¡No deje escapar a los mejores talentos!
Utilice un sistema de gestión de la contratación para mantenerse a la cabeza en el juego de la contratación.
¿Qué es un sistema de gestión de la contratación?
Un sistema de gestión de la contratación (RMS) es un software que automatiza y organiza el proceso de contratación.
Ofrece diversas funciones, como la publicación de ofertas de empleo, el seguimiento de los solicitantes y la comunicación con los candidatos.
Con un RMS, puede seguir el ritmo de las complejidades de la contratación moderna, incluida la revisión de las solicitudes programar entrevistascomprobar referencias, redactar ofertas de empleoy crear contratos de trabajo, todo ello sin dejar de cumplir la normativa en constante evolución.Lea también: Los 10 mejores software de contratación de 2024 [And WHY you need them!]
7 factores clave a tener en cuenta al elegir un sistema de gestión de la contratación
Con tantos sistemas de gestión de la contratación que ofrecen diversas funciones a diferentes precios, elegir el adecuado puede resultar difícil.
He aquí siete factores clave a tener en cuenta a la hora de seleccionar el mejor software de gestión de la contratación para las necesidades de su empresa:
1. Necesidades de contratación
Para elegir el mejor software para su empresa, tiene que identificar sus necesidades de contratación.
Intente implicar a todas las partes interesadas en este proceso.
¿Está contratando para un único sector o para varios?
¿Necesita alguna función avanzada especial?
¿Cuántas contrataciones realiza habitualmente?
Este es el tipo de preguntas que debe tener en cuenta al evaluar sus necesidades.
Piense también en la extensión geográfica de sus esfuerzos de contratación.
Si su empresa contrata a nivel internacional, asegúrese de que el RMS puede admitir varios idiomas y cumplir las distintas leyes laborales regionales.
Comprender sus requisitos le ayudará a elegir un RMS que se ajuste perfectamente a sus objetivos.
2. Consideraciones presupuestarias
Evalúe siempre el coste de las distintas opciones de software de gestión de la contratación y asegúrese de que se ajustan a su presupuesto al tiempo que ofrecen las funciones necesarias.
Un software de contratación también requiere un mantenimiento regular para que funcione sin problemas.
Por lo tanto, tenga en cuenta los gastos corrientes, como las cuotas de suscripción, la formación y la atención al cliente, junto con los costes iniciales.
Intente evaluar el rendimiento potencial que puede obtener invirtiendo en el RMS.
Para ello, considere cómo la automatización y la mejora de la eficiencia pueden reducir el tiempo necesario para cubrir puestos, disminuir los costes de contratación y mejorar la calidad de las contrataciones.
No se lo pierda: 5 formas probadas de reducir sus costes de contratación
3. Facilidad de uso
Las características de su software de contratación no importarán si su equipo no puede utilizarlo con eficacia.
Su RMS debe ser intuitivo y fácil de usar.
Un sistema complejo puede interferir en la productividad y provocar la frustración del usuario.
Por lo tanto, antes de finalizar el software, considere la posibilidad de realizar una prueba de usabilidad con su equipo de contratación.
Recoja opiniones sobre la facilidad de uso, la navegación y la curva de aprendizaje.
Opte por un sistema con recursos de formación completos, como tutoriales, seminarios web y manuales de usuario, que son esenciales para ayudar a su equipo a ponerse al día rápidamente.
4. Apoyo al vendedor
A continuación, asegúrese de que el proveedor de software ofrece una amplia formación y un sólido servicio de atención al cliente, que incluya chat en directo, asistencia telefónica y una extensa documentación.
Busque vendedores con un historial probado de capacidad de respuesta y eficacia en la resolución de problemas.
La lectura de reseñas o testimonios de otros clientes puede ayudarle a ello.
Además, evalúe el compromiso del distribuidor con la mejora continua.
Las actualizaciones periódicas, el despliegue de nuevas funciones y una atención al cliente proactiva pueden mejorar su proceso de contratación y garantizar que el software evoluciona con las tendencias del sector.
Un proveedor que ofrezca personalización y escuche los comentarios de los usuarios puede proporcionar una solución más adaptada y eficaz.
5. Capacidades de integración
Si está en la industria del reclutamiento, probablemente ya esté utilizando algún software de RRHH y de software de captación de talento que contiene sus datos importantes.
Por eso es crucial asegurarse de que su RMS puede integrarse con sus herramientas y aplicaciones existentes.
Debe buscar sistemas que ofrezcan API y soluciones de middleware para facilitar una integración fácil y sin problemas.
Asegúrese de que el software puede integrarse con los portales de empleo más populares, las plataformas de las redes sociales y los clientes de correo electrónico.
Estas integraciones pueden ampliar su alcance y ayudarle a buscar candidatos de forma más eficaz.
Esto confirma que todo fluye sin problemas, y usted mantiene la coherencia de los datos sin necesidad de introducir manualmente toda la información, manteniendo las cosas eficientes y sin errores.
6. Escalabilidad
A medida que su empresa se expanda, sus necesidades de contratación aumentarán.
Elija un RMS que pueda crecer con su negocio.
Busque un software que ofrezca modelos de precios flexibles adaptados a empresas de distintos tamaños.
Esto le permitirá empezar con un paquete más pequeño e ir ampliándolo a medida que crezcan sus necesidades.
Compruebe si el sistema puede manejar mayores cargas de datos y mayor número de usuarios para soportar su crecimiento a largo plazo.
Asimismo, tenga en cuenta la capacidad del sistema para gestionar picos de contratación estacionales o planes de expansión rápida.
La escalabilidad también implica la capacidad del sistema para admitir nuevas funciones e integraciones a medida que evoluciona su estrategia de contratación.
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7. Elementos de seguridad
Datos del candidato es su activo más valioso, por lo que gestionarlo y protegerlo es importante para mantener la confianza y la credibilidad.
Por eso necesita un sistema con funciones de seguridad de primera categoría.
Elija un software con encriptación de datos, controles de acceso de los usuarios y auditorías de seguridad periódicas.
Asegúrese de que el proveedor se toma en serio la seguridad de los datos y dispone de protocolos sólidos para gestionar las violaciones de datos.
Además, asegúrese de que el RMS cumple con las normativas de protección de datos como GDPR, CCPA y otras normativas específicas del sector para mantener todo a salvo, especialmente si contrata a nivel internacional.
Busque características como la autenticación de dos factores, el cifrado de datos en tránsito y en reposo, y actualizaciones periódicas de seguridad.
Asegúrese de que el proveedor lleva a cabo auditorías de seguridad periódicas, utiliza un escáner de vulnerabilidades exhaustivo y proporciona un plan de respuesta a la violación de datos claro.
Las 8 características que debe tener en cuenta en un sistema de gestión de la contratación
¿Tiene dudas sobre si el sistema de gestión de la contratación que ha elegido satisfará sus necesidades?
Quédese tranquilo comprobando estas ocho funcionalidades esenciales.
Pueden mejorar significativamente su estrategia de contratación y atraer a los mejores talentos.
1. Ofertas de empleo
Un RMS eficaz facilita la publicación de ofertas de empleo en múltiples plataformas.
Esto puede incluir bolsas de trabajo, redes socialesy la página de empleo de su empresa.
Cuanto más amplio sea su alcance, más posibilidades tendrá de atraer a los mejores talentos.
Algunos sistemas ofrecen también plantillas y herramientas de programación para automatizar y optimizar este proceso. Puede integrar estas plataformas con herramientas de gestión de redes sociales para crear fácilmente un calendario de contenidos y programar las publicaciones con antelación, lo que le ayudará a mantener un calendario de publicaciones coherente y a aumentar la visibilidad.Lea también: SEO para anuncios de empleo: El recorrido todo en uno [+ Una lista de recursos a utilizar].
2. Búsqueda de candidatos
Su sistema de gestión de la contratación dispone de funciones de búsqueda avanzadas que pueden desenterrar incluso los talentos más difíciles de encontrar.
Por ejemplo, las plataformas más sólidas del mercado poseen una mayor Extensiones de Chrome para redes profesionales en línea como LinkedIn, que le permiten recorrer los perfiles de LinkedIn y reunir a los solicitantes y patrocinadores en su plataforma con un solo clic.
También puede utilizar sus funciones para construir y alojar un formulario personalizable en su sitio web de reclutamiento donde los candidatos pueden rellenar y entregar sus perfiles y CV.
Estos envíos van directamente a su base de datos, lo que le ahorra rebuscar en sus correos electrónicos en busca de solicitudes.
3. Cribado automatizado
Los reclutadores reciben entre cientos y miles de solicitudes de empleo cada día, lo que hace que el proceso de filtrado manual sea largo y agotador.
Automatizar el filtrado inicial ahorra tiempo y costes y garantiza además que sólo avancen los candidatos más cualificados.
Funciones en su RMS, como análisis sintáctico de currículospueden utilizarse para extraer automáticamente información relevante de los currículos y compararla con los requisitos del puesto. También puede establecer filtros personalizados con la ayuda de una búsqueda booleana para asegurarse de que el perfil del candidato coincide con las especificaciones de su puesto.
Los cuestionarios de preselección pueden ser herramientas magníficas para evaluar la idoneidad de un solicitante de empleo para un puesto.
Su software de contratación puede automatizar el diseño, la realización y la evaluación instantánea de las respuestas.
No se lo pierda: Automatización de la contratación: Ventajas y herramientas que necesita hoy
4. Seguimiento de solicitantes
Un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) ha sido llamado el «corazón» del reclutamiento.
Le ayuda a gestionar la información de los candidatos y a seguir su progreso a través de las distintas etapas, agilizando así todo el proceso, desde la solicitud hasta la contratación.
Su software de contratación puede programar entrevistas coordinándose con los candidatos y los responsables de contratación y también puede ayudarle a gestionar su canalización del talento para garantizar un flujo constante de candidatos cualificados listos para cubrir los puestos en cuanto se abran.
Asegúrese de que su ATS está integrado con su calendario para que las entrevistas se reserven sin esfuerzo, evitando conflictos de programación.
5. Comunicación con los candidatos
Una gran razón detrás de candidatos que se echan atrás del proceso de contratación es la falta de comunicación oportuna y personalizada.
Utilice su software de contratación para mejorar la comunicación con los candidatos, asegurándose de que se mantienen comprometidos y no se sienten excluidos.
Configure automatizadas para las distintas fases del proceso de contratación con el fin de informar regularmente a los candidatos sobre el estado de su solicitud.
Las notificaciones autorreguladas se encargan de ello sin esfuerzo, manteniendo a todos informados sin trabajo adicional por su parte.
Cree un registro de comunicación centralizado para garantizar que todas las interacciones queden documentadas.
Esto facilitará al equipo de contratación mantenerse al día sobre la correspondencia con los candidatos.
6. Perspectivas basadas en datos
Análisis de la contratación puede ofrecerle información realmente útil sobre su proceso de contratación, ayudándole a mejorar las estrategias y a tomar mejores decisiones.
Y sí, ¡su software de contratación puede ayudarle a gestionarlo!
Su RMS le permite medir indicadores vitales de contratación como el tiempo de contratación y el coste de contratación y le permite compararlos con lo que hacen otras empresas para saber si todo está bien con su rendimiento o si hay áreas que necesitan mejorar.
También puede configurar cuadros de mando de contratación que ofrecen visualización de datos en tiempo real.
Éstos pueden ayudarle a evaluar rápidamente la eficacia de sus esfuerzos de contratación y a tomar decisiones basadas en datos para mejorar la eficiencia.
7. Recogida de información
Recoger las opiniones de los candidatos y de los responsables de contratación es crucial, ya que proporciona información valiosa para mejorar su proceso de contratación.Puede utilizar su RMS para enviar encuestas sobre la experiencia de los candidatos en las distintas fases del proceso de contratación.
Recoger opiniones en diferentes puntos de contacto le garantiza una comprensión exhaustiva del punto de vista del candidato.
También puede utilizar su RMS para realizar un seguimiento y gestionar los comentarios de los responsables de contratación durante las reuniones rutinarias.
Esto garantiza que todos los comentarios y sugerencias estén bien documentados y sean fácilmente accesibles para su revisión.
8. Incorporación
Un software de reclutamiento con onboarding pueden facilitar una transición fluida para sus nuevos empleados.
Las listas de comprobación automatizadas para la inducción y la gestión de documentos pueden ayudar a agilizar esta fase crítica, garantizando que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y bien preparados desde su primer día.
Puede utilizar funciones como la firma electrónica de documentos para agilizar el largo y tedioso papeleo.
También puede crear portales de inmersión en los que los nuevos empleados puedan acceder a información importante, materiales de formación y políticas organizativas.
Se arrepentirá de no haber leído: Encuentre el software de onboarding ideal para reclutadores [7 standout choices for 2024]
Los 10 mejores sistemas de gestión de la contratación para sus necesidades de contratación
Con los innumerables sistemas de gestión de la contratación disponibles en el mercado, saber cuáles lideran el pelotón puede darle ventaja.
He aquí una lista de las 10 mejores soluciones RMS que consideramos que merece la pena probar.
1. Reclutar CRM
Recruit CRM ofrece una plataforma completa y fácil de usar, ideal para el seguimiento de solicitantes, la búsqueda de candidatos y las herramientas de comunicación, lo que la convierte en una opción perfecta para las agencias que pretenden agilizar sus procesos.
Con inmejorables opciones de personalización, Recruit CRM se adapta a la perfección a los distintos flujos de trabajo de contratación, garantizando que satisface sus necesidades específicas.
Su diseño intuitivo facilita la navegación, permitiéndole aprovechar al máximo las funciones del sistema.
Y no se fíe sólo de la palabra – clientes satisfechos ¡están delirando sobre lo mucho más fáciles que se han vuelto sus procesos de contratación!
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2. Megáfono
Diseñado para agencias más grandes que necesitan capacidades avanzadas de elaboración de informes y personalización, Bullhorn se integra bien con una amplia gama de otras herramientas, lo que lo convierte en una opción versátil para necesidades de contratación complejas.
Sus potentes funcionalidades de CRM pueden ayudarle a gestionar eficazmente las relaciones con los clientes, mientras que la sólida función de análisis proporciona una visión profunda del rendimiento de la contratación, ayudando en la toma de decisiones estratégicas.
3. Trabajable
Workable es célebre por su facilidad de uso y sus potentes capacidades de contratación.
Este software ofrece funciones como el emparejamiento de candidatos basado en IA y amplias integraciones con bolsas de trabajo, lo que lo convierte en el favorito de los reclutadores inteligentes como usted.
Las agencias pueden hacer que sus estrategias de personal sean más eficientes a través de estrategias de dotación de personal refinadas basadas en información real, gracias a las sólidas funciones de informes y análisis.
Su interfaz de fácil manejo le permitirá disfrutar de una experiencia sin complicaciones, mejorando la productividad y la eficacia.
4. Palanca
Lever combina las funcionalidades de ATS y CRM para ofrecer una experiencia sin fisuras centrada en la gestión de las relaciones.
Su interfaz fácil de usar y sus sólidos análisis la convierten en una potente herramienta para crear sólidas asociaciones con candidatos y clientes.
Las funciones de colaboración que ofrece el software pueden ayudarle a mejorar la productividad y la toma de decisiones del equipo, mientras que las capacidades de integración pueden agilizar aún más el flujo de trabajo.
5. Invernadero
Greenhouse está muy bien considerado por su enfoque estructurado de la contratación y ofrece kits de entrevistas personalizables y sólidos análisis.
Es una opción excelente para usted si desea un proceso de contratación meticuloso y basado en datos.
Sus capacidades de integración y sus detalladas herramientas de elaboración de informes garantizan una transición fluida para las nuevas contrataciones, mejorando la eficiencia y eficacia globales de su proceso de dotación de personal.
6. SmartRecruiters
Destacando por su diseño fácil de usar y sus facilidades de colaboración, SmartRecruiters permite una colaboración productiva con su equipo.
Posee un conjunto completo de herramientas que gestionan todos los procesos entre la contratación y la incorporación.
Por lo tanto, es una solución muy adaptable para empresas de todos los tamaños.
7. Jobvite
Jobvite es conocida por ofrecer soluciones de contratación «todo en uno» que incluyen la contratación, el seguimiento de los candidatos, la incorporación y un sólido análisis.
Es una plataforma versátil que pueden utilizar tanto las pequeñas como las grandes empresas.
Y lo que es más importante, la preferencia de este sistema reside en la creación de relaciones entre los empleados potenciales y sus empleadores o las marcas que representan.
Así, este método de gestión de personal mejora la eficacia de la contratación y la satisfacción de los candidatos.
8. iCIMS
iCIMS es bien conocida como una solución escalable adecuada para empresas de todos los tamaños.
Ofrece una amplia gama de funciones y capacidades de integración, pero sus funcionalidades de incorporación y análisis de datos son especialmente potentes.
El software ofrece un excelente servicio de atención al cliente para garantizar que los usuarios cuenten con la asistencia necesaria para aprovechar al máximo el potencial del sistema.
9. JazzHR
JazzHR es una gran elección para las medianas empresas por su rentabilidad y facilidad de uso.
A pesar de sus potentes cualidades, aún se lo pueden permitir las empresas de nueva creación que están creciendo a lo grande.
Viene con varias funciones que le ayudarán a personalizarlo según las necesidades de su proceso, además de herramientas de generación de informes que le ayudarán durante la contratación de diferentes maneras para garantizar que todo funcione bien sin ningún contratiempo.
10. BambooHR
BambooHR se caracteriza por su combinación de software de RRHH y aplicaciones ATS.
Le resultará adecuado si su interés principal es encontrar una única solución de RRHH que pueda hacerlo todo.
Es la elección perfecta para los especialistas en RR.HH., ya que simplifica la contratación y otros procesos de RR.HH., al tiempo que garantiza su eficacia gracias a su interfaz fácil de usar y a sus sólidas herramientas de elaboración de informes.Lea también: Todo lo que necesita saber sobre el software para agencias de colocación de personal
Preguntas más frecuentes
1. ¿Es un RMS adecuado para las pequeñas empresas?
Por supuesto.
Las soluciones RMS son altamente escalables y pueden personalizarse para adaptarse a las necesidades específicas de las pequeñas empresas.
Ofrecen funciones esenciales como el seguimiento de los solicitantes y la comunicación automatizada sin los elevados precios y la complejidad de los sistemas más grandes.
Esto significa que puede agilizar su proceso de contratación, ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia sin arruinarse.
Además, disponer de un RMS puede ayudar a las pequeñas empresas a competir más eficazmente con las grandes compañías a la hora de atraer a los mejores talentos.
2. ¿Cómo puedo garantizar una transición fluida a un RMS?
Para garantizar una transición fluida, implique a las partes interesadas clave desde el principio y proporcione una formación exhaustiva a todos los usuarios.
Elija un RMS con un sólido soporte del proveedor que le ayude con la configuración y la resolución de problemas.
Empezar con un programa piloto puede ser muy beneficioso.
Le permite identificar y resolver cualquier problema antes de un despliegue a gran escala.
Una comunicación clara y el establecimiento de expectativas realistas también pueden ayudarle a gestionar el cambio con eficacia.
3. ¿Cómo puedo medir el éxito de la implantación de un RMS?
Puede medir el éxito de la implantación de su RMS mediante el seguimiento de métricas clave como el tiempo transcurrido hasta la contratación, el coste por contratación y la satisfacción del candidato.
Además, realice un auditoría de contratación para evaluar la eficacia global de su proceso de contratación. La revisión periódica de estas métricas le ayudará a comprender el impacto del RMS y a identificar áreas de mejora continua. Recoger los comentarios de los candidatos y de los responsables de contratación también puede aportar información valiosa sobre la eficacia del sistema.
