Laat toptalent niet wegglippen! Gebruik een systeem voor wervingsbeheer om voorop te blijven lopen bij het werven.
Wat is een systeem voor wervingsbeheer?
Een recruitment management systeem (RMS) is software die het wervingsproces automatiseert en organiseert. Het biedt verschillende functies, zoals het plaatsen van vacatures, het volgen van sollicitanten en communicatie met kandidaten.
Met een RMS kunt u de complexiteit van moderne werving en selectie bijhouden, inclusief het beoordelen van sollicitaties, sollicitatiegesprekken plannenreferenties controleren, vacatures vacaturesen het opstellen van arbeidscontracten, en dat alles terwijl u aan de veranderende regelgeving blijft voldoen.
Lees ook: 10 beste wervingssoftware van 2024 [And WHY you need them!]
7 belangrijke factoren om te overwegen bij het kiezen van een systeem voor wervingsbeheer
Er zijn zoveel systemen voor wervingsbeheer die verschillende functies tegen verschillende prijzen aanbieden, dat het moeilijk kan zijn om de juiste te kiezen.
Hier zijn zeven belangrijke factoren die u in overweging moet nemen bij het selecteren van de beste software voor wervingsbeheer voor uw bedrijfsbehoeften:
1. Wervingsbehoeften
Om de beste software voor uw bedrijf te kiezen, moet u uw wervingsbehoeften in kaart brengen. Probeer alle belanghebbenden bij dit proces te betrekken.
Werft u aan voor één sector of voor meerdere sectoren? Hebt u speciale geavanceerde functies nodig? Hoeveel mensen huurt u gewoonlijk in? Dit zijn het soort vragen waarmee u rekening moet houden bij het beoordelen van uw behoeften.
Denk ook aan de geografische spreiding van uw wervingsinspanningen. Als uw bedrijf internationaal werft, zorg er dan voor dat het RMS meerdere talen kan ondersteunen en aan de verschillende regionale arbeidswetten kan voldoen.
Als u uw vereisten begrijpt, kunt u een RMS kiezen dat perfect aansluit bij uw doelstellingen.
2. Budgettaire overwegingen
Evalueer altijd de kosten van de verschillende softwareopties voor wervingsbeheer en zorg ervoor dat ze binnen uw budget passen en toch de nodige functies bieden.
Een recruitmentsoftware vereist ook regelmatig onderhoud voor een soepele werking. Met SaaS-kostenbeheer kunnen bedrijven anticiperen op terugkerende uitgaven en deze optimaliseren, zodat een ononderbroken service wordt gegarandeerd zonder te veel uit te geven.
Houd daarom rekening met de lopende kosten, zoals abonnementskosten, training en klantenondersteuning, naast de kosten vooraf.
Probeer het potentiële rendement te beoordelen dat u kunt behalen door in het RMS te investeren. Ga daarbij na hoe automatisering en verbeterde efficiëntie de doorlooptijd voor het invullen van vacatures kunnen verkorten, de wervingskosten kunnen verlagen en de kwaliteit van de aanwervingen kunnen verbeteren.
Mis dit niet: 5 bewezen manieren om uw wervingskosten te verlagen
3. Gebruiksvriendelijkheid
De functies van uw wervingssoftware doen er niet toe als uw team er niet effectief gebruik van kan maken.
Uw RMS moet intuïtief zijn en door u (of uw HR-assistent) gebruikt kunnen worden. Een ingewikkeld systeem kan de productiviteit belemmeren en leiden tot frustratie bij de gebruiker.
Overweeg dus om, voordat u de software definitief kiest, een gebruikstest uit te voeren met uw aanwervingsteam. Verzamel feedback over het gebruiksgemak, de navigatie en de leercurve.
Kies voor een systeem met uitgebreide trainingsmiddelen, zoals zelfstudies, webinars en gebruikershandleidingen, die essentieel zijn om uw team snel op weg te helpen.
4. Ondersteuning door verkopers
Controleer vervolgens of de softwareleverancier uitgebreide training en degelijke klantenondersteuning biedt, inclusief live chat, telefonische ondersteuning en uitgebreide documentatie.
Zoek verkopers met een bewezen staat van dienst wat betreft reactiesnelheid en doeltreffendheid bij het oplossen van problemen. Het lezen van beoordelingen of getuigenissen van andere klanten kan u daarbij helpen.
Beoordeel ook de inzet van de dealer voor voortdurende verbetering. Regelmatige updates, nieuwe functies en proactieve klantenondersteuning kunnen uw wervingsproces verbeteren en ervoor zorgen dat de software met de trends in de sector meegroeit.
Een leverancier die maatwerk biedt, tools voor feedback van gebruikers gebruikt en naar feedback van gebruikers luistert, kan een meer op maat gemaakte en effectievere oplossing bieden.
5. Integratiemogelijkheden
Als u in de rekruteringsindustrie werkt, gebruikt u waarschijnlijk al HR- en software voor talentacquisitie die uw belangrijke gegevens bevat. Daarom is het cruciaal om ervoor te zorgen dat uw RMS kan integreren met uw bestaande tools en toepassingen.
U moet op zoek gaan naar systemen die API’s en middleware-oplossingen bieden om een eenvoudige en soepele integratie mogelijk te maken.
Zorg ervoor dat de software kan integreren met populaire vacaturebanken, platforms voor sociale media en e-mailclients. Deze integraties kunnen uw bereik vergroten en u helpen om efficiënter kandidaten te vinden.
Dit bevestigt dat alles soepel verloopt en dat u gegevens consistent houdt zonder alle informatie handmatig in te voeren, zodat alles efficiënt en foutloos blijft.
6. Schaalbaarheid
Naarmate uw bedrijf uitbreidt, zal uw behoefte aan personeel toenemen. Kies een RMS dat met uw bedrijf kan meegroeien.
Ga op zoek naar software met flexibele prijsmodellen die op maat gemaakt zijn voor bedrijven van verschillende grootte. Zo kunt u beginnen met een kleiner pakket en uitbreiden naarmate uw behoeften groeien. Kijk of het systeem bestand is tegen grotere gegevensbelastingen en gebruikersaantallen om uw groei op lange termijn te ondersteunen.
Houd ook rekening met de capaciteit van het systeem om seizoensgebonden aanwervingspieken of snelle uitbreidingsplannen op te vangen. Schaalbaarheid heeft ook betrekking op het vermogen van het systeem om nieuwe functies en integraties te ondersteunen naarmate uw wervingsstrategie zich ontwikkelt.
Misschien vindt u dit ook leuk: Best practices voor het runnen en opschalen van een succesvol wervingsbedrijf
7. Beveiligingsfuncties
Kandidaatgegevens is uw meest waardevolle bezit, dus het beheren en beschermen ervan is belangrijk voor het behouden van vertrouwen en geloofwaardigheid. Daarom hebt u een systeem nodig met eersteklas beveiligingsfuncties.
Kies software met gegevenscodering, controle op gebruikerstoegang en regelmatige beveiligingsaudits. Zorg ervoor dat de leverancier gegevensbeveiliging serieus neemt en solide protocollen heeft voor het afhandelen van datalekken.
Zorg er ook voor dat het RMS voldoet aan de voorschriften voor gegevensbescherming zoals GDPR, CCPA en andere branchespecifieke voorschriften om alles veilig en gezond te houden, vooral als u internationaal werft.
Let op functies zoals twee-factor authenticatie, wachtsleutels, gegevensversleuteling tijdens de overdracht en in rust, en regelmatige beveiligingsupdates. Zorg ervoor dat de leverancier regelmatig beveiligingsaudits uitvoert, een uitgebreide kwetsbaarheidsscanner gebruikt en een duidelijk plan heeft om op inbreuken op gegevens te reageren.
Top 8 functies waar u op moet letten bij een systeem voor wervingsbeheer
Weet u niet zeker of het wervingsbeheersysteem dat u hebt gekozen aan uw behoeften voldoet?
Wees gerust door deze acht essentiële functies te controleren. Ze kunnen uw wervingsstrategie aanzienlijk verbeteren en toptalent aantrekken.
1. Vacatures
Een effectief RMS maakt het gemakkelijk om vacatures op meerdere platforms te plaatsen. Dit kunnen ook vacaturebanken zijn, sociale mediaen de carrièrepagina van uw bedrijf. Hoe groter uw bereik, hoe groter uw kans om toptalent aan te trekken.
Sommige systemen bieden ook sjablonen en planningstools om dit proces te automatiseren en te optimaliseren.
U kunt deze platforms integreren met tools voor sociale-mediabeheer om gemakkelijk een inhoudskalender te maken en vooraf berichten in te plannen, zodat u een consistent publicatieschema kunt bijhouden en uw zichtbaarheid kunt vergroten.
Lees ook: SEO voor vacatures: De alles-in-één-doorloop [+ Een lijst met bronnen om te gebruiken]
2. Kandidaat sourcing
Uw wervingsbeheersysteem heeft geavanceerde zoekmogelijkheden die zelfs de moeilijkst te vinden talenten kunnen opsporen.
De meest robuuste platforms op de markt beschikken bijvoorbeeld over verbeterde Chrome-extensies voor online professionele netwerken zoals LinkedIn, waarmee u LinkedIn-profielen kunt doorlopen en met één klik sollicitanten en klanten op uw platform kunt verzamelen. U kunt de functies ook gebruiken om een aanpasbaar formulier op uw wervingswebsite waar kandidaten hun profielen en CV’s kunnen invullen en overhandigen.
Deze sollicitaties komen rechtstreeks in uw database terecht, zodat u niet langer uw e-mails hoeft door te spitten naar sollicitaties.
3. Geautomatiseerde screening
Recruiters ontvangen elke dag honderden tot duizenden sollicitaties, waardoor het handmatige screeningsproces tijdrovend en vermoeiend is. Het automatiseren van de eerste filtering bespaart tijd en kosten en zorgt er ook voor dat alleen de best gekwalificeerde kandidaten doorgaan.
Functies in uw RMS, zoals cv parsingkunnen worden gebruikt om automatisch relevante informatie uit cv’s te halen en deze te vergelijken met de functievereisten. U kunt ook aangepaste filters instellen met behulp van een booleaanse zoekopdracht om ervoor te zorgen dat het profiel van de sollicitant overeenkomt met uw vacaturespecificaties.
Pre-screening vragenlijsten kunnen geweldige hulpmiddelen zijn om te beoordelen of een sollicitant geschikt is voor een functie. Uw wervingssoftware kan het ontwerp, de uitvoering en de onmiddellijke evaluatie van de antwoorden automatiseren.
Mis het niet: Automatisering van werving en selectie: Voordelen en tools die u vandaag nodig hebt
4. Applicant volgen
Een applicant tracking system (ATS) wordt wel het “hart” van werving en selectie genoemd.
Het helpt u bij het beheren van informatie over kandidaten en het bijhouden van hun voortgang in verschillende fasen, waardoor het hele proces van sollicitatie tot indienstneming gestroomlijnd wordt.
Uw wervingssoftware kan sollicitatiegesprekken plannen door te coördineren met kandidaten en aanwervende managers en kan u ook helpen bij het beheren van uw talentpijplijn om te zorgen voor een gestage stroom van gekwalificeerde kandidaten die klaar staan om de vacatures in te vullen zodra deze vrijkomen.
Zorg ervoor dat uw ATS geïntegreerd is met uw agenda, zodat de interviews moeiteloos geboekt worden en planningsconflicten vermeden worden.
5. Communicatie met kandidaten
Een grote reden achter kandidaten die zich terugtrekken van het wervingsproces is het gebrek aan tijdige en persoonlijke communicatie. Gebruik uw wervingssoftware om de communicatie met kandidaten te verbeteren, zodat ze betrokken blijven en zich niet buitengesloten voelen.
Geautomatiseerde e-mailsjablonen voor verschillende fasen van het wervingsproces om kandidaten regelmatig op de hoogte te houden van hun sollicitatiestatus. Zelfregulerende meldingen handelen dit moeiteloos af en houden iedereen op de hoogte zonder extra werk van uw kant.
Maak een centraal communicatielogboek om ervoor te zorgen dat alle interacties worden gedocumenteerd. Zo kan het wervingsteam gemakkelijk op de hoogte blijven van de correspondentie met kandidaten.
6. Datagestuurde inzichten
Analyse van aanwervingen kan u echt nuttige inzichten geven in uw wervingsproces, zodat u strategieën kunt verbeteren en betere beslissingen kunt nemen. En ja, uw wervingssoftware kan u daarbij helpen!
Met uw RMS kunt u vitale aanwervingsindicatoren meten, zoals time-to-hire en cost-to-hire, en deze vergelijken met wat andere bedrijven doen om te begrijpen of alles in orde is met uw prestaties of dat er gebieden zijn die verbetering behoeven.
U kunt ook wervingsdashboards die real-time gegevensvisualisatie bieden. Deze kunnen u helpen om snel de doeltreffendheid van uw aanwervingsinspanningen te beoordelen en datagestuurde beslissingen te nemen om de efficiëntie te verbeteren.
7. Feedback verzamelen
Het verzamelen van feedback van kandidaten en wervingsmanagers is van cruciaal belang, omdat dit waardevolle inzichten oplevert voor het verbeteren van uw wervingsproces.
U kunt uw RMS gebruiken om enquêtes over de ervaring van kandidaten in verschillende stadia van het aanwervingsproces. Door feedback te verzamelen op verschillende contactmomenten krijgt u een volledig beeld van het standpunt van de sollicitant.
U kunt uw RMS ook gebruiken om de feedback die managers tijdens routinevergaderingen geven bij te houden en te beheren. Dit zorgt ervoor dat alle opmerkingen en suggesties goed gedocumenteerd en gemakkelijk toegankelijk zijn voor herziening.
8. Onboarding
Een wervingssoftware met inwerken capaciteiten kunnen een soepele overgang voor uw nieuwe werknemers vergemakkelijken. Geautomatiseerde introductiechecklists en documentbeheer kunnen deze kritieke fase helpen stroomlijnen, zodat nieuwe werknemers zich vanaf hun eerste dag welkom en goed voorbereid voelen.
U kunt functies zoals het elektronisch ondertekenen van documenten gebruiken om het langdurige en vervelende papierwerk te versnellen. U kunt ook inwerkportalen maken waar nieuwe werknemers toegang hebben tot belangrijke informatie, trainingsmateriaal en het beleid van de organisatie.
Het zal u spijten als u dit niet leest: Vind de ideale onboarding software voor recruiters [7 standout choices for 2024]
Top 10 wervingsbeheersystemen voor uw wervingsbehoeften
Er zijn ontelbaar veel systemen voor wervingsbeheer op de markt, dus als u weet welke de beste zijn, kunt u een voorsprong nemen.
Hier volgt een lijst met de top 10 RMS-oplossingen die volgens ons het proberen waard zijn.
1. CRM rekruteren
Recruit CRM biedt een uitgebreid, gebruiksvriendelijk platform dat ideaal is voor het volgen van sollicitanten, het zoeken van kandidaten en communicatietools, waardoor het een perfecte keuze is voor bureaus die hun processen willen stroomlijnen.
Dankzij de onovertroffen aanpassingsmogelijkheden past Recruit CRM zich naadloos aan verschillende wervingsworkflows aan, zodat het aan uw specifieke behoeften voldoet.
Dankzij het intuïtieve ontwerp is het gemakkelijk te navigeren, zodat u de functies van het systeem optimaal kunt benutten.
En geloof me niet op mijn woord – tevreden klanten zijn enthousiast over hoeveel makkelijker hun wervingsprocessen zijn geworden!
Benieuwd naar Recruit CRM in actie? Boek nu een demo!
2. Bullhorn
Bullhorn is ontworpen voor grotere bureaus die geavanceerde rapportage- en aanpassingsmogelijkheden nodig hebben, en integreert goed met een groot aantal andere tools, waardoor het een veelzijdige keuze is voor complexe aanwervingsbehoeften.
De sterke CRM-functionaliteiten kunnen u helpen bij het effectief beheren van relaties met klanten, terwijl de robuuste analysefunctie diepe inzichten verschaft in de wervingsprestaties en helpt bij het nemen van strategische beslissingen.
3. Werkbaar
Workable wordt geroemd om zijn gebruiksgemak en krachtige sourcingmogelijkheden. Deze software biedt functies zoals AI-gestuurde kandidaatmatching en uitgebreide integratie met vacaturebanken, waardoor het een favoriet is onder slimme recruiters zoals u.
Agentschappen kunnen hun personeelsstrategieën efficiënter maken door middel van verfijnde personeelsstrategieën op basis van actuele informatie, dankzij de robuuste functies voor rapportage en analyse. De soepele ervaring voor u wordt mogelijk gemaakt door de gebruiksvriendelijke interface, waardoor de productiviteit en efficiëntie worden verbeterd.
4. Hendel
Lever combineert ATS- en CRM-functies om een naadloze ervaring te bieden die gericht is op relatiebeheer. De gebruiksvriendelijke interface en robuuste analyses maken het een krachtig hulpmiddel voor het opbouwen van sterke kandidaat- en klantrelaties.
De samenwerkingsfuncties die de software biedt, kunnen u helpen om de productiviteit en besluitvorming van het team te verbeteren, terwijl de integratiemogelijkheden de workflow verder kunnen stroomlijnen.
5. Broeikas
Greenhouse staat hoog aangeschreven voor zijn gestructureerde wervingsaanpak en biedt aanpasbare interviewkits en robuuste analyses. Het is een uitstekende keuze voor u als u een nauwgezet, datagestuurd wervingsproces wilt.
De integratiemogelijkheden en gedetailleerde rapportagetools zorgen voor een soepele overgang voor nieuwe aanwervingen, waardoor uw personeelsproces over het algemeen efficiënter en effectiever wordt.
6. SmartRecruiters
SmartRecruiters valt op door het gebruiksvriendelijke ontwerp en de samenwerkingsmogelijkheden, en maakt productieve samenwerking met uw team mogelijk.
Het beschikt over een volledige set tools die alle processen tussen sourcing en onboarding afhandelen. Het is dus een zeer aanpasbare oplossing voor bedrijven van alle groottes.
7. Jobvite
Jobvite staat bekend om zijn alles-in-één wervingsoplossingen die sourcing, het volgen van sollicitanten, onboarding en robuuste analyses omvatten. Het is een veelzijdig platform dat zowel door kleine als grote bedrijven kan worden gebruikt.
Nog belangrijker is dat de voorkeur van dit systeem uitgaat naar het creëren van relaties tussen potentiële werknemers en hun werkgevers of de merken die zij vertegenwoordigen. Deze methode voor personeelsbeheer verbetert dus de effectiviteit van de werving en de tevredenheid van de kandidaten.
8. iCIMS
iCIMS staat bekend als een schaalbare oplossing die geschikt is voor bedrijven van alle groottes. Het biedt een breed scala aan functies en integratiemogelijkheden, maar vooral de onboarding- en gegevensanalysemogelijkheden zijn krachtig.
De software biedt uitstekende klantenondersteuning om ervoor te zorgen dat gebruikers de hulp krijgen die ze nodig hebben om het potentieel van het systeem te maximaliseren.
9. JazzHR
JazzHR is een uitstekende keuze voor middelgrote bedrijven dankzij zijn kosteneffectieve en gebruiksvriendelijke aard. Ondanks zijn krachtige kwaliteiten is het nog steeds betaalbaar voor startende bedrijven die groot willen worden.
Het wordt geleverd met verschillende functies waarmee u het aan uw procesbehoeften kunt aanpassen, plus tools voor het genereren van rapporten die u tijdens de werving op verschillende manieren helpen om ervoor te zorgen dat alles probleemloos verloopt.
10. BambooHR
BambooHR wordt gekenmerkt door zijn combinatie van HR-software en ATS-toepassingen. U zult het geschikt vinden als u in de eerste plaats op zoek bent naar één HR-oplossing die alles kan.
Het is de perfecte keuze voor HR-specialisten omdat het de werving en andere HR-processen vereenvoudigt en er tegelijkertijd voor zorgt dat deze effectief zijn dankzij de gebruiksvriendelijke interface en solide rapportagetools.
Lees ook: Alles wat u moet weten over software voor uitzendbureaus
Veelgestelde vragen
1. Is een RMS geschikt voor kleine bedrijven?
Absoluut! RMS-oplossingen zijn zeer schaalbaar en kunnen worden aangepast aan de specifieke behoeften van kleine bedrijven.
Ze bieden essentiële functies zoals het volgen van sollicitanten en geautomatiseerde communicatie zonder de hoge prijskaartjes en complexiteit van grotere systemen. Dit betekent dat u uw wervingsproces kunt stroomlijnen, tijd kunt besparen en de efficiëntie kunt verbeteren zonder dat het u geld kost.
Bovendien kan een RMS kleine bedrijven helpen om beter te concurreren met grotere bedrijven bij het aantrekken van toptalent.
2. Hoe kan ik zorgen voor een soepele overgang naar een RMS?
Om een soepele overgang te garanderen, betrekt u de belangrijkste belanghebbenden er vanaf het begin bij en zorgt u voor een uitgebreide training voor alle gebruikers. Kies een RMS met uitgebreide ondersteuning van de leverancier om te helpen bij de installatie en het oplossen van problemen.
Beginnen met een proefprogramma kan heel voordelig zijn. Zo kunt u eventuele problemen identificeren en oplossen voordat u het programma volledig uitrolt. Duidelijke communicatie en het stellen van realistische verwachtingen kunnen u ook helpen om de verandering effectief te beheren.
3. Hoe meet ik het succes van een RMS-implementatie?
U kunt het succes van uw RMS-implementatie meten door belangrijke meetgegevens bij te houden, zoals aanstellingstijd, kosten per aanwerving en tevredenheid van de kandidaten. Voer ook een wervingsaudit om de algehele efficiëntie van uw wervingsproces te beoordelen.
Door deze statistieken regelmatig te bekijken, krijgt u een beter inzicht in de impact van het RMS en kunt u gebieden voor voortdurende verbetering identificeren.
Het verzamelen van feedback van kandidaten en wervingsmanagers kan ook waardevolle inzichten opleveren in de effectiviteit van het systeem.
