In de opwindende wereld van werving en selectie zijn recruiters de onzichtbare kracht die bedrijfsgroei stimuleert en carrières verandert door toptalent aan hun droombaan te koppelen.
Maar laten we er geen doekjes om winden: koppelaar spelen is een zware, vaak stressvolle klus. Het kan overweldigend zijn en u zelfs een burn-out bezorgen, vooral als het gaat om communicatie met kandidaten.
Maar hier is de zilveren rand: effectieve communicatie kan niet alleen uw proces stroomlijnen, maar ook de raketbrandstof zijn om uw wervingsactiviteiten uit te breiden! Dit is hoe.
Waarom transparante communicatie met kandidaten zo belangrijk is
Effectieve communicatie is de hoeksteen van succesvolle werving. Toch is het een grimmige realiteit dat maar liefst 52% van de kandidaten bevindt zich in een communicatie-black-out twee tot drie maanden, of zelfs langer, nadat ze gesolliciteerd hebben.
Dit is een alarmerende statistiek die dringend rechtgezet moet worden.
Als u één van degenen bent die de communicatie met kandidaten heeft verwaarloosd, dan is het hoog tijd om een ommezwaai te maken. Het verbeteren van uw communicatie staat gelijk aan het ontsluiten van een nieuwe dimensie van groei en voldoening.
Hier zijn enkele dwingende redenen om communicatie op de voorgrond van uw wervingsstrategie te plaatsen:
- Stelt de juiste verwachtingen: Duidelijke communicatie legt de basis voor een wederzijds begrip tussen beide partijen.
- Biedt duidelijkheid: Het elimineert dubbelzinnigheden en creëert een duidelijk pad voor alle betrokkenen.
- Stimuleert volgende stappen: Effectieve communicatie leidt kandidaten naar de volgende fase van het proces.
- Bevordert transparantie: Open communicatie bevordert vertrouwen, een cruciaal element in elke relatie.
- Haalt deadlines: Gestroomlijnde communicatie helpt om aanwervingsprocessen en bedrijfsprojecten op schema te houden.
- Creëert een positieve ervaring: Goede communicatie zorgt voor een bevredigend rekruteringstraject, waardoor uw werkgeversmerk.
- Bevordert levenslange relaties: Het moedigt herhaald zakendoen aan en bouwt duurzame partnerschappen op.
In wezen is duidelijke, tijdige en gepersonaliseerde communicatie een drievoudige overwinning – voordelig voor uw wervingsbureau, uw kandidaten en uw klanten.
Laten we nu eens kijken hoe wij uw wervingsaanpak kunnen revolutioneren door de kracht van effectieve kandidaatcommunicatie.
8 kardinale regels voor zeer effectieve communicatie met kandidaten
Om effectief en in stijl contact te leggen met sollicitanten, zweren wij bij deze 8 gouden regels:
1. Breng de contactpunten in kaart:
U houdt contact met de kandidaten tijdens hun hele stageperiode en waarschijnlijk ook daarna.
Elke interactie moet worden gezien als een kans om open communicatie te vergemakkelijken, transparantie te garanderen en duidelijkheid te verschaffen over de volgende stappen. Laten we het in fasen opsplitsen:
- Pre-aanvraagfase
Uw aanwervingsproces is vaak het proces dat de toon zet voor de ervaring die volgt. Zodra de klant de details en voorwaarden van de vacature bevestigt, is een aantrekkelijke personeelsadvertentie op zijn plaats.
En wat is een betere manier om dit te doen dan een goed getimede e-mail naar de geïdentificeerde groep kandidaten, gevolgd door een SMS met snelle details?
Met een degelijk e-mailprogramma zoals Afzenderkunt u dit allemaal volledig automatiseren, vanaf het inschrijvingsformulier tot en met het verzenden van een welkomstmail.
U kunt gebruik maken van vele direct beschikbare e-mailsjablonen om hiervoor e-mails van hoge kwaliteit te maken.
- Tijdens de aanvraagfase
Uw kandidaten ervaren waarschijnlijk veel stress en druk bij het solliciteren naar meerdere banenVerspreid over weken of zelfs maanden
Kandidaat A kan bijvoorbeeld jongleren met meerdere vacatures, terwijl kandidaat B misschien worstelt met terugkerende afwijzingen.
Hoe dan ook, het is van cruciaal belang dat u te allen tijde actief contact houdt met alle kandidaten op een niet-opdringerige maar toch beschikbare manier. Voor de meeste uitzendbureauszijn e-mails het kanaal bij uitstek om deze communicatie op grote schaal te beheren.
- Interviewfase
De interview In dit proces hebben de kandidaten u waarschijnlijk harder nodig dan u hen. Blijf communiceren over wat er gaande is, geef tijdig statusupdates en zorg dat u volledig op de hoogte bent van de volgende stappen.
- Post-aanvraagfase
Na het selectieproces, wanneer de beslissingen genomen en aan de succesvolle kandidaten meegedeeld zijn, komt u in een delicate fase waarin het beheren van de verwachtingen en emoties van degenen die het niet gehaald hebben van cruciaal belang is.
Bij de communicatie met afgewezen kandidaten moet het aanwervingsteam prioriteit geven aan tijdige antwoorden waarin dank wordt uitgesproken voor hun interesse en inspanningen. Geef indien mogelijk persoonlijke feedback en moedig hen aan om toekomstige mogelijkheden te verkennen, terwijl u altijd een respectvolle toon en professionele houding aanhoudt.
Wanneer deze regels verfijnd en beheerst worden, zullen ze uw wervingsprocessen versterken, waardoor ze boeiender, effectiever en uiteindelijk succesvoller worden.
2. Communiceer tijdlijnen
Maak er altijd een punt van om duidelijke tijdschema’s op te stellen voor elke activiteit die de kandidaten tijdens het wervingsproces meemaken.
Door op een heldere en tijdige manier te communiceren, zorgt u ervoor dat kandidaten altijd goed voorbereid naar u toekomen. Bovendien komen ze met een heldere geest omdat ze zich nu alleen nog maar hoeven te concentreren op het presenteren van de beste versie van zichzelf in de volgende interactiefasen.
Als u dit helder en ruim van tevoren doet, zorgt u ervoor dat de kandidaten altijd goed voorbereid naar u toekomen, omdat er nu geen onaangename verrassingen meer zijn door een gebrek aan duidelijkheid.
Dit kan op zich al een grote rol spelen bij het garanderen van hogere kansen op een baan kansen voor de kandidaten, meer tevredenheid bij uw klanten en aanwervende managers, en uiteindelijk een betere winstgevendheid voor uw bedrijf.
3. Zorg voor regelmatige statusupdates
Kandidaten op de hoogte houden van hun vorderingen kan hun moreel enorm opkrikken. Het zal ook hun wanhoop wegnemen en ervoor zorgen dat ze tot het einde toe op uw proces blijven vertrouwen.
Het delen van regelmatige updates helpt ook om de kans te verkleinen dat uw kandidaten overstappen naar andere concurrerende uitzendbureaus.
4. Beantwoord elke vraag
De meeste van uw kandidaten hebben tientallen, zo niet duizenden vragen die op elk moment door hun hoofd spoken.
Als u met hen kunt communiceren op een manier die hun angsten wegneemt en hun vertrouwen in u versterkt, zullen ze vaker wel dan niet zorgen voor een positief merkimago van uw bedrijfwat u op zijn beurt ‘gratis’ mond-tot-mondreclame oplevert.
De meest gebruikelijke aanpak is het opzetten van een “Veelgestelde Vragen (FAQ)” sectie op de website, moedigen wij u aan om een reeks geautomatiseerde e-mails op te stellen die stap voor stap antwoord geven op hun meest voorkomende twijfels, vragen en bezwaren.
5. Personaliseer uw berichtgeving
Uw kandidaten zijn echte mensen en willen ook als zodanig behandeld worden. Wanneer e-mails en SMS gebruikt om met hen te communiceren met hen te communiceren, gebruik dan functies zoals “Segmentatie” en “Personalisatie” om een diepere band te krijgen en betere zaken te doen.
Met de meeste e-mailmarketingtools is dit heel gemakkelijk.
“Segmentatie Hiermee kunt u gelijksoortige kandidaten groeperen, bijvoorbeeld alle kandidaten die op een bepaalde vacature solliciteren. Zie dit als een mini-lijst.
Terwijl Personalisatie stelt u in staat om met een massapubliek van potentiële nieuwe werknemers te praten met behulp van persoonlijke gegevens zoals hun voornaam, locatie en andere aangepaste informatie die waarde toevoegt aan het gesprek.
Gebruik bijvoorbeeld voornaampersonalisatie om uw kandidaat bij zijn naam te noemen in de onderwerpregel van uw e-mail. Deze eenvoudige toets kan de kans dat uw e-mail wordt geopend en gelezen aanzienlijk vergroten. Let ook op de toon of schrijfstijl van het bericht. Houd voor professionals een formele toon aan, maar als de ontvangers een jong, informeel publiek zijn, houd dan een passende toon aan. Als u dat niet kunt, dan werkt een parafrase-tool het beste om de schrijfstijl van de e-mailcontent automatisch aan te passen.
Spreek mensen relevant (segmentatie) en persoonlijk aan (personalisatie), en ze gaan meer op in het gesprek.
6. Gebruik sms
Wist u dat 9 van de 10 mensen SMS verkiezen verkiezen boven telefoongesprekken?
Combineer dit met het feit dat meer dan 95% van de SMS teksten worden gelezen binnen de eerste 3 minuten en u zult zich afvragen waarom u SMS sms’en niet gebruikt als een middel om krachtig te communiceren met uw kandidaten en klanten.
SMS teksten zijn niet opdringerig, hebben geen internet nodig op de telefoon van de ontvanger, zijn extreem goedkoop en hebben een zeer hoge betrokkenheid van kandidaten.
Maar sms’jes zijn nog steeds erg persoonlijk, en mensen hebben er verschillende gevoelens bij.
Het is dus van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat uw pop-ups en formulieren waarin u om het mobiele nummer van de werkzoekende vraagt, vermelden dat zij correspondentie van uw bureau zullen ontvangen en dat u hen daarvoor om toestemming vraagt.
Zelfs als u niet technisch onderlegd bent, kunt u met gebruiksvriendelijke communicatietools (zoals Sender) gemakkelijk tekstberichten in elke fase van uw wervingsproces integreren.
7. Afwijzingsbrieven samenstellen
Tot 70% van de sollicitanten ontvangt geen feedback na een afwijzing na een telefonische screening.
Dit is een gemiste kans. Afwijzingsmails en -brieven kunnen, als ze doordacht zijn opgesteld, een positieve invloed hebben op de algehele ervaring van kandidaten.
Afwijzingen zijn moeilijk te verwerken, en daarom adviseren wij om:
- Personaliseer uw afwijzingsbrieven;
- Leg de vastgestelde hiaten uit zonder ze persoonlijk te maken;
- Houd het beknopt en professioneel;
- Som het goede en het geweldige op;
- Bied mogelijkheden om samen te werken voor toekomstige vacatures en vereisten;
- Moedig hen aan om opleidingsprogramma’s of workshops te volgen om de vastgestelde hiaten op te vullen.
Als vuistregel geldt: schrijf uw afwijzingsbrieven zoals uw vroegere ik ze graag gelezen zou hebben, en u bent er helemaal klaar voor.
8. Feedback vragen
Feedback is bijna altijd tweerichtingsverkeer.
Net zoveel als de feedback die u aan de afgewezen kandidatenkunt u alleen betere ervaringen opbouwen voor dezelfde kandidaten die weer terugkomen of voor anderen door de echte ervaring van de kandidaat vanuit hun perspectief te begrijpen.
Probeer echt te weten te komen wat ze leuk en minder leuk vonden aan het werken met u. Verbeter de processen waarover u overweldigende feedback hebt gekregen en maak ze gewoon beter voor de volgende partij.
Hiermee onderscheidt u zich van andere wervingsbureaus en wervingspartners die werving en selectie zien als de volgende ‘goudkoorts’ en gewoon snel geld willen verdienen.
Samengevat
De rekruteringsindustrie is misschien niet voor iedereen weggelegd. Maar u bent dan ook niet “iedereen”.
U bent hier om de uitdagingen aan te gaan en uw belofte na te komen om een betere toekomst te bieden aan de kandidaten die uw pad kruisen.
Door betere communicatie met kandidaten kunt u zeer robuuste en levendige wervingsprocessen creëren, met win-winresultaten voor uw organisatie en alle kandidaten, ook al leiden die niet altijd tot banen.
P.S. Als u op zoek bent naar een AI-aangedreven ATS + CRM oplossing, kijk dan eens naar Recruit CRM. Boek nu een demo om het in actie te zien!
Veelgestelde vragen
1. Hoe communiceert u effectief met kandidaten?
Effectieve communicatie met kandidaten houdt in dat u duidelijk, beknopt en transparant bent. Begin met het stellen van verwachtingen en het schetsen van de aanwervingsprocedure. Houd kandidaten regelmatig op de hoogte van hun sollicitatiestatus om ze betrokken en gerustgesteld te houden.
Personaliseer uw interacties en laat zien dat u hun unieke kwalificaties en ambities begrijpt. Maak gebruik van verschillende kanalen zoals e-mail, sms en zelfs sociale media voor een veelzijdige aanpak.
Moedig tot slot altijd feedback aan en sta open voor feedback, zodat het wervingsproces een tweerichtingsgesprek wordt.
2. Wat zijn de vijf tips voor effectieve communicatie?
Ten eerste is duidelijkheid essentieel; zorg ervoor dat uw boodschap duidelijk is en vermijd dubbelzinnigheid. Ten tweede bevordert consistentie de betrouwbaarheid en het vertrouwen. Zorg ervoor dat uw informatie op alle platforms hetzelfde blijft.
Ten derde zorgt personalisering voor een betere band en betrokkenheid. Uw communicatie afstemmen op het individu kan een aanzienlijk verschil maken. Ten vierde is tijdigheid van cruciaal belang; snelle antwoorden tonen respect voor de tijd van de kandidaat.
Tot slot is feedback van onschatbare waarde. Vraag er altijd om en wees bereid ernaar te handelen om uw communicatiestrategieën te verbeteren.
3. Wat zijn de 10 strategieën voor effectieve communicatie?
Hier zijn tien uitstekende strategieën om uw communicatie te verbeteren:
- Duidelijkheid: Houd uw boodschap nauwkeurig en begrijpelijk.
- Consistentie: Zorg voor uniformiteit in uw communicatie.
- Personalisatie: Speel in op de individuele behoeften en voorkeuren van uw kandidaten.
- Tijdigheid: Snelle communicatie laat zien dat u de tijd van uw kandidaten waardeert.
- Feedback: Zoek feedback en handel ernaar voor voortdurende verbetering.
- Actief luisteren: Toon oprechte interesse in wat uw kandidaten te zeggen hebben.
- Empathie: Begrijp en erken het standpunt van de kandidaat.
- Positieve toon: Een positieve en aanmoedigende toon kan uw communicatie boeiender maken.
- Meerdere kanalen: Gebruik verschillende communicatiemiddelen om uw kandidaten te bereiken.
- Follow-up: Regelmatige check-ins tonen uw betrokkenheid bij het proces.
4. Wat zijn drie communicatiemethoden die u zou gebruiken om sollicitanten te bereiken?
Om sollicitanten effectief te bereiken, kunt u deze drie krachtige communicatiemethoden overwegen:
- E-mail: Communicatie via e-mail is standaard bij werving en selectie. Het is een uitstekend platform voor het versturen van gedetailleerde berichten, updates en documentatie. Bovendien is het gemakkelijk te personaliseren en te automatiseren.
- SMS: In dit digitale tijdperk is SMS een snelle en handige methode om korte updates of herinneringen door te geven. Het is niet opdringerig en heeft een hoge betrokkenheid.
- Sociale media: Met hun grote bereik worden sociale mediaplatforms zoals LinkedIn, Facebook en Twitter steeds waardevoller voor werving en selectie. Ze maken ongedwongen interacties, vacatures en updates mogelijk en houden uw kandidaten op de hoogte en betrokken.
Bio van de auteur
Skirmantas Venckus is overdag schrijver en ’s nachts lezer. Hij heeft er een hekel aan om in de derde persoon over zichzelf te praten. Hij is ook de growth hacker bij Sender.net – de e-mailmarketingprovider die zich richt op gebruiksvriendelijkheid, betaalbaarheid en bruikbaarheid.
