntas
A maioria dos candidatos tem dezenas, se não milhares de perguntas passando por sua cabeça a todo momento.
Se você conseguir se comunicar com eles de forma que alivie os receios que eles têm e aumente a confiança deles em você, eles irão, na maioria das vezes, garantir uma imagem de marca positiva da sua empresa o que, por sua vez, te trará candidatos “grátis” através de uma divulgação boca a boca.
Embora a abordagem mais comum seja a criação de uma seção de “Perguntas Frequentes (FAQ)” no seu site, te encorajamos a criar uma sequência de mensagens de e-mail automatizadas que respondam às dúvidas, questões e objeções mais comuns, de forma semelhante a um passo a passo.
5. Personalize suas mensagens
Seus candidatos são pessoas reais e gostariam de ser tratados como tal. Ao utilizar e-mails e mensagens para se comunicar com candidatos, faço uso de funcionalidades como a “segmentação” e a “personalização” para garantir uma conexão mais profunda e melhores negócios.
A maioria das ferramentas de marketing por e-mail permite que isso aconteça muito facilmente.
A “segmentação permite que você agrupe candidatos semelhantes, por exemplo, todos os candidatos que se candidatam a uma determinada vaga de emprego. Pense nisso como uma “mini-lista”.
Já a “personalização” te permite comunicar com uma audiência em massa de potenciais novos contratados usando dados pessoais como seu primeiro nome, localização e qualquer outra informação personalizada que agregue valor à conversa.
Por exemplo, utilize a personalização do nome próprio para chamar seu candidato pelo nome no assunto do seu e-mail. Esse simples toque de personalização pode aumentar significativamente as hipóteses do seu e-mail ser aberto e lido.
Comunique-se com as pessoas de forma relevante (segmentação) e pessoal (personalização), e elas se deixam absorver mais pela conversa.
6. Utilize mensagens de texto
Você sabia que 9 em cada 10 pessoas preferem mensagens de texto em vez de chamadas telefônicas?
Combine isso com o fato de mais de 95% das mensagens de texto são lidas nos primeiros 3 minutos após o envio, e você começará a se perguntar por qual razão não está utilizando as mensagens de texto como um meio de comunicação poderoso com seus candidatos e clientes.
As mensagens de texto não são intrusivas, não precisam de internet no celular do destinatário, são extremamente baratas e têm uma alta taxa de envolvimento dos candidatos.
Mas as mensagens de texto continuam sendo extremamente pessoais, e as pessoas se sentem de forma diferente.
Por isso, é crucial garantir que seus pop-ups e formulários que pedem o número de telefone do candidato mencionem que ele irá receber correspondência do seu escritório e peçam seu consentimento para tal.
Mesmo que você não tenha conhecimentos técnicos, com ferramentas de comunicação fáceis de usar (como o Sender), você pode integrar facilmente as mensagens de texto no seu processo de recrutamento em todas as fases.
7. Construa cartas de rejeição
Até 70% dos candidatos a emprego não recebem qualquer feedback depois de serem rejeitados após a seleção por telefone.
Essa é uma oportunidade perdida. Os e-mails e as cartas de rejeição, se forem cuidadosamente elaborados, podem moldar positivamente a experiência do candidato.
Rejeições são difíceis de se lidar e, como tal, te aconselhamos a:
- Personalizar suas cartas de rejeição;
- Expor as lacunas identificadas sem torná-las pessoais;
- Mantê-las concisas e profissionais;
- Resumir o que é bom e o que é ótimo;
- Oferecer oportunidades de trabalhar em conjunto para futuras vagas e necessidades;
- Encorajá-los a participar em programas de qualificação ou workshops para trabalhar as lacunas identificadas.
Como regra geral, escreva suas cartas de rejeição como as que seu antigo eu gostaria de ler e estará tudo certo.
8. Peça feedback
O feedback é quase sempre uma via dupla.
Assim como o feedback que você transmite aos candidatos rejeitados, você só poderá criar melhores experiências para os mesmos candidatos que se apresentarem de novo ou para outros, se você compreender a experiência real a partir da perspectiva do candidato.
Tente saber realmente do que eles gostaram e do que não gostaram em trabalhar com você. Melhore os processos sobre os quais você tem um forte feedback e simplesmente torne-os melhores para os próximos candidatos.
Isso te distingue de outras agências e parceiros de recrutamento que pensam nesse processo como uma “fórmula 1” e simplesmente só querem ganhar dinheiro rápido.
Resumindo,
o mercado do recrutamento pode não ser para todo mundo. Mas você não é “todo mundo”.
Você está aqui para enfrentar desafios e cumprir sua promessa de proporcionar um futuro melhor para os candidatos que cruzam o seu caminho.
Uma melhor comunicação com os candidatos pode te permitir criar processos de recrutamento bastante robustos e envolventes, assegurando resultados vantajosos para sua empresa e para todos os candidatos, mesmo que esses processos nem sempre resultem em empregos para eles.
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Perguntas mais frequentes
1. Como se comunicar eficazmente com os candidatos?
Uma comunicação eficaz com os candidatos implica ser claro, conciso e transparente. Comece definindo expectativas e delineando o processo de contratação. Informe regularmente os candidatos sobre o status de sua candidatura para mantê-los interessados e tranquilos.
Personalize suas interações, mostrando que você compreende suas qualificações e aspirações únicas. Faça uso de vários canais como e-mails, mensagens de texto e até mesmo as redes sociais para uma abordagem multifacetada.
Por último, sempre encoraje e esteja aberto ao feedback, transformando o processo de recrutamento numa conversa de mão dupla.
2. Quais são as cinco dicas para uma comunicação eficaz?
Em primeiro lugar, clareza é fundamental; assegure-se de que sua mensagem é direta, evitando ambiguidades. Em segundo lugar, coerência promove credibilidade e confiança. Certifique-se de que suas informações permanecerão as mesmas em todas as plataformas que você utilizar.
Em terceiro lugar, a personalização aumenta a conexão e o envolvimento. Adaptar sua comunicação com o indivíduo pode fazer uma diferença substancial. Em quarto lugar, pontualidade é fundamental; respostas rápidas demonstram respeito pelo tempo do candidato.
Por último, o feedback é inestimável. Peça-o sempre e esteja preparado para agir de acordo com ele para melhorar as suas estratégias de comunicação.
3. Quais são as 10 estratégias para uma comunicação eficaz?
Aqui estão dez estratégias excelentes para melhorar sua comunicação:
- Clareza: Mantenha sua mensagem precisa e compreensível.
- Consistência: Mantenha a uniformidade na sua comunicação.
- Personalização: Atenda às necessidades e preferências individuais dos seus candidatos.
- Pontualidade: Uma comunicação rápida mostra que você valoriza o tempo dos seus candidatos.
- Feedback: Procure receber um feedback e atue de acordo com o mesmo para sempre melhorar.
- Escuta ativa: Mostre interesse genuíno pelo que seus candidatos têm a dizer.
- Empatia: Compreenda e reconheça o ponto de vista do candidato.
- Tom positivo: Um tom positivo e encorajador pode tornar sua comunicação mais cativante.
- Múltiplos canais: Use vários meios de comunicação para contatar seus candidatos.
- Acompanhamento: Controles regulares demonstram seu empenho no processo.
4. Quais são os três métodos de comunicação que você utilizaria para contatar candidatos?
Para contatar os candidatos de forma eficaz, considere esses três métodos de comunicação poderosos:
- E-mail: A comunicação por e-mail é regra no recrutamento. É uma excelente plataforma para enviar mensagens detalhadas, atualizações e documentações. Além disso, é fácil de personalizar e automatizar.
- Mensagens de texto: Na era digital em que vivemos hoje, a mensagem de texto é um método rápido e conveniente para comunicar breves atualizações ou lembretes para candidatos. Não é um método intrusivo e tem uma elevada taxa de engajamento.
- Redes sociais: Com seu vasto alcance, as plataformas de redes sociais como LinkedIn, Facebook e Twitter estão se tornando cada vez mais valiosas para o recrutamento. Elas permitem interações casuais, anúncios de vagas e atualizações, mantendo seus candidatos informados e engajados.
Biografia do autor
Skirmantas Venckus é um escritor de dia e um leitor de noite. Detesta falar de si mesmo na terceira pessoa. É também o growth hacker da Sender.net – fornecedor de marketing por e-mail que se concentra na facilidade de utilização, acessibilidade e utilidade.
