Descubra tudo o que precisa saber sobre o melhor software para agências de recrutamento, as características obrigatórias e as principais considerações para levar em conta.
O que é um software para agências de recrutamento?
O software de recrutamento de pessoal é um tipo de programa que é utilizado para racionalizar e gerir todo o processo de recrutamento.
A maior parte do software de recrutamento inclui funcionalidades concebidas para gestão de currículos, publicação de ofertas de emprego, marcação de entrevistas, procura de candidatos e muito mais.
O software de recrutamento adequado pode acelerar significativamente o processo de contratação para os recrutadores, permitindo que as agências selecionem e contratem facilmente o candidato certo sem uma grande carga de trabalho.
Dependendo das necessidades do seu setor, estão disponíveis diferentes tipos de software de contratação de pessoal, com diferentes características e capacidades. Por exemplo, pode encontrar software de contratação de pessoal concebido para setores específicos, como os cuidados de saúde ou a educação, enquanto outros são mais generalistas.
As funções mais comuns de um software de recrutamento incluem a possibilidade de publicar ofertas de emprego, procurar e filtrar currículosmarcar entrevistas e acompanhar clientes e candidatos ao longo do processo de contratação.
É seguro dizer que um software de recrutamento é verdadeiramente a espinha dorsal de qualquer empresa de recrutamento! Com a solução de recrutamento correta, os recrutadores podem dizer adeus a todas as tarefas manuais e entediantes associadas ao recrutamento.
Leia mais: O que é a automatização do recrutamento?
Porque as agências de recrutamento precisam de uma solução de software?
Uma solução de software de alta qualidade é fundamental para gerir sem problemas as partes complexas e demoradas do processo de recrutamento.
Se ainda não tem um software de recrutamento, eis quatro razões pelas quais tem de investir num agora!
1. Automatizar o processo de contratação
As empresas de recrutamento têm, frequentemente, que gerir muitos candidatos a emprego e currículos, o que pode ser demorado e suscetível ao erro humano quando feito manualmente.
O software de recrutamento pode automatizar muitas tarefas, tais como a publicação de anúncios de emprego, a filtragem de currículos, a marcação de entrevistas, a comunicação com os candidatos, o envio de e-mails e muito mais.
Com a ajuda da automatização, as equipes de aquisição de talentos podem realizar as suas tarefas com um simples clique! Poupará horas do seu dia e reduzirá a probabilidade de erros humanos, como conflitos de horários ou
perder um excelente currículo de candidato
.
2. Fluxo de trabalho mais eficiente
As agências de recrutamento têm que, frequentemente, fazer malabarismos com vários clientes, requisitos de trabalho e toneladas de candidatos, o que pode ser um desafio sem uma base de dados sistemática e organizada.
Felizmente, com um software de recrutamento, as agências podem confiar no seu sistema para organizar e armazenar automaticamente os dados dos candidatos e dos clientes.
Em vez de gerir manualmente folhas de cálculo e arquivos, deixe que o seu software de recrutamento faça todo o trabalho pesado! Desta forma, pode facilmente fazer corresponder os candidatos mais adequados às suas posições em aberto sem ter de filtrar quantidades intermináveis de dados.
3. Contratação baseada em dados
Um dos aspectos mais vantajosos de qualquer software de recrutamento de pessoal é a capacidade de acompanhar as principais informações e métricas de recrutamento.
Com as métricas de recrutamento, o seu software pode acompanhar as taxas de sucesso da sua estratégia de recrutamento ou fornecer dados sobre as competências e qualificações profissionais mais procuradas. Esta informação pode ajudar as agências de recrutamento a tomar decisões de contratação mais informadas e baseadas em dados para melhorar o seu processo de recrutamento.
Ao melhorar a sua estratégia de recrutamento através da contratação orientada por dados, os recrutadores podem aumentar a visibilidade das suas ofertas de emprego e atrair mais candidatos adequados.
4. Poupar recursos
Ao automatizar as tarefas manuais e aumentar a eficiência, o software de contratação de pessoal pode ajudar as agências a poupar tempo e a reduzir a probabilidade de erros humanos ou de conflitos na marcação de entrevistas. Em última análise, as agências de recrutamento podem poupar dinheiro ao reduzir a necessidade de pessoal adicional ou de outros recursos.
Em vez de publicar manualmente anúncios de emprego em vários painéis de emprego, as empresas podem utilizar um software de contratação de pessoal para distribuir automaticamente os seus anúncios de emprego em vários website e painéis de emprego.
Leia mais: Transforme o desenvolvimento de negócios com o Recruit CRM
Tipos de software para agências de recrutamento
Dependendo das necessidades da sua empresa e das funções de contratação, estes são os softwares mais comuns utilizados pelas agências de recrutamento:
1. Sistemas de acompanhamento de candidatos (ATS):
Um sistema de acompanhamento de candidatos foi concebido para ajudar as agências de recrutamento a gerir e acompanhar os currículos dos candidatos, as candidaturas e os dados dos clientes. Um ATS automatiza as fases de contratação, incluindo a gestão de currículos, anúncios de emprego, acompanhamento de candidatos e agendamento de entrevistas.
2. Sistemas de informação de recursos humanos (HRIS)
O software HRIS foi concebido para gerir todos os aspectos dos recursos humanos, incluindo pessoal, salários, benefícios e desempenho dos empregados. Algumas soluções de software HRIS incluem funcionalidades específicas para agências de recrutamento, como o acompanhamento de candidatos e a publicação de ofertas de emprego.
3. Sistema de gestão das relações com os candidatos (CRM)
O software de CRM é utilizado para gerir as relações entre clientes e candidatos, permitindo que as empresas de recrutamento construam e alimentem as suas relações para uma rede sólida.
Um CRM inclui normalmente a gestão das relações com os clientes, a faturação, o acompanhamento de clientes potenciais e a previsão de vendas.
A CRM de recrutamento permite aos recrutadores criar e manter uma base de dados de candidatos sem depender de inúmeros arquivos e planilhas. Atualmente, a maioria dos sistemas de acompanhamento de candidatos ou software de recrutamento tem um sistema CRM integrado.
10 funcionalidades obrigatórias do software para agências de recrutamento
Dependendo das necessidades da sua empresa, os seus requisitos e desejos podem variar. Mas estas são as dez principais características recomendadas para tirar o máximo proveito do seu software de recrutamento de pessoal para as suas necessidades de recrutamento.
1. Gestão automatizada de candidatos e clientes
O acompanhamento de candidatos é a espinha dorsal de qualquer software de recrutamento. Com o acompanhamento fácil de candidatos, os recrutadores podem gerir e acompanhar todo o processo de contratação, desde a publicação de anúncios de emprego à marcação de entrevistas e ao envio de ofertas de emprego.
Com o rastreio de candidatos, o tempo despendido em cada fase de contratação é significativamente reduzido, tornando o processo de recrutamento muito mais simplificado e acelerado.
2. Procura de candidatos
A procura de candidatos
é muito cansativo e consome muito tempo, mas é a parte mais importante de uma colocação bem sucedida.
Um software de recrutamento com pesquisa inteligente de candidatos irá te permitir criar facilmente uma reserva de talentos para encontrar os melhores candidatos para funções difíceis de preencher.
Com uma funcionalidade de pesquisa de candidatos, pode se conectar rapidamente a potenciais candidatos, em apenas alguns segundos, automatizando a seleção de candidatos para encontrar os currículos mais relevantes.
Pesquisa booleana no software de recrutamento é uma excelente forma de efetuar pesquisas de alta qualidade para candidatos passivos e grandes plataformas como o LinkedIn e o Indeed.
3. Automatização e software personalizável
Um software de recrutamento com automação e personalização pode aliviar significativamente a carga de trabalho dos recrutadores.
Automatização do recrutamento permite que os recrutadores agendem entrevistas, publiquem anúncios de emprego, recolham feedback, analisem os dados dos candidatos e currículos e gerem a comunicação em segundos!
Os departamentos de RH e as agências de recrutamento podem enviar automaticamente ofertas de emprego e e-mails de acompanhamento graças a um software de recrutamento automatizado.
Com um software de RH personalizado, as equipes de contratação podem adicionar vários utilizadores e perfis de clientes, alterar os requisitos dos candidatos e personalizar as suas opções de visualização, tornando o software mais fácil de utilizar.
4. Painel de controle analítico do recrutamento
O melhor software de contratação de pessoal do mercado fornece relatórios e análises inteligentes para ajudar os recrutadores a adotar uma estratégia de recrutamento baseada em dados.
Estes relatórios baseiam-se em métricas de recrutamento permitindo aos recrutadores compreender os obstáculos nos seus fluxos de trabalho de recrutamento e o que funciona para eles.
Com os relatórios e as métricas dos KPI, as agências de recrutamento podem aprimorar as suas estratégias de recrutamento e planejar eficazmente as suas operações de recrutamento de pessoal para obter uma maior inteligência comercial e resultados.
Relatórios e análises detalhados sobre as suas operações de contratação de pessoal facilitam a avaliação da competência e do desempenho globais da sua agência.
5. Marcação das entrevistas
O agendamento automatizado de entrevistas pode ajudar a evitar conflitos de entrevistas e sobre-reservas com os gestores de contratação.
Os recrutadores podem visualizar e gerir facilmente os horários da sua equipe, incluindo as mudanças de turno, para que não haja mais confusão com as faixas horárias!
Com lembretes e notificações automáticas para entrevistas e reuniões, as agências de recrutamento podem manter-se a par das agendas ocupadas e manter os candidatos informados para evitar falhas de comunicação.
Em última análise, uma funcionalidade de marcação de entrevistas é a melhor forma de proporcionar uma experiência positiva do candidato e manter os clientes sob controle!
6. Comunicação automatizada
Para manter uma comunicação regular com os grupos de candidatos e os clientes, as agências de recrutamento podem utilizar o seu software de recrutamento para automatizar mensagens repetitivas, tais como lembretes de entrevistas, notificações de rejeição, referências de contatos e até mesmo a faturação aos clientes.
Pode escolher a partir de uma lista de modelos de e-mails no seu software de gestão de pessoal, para que não tenha de perder tempo redigindo novas mensagens.
Automatizar o seu processo de comunicação é a melhor forma de se manter atualizado em relação à sua equipe de recrutamento e às suas reservas de talentos. Uma equipe que se mantém na mesma página produz os melhores resultados!
7. Recrutamento móvel
Com o recrutamento à distância assumindo o controle das práticas de contratação convencionais, as ferramentas de fácil utilização se tornaram necessárias para todas as tecnologias de recrutamento.
Mais de 77% dos candidatos a emprego utilizam os seus dispositivos móveis para procurar emprego, por isso, é crucial investir num software de recrutamento que ofereça acessibilidade móvel para candidatos, clientes e equipes de contratação.
Se pretende atrair os melhores talentos que preferem se candidatar através de aplicações de emprego móveis, um software de recrutamento compatível com dispositivos móveis garantirá uma experiência perfeita para os candidatos a emprego.
O melhor software para agências de recrutamento deve estar equipado com uma aplicação móvel baseada na nuvem baseada na nuvem para recrutar em qualquer lugar!
8. Anúncios de emprego automatizados
Uma funcionalidade de publicação automática de ofertas de emprego permite compartilhar anúncios de emprego no seu website, nos painéis de emprego e nas redes sociais simultaneamente com o clique de um botão. Com um software de recrutamento, já não tem de se preocupar em iniciar sessão em várias plataformas para publicar anúncios de emprego.
Tudo o que precisa de fazer é introduzir os painéis de emprego em que pretende anunciar através do seu software de recrutamento e, a partir de uma única plataforma, pode editar e compartilhar os seus anúncios de emprego, poupando tempo e trabalho à sua empresa de recrutamento.
9. Análise inteligente de currículos
Em vez de se basearem na seleção manual de currículos, as agências de emprego podem deixar o trabalho pesado para um analisador de currículos que pode analisar automaticamente centenas de currículos.
Os analisadores de currículos recolhem, armazenam e organizam automaticamente os dados dos currículos sem triagem manual. Um analisador de currículos procura automaticamente os candidatos mais qualificados e elimina os currículos não qualificados para que as empresas de recrutamento possam passar rapidamente à fase seguinte de contratação.
Para além do rastreio automatizado de currículos, os profissionais de RH podem efetuar verificações de antecedentes para novas contratações para se certificar de que são qualificados e dignos de confiança. Uma dupla verificação da credibilidade é muito importante: esta funcionalidade facilitará a verificação dos seus antecedentes!
10. Conformidade dos dados
As empresas de recrutamento lidam com dados altamente sensíveis, o que faz com que a conformidade e a segurança dos dados sejam uma obrigação para qualquer software de recrutamento.
Certifique-se de que o software de gestão de pessoal da sua escolha inclui a encriptação de dados de ponta a ponta, sessões SSL e proteção por senha.
Se os seus dados de contratação não estiverem seguros e protegidos, está a pôr em risco a integridade e a autoridade da sua agência de recrutamento.
A conformidade e a segurança dos dados também garantem que cumpre todos os requisitos legais da sua agência de recrutamento. Um erro manual casual pode custar muito caro, por isso, verifique as medidas de segurança dos dados quando investir num software de contratação de pessoal.
Leia também: Os 10 melhores sites onde os recrutadores podem obter CVs de graça!
Como avaliar um software para agências de recrutamento?
Escolher um software de recrutamento de pessoal para as suas necessidades de recrutamento é uma tarefa difícil. Todas as agências de recrutamento têm necessidades diferentes, com requisitos e processos comerciais diferentes.
Para facilitar a decisão, eis cinco aspectos que os recrutadores de agências devem levar em conta ao avaliar um software de recrutamento.
1. Características funcionais
O software possui todas as funcionalidades que você precisa para gerenciar eficazmente as suas operações de contratação de pessoal para obter os resultados desejados? Estas funcionalidades incluem o seguimento de candidatos, a procura de candidatos, o agendamento de entrevistas e a elaboração de relatórios de dados.
Todas as organizações têm necessidades que um software de contratação de pessoal deve satisfazer, mas há algumas características que não pode perdertais como a automatização, a personalização e a funcionalidade.
Não se esqueça de que, no mercado de software atual, é fácil deixar-se levar por todas as características chamativas, sendo que essas características adicionais podem não fornecer a maior funcionalidade possível para as necessidades da sua empresa.
2. Experiência do usuário
O software é fácil de utilizar e de navegar? Os membros da sua equipe conseguem encontrar rapidamente as informações necessárias e executar as suas tarefas sem dificuldade?
A funcionalidade do software pode variar de um usuário para outro, mas a facilidade de utilização e uma interface de usuário funcional não é algo que você deva abrir mão.
Se não se contentar com a facilidade de utilização e uma interface funcional, acabará por ter um software de contratação de pessoal desajeitado e complicado que só complicará o seu processo de contratação.
3. Integrações de API e software
O software de seleção de pessoal que escolheu integra-se nas suas ferramentas e sistema de recrutamento?
A disponibilidade de integrações de terceiros integrações e API de terceiros garantirá um fluxo de trabalho sem falhas entre todas as suas ferramentas e processos de comunicação, tornando o processo de contratação muito mais simplificado e gerível.
As integrações de software de terceiros mantêm tudo centralizado numa única plataforma, eliminando a necessidade de várias ferramentas e separadores abertos.
Sem integração, você terá um sistema de recrutamento fragmentado que complica o seu processo de contratação.
Certifique-se de que o seu software de contratação de pessoal se integra perfeitamente com…
- Sites de vagas e páginas de carreiras
- Plataformas de redes sociais e sites de carreiras
- E-mail e outros aplicativos de comunicação
4. Apoio ao cliente confiável
O apoio ao cliente é frequentemente negligenciado pelas agências de recrutamento e pelas empresas, mas uma equipe de apoio de alto nível fará com que o seu investimento valha a pena!
Invista sempre num software de contratação de pessoal com apoio ao cliente em tempo real e a pedido para resolver quaisquer problemas técnicos que possa ter.
Não se esqueça de que um apoio ao cliente confiável também afetará o seu processo de configuração e de integração.
5. Custos e preços
O software está dentro do seu orçamento? Considere o custo do investimento num software de contratação de pessoal, incluindo quaisquer custos adicionais de formação, apoio ou integração.
Ao avaliar um software de contratação de pessoal para as suas necessidades, é importante considerar cuidadosamente algumas opções diferentes para ver qual funciona melhor para a sua organização.
Compreenda o seu período experimental e os diferentes modelos de preços para evitar custos desnecessários.
Os modelos de preços podem normalmente depender da dimensão da sua equipe, mas os modelos de preços mais utilizados são
- Cobrança por recurso
- Por usuário, através de uma assinatura mensal ou anual.
Porque os recrutadores adoram o software da Recruit CRM para agências de recrutamento
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Perguntas mais frequentes
1. Qual software que as agências de recrutamento utilizam?
Estão disponíveis diferentes tipos de software para agências de recrutamento, consoante com as suas necessidades e operações comerciais.
Os softwares mais utilizados pelas agências de recrutamento incluem os sistemas de acompanhamento de candidatos e os sistemas de gestão da relação com os candidatos.
Outros softwares normalmente utilizados pelas equipes de RH podem variar entre ferramentas de avaliação de candidatos e plataformas de entrevistas em vídeo, mas um ATS é um sistema primário que centraliza todas as funções e ferramentas de recrutamento. Fornece uma plataforma tudo-em-um para a gestão de candidatos e clientes, seleção de currículos, gestão de processos de comunicação, tratamento de dados e muito mais.
2. Qual é o melhor software para agências de recrutamento?
Dependendo das suas necessidades de recrutamento, as agências de recrutamento podem confiar em sites de avaliação de topo como Capterra, G2e Software Advice para obter as melhores recomendações de software.
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