Financiën voor wervingsondernemers

Veel nieuwe ondernemers die geen financiële professionals zijn, worstelen met het jargon dat gebruikt wordt in financiën en boekhouding.

Het doel van dit stuk is om startende ondernemers vertrouwd te maken met de basisstructuur van financiën en boekhouding die vereist is voor een klein bedrijf om mee te beginnen.

Juridische structuur van het bedrijf

Zoals we in ons vorige artikel(De wervingsvoorwaarden | Aan de slag) al hebben uitgelegd, raden we u aan om een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (een C-vennootschap) op te richten in plaats van een “eigen bedrijf”. U kunt ook beginnen als een bedrijf met een eigen bedrijf en dit later omzetten naar een Limited Liability Company (LLC). Voor financieringsdoeleinden wordt uw bedrijf behandeld als een aparte juridische entiteit, d.w.z. los van de promotor (of aandeelhouders). Houd bij het kiezen van de juridische structuur van uw bedrijf rekening met uw doelen, operationele behoeften en aansprakelijkheidsvoorkeuren. Verschillende LLC-structuren variëren in aansprakelijkheidsbescherming, belastingimplicaties en managementflexibiliteit.

Twee hoofdconstructies in financiën

Balans: Dit is een overzicht van de activa en passiva van een bedrijf op een bepaalde datum. Activa zijn alles wat het bedrijf bezit en passiva zijn alles wat het bedrijf verschuldigd is. Zoals de naam al zegt, zijn de activa en passiva altijd in balans (hetzelfde). Laten we dit beter begrijpen. Wanneer een ondernemer een bedrijf start, kan ze het bedrijf op twee manieren geld geven: als eigen vermogen (geld voor aandelen – eigendom) en als lening (ook wel schuld genoemd). Dit is geld dat het bedrijf verschuldigd is aan de ondernemer en daarom wordt het geclassificeerd als “Schulden”. Het bedrijf bewaart dit ontvangen geld als contanten op haar bankrekening en wordt daarom geclassificeerd als “Activa”. (Zie Tabel 1)

Tabel 1- Balans per 01 mei 2019

Als het bedrijf nu een laptop koopt voor bijvoorbeeld 1000 dollar met behulp van contanten op de bank, dan zal de bovenstaande tabel gewoon de contanten op de bank verlagen tot $12000 en een extra rij toevoegen aan de activazijde, laptop (of computer of machines) $1000. Als de betaling voor de laptop echter nog niet is gedaan, wat betekent dat er $1000 aan de laptopverkoper moet worden betaald, dan zal de balans er als volgt uitzien- (Zie tabel 2)

Tabel 2- Balans per 05 mei 2019

Dus om te herhalen wat we eerder schreven, alles wat het bedrijf is een actief en alles wat het is een verplichting. Laten we hiermee overgaan naar de andere constructie. Er is ook het concept van vlottende activa/passiva en activa/passiva op lange termijn. Vlottende activa zijn activa die liquide zijn (zoals contant geld of deposito’s) en die gemakkelijk gebruikt kunnen worden. Activa die niet liquide zijn, zoals machines of een langetermijninvestering, worden geclassificeerd als langetermijnactiva. Op dezelfde manier worden schulden die binnen één jaar betaald moeten worden, kortlopende schulden genoemd en andere, zoals langlopende schulden, langlopende schulden. Winst- en verliesrekening: In tegenstelling tot de balans die een overzicht is van de activa en passiva op een bepaalde datumwordt de winst- en verliesrekening berekend voor een bepaalde periode (maandelijks, driemaandelijks, jaarlijks) en is een overzicht van de inkomsten die door het bedrijf zijn verdiend en de uitgaven die zijn gedaan (om die inkomsten te verdienen). Dus als u in een bepaalde maand een totaal van $40000 hebt gefactureerd voor vijf plaatsingen en u hebt één werknemer en een aantal gewone uitgaven, dan ziet uw winst- en verliesrekening er als volgt uit-

Winst- en verliesrekening voor de maand mei 2019

Welnu, het bovenstaande is slechts een indicatief overzicht en zal volatiel zijn, afhankelijk van uw verdiende inkomsten (andere uitgaven dan commissies zijn min of meer stabiel). De winst- en verliesrekening is natuurlijk gekoppeld aan de balans. Dus als u uw klant bijvoorbeeld $40000 hebt gefactureerd en zij hebben u één factuur betaald, laten we zeggen $15000. Dan wordt deze geïnde $15000 toegevoegd aan de geldmiddelen op de bank aan de activazijde van de balans en de resterende $25000 wordt ook weergegeven in een andere rij als vorderingen (activa). Op dezelfde manier, als u een huur van $3000 zou betalen voor mei 2019, maar deze nog niet hebt betaald, dan zal de passivazijde van de balans een rij ‘Te betalen huur’ $3000 weergeven.

Voor het maken van een winst- en verliesrekening zijn er 2 methoden

1. Kasbasis: Dus, in het bovenstaande voorbeeld vult u de inkomstenkolom met $ 40000 alleen als het geld is ontvangen op uw bank. Anders zijn de inkomsten nul. Hetzelfde geldt voor de uitgaven. Dus als een werknemer een commissie heeft verdiend, maar deze nog niet betaald is, dan wordt deze niet als uitgave geteld zolang deze niet betaald is. 2. 2. Op transactiebasis: Normaal gesproken wordt boekhouding op transactiebasis toegepast en worden alle inkomsten die verdiend zijn (maar nog niet ontvangen) of alle uitgaven die opgebouwd zijn (maar nog niet betaald) in de winst- en verliesrekening opgenomen.

Boekhouding Software

Het zou ook een goed idee zijn voor het bedrijf om zich te abonneren op basisboekhoudsoftware. Met een boekhoudprogramma zoals Xero, QuickBooks, enz. kunt u gemakkelijk btw-aangifte doen en alle andere bedrijfsbelastingen online beheren. Er zijn er veel in elk land en ze zijn gemakkelijk online te vinden. De meeste worden per gebruiker verkocht en kosten tussen $10 – $30 per maand per gebruiker. U kunt altijd de hulp van een accountant inroepen voor de eerste installatie. De meeste software heeft ingebouwde integraties en kan verbonden worden met uw zakelijke bankrekeningen en creditcards met directe goedkeuring. Het helpt u om alle ontvangsten en uitgaven bij te houden als het eenmaal is ingesteld, en u hoeft alleen maar te leren om…

• Een factuur maken en bewerken
• Ontvangst van betaling invoeren
• Uitgaven in het systeem invoeren (en de uitgaven leren categoriseren)

Zoveel is goed genoeg, en dan kunt u weer de hulp van een professionele accountant inroepen om uw bedrijfsbelastingaangifte aan het einde van het jaar in te dienen.

Enkele belangrijke financiëletermen/begrippen

• Afschrijving Telkens wanneer u een actief aanschaft (eender welke uitrusting, of het nu een computer, meubilair, mobiele telefoon, enz. is), wordt dit geboekt aan de activazijde van de balans, met een overeenkomstige vermindering van de liquide middelen aan dezelfde kant. In feite zet u uw contant geld (activa) om in een computer (activa).
• Nu weten we allemaal dat een computer laten we zeggen vijf jaar gebruikt wordt. Dus als u een computer voor $1000 hebt gekocht, gebruikt u in principe $200 per jaar. Dus aan het einde van het jaar schrijft u de computer af tot $800 en voegt u de $200 toe als afschrijvingskosten in uw winst- en verliesrekening voor dat jaar.
• Natuurlijk zijn er verschillende formules en regels voor afschrijving door de belastingdienst voor verschillende machines, en u kunt dit overlaten aan uw boekhoudkundig adviseur om uit te zoeken. Het is belangrijk dat u het concept begrijpt.
• Afschrijving Een concept dat lijkt op afschrijving, maar dat wordt gebruikt voor zaken als software (die eigenlijk niet wordt afgeschreven), zodat de initiële kosten van de software over meerdere jaren kunnen worden verdeeld, aangezien u de software vele jaren gebruikt. Hoewel dit tegenwoordig minder relevant wordt met het SAAS-model (software as a service) en maandelijkse en jaarlijkse abonnementen.
• PBT Dit is gewoon een berekening van de winst vóór belastingen en spreekt voor zich
• PAT Deze winst na belastingen wordt ook wel Netto Inkomen genoemd.
• EBIDTA Dit is de omzet minus alle kosten behalve rentelasten, afschrijvingen, belastingen en amortisatie (Daarom is Earnings Bvóór Interest Depreciatie Tas en Amortisatie).
• Werkkapitaal Elk bedrijf heeft altijd een beetje bedrijfskapitaal nodig voor regelmatige betalingen/werking. Deze behoefte is meestal een eenvoudige formule van vlottende activa min de vlottende passiva.

Inzicht in Bedrijfsfinanciering

Zoals eerder vermeld kan een bedrijf gefinancierd worden met eigen vermogen (waarde van aandelen – eigendom) of met schuld (lening van de eigenaar of bank of iemand anders). De kosten van schulden zijn heel eenvoudig. Het zijn de rentekosten van het kapitaal. Deze kunnen variëren van 5% tot 15% of meer, afhankelijk van de economie waarin u opereert. Het hangt ook af van het feit of de schuld gedekt is (waarbij er activa zoals een huis of eigendom in pand gegeven is) of ongedekt. Een bedrijfsplansjabloon voor vastgoedbeheer kan u bijvoorbeeld helpen beoordelen hoe gedekte of ongedekte schulden uw financiële strategie en kapitaalkosten kunnen beïnvloeden. Natuurlijk zijn gedekte schulden goedkoper. Dit is belangrijk om te begrijpen: omdat de rente die op een bedrijfsschuld wordt betaald, als bedrijfskosten wordt gecategoriseerd, is de netto betaalde rente lager dan wat u daadwerkelijk aan een bank betaalt. Als het bedrijf bijvoorbeeld een lening (schuld) van $200000 heeft afgesloten en een jaarlijkse rente van 10% betaalt (d.w.z. $20000). Als het bedrijf dat jaar $60000 winst heeft gemaakt en laten we zeggen dat het vennootschapsbelastingtarief 20% is, dan zou het bedrijf $12000 aan belasting hebben betaald. Maar nu er een rentelast van $20000 is gemaakt, is de winst slechts $40000 en is de werkelijk betaalde belasting dus $8000. Het bedrijf heeft $ 4000 aan belastingen bespaard. Een andere manier om het te bekijken is dat de betaalde rente
slechts $16000 is (d.w.z. $20000 te betalen als rente minus de $4000 bespaard aan belastingen). Daarom is de rente 8% en niet 10%. Laten we nu eens kijken naar de kosten van eigen vermogen. Het is belangrijk om te begrijpen dat eigen vermogen twee keer zo duur is. Stel u nu voor dat uw bedrijf een winst van $ 60000 per jaar maakt en in plaats van schulden te maken, hebt u eigen vermogen ter waarde van $ 200000 gegeven. Het goede aan het geven van eigen vermogen (eigendomsaandelen) is dat dit geld niet teruggegeven hoeft te worden. De persoon die het aandelenkapitaal koopt, neemt dus het risico op zich dat het bedrijf failliet gaat. Laten we aannemen dat het bedrijf gewaardeerd wordt op 20 keer de winst, dus uw bedrijf is 1,2 miljoen dollar waard. Als u nu vermogen aantrekt ter waarde van tweehonderdduizend dollar, moet u 14,28% van het vermogen afstaan ( d.w.z. 200000 / (1200000 + 200000)). Bij zo’n kleine organisatie is het niet erg moeilijk om in een jaar ongeveer 50% te groeien. Dus als uw bedrijf in het volgende jaar $90000 winst maakt, zou het gewaardeerd worden op 1,8 miljoen dollar (20 keer de jaarlijkse winst). Nu is de waarde van de 14,28% van het eigen vermogen $257040. Dus de $200000 is met 28,5% gegroeid. De kosten van het eigen vermogen zijn dus 28,5%. Hoewel ik simplistische veronderstellingen heb gemaakt, hoop ik dat u het concept begrijpt. Daarom moet een ondernemer heel voorzichtig zijn met het weggeven van eigen vermogen, vooral in het beginstadium van de start-up. Het zou wel eens heel duur kunnen uitpakken (stel je voor dat het bedrijf met 100% of meer was gegroeid) Hoewel ik dit heb geschreven voor recruitmentondernemers, is het artikel relevant voor elk klein bedrijf/start-up. De weinige onderwerpen en het jargon die aan bod komen, zijn voldoende voor een ondernemer zonder financiële achtergrond om aan de slag te gaan.