Aqui está tudo o que precisa de saber sobre como escolher o software de recrutamento certo para pequenas empresas para acelerar o crescimento e as receitas.
O que é um software de recrutamento?
Antes de nos debruçarmos sobre os pormenores de um software de recrutamento, é importante esclarecer os aspectos básicos; o que é e como é que ajuda a criar um processo de recrutamento sem falhas?
Um software de recrutamento é uma ferramenta utilizada por recrutadores e profissionais de AT para otimizar a eficiência da contratação, automatizar o fluxo de trabalho de recrutamento e eliminar tarefas manuais repetitivas e desafios de contratação.
Eis um resumo rápido das suas principais funcionalidades:
1. Procura de candidatos
Procura de talentos é uma parte integrante do recrutamento. As agências de recrutamento mais pequenas têm de atrair não só candidatos activos mas também passivos para as vagas de emprego. Um software de recrutamento pode ajudá-lo com isso, permitindo-lhe alcançar, atrair e reter talentos.
2. Envolvimento dos candidatos
Após o sourcing, é essencial reter os candidatos durante todo o processo de contratação. Um software de recrutamento robusto pode ajudá-lo a manter os candidatos informados e envolvidos, simplificando a comunicação candidato-recrutador.
3. Seleção dos candidatos
Selecionar os candidatos mais adequados a partir de um conjunto de talentos competentes é complicado. Um software de recrutamento tem uma variedade de características, como análise de currículos, tarefas em linha, colaboração central, etc., para o ajudar a escolher o melhor de entre todos os candidatos.
Leia também: Agência vs. software de recrutamento interno: Um guia completo
Principais características de um software de recrutamento para uma pequena empresa
A utilidade de um software de recrutamento reside nas suas principais características, que fazem uma diferença notável na qualidade geral da contratação.
Vejamos então algumas das principais funções de um software de recrutamento e as características que apresenta para as desempenhar.
1. Procura de candidatos
A procura de candidatos elegíveis é uma das principais razões pelas quais as agências procuram incorporar um software de recrutamento no seu processo de contratação.
- A funcionalidade de prospeção de talentos deste software envolve uma pesquisa exaustiva sobre as melhores fontes para encontrar candidatos, identificando as mais relevantes e trabalhando em rede com elas.
Análise de currículos
através de algoritmos de IA também se insere no âmbito do “sourcing de candidatos”, uma vez que ajuda a identificar as qualificações, a experiência e o conjunto de competências relevantes de um candidato para uma determinada função.
2. Atrair e reter candidatos
Após a prospeção, os candidatos mais adequados têm de ser convencidos de que o emprego que lhes está a oferecer é exatamente o que procuram. Esta função tem como principal objetivo atrair, envolver e reter potenciais candidatos.
- Características como um canal de comunicação robusto de interface única podem desempenhar um papel importante neste domínio. Pode interagir com os candidatos sobre tudo, desde actualizações de entrevistas a prováveis atrasos na resposta a candidaturas de alto nível experiência do candidato.
- Os sítios Web de carreiras são também uma forma brilhante de dar a conhecer a sua credibilidade enquanto agência de recrutamento, com vagas de emprego promissoras na manga. Normalmente, estes sítios Web destinam-se a apresentar aos candidatos uma lista de todas as oportunidades de carreira disponíveis.
Incentiva os candidatos a criarem os seus perfis, a candidatarem-se a empregos e a acompanharem as suas candidaturas.
3. Realização de entrevistas
Entrevistas desempenham um papel importante no processo de recrutamento e são frequentemente o fator decisivo. Dada a importância das entrevistas, deve tentar conduzi-las da forma mais harmoniosa possível.
Funcionalidades como a Gestão de Entrevistas e Ofertas ajudam a eliminar qualquer confusão em torno dos horários atribuídos para as entrevistas e eliminam qualquer margem para duplas marcações acidentais. Isto ajuda tanto os entrevistadores como os candidatos a escolherem as suas faixas horárias preferidas com base na disponibilidade.
Para além das entrevistas estruturadas, esta funcionalidade também tem
modelos personalizáveis prontos a usar para cartas de oferta
ferramentas de assinatura eletrónica incorporadas para assinaturas digitais, cartões para classificar os candidatos após as entrevistas com base nas competências e no desempenho, um portal de conversação para conversas rápidas e muito mais.
Por outro lado, as funcionalidades da plataforma permitem aos recrutadores regular e
realizar entrevistas mesmo em dispositivos móveis
. Isto é muito útil, desde a redução das despesas de deslocação, evitando atrasos, até à eliminação de quaisquer conflitos de horários que possam surgir.
Também oferece ferramentas como painéis de controlo para
acompanhar as métricas necessárias
relatórios baseados em informações sobre as tendências recentes do sector, modelos de fluxo de trabalho para uma melhor produtividade,
inquéritos sobre a experiência dos candidatos
para obter feedback, opção para acumular dados dos empregados para o futuro, filtros para pesquisa avançada, etc.
4. Avaliação dos candidatos
A razão de ser do processo de recrutamento é avaliar o conjunto de candidatos disponíveis e seleccioná-los para encontrar a melhor opção. Por isso, a avaliação dos candidatos é uma parte essencial do processo.
As funcionalidades do sistema de acompanhamento de candidatos ajudam os recrutadores a recolher informações relevantes sobre cada candidato que devem ser consideradas de forma crítica para uma melhor avaliação. Estas incluem pormenores pessoais e profissionais, como o conjunto de competências e a experiência. Até filtra os currículos com base nestes atributos para verificar a sua elegibilidade.
Além disso, as características da Avaliação de Candidatos têm normalmente por objetivo comparar potenciais candidatos, colocando as informações mais relevantes à frente.
Funções como
rastreio de antecedentes
,
verificação de referências
A fim de reduzir a rotação dos trabalhadores, procede-se à verificação do historial profissional, etc. As tarefas em linha sobre características cognitivas e comportamentais ajudam a determinar a adequação de um candidato ao respetivo sector e ambiente de trabalho.
5. Contratação do candidato
Esta última etapa do recrutamento é tão essencial como todas as anteriores. Deve certificar-se de que a pessoa selecionada para a função também acaba por escolher o emprego em questão como o melhor para ela. Para que essa impressão seja dissipada, é necessário um onboarding sem falhas.
As funcionalidades de onboarding de um software de recrutamento assumem a responsabilidade de comunicar eficazmente com os novos recrutas, desde lembretes para preencher formulários de onboarding e cumprir as conformidades necessárias, até à comunicação das vantagens do emprego e dos termos de confidencialidade.
Algumas funcionalidades, como assistentes passo-a-passo e painéis de controlo intuitivos, podem melhorar em grande medida a experiência de integração.
Existem várias outras características que um software de recrutamento pode possuir, mas estas são essencialmente as principais.
A sua agência de recrutamento pode ter alguns requisitos específicos que não constam da lista. Estas necessidades especiais exigem características específicas para obter resultados óptimos. Pode incorporá-los facilmente na sua lista de requisitos e estará pronto para procurar a ferramenta de recrutamento de que necessita!
6. Criar sítios de carreiras interessantes e personalizáveis
A credibilidade de uma empresa como empregadora reside no seu sítio Web de carreiras. Um sítio de carreiras agradável, profissional, de fácil utilização e fiel à sua empresa pode intrigar instantaneamente os candidatos a emprego a explorarem as suas ofertas de emprego. Certifique-se de que o seu software de recrutamento tem esta funcionalidade.
7. Organização da base de dados de candidatos
Uma das principais razões para adquirir um software de recrutamento é gerir melhor os dados dos seus candidatos. Por isso, a tecnologia que adquirir deve resolver este problema para estruturar e armazenar os dados actuais e passados dos seus empregados de forma eficiente.
8. Automatização
Automatização é o coração de um software de recrutamento. A quantidade de trabalho manual e repetitivo que pode ser efectuado por uma máquina depende desta caraterística. Por isso, não se deve esquecer de fazer uma consulta exaustiva para ver se a eficácia da automatização do sistema corresponde às suas expectativas.
9. Painéis de controlo consolidados
Um painel de controlo tudo-em-um é a caraterística mais útil que um software de recrutamento pode oferecer a uma empresa. Abrange todas as etapas do processo de contratação e dá-lhe a vantagem de examinar tudo de uma só vez. Não vai querer perder esta funcionalidade.
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As 5 principais razões pelas quais as pequenas empresas precisam de um software de recrutamento
Utilizar um software de recrutamento é a melhor decisão que qualquer pequena empresa pode tomar. Não só torna todo o processo de recrutamento mais fácil e menos moroso, como também melhora a qualidade geral da contratação.
Investir num software de recrutamento também pode ser uma decisão altamente rentável, especialmente durante o período de incubação. Não só o ajudará a obter uma força de trabalho de indivíduos altamente qualificados, como também o ajudará a organizar melhor as diferentes áreas de controlo interno.
Vamos ver em pormenor porque é que, enquanto pequena empresa, deve investir num software de recrutamento.
1. Melhor colaboração
Uma pequena empresa deve querer sempre que a sua equipa esteja em sintonia com todos os pontos cruciais da organização. Um software de recrutamento pode servir exatamente esta necessidade com os procedimentos dos candidatos, permitindo o acesso a todas as informações importantes para todos através de uma plataforma centralizada.
2. Facilitar a publicação de ofertas de emprego
Os painéis de emprego são úteis mas estão muito saturados. Em vez disso, a seleção de sítios Web de carreiras de marcas pode ajudá-lo a destacar-se de outras grandes empresas e a chegar a mais candidatos potenciais. Pode facilmente criar um para si utilizando um software de recrutamento. Também pode publicar empregos em vários portais de emprego com um único clique, em vez de ter de publicar manualmente empregos em cada plataforma.
3. Acesso ao longo do dia
Para começar a atrair candidatos, tem de estar visível para o seu público-alvo. Mas, sendo uma pequena empresa, isto pode ser muito difícil. Por isso, é aconselhável não perder as horas de tração que pode receber. É aqui que entra a importância do anúncio de emprego com acesso durante todo o dia.
Com um software de recrutamento, pode manter as suas ofertas de emprego acessíveis aos candidatos 24 horas por dia, 7 dias por semana, juntamente com uma função de resposta automática para responder às perguntas frequentes dos candidatos no local.
4. Melhores descrições de funções
A legibilidade e a clareza de uma
descrição de funções
pode fazer ou desfazer um negócio. Pode melhorar neste jogo com as sugestões do software de recrutamento e também personalizá-las como quiser.
5. Melhor alcance
A simples utilização das funcionalidades avançadas de um software de recrutamento pode torná-lo mais credível aos olhos dos candidatos a emprego, atraindo assim muito mais candidaturas do que as empresas que não o utilizam.
Perguntas-chave a fazer antes de adquirir um software de recrutamento
Não vai comprar um software de recrutamento de um em um ou de dois em dois anos. Trata-se de um investimento a longo prazo. Por isso, é absolutamente crucial informar-se e certificar-se de que está a escolher o fornecedor certo.
Aqui estão algumas
perguntas que deve fazer ao fornecedor
antes de comprar um software.
1. Quais são as possíveis alterações previstas para o software de recrutamento?
Esta pergunta é importante não só para estimar a sua aplicabilidade à sua empresa durante um determinado período de tempo, mas também para o ajudar a perceber a abordagem futurista do fornecedor de software e se este está disposto a adaptar-se à natureza dinâmica da indústria.
2. Quais são as qualificações do convés de apoio em causa?
Imagine que um recrutador inexperiente recebe a responsabilidade de tratar das queixas relacionadas com o software de recrutamento. Um desastre absoluto! Certifique-se de que a equipa que presta serviços por detrás da tecnologia tem as competências e os conhecimentos necessários.
3. Pode confiar-lhes os seus dados confidenciais?
Um software de recrutamento tem acesso a alguns dados comerciais cruciais e confidenciais. Isto coloca-o em posição de fazer todas as perguntas relacionadas com a segurança que desejar. Para onde vão os dados? Que software é responsável pela privacidade?
4. Pode personalizar o software de acordo com as suas necessidades?
A forma como uma empresa acaba por utilizar o software de recrutamento depende inteiramente de si. Ser capaz de personalizar o mesmo de acordo com as suas necessidades é um requisito principal para a máxima eficiência.
5. Ajudam-no a entrar em contacto com alguns utilizadores anteriores dos seus serviços?
Quando faz esta pergunta, está basicamente a testar a sua transparência para com os clientes. É possível que não lhe indiquem clientes insatisfeitos, mas mesmo um par de clientes satisfeitos pode dar-lhe uma ideia clara do seu desempenho.
5 sinais de que a sua pequena empresa precisa de um software de recrutamento o mais rapidamente possível!
Por mais que os especialistas tentem convencer as pequenas empresas a subscreverem um software de recrutamento, algumas delas continuarão a hesitar em fazer este investimento.
Vamos então discutir alguns sinais importantes na sua empresa que gritam a urgência de investir em #RecTech.
1. Os painéis de emprego constituem uma grande parte da sua estratégia de procura de emprego
Os painéis de emprego foram rotulados de salvadores por todos os recrutadores. Mas depender exclusivamente de uma fonte não é uma estratégia inteligente.
Para
para ser um ás na procura de candidatos
precisa de diversificar, e um software de recrutamento pode facilitar-lhe a tarefa.
2. A sua base de dados é enorme
Se a sua empresa está a lidar com um enorme conjunto de dados, não é seguro lidar com eles de mãos vazias. Um software de recrutamento não só o ajuda a organizar todas as informações de forma sistemática, como também as trata cuidadosamente para evitar a perda ou violação de dados.
3. O seu objetivo é a eficiência de custos
Um software de recrutamento é sinónimo de redução de custos no domínio da contratação. A centralização e a automatização podem permitir-lhe poupar muito dinheiro e ganhar ainda mais.
4. Tem dificuldade em colaborar
Os processos de recrutamento simples demoram mais tempo do que o habitual? Isto pode levar a uma queda irrecuperável da produtividade. Um software de recrutamento, no entanto, pode erradicar completamente esta ameaça, oferecendo integrações para trabalhar com várias ferramentas ao mesmo tempo e muito mais.
5. Nunca tem tempo para pensar na marca do empregador
As tarefas de rotina mantêm-no demasiado ocupado para construir uma marca de empregador para si. Um software de recrutamento não só o ajudará a dominar os aspectos básicos, como também lhe dará tempo para se concentrar na construção de uma identidade de empregador única no mercado de trabalho.
Como integrar um software de recrutamento no seu processo de contratação?
A aquisição de um software de recrutamento é, sem dúvida, a melhor decisão de contratação que pode tomar. Mas esta ferramenta pode não ser tão útil para a sua empresa se não a implementar corretamente.
Por isso, aqui está um guia sobre como incorporar um software de recrutamento no seu sistema de contratação.
1. Consulte a sua equipa
Este investimento no software é provavelmente uma decisão empresarial colectiva. Mas quando se trata de implementar o mesmo no sistema interno, muitas pequenas empresas evitam uma segunda ronda de discussão em equipa antes de iniciar a sua utilização, o que muitas vezes lhes custa muito dinheiro.
Para evitar esta situação, certifique-se de que se reúne com a sua equipa uma segunda vez para discutir a aplicabilidade do software e convidar todas as pessoas envolvidas na sua utilização a apresentarem sugestões.
2. Crie departamentos
Quase todas as organizações adoptam a abordagem departamental. Da mesma forma, quando tiver um software de recrutamento para implementar, divida as responsabilidades e o funcionamento por todos os respectivos departamentos.
A atribuição de uma tarefa a cada departamento em diferentes níveis do processo de recrutamento pode produzir uma eficiência e uma precisão notavelmente elevadas, se for bem feita.
3. Treine os novatos
Enquanto uma parte da sua equipa de utilizadores se adaptará rapidamente ao software de recrutamento, outra parte poderá ficar para trás e ter dificuldade em dominar as suas funcionalidades.
Nesses casos, em vez de os manter afastados do sistema, dê-lhes formação sobre a melhor forma de utilizar o software, para formar uma equipa com conhecimentos e competências credíveis.
Esta
campanha de formação
deve, no entanto, estar disponível para todos, desde os utilizadores até às partes interessadas, para uma maior transparência na empresa.
4. Filtre os dados disponíveis
A gestão dos dados de contratação relevantes é uma caraterística importante de um software de recrutamento. Muitas empresas começam imediatamente a organizar e a carregar todos os seus dados disponíveis no software. Mas esta não deve ser a primeira coisa que deve fazer.
Antes de utilizar o software, todas as informações disponíveis na sua
sua base de dados
tem menos probabilidades de ser homogéneo. Quer se trate de dados antigos ou novos, há alguns pormenores que já não precisam de estar na sua base de dados. Filtre-os previamente.
5. Acompanhe os progressos
Um software de recrutamento só lhe trará resultados benéficos, tanto a curto como a longo prazo, se o mantiver no caminho certo.
Que melhorias observou desde a instalação em comparação com os registos anteriores? Qual é o feedback da equipa de aquisição de talentos relativamente ao software? Há algum aspeto que não tenha tido os resultados esperados com o reforço do software?
Avalie e observe regularmente os pontos de bónus e os pontos de dor e deixe que os benefícios se reflictam imediatamente!
Desafios comuns associados a um software de recrutamento e como ultrapassá-los
Quando começa a utilizar um software de recrutamento, existem alguns
desafios que poderá enfrentar
. Alguns destes desafios podem mesmo continuar a existir mesmo a longo prazo.
Mas assim que as equipas de contratação começam a habituar-se às lacunas do software, tendem a encontrar formas de o fazer funcionar.
Eis alguns dos principais problemas que os recrutadores enfrentam quando começam a utilizar um software de recrutamento.
1. Falta de discernimento racional
Um software não é mais do que uma máquina. Por muito que o mundo da tecnologia tenha avançado, a grande falta de racionalidade continua a ser bem visível.
É muito provável que este inconveniente se reflicta no seu funcionamento quotidiano. Desde a categorização incorrecta dos dados até ao recrutamento de candidatos do sector errado, confiar cegamente na tecnologia pode criar uma grande confusão na sua organização.
2. Preconceito inconsciente
A funcionalidade de análise de currículos do software de recrutamento segue a abordagem por palavras-chave. É aqui que o risco de
preconceitos inconscientes
mentiras.
Por exemplo, certas palavras-chave relevantes podem ser mal interpretadas pelo software contra a sua intenção. O software favorece a palavra-chave num determinado formato e rejeita todas as
currículos
que não respeitam o mesmo.
Este pequeno enviesamento pode levar a que se percam potenciais candidatos que podem ser mais competentes do que os seleccionados.
3. Regras predefinidas
Um software de recrutamento é programado com instruções predefinidas que regem em grande medida a sua funcionalidade. Estes protocolos pré-programados, incorporados no software, podem influenciar o seu funcionamento.
Esta influência pode ser um obstáculo para que a ferramenta interprete as suas instruções e produza resultados exactos, deixando assim espaço para possíveis erros.
4. Mais aplicações do que o desejado
A função de pesquisa de candidatos de um software de recrutamento é uma das características mais eficazes desta peça de tecnologia e faz, de facto, o que promete.
Inicialmente, a funcionalidade de pesquisa de candidatos em massa parece ser um salva-vidas. Mas, eventualmente, quando o fluxo de aplicações atingir um número avassalador e fora de controlo, esta mesma funcionalidade pode começar a parecer um fardo.
Software de recrutamento na nuvem vs. no local
Quando faz esta pergunta a um recrutador especializado, a maioria deles dirá com confiança que a Nuvem é melhor do que o local. Porquê?
A resposta é que as empresas sempre procuraram algo que fosse compacto e facilmente acessível, e a nuvem é exatamente isso, a solução a qualquer hora e em qualquer lugar.
Pelo contrário, a abordagem local é incómoda e consome muito espaço, não oferecendo quase nenhuma flexibilidade e acessibilidade, estando apenas limitada às instalações do escritório.
Nota – Certos tipos de empresas podem considerar o local mais vantajoso do que a nuvem por razões específicas. Mas a nuvem é uma preferência geral que se adequa à maioria das organizações.
Importância do RGPD no seu software de recrutamento
O RGPD, ou seja, o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados é um instrumento jurídico da União Europeia a favor das pessoas singulares e colectivas para protegerem os seus dados e manterem a sua privacidade.
Este regulamento exige que todos os organismos que lidam com dados pessoais cumpram rigorosamente as regras estabelecidas.
A questão que se coloca aqui é: qual a importância de um software de recrutamento estar em conformidade com o RGPD e de os recrutadores e empregadores aderirem a esta lei?
Uma vez que um software de recrutamento é um processador de dados que trata os dados dos candidatos em nome dos recrutadores, para se manter em conformidade com o RGPD, é importante que seja regido por um Acordo de Proteção de Dados (APD) definido pelo responsável pelo tratamento dos dados.
No que diz respeito aos recrutadores e empregadores, estes lidam com centenas e milhares de candidatos, cada um dos quais apresenta os seus dados pessoais quando se candidata a um emprego. Torna-se imperativo que os recrutadores mantenham estas informações seguras para cumprir a lei do RGPD.
Com as devidas razões, divulgação e segurança certificada, pode manter-se em conformidade com os regulamentos envolvidos.
Gama de preços típica de um software de recrutamento para pequenas empresas em 2024
De acordo com as últimas estatísticas de 2022, é muito provável que um software de recrutamento lhe custe entre 48 e 950 dólares por mês.
O intervalo em que se encontra depende dos seguintes factores variáveis:
1. Funcionalidades de que pode desfrutar
Muito justificadamente, os fornecedores de software de recrutamento cobrar-lhe-ão em função do número de funcionalidades avançadas que escolher.
2. Força de trabalho
Um software de recrutamento está normalmente disponível em diferentes capacidades para os empregados disponíveis na organização com acesso a ele. Quanto maior for o número, mais elevados serão os encargos.
3. Taxa de aumento mensal dos candidatos
Em função do fluxo de candidatos que recebe todos os meses, os fornecedores de software fornecer-lhe-ão a versão mais adequada do software de recrutamento para a sua organização e cobrarão em conformidade.
Este artigo deve funcionar como o seu próprio guia sobre software de recrutamento para pequenas empresas. Com este conteúdo à sua disposição, deve conseguir encontrar respostas para todas as suas perguntas antes de tomar a decisão de adquirir uma solução de recrutamento.
