8 schnelle Tipps für eine hocheffektive Bewerberkommunikation

In der aufregenden Welt der Personalbeschaffung sind Personalvermittler die unsichtbare Kraft, die das Unternehmenswachstum vorantreibt und Karrieren verändert, indem sie Spitzentalente mit ihren Traumjobs zusammenbringt.

Aber um es nicht zu beschönigen: Heiratsvermittler zu sein, ist ein harter, oft stressiger Job. Das kann überwältigend sein und Sie vielleicht sogar in Richtung Burnout treiben, vor allem wenn es geht, um die Kandidatenkommunikation.

Aber hier ist der Silberstreif am Horizont – effektive Kommunikation kann nicht nur Ihren Prozess rationalisieren, sondern auch der Treibstoff sein, um Ihr Personalvermittlungsgeschäft zu vergrößern! Und so geht’s.

Warum ist eine transparente Kommunikation mit den Kandidaten so wichtig

Effektive Kommunikation ist der Grundstein für eine erfolgreiche Rekrutierung. Dennoch ist es eine nackte Tatsache, dass eine satte 52% der Bewerber befinden sich in einem Kommunikations-Blackout für zwei bis drei Monate oder sogar länger, nachdem sie sich beworben haben.

Dies ist eine alarmierende Statistik, die dringend korrigiert werden muss.

Wenn Sie zu denjenigen gehören, die die Kommunikation mit den Bewerbern vernachlässigt haben, ist es höchste Zeit, umzudenken. Die Verbesserung Ihrer Kommunikation ist wie die Erschließung einer neuen Dimension von Wachstum und Zufriedenheit.

Hier sind einige überzeugende Gründe, warum Sie die Kommunikation in den Mittelpunkt Ihrer Einstellungsstrategie stellen sollten:

1. Setzt die richtigen Erwartungen: Eine klare Kommunikation legt den Grundstein für ein gegenseitiges Verständnis zwischen beiden Parteien.
2. Sorgt für Klarheit: Es beseitigt Unklarheiten und schafft einen geradlinigen Weg für alle Beteiligten.
3. Treibt die nächsten Schritte voran: Effektive Kommunikation stößt die Kandidaten zur nächsten Phase des Prozesses an.
4. Fördert die Transparenz: Eine offene Kommunikation fördert das Vertrauen, ein entscheidendes Element in jeder Beziehung.
5. Halten Sie Fristen ein: Eine optimierte Kommunikation hilft, Einstellungsprozesse und Geschäftsprojekte auf Kurs zu halten.
6. Schafft eine positive Erfahrung: Eine gute Kommunikation sorgt für eine zufriedenstellende Rekrutierungsreise und stärkt Ihre Arbeitgebermarke.
7. Fördert lebenslange Beziehungen: Es ermutigt zu wiederholten Geschäften und baut dauerhafte Partnerschaften auf.

Eine klare, zeitnahe und persönliche Kommunikation ist ein dreifacher Gewinn – für Ihre Personalagentur, Ihre Kandidaten und IhreKunden.

Lassen Sie uns nun herausfinden, wie wir Ihren Rekrutierungsansatz durch die Macht der effektiven Bewerberkommunikation revolutionieren können.

8 Kardinalregeln für hocheffektive Bewerberkommunikation

Wenn es darum geht, effektiv und stilvoll mit Bewerbern in Kontakt zu treten, schwören wir auf diese 8 goldenen Regeln:

1. Planen Sie die Berührungspunkte:

Sie werden mit den Kandidaten während der gesamten Dauer ihres Praktikums und wahrscheinlich auch danach in Kontakt bleiben.

Jede solche Interaktion sollte als Gelegenheit gesehen werden, eine offene Kommunikation zu ermöglichen, Transparenz zu gewährleisten und Klarheit über die nächsten Schritte zu schaffen. Lassen Sie uns das in Phasen unterteilen:

• Phase vor der Antragstellung

Der Prozess vor der Einstellung ist oft derjenige, der den Ton für die folgende Erfahrung angibt. Sobald die Kunde die Details und Bedingungen der Stellenausschreibung bestätigt, ist eine attraktive Stellenanzeige in Ordnung.

Und was wäre da besser geeignet als eine gut getimte E-Mail an den identifizierten Kandidatenpool, gefolgt von einer SMS, in der die wichtigsten Details mitgeteilt werden?

Mit einem soliden E-Mail-Tool wie Senderkönnen Sie all diese Vorgänge vollständig automatisieren, vom Anmeldeformular bis zum Versand einer Willkommens-E-Mail.

Sie können viele leicht verfügbare E-Mail-Vorlagenverwenden, um hochwertige E-Mails zu erstellen.

• Während der Bewerbungsphase

Ihre Kandidaten stehen wahrscheinlich unter großem Stress und Druck, wenn sie sich über Wochen oder gar Monate hinweg auf mehrere Stellen bewerben.

Zum Beispiel könnte Kandidat A mit mehreren Stellenangeboten jonglieren, während Kandidat B mit wiederholten Absagen zu kämpfen hat.

In jedem Fall ist es wichtig, dass Sie mit allen Bewerbern auf unaufdringliche, aber jederzeit verfügbare Weise in Kontakt bleiben. Für die meisten Personalvermittlungensind E-Mails der bevorzugte Kanal, um diese Kommunikation in großem Umfang zu verwalten.

• Interview-Phase

Das Interview Prozess ist der Punkt, an dem die Kandidaten Sie wahrscheinlich mehr brauchen, als Sie sie brauchen. Bleiben Sie über den Stand der Dinge auf dem Laufenden, liefern Sie rechtzeitige Statusaktualisierungen und umfassende Kenntnis der nächsten Schritte

• Phase nach der Bewerbung

Nach dem Auswahlverfahren, wenn die Entscheidungen getroffen und den erfolgreichen Kandidaten mitgeteilt wurden, beginnt eine heikle Phase, in der es entscheidend ist, die Erwartungen und Emotionen derjenigen, die es nicht geschafft haben, zu steuern.

Bei der Kommunikation mit abgelehnten Bewerbern sollte das Einstellungsteam Wert auf zeitnahe Antworten legen, in denen es sich für ihr Interesse und ihre Bemühungen bedankt. Geben Sie, wenn möglich, ein persönliches Feedback und ermutigen Sie sie, künftige Möglichkeiten zu erkunden, wobei Sie stets einen respektvollen Ton und eine professionelle Haltung bewahren.

Wenn Sie diese Regeln verfeinern und beherrschen, werden sie Ihre Rekrutierungsprozesse verstärken und sie ansprechender, effektiver und letztendlich erfolgreicher machen.

2. Zeitpläne kommunizieren

Achten Sie immer darauf, dass Sie klare Zeitpläne für jede einzelne Aktivität erstellen, die die Kandidaten während des Talentakquisitionsprozesses durchlaufen.

Eine klare und rechtzeitige Kommunikation sorgt dafür, dass die Kandidaten jederzeit gut vorbereitet zu Ihnen kommen. Außerdem kommen sie mit klarem Verstand, da sie sich jetzt nur noch darauf konzentrieren müssen, in den folgenden Phasen der Interaktion die beste Version ihrer selbst zu präsentieren.

Wenn Sie dies klar und deutlich im Voraus tun, stellen Sie sicher, dass die Kandidaten jederzeit gut vorbereitet zu Ihnen kommen, denn jetzt gibt es keine bösen Überraschungen mehr, die auf mangelnde Klarheit zurückzuführen sind.

Dies allein kann schon eine große Rolle spielen, wenn es darum geht, die Erhöhung der Vermittlungschancen für die Kandidaten, mehr Zufriedenheit für Ihre Kunden und Personalverantwortliche und letztendlich eine bessere Rentabilität für Ihr Unternehmen.

3. Liefern Sie regelmäßig Status-Updates

Wenn Sie die Kandidaten über ihre Fortschritte auf dem Laufenden halten, kann das ihre Arbeitsmoral erheblich steigern. Das wird auch ihre Verzweiflung zerstören und sie dazu bringen, bis zum Ende an Ihrem Prozess festzuhalten und ihm zu vertrauen.

Regelmäßige Aktualisierungen tragen auch dazu bei, die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass Ihre Kandidaten zu anderen konkurrierenden Personaldienstleistern abwandern.

4. Beantworten Sie jede Frage

Die meisten Ihrer Kandidaten haben Dutzende, wenn nicht Tausende von Fragen die ihnen jederzeit durch den Kopf gehen.

Wenn Sie mit ihnen auf eine Art und Weise kommunizieren können, die ihre Ängste abbaut und ihr Vertrauen in Sie stärkt, werden sie in den meisten Fällen sorgen, für ein positives Markenimage Ihres Unternehmenswas Ihnen wiederum „kostenlose“ Mundpropaganda bescheren wird.

Der gängigste Ansatz ist die Einrichtung einer Rubrik „Häufig gestellte Fragen (FAQ)“ auf der Website einzurichten, empfehlen wir Ihnen, eine Reihe von automatisierten E-Mails zu erstellen, die die häufigsten Zweifel, Fragen und Einwände Schritt für Schritt beantworten.

5. Personalisieren Sie Ihre Botschaften

Ihre Kandidaten sind echte Menschen und möchten auch als solche behandelt werden. Wenn E-Mails und SMS zur Kommunikation mit ihnen nutzen mit ihnen zu kommunizieren, nutzen Sie Funktionen wie ‚Segmentierung‘ und ‚Personalisierung‘, um eine tiefere Bindung und bessere Geschäfte zu gewährleisten.

Mit den meisten E-Mail-Marketing-Tools ist dies sehr einfach möglich.

‚Segmentierung‘ ermöglicht es Ihnen, gleichartige Kandidaten zu gruppieren, z.B. alle Kandidaten, die sich auf eine bestimmte offene Stelle bewerben. Betrachten Sie dies als eine Mini-Liste.

Während ‚Personalisierung‘ ermöglicht es Ihnen, ein Massenpublikum potenzieller neuer Mitarbeiter anzusprechen, indem Sie persönliche Daten wie den Vornamen, den Standort und andere individuelle Informationen verwenden, die einen Mehrwert für das Gespräch darstellen.

Verwenden Sie zum Beispiel die Personalisierung mit dem Vornamen, um Ihren Kandidaten in der Betreffzeile Ihrer E-Mail mit seinem Namen anzusprechen. Diese einfache Maßnahme kann die Chancen, dass Ihre E-Mail geöffnet und gelesen wird, erheblich erhöhen.

Sprechen Sie die Menschen relevant (Segmentierung) und persönlich (Personalisierung) an, und sie lassen sich mehr auf das Gespräch ein.

6. Nutzen Sie Textnachrichten

Wussten Sie schon, dass 9 von 10 Menschen SMS bevorzugen, gegenüber Telefonanrufen?

Kombinieren Sie dies mit der Tatsache, dass über 95% der SMS-Texte innerhalb der ersten 3 Minuten nach dem Versand gelesen werden ,und Sie werden sich fragen, warum Sie SMS nicht als Mittel zur effektiven Kommunikation mit Ihren Kandidaten und Kunden.

SMS-Texte sind nicht aufdringlich, benötigen kein Internet auf dem Telefon des Empfängers, sind extrem kostengünstig und haben eine sehr hohe Engagement der Kandidaten.

Aber SMS sind immer noch sehr persönlich, und die Menschen empfinden sie unterschiedlich.

Stellen Sie also sicher, dass Ihre Popups und Formulare, in denen Sie nach der Handynummer des Stellensuchenden fragen, darauf hinweisen, dass er Korrespondenz von Ihnen erhalten wird, und bitten Sie ihn um sein Einverständnis dazu.

Selbst wenn Sie nicht technisch versiert sind, können Sie mit benutzerfreundlichen Kommunikationstools (wie z.B. Sender) Textnachrichten in jeder Phase in Ihren Einstellungsprozess integrieren.

7. Ablehnungsschreiben verfassen

Bis zu70% der Stellenbewerber erhalten keine Rückmeldung nachdem sie nach einem Telefonscreening abgelehnt wurden.

Dies ist eine verpasste Gelegenheit. Ablehnungs-E-Mails und -Briefe können, wenn sie gut durchdacht sind, den Gesamteindruck positiv beeinflussen. Erfahrung der Kandidaten.

Ablehnungen sind schwer zu verkraften, und deshalb raten wir Ihnen dazu:

• Personalisieren Sie Ihre Ablehnungsschreiben;
• Legen Sie die identifizierten Lücken dar, ohne sie persönlich zu machen;
• Halten Sie es kurz und professionell;
• Fassen Sie das Gute und das Tolle zusammen;
• Bieten Sie Möglichkeiten zur Zusammenarbeit bei zukünftigen Stellenangeboten und Anforderungen;
• Ermutigen Sie sie, an Qualifizierungsprogrammen oder Workshops teilzunehmen, um die festgestellten Defizite zu beheben.

Als Faustregel gilt: Schreiben Sie Ihre Ablehnungsschreiben so, wie Ihr früheres Ich sie gerne gelesen hätte, dann sind Sie bestens gerüstet.

8. Fragen Sie nach Feedback

Feedback ist fast immer eine Zweibahnstraße.

So sehr wie das Feedback, das Sie den abgelehnten Kandidaten geben, können Sie nur dann bessere Erfahrungen für dieselben Kandidaten, die sich erneut bewerben, oder für andere Kandidaten machen, wenn Sie die tatsächlichen Erfahrungen der Kandidaten aus deren Sicht verstehen.

Versuchen Sie aufrichtig zu erfahren, was ihnen an der Zusammenarbeit mit Ihnen gefallen hat und was nicht. Verbessern Sie die Prozesse, zu denen Sie ein überwältigendes Feedback erhalten haben, und machen Sie sie einfach für die nächste Partie besser.

Damit unterscheiden Sie sich von anderen Personalvermittlungsagenturen und -partnern, die die Personalbeschaffung als den nächsten „Goldrausch“ betrachten und nur darauf aus sind, schnelles Geld zu verdienen.

Um es zusammenzufassen

Die Personalvermittlungsbranche ist vielleicht nicht für jeden etwas. Aber Sie sind ja auch nicht „jeder“.

Sie sind hier, um sich den Herausforderungen zu stellen und Ihr Versprechen einzulösen, den Kandidaten, die Ihren Weg kreuzen, eine bessere Zukunft zu bieten.

Durch eine bessere Kommunikation mit den Bewerbern können Sie äußerst robuste und lebendige Rekrutierungsprozesse schaffen, die sowohl für Ihr Unternehmen als auch für alle Bewerber Vorteile bringen, auch wenn diese nicht jedes Mal zu einem Arbeitsplatz führen.

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Häufig gestellte Fragen

1. Wie kommunizieren Sie effektiv mit den Kandidaten?

Zu einer effektiven Kommunikation mit Bewerbern gehört es, klar, präzise und transparent zu sein. Beginnen Sie damit, die Erwartungen festzulegen und den Einstellungsprozess zu umreißen. Informieren Sie die Kandidaten regelmäßig über den Stand ihrer Bewerbung, um sie bei der Stange zu halten und zu beruhigen.

Gestalten Sie Ihre Interaktionen persönlich und zeigen Sie, dass Sie die besonderen Qualifikationen und Bestrebungen des Kunden verstehen. Nutzen Sie verschiedene Kanäle wie E-Mail, SMS und sogar soziale Medien für einen vielschichtigen Ansatz.

Und schließlich sollten Sie immer offen für Feedback sein und den Rekrutierungsprozess zu einem zweiseitigen Gespräch machen.

2. Was sind die fünf Tipps für eine effektive Kommunikation?

Erstens: Klarheit ist der Schlüssel. Stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaft eindeutig ist und keine Zweideutigkeiten enthält. Zweitens fördert die Konsistenz die Zuverlässigkeit und das Vertrauen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Informationen auf allen Plattformen gleich bleiben.

Drittens fördert die Personalisierung die Verbindung und das Engagement. Wenn Sie Ihre Kommunikation auf den Einzelnen zuschneiden, kann das einen großen Unterschied machen. Viertens: Pünktlichkeit ist entscheidend; schnelle Antworten zeigen, dass Sie die Zeit des Bewerbers respektieren.

Und schließlich ist das Feedback von unschätzbarem Wert. Fragen Sie immer danach und seien Sie bereit, darauf zu reagieren, um Ihre Kommunikationsstrategien zu verbessern.

3. Welches sind die 10 Strategien für eine effektive Kommunikation?

Hier sind zehn hervorragende Strategien, um Ihr Kommunikationsverhalten zu verbessern:

1. Klarheit: Halten Sie Ihre Botschaft präzise und verständlich.
2. Konsistenz: Achten Sie auf Einheitlichkeit in Ihrer Kommunikation.
3. Personalisierung: Gehen Sie auf die individuellen Bedürfnisse und Vorlieben Ihrer Kandidaten ein.
4. Pünktlichkeit: Eine prompte Kommunikation zeigt, dass Sie die Zeit Ihrer Kandidaten schätzen.
5. Feedback: Suchen Sie nach Feedback und handeln Sie danach, um sich kontinuierlich zu verbessern.
6. Aktives Zuhören: Zeigen Sie echtes Interesse an dem, was Ihre Kandidaten zu sagen haben.
7. Einfühlungsvermögen: Verstehen und anerkennen Sie die Sichtweise des Kandidaten.
8. Positiver Ton: Ein positiver und ermutigender Ton kann Ihre Kommunikation ansprechender machen.
9. Mehrere Kanäle: Nutzen Sie verschiedene Kommunikationskanäle, um Ihre Kandidaten zu erreichen.
10. Nachbereitung: Regelmäßige Kontrollbesuche zeigen Ihr Engagement für den Prozess.

4. Welche drei Kommunikationsmethoden würden Sie nutzen, um Bewerber zu erreichen?

Um Bewerber effektiv anzusprechen, sollten Sie diese drei wirkungsvollen Kommunikationsmethoden in Betracht ziehen:

1. E-Mail: Die Kommunikation per E-Mail ist bei der Personalbeschaffung Standard. Es ist eine hervorragende Plattform für den Versand detaillierter Nachrichten, Aktualisierungen und Dokumentationen. Außerdem ist es leicht zu personalisieren und zu automatisieren.
2. Textnachrichten: Im digitalen Zeitalter ist die SMS eine schnelle und bequeme Methode, um kurze Updates oder Erinnerungen zu übermitteln. Es ist nicht aufdringlich und hat eine hohe Einschaltquote.
3. Soziale Medien: Aufgrund ihrer großen Reichweite werden Social Media-Plattformen wie LinkedIn, Facebook und Twitter bei der Personalbeschaffung immer wertvoller. Sie ermöglichen zwanglose Interaktionen, Stellenausschreibungen und Aktualisierungen und halten Ihre Kandidaten auf dem Laufenden.

Biografie des Autors

Skirmantas Venckus ist tagsüber ein Schriftsteller und nachts ein Leser. Er hasst es, von sich selbst in der dritten Person zu sprechen. Er ist auch der Growth Hacker bei Sender.net – dem E-Mail-Marketing-Anbieter, der sich auf Benutzerfreundlichkeit, Erschwinglichkeit und Nutzen konzentriert.