Encuentre todo lo que necesita saber sobre el mejor software para agencias de colocación de personal, así como las características imprescindibles y las consideraciones clave en las que debe fijarse.
¿Qué es un software para agencias de colocación?
El software de selección de personal es un tipo de programa que se utiliza para agilizar y gestionar todo el proceso de contratación.
La mayoría de los software de contratación incluyen funciones diseñadas para la gestión de currículos, la publicación de ofertas de empleo, la programación de entrevistas, la búsqueda de candidatos y mucho más.
El software de dotación de personal adecuado puede acelerar significativamente el proceso de contratación para los reclutadores, permitiendo a las agencias preseleccionar y contratar fácilmente al candidato adecuado sin una gran carga de trabajo.
Dependiendo de los requisitos de su sector, existen diferentes tipos de software de dotación de personal, con características y capacidades diversas. Por ejemplo, puede encontrar software de dotación de personal diseñado para sectores específicos, como la sanidad o la educación, mientras que otros son de uso más general.
Las funciones más comunes de un software de dotación de personal incluyen la capacidad de publicar ofertas de empleo, buscar y filtrar currículos, programar entrevistas y realizar un seguimiento de los clientes y candidatos a lo largo del proceso de contratación.
Es seguro decir que un software de contratación ¡es realmente la columna vertebral de cualquier empresa de dotación de personal! Con la solución de contratación adecuada, los reclutadores pueden decir adiós a todas las tareas manuales y tediosas asociadas a la contratación.
Más información: ¿Qué es la automatización de la contratación?
¿Por qué las agencias de colocación necesitan una solución de software?
Una solución de software de alta calidad es clave para gestionar a la perfección las partes complejas y laboriosas del proceso de contratación.
Si todavía no tiene en sus manos un software de reclutamiento, ¡aquí tiene cuatro razones por las que necesita invertir en uno ahora!
1. Automatizar el proceso de contratación
Las empresas de selección de personal a menudo tienen que gestionar muchos solicitantes de empleo y currículos, lo que puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores humanos cuando se hace manualmente.
Los programas de dotación de personal pueden automatizar muchas tareas, como la publicación de ofertas de empleo, el filtrado de currículos, la programación de entrevistas, la comunicación con los candidatos, el envío de correos electrónicos y mucho más.
Con la ayuda de la automatización, los equipos de adquisición de talentos pueden agilizar sus tareas con sólo pulsar un botón. Ahorrará horas de su jornada y reducirá la probabilidad de errores humanos como conflictos de programación o perderse un gran currículum de candidato.
2. Flujo de trabajo más eficaz
A menudo, las agencias de colocación tienen que hacer malabarismos con múltiples clientes, requisitos laborales y toneladas de candidatos, lo que puede suponer un reto sin una base de datos sistemática y organizada.
Afortunadamente, con un software de dotación de personal, las agencias pueden confiar en su sistema para organizar y almacenar automáticamente los datos de sus candidatos y clientes.
En lugar de gestionar manualmente hojas de cálculo y archivos, ¡deje que su software de contratación haga todo el trabajo pesado! De este modo, podrá emparejar fácilmente a los candidatos más adecuados con sus puestos vacantes sin tener que cribar cantidades interminables de datos.
3. Contratación basada en datos
Uno de los aspectos más beneficiosos de cualquier software de dotación de personal es la capacidad de realizar un seguimiento de las perspectivas y métricas de contratación.
Con las métricas de contratación, su software puede realizar un seguimiento de las tasas de éxito de su estrategia de contratación o proporcionar datos sobre las habilidades y cualificaciones laborales más demandadas. Esta información puede ayudar a las agencias de contratación a tomar decisiones de contratación más informadas y basadas en datos para mejorar su proceso de contratación.
Al mejorar su estrategia de contratación mediante la contratación basada en datos, los reclutadores pueden aumentar la visibilidad de sus ofertas de empleo y atraer a más candidatos adecuados.
4. Ahorro de recursos
Al automatizar las tareas manuales y aumentar la eficacia, el software de dotación de personal puede ayudar a las agencias a ahorrar tiempo y reducir la probabilidad de que se produzcan errores humanos o conflictos en la programación de las entrevistas. En última instancia, las agencias de colocación pueden ahorrar dinero al reducir la necesidad de personal adicional u otros recursos.
En lugar de publicar manualmente anuncios de empleo en varias bolsas de trabajo, las empresas pueden utilizar un software de dotación de personal para distribuir automáticamente sus anuncios de empleo a múltiples sitios web y bolsas de trabajo.
Más información: Transformando el desarrollo de negocio con Recruit CRM
Tipos de software para agencias de colocación
Dependiendo de las necesidades de su empresa y de sus funciones de contratación, estos son los programas informáticos más utilizados por las agencias de colocación de personal:
1. Sistemas de seguimiento de solicitantes (ATS):
Un sistema de seguimiento de candidatos está diseñado para ayudar a las agencias de colocación de personal a gestionar y realizar un seguimiento de los currículos de los candidatos, las solicitudes y los datos de los clientes. Un ATS automatiza las etapas de contratación, incluida la gestión de currículos, las ofertas de empleo, el seguimiento de candidatos y la programación de entrevistas.
2. Sistemas de información de recursos humanos (SIRH)
El software SIRH está diseñado para gestionar todos los aspectos de los recursos humanos, incluida la dotación de personal, las nóminas, las prestaciones y el rendimiento de los empleados. Algunas soluciones de software SIRH incluyen funciones específicas para las agencias de colocación de personal, como el seguimiento de candidatos y la publicación de ofertas de empleo.
3. Sistema de gestión de las relaciones con los candidatos (CRM)
El software CRM se utiliza para gestionar las relaciones con clientes y candidatos, lo que permite a las empresas de dotación de personal construir y alimentar sus relaciones para conseguir una red sólida.
Un CRM suele incluir la gestión de las relaciones con los clientes, la facturación, el seguimiento de clientes potenciales y la previsión de ventas.
A CRM de reclutamiento permite a los reclutadores crear y mantener una base de datos de candidatos sin depender de innumerables archivos y hojas. Hoy en día, la mayoría de los sistemas de seguimiento de solicitantes o software de reclutamiento tienen un sistema CRM incorporado.
10 funciones imprescindibles del software para agencias de empleo
Dependiendo de los requisitos de su empresa, sus necesidades y deseos variarán. Pero éstas son las diez características más recomendadas para sacar el máximo partido de su software de dotación de personal para sus necesidades de contratación.
1. Gestión automatizada de candidatos y clientes
El seguimiento de los solicitantes es la columna vertebral de cualquier software de contratación. Con un sencillo seguimiento de los solicitantes, los reclutadores pueden gestionar y realizar un seguimiento de todo el proceso de contratación, desde la publicación de ofertas de empleo hasta la programación de entrevistas y el envío de ofertas de empleo.
Con el seguimiento de los solicitantes, el tiempo dedicado a cada etapa de la contratación se reduce significativamente, lo que hace que el proceso de contratación sea mucho más ágil y acelerado.
2. Búsqueda de candidatos
La búsqueda de candidatos es muy extenuante y requiere mucho tiempo, pero es la parte más crucial para que una colocación tenga éxito.
Un software de dotación de personal con búsqueda inteligente de candidatos le permitirá crear fácilmente una canalización de talentos para encontrar a los mejores candidatos para puestos difíciles de cubrir.
Con una función de búsqueda de candidatos, puede conectar rápidamente con candidatos potenciales en cuestión de segundos automatizando la selección de candidatos para encontrar los currículos más relevantes.
La búsqueda booleana
en el software de contratación es una excelente forma de realizar búsquedas de alta calidad de candidatos pasivos y en grandes plataformas como LinkedIn, Indeed y otras alternativas.
3. Automatización y software personalizable
Un software de dotación de personal con automatización y personalización puede aliviar considerablemente la carga de trabajo de los reclutadores.
La automatización de la contratación permite a los reclutadores programar entrevistas, publicar anuncios de empleo, recoger opiniones, filtrar datos de los candidatos y currículos y gestionar la comunicación ¡en cuestión de segundos!
Los departamentos de RRHH y las agencias de colocación pueden enviar automáticamente ofertas de empleo y correos electrónicos de seguimiento gracias a un software de contratación automatizado.
Con un software de RRHH a medida, los equipos de contratación pueden añadir varios usuarios y perfiles de clientes, cambiar los requisitos de los candidatos y personalizar sus opciones de visualización, haciendo que el software sea más fácil de usar.
4. Panel de análisis de la contratación
El mejor software de dotación de personal del mercado proporciona inteligentes informes y análisis para ayudar a los reclutadores a aprovechar una estrategia de contratación basada en datos.
Estos informes se basan en métricas de contrataciónpermitiendo a los reclutadores comprender los cuellos de botella en sus flujos de trabajo de reclutamiento y lo que funciona para ellos.
Con los informes y métricas de los KPI, las agencias de colocación pueden afinar sus estrategias de contratación y planificar eficazmente sus operaciones de dotación de personal para obtener mayor inteligencia y rendimiento empresarial.
Los informes y análisis detallados sobre sus operaciones de dotación de personal facilitan la evaluación de la competencia y el rendimiento generales de su agencia.
5. Programación de entrevistas
La programación automatizada de entrevistas puede ayudar a evitar conflictos en las entrevistas y el exceso de reservas con los responsables de contratación.
Los reclutadores pueden ver y gestionar fácilmente los horarios de su equipo, incluidos los cambios de turno, ¡así que se acabaron los líos de horarios!
Con recordatorios y notificaciones automáticas para entrevistas y reuniones, las agencias de colocación pueden estar al tanto de las apretadas agendas y mantener informados a los candidatos para evitar errores de comunicación.
En última instancia, una función de programación de entrevistas es la mejor manera de proporcionar una experiencia positiva del candidato ¡y mantener a raya a los clientes!
6. Comunicación automatizada
Para mantener una comunicación puntual con los grupos de candidatos y los clientes, las agencias de colocación de personal pueden utilizar su software de contratación para automatizar los mensajes repetitivos, como los recordatorios de entrevistas, las notificaciones de rechazo, las remisiones de contactos e incluso la facturación a los clientes.
Puede elegir entre una lista de plantillas de correo electrónico dentro de su software de dotación de personal, para que no tenga que perder tiempo redactando nuevos mensajes.
Automatizar su proceso de comunicación es la mejor manera de mantenerse al día con su equipo de contratación y sus reservas de talentos. ¡Un equipo que se mantiene en la misma página produce los mejores resultados!
7. Reclutamiento móvil
Ahora que el reclutamiento a distancia se está imponiendo a las prácticas de contratación convencionales, las herramientas adaptadas a los dispositivos móviles se han vuelto necesarias para todos los tecnología de contratación.
Más del 77% de los solicitantes de empleo utilizan sus dispositivos móviles para buscar trabajo, por lo que es crucial invertir en un software de dotación de personal que ofrezca accesibilidad móvil a candidatos, clientes y equipos de contratación.
Si desea atraer a los mejores talentos, que prefieren presentar su candidatura a través de solicitudes de empleo móviles, un software de dotación de personal apto para móviles garantizará una experiencia fluida a los solicitantes de empleo.
¡El mejor software para agencias de empleo debería venir equipado con una en la nube para la contratación sobre la marcha!
8. Anuncios de empleo automatizados
Una función automatizada de publicación de ofertas de empleo le permite compartir anuncios de empleo en su sitio web, bolsas de trabajo y redes sociales simultáneamente con sólo pulsar un botón. Con un software de dotación de personal, ya no tendrá que preocuparse de conectarse a varias plataformas para publicar anuncios de empleo.
Todo lo que tiene que hacer es introducir las bolsas de empleo en las que desea anunciarse a través de su software de contratación y, desde una única plataforma, podrá editar y compartir sus ofertas de empleo, ahorrando tiempo y trabajo a su empresa de dotación de personal.
9. Análisis sintáctico inteligente del currículum
En lugar de confiar en la selección manual de currículos, las agencias de empleo pueden dejar el trabajo pesado a un analizador de currículos que puede analizar automáticamente cientos de currículos.
Los analizadores de currículos recopilan, almacenan y organizan automáticamente los datos de los currículos sin necesidad de clasificarlos manualmente. Un analizador de currículos busca automáticamente a los candidatos más cualificados y elimina los currículos no cualificados para que las empresas de dotación de personal puedan pasar rápidamente a la siguiente fase de contratación.
Además de la selección automatizada de currículos, los profesionales de RRHH pueden realizar comprobaciones de antecedentes para las nuevas contrataciones para asegurarse de que están cualificados y son dignos de confianza. Una doble comprobación de la credibilidad ayuda mucho; ¡esta función facilitará la comprobación de los antecedentes!
10. Cumplimiento de los datos
Las empresas de selección de personal manejan datos muy sensibles, por lo que el cumplimiento de la normativa y la seguridad de los datos son imprescindibles para cualquier software de selección de personal.
Asegúrese de que el software de dotación de personal de su elección incluye de extremo a extremo cifrado de datossesiones SSL y protección por contraseña.
Si sus datos de contratación no están seguros y protegidos, está poniendo en peligro la integridad y la autoridad de su agencia de contratación.
El cumplimiento y la seguridad de los datos también le garantizan el cumplimiento de todos los requisitos legales para su agencia de colocación. Un error manual casual puede costarle caro, así que compruebe las medidas de seguridad de los datos cuando invierta en un software de dotación de personal.
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¿Cómo evaluar un software para agencias de colocación de personal?
Elegir un software de dotación de personal para sus necesidades de contratación es una tarea difícil. Todas las agencias de colocación tendrán necesidades diferentes con requisitos y procesos empresariales distintos.
Para facilitar la decisión, he aquí cinco cosas que los reclutadores de agencias deben tener en cuenta a la hora de evaluar un software de dotación de personal.
1. Características funcionales
Dispone el software de todas las características ¿necesita gestionar eficazmente sus operaciones de dotación de personal para obtener los resultados deseados? Estas funcionalidades incluyen el seguimiento de solicitantes, la búsqueda de candidatos, la programación de entrevistas y la elaboración de informes de datos.
Cada organización tiene necesidades que un software de dotación de personal debe satisfacer, pero hay algunas características que no puede permitirse perdercomo la automatización, la personalización y la funcionalidad.
Tenga en cuenta que, en el mercado actual del software, es fácil dejarse llevar por todas las características llamativas, en el que estas características adicionales podrían no proporcionar la mayor funcionalidad a las necesidades de su negocio.
2. Experiencia del usuario
¿Es el programa fácil de usar y navegar? ¿Pueden los miembros de su equipo encontrar rápidamente la información necesaria y realizar sus tareas sin dificultad?
La funcionalidad del software puede variar de un usuario a otro, pero la facilidad de uso y una interfaz de usuario funcional no es algo en lo que deba comprometerse.
Si no se conforma con la facilidad de uso y una interfaz funcional, acabará con un software de dotación de personal tosco y complicado que sólo complicará su proceso de contratación.
3. API e integraciones de software
¿Se integra el software de dotación de personal de su elección con sus herramientas y sistema de contratación?
La disponibilidad de integraciones y API garantizará un flujo de trabajo fluido entre todas sus herramientas y procesos de comunicación, haciendo que el proceso de contratación sea mucho más ágil y manejable.
Las integraciones de software de terceros mantienen todo centralizado en una sola plataforma, eliminando la necesidad de múltiples herramientas y pestañas abiertas. Sin embargo, asegúrese de comprobar si sus integraciones API se gestionan a través de una pasarela API segura para obtener un rendimiento y una seguridad óptimos.
Sin integraciones, tendrá un sistema de contratación fragmentado que complicará su proceso de contratación.
Asegúrese de que su software de dotación de personal se integra perfectamente con-
- Bolsas de trabajo y páginas de empleo
- Plataformas de medios sociales y sitios de carreras profesionales
- Correo electrónico y otras aplicaciones de comunicación
4. Atención al cliente fiable
El servicio de atención al cliente suele pasarse por alto entre las agencias de colocación y las empresas, pero un equipo de asistencia de primera categoría hará que su inversión merezca la pena.
Invierta siempre en un software de dotación de personal con un servicio de atención al cliente en tiempo real y a la carta para resolver cualquier problema técnico que pueda surgirle.
No olvide que una atención al cliente fiable también afectará a su proceso de puesta en marcha e incorporación.
5. Costes y precios
¿Se ajusta el programa a su presupuesto? Considere el coste de invertir en un software de dotación de personal, incluida cualquier formación adicional, soporte o tasas de integración.
Cuando evalúe un software de dotación de personal para sus necesidades, es importante que considere cuidadosamente algunas opciones diferentes para ver cuál funciona mejor para su organización.
Comprenda su periodo de prueba y los diferentes modelos de precios para evitar costes innecesarios.
Los modelos de fijación de precios suelen depender del tamaño de su equipo, pero los más utilizados son-
- Carga por características
- Por usuario mediante una base de suscripción mensual o anual
Por qué los reclutadores adoran el software de Recruit CRM para agencias de colocación de personal
El ATS + CRM de Recruit CRM, en el que confían agencias de empleo de más de 100 países, es muy apreciado por sus funciones intuitivas y su equipo de atención al cliente.
Desde el análisis de los currículos hasta el mantenimiento de las relaciones con clientes y candidatos, Recruit CRM es un software en el que los equipos de selección de personal pueden confiar para agilizar sus procesos de contratación.
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Preguntas frecuentes (FAQ)
1. ¿Qué programas informáticos utilizan las agencias de colocación de personal?
Existen diferentes tipos de software de dotación de personal para las agencias de contratación, en función de sus necesidades y operaciones empresariales.
Entre los programas informáticos más utilizados por las agencias de colocación se encuentran los sistemas de seguimiento de solicitantes y los sistemas de gestión de las relaciones con los candidatos.
Otros programas informáticos utilizados habitualmente por los equipos de RR.HH. pueden ir desde herramientas de evaluación de candidatos hasta plataformas de videoentrevistas, pero un ATS es un sistema principal que centraliza todas las funciones y herramientas de contratación. Proporciona una plataforma todo en uno para la gestión de candidatos y clientes, la selección de currículos, la gestión de los procesos de comunicación, el manejo de datos y mucho más.
2. ¿Cuál es el mejor software para las agencias de colocación de personal?
Dependiendo de sus necesidades de contratación, las agencias de colocación pueden confiar en los mejores sitios de revisión como Capterra, G2y Software Advice para obtener las mejores recomendaciones de software.
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