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¿Qué es una entrevista de estancia?
Una entrevista de permanencia es esencialmente una forma de averiguar qué es lo que hace que sus empleados estén comprometidos y contentos en el trabajo.
Piense en ello como en una charla informal de café entre un directivo y los miembros de su equipo, pero con más estructura.
Este enfoque se está poniendo de moda. De hecho, esta iniciativa ha experimentado un aumento significativo en las organizaciones, saltando del 33% en 2022 al 46% en 2023.
Pero a diferencia de las entrevistas de salida, que se realizan cuando un empleado sale por la puerta, esta práctica suscita debates proactivos con los que aún forman parte del equipo.
Son un elemento crucial del ciclo de vida continuo del empleado, integrándose perfectamente en la estrategia más amplia de RRHH de una organización.
¿Cuáles son las ventajas de las entrevistas de permanencia?
1. Mejorar el compromiso de los empleados
Un aspecto clave del compromiso de los empleados es garantizar que las personas sientan que su trabajo tiene sentido y que están progresando en sus carreras.
Las entrevistas de permanencia brindan la oportunidad de mantener conversaciones continuas, que Gallup identifica como uno de los cinco impulsores del compromiso en el lugar de trabajo.
Este tipo de diálogo abierto indica a los empleados que sus opiniones y aspiraciones son valiosas, lo que refuerza su moral y su motivación.
2. Aumentar las tasas de retención y reducir la rotación de personal
La naturaleza proactiva de las entrevistas de permanencia permite la identificación temprana de problemas, lo que contribuye a la retención a largo plazo.
Las organizaciones pueden fomentar la confianza entre empleados y directivos ofreciendo un medio de uno a uno, que conduzca a la colaboración en la resolución de problemas.
Más que una simple conversación, las entrevistas de permanencia ofrecen una forma proactiva de abordar los posibles problemas que podrían animar a alguien a marcharse mientras sigue felizmente empleado, lo que daría lugar a cambios organizativos.
Las entrevistas de permanencia han ayudado a las empresas reducir la rotación de personal hasta en un 30%, al tiempo que mejoran la productividad, reducen los errores y, en última instancia, aumentan los beneficios.
La investigación también muestra que casi dos de cada cinco personas que dejaron su trabajo durante la Gran Dimisión declaran que haber tenido una entrevista de permanencia podría haber influido en su decisión de marcharse.
Esto demuestra cómo esta iniciativa sirve como una gran medida preventiva, permitiendo a los directivos comprender y abordar las preocupaciones de los empleados antes de que renuncien.
3. Fomentar una cultura de apertura
Una cultura empresarial fuerte es aquella en la que los empleados pueden expresar sus opiniones sin miedo.
Se ha demostrado que las entrevistas de permanencia crean un entorno en el que los individuos pueden expresar sus sentimientos con eficacia.
De hecho el 76% de los trabajadores que han tenido una entrevista de permanencia sentían que su jefe fomentaba un ambiente en el que podían compartir libremente sus pensamientos.
4. Ayuda a adaptar el desarrollo personal
Una de las ventajas de realizar entrevistas de permanencia es que pueden descubrir las áreas de desarrollo profesional más importantes para los empleados.
Al discutir los objetivos y aspiraciones profesionales, las organizaciones pueden adaptar las oportunidades de desarrollo personal que se alineen con los deseos del empleado y los objetivos de la empresa, creando un camino mutuo para el crecimiento.
5. Toma de decisiones informada para los equipos de RRHH y contratación
Las entrevistas de permanencia ofrecen una mina de oro de información tanto para los equipos de RR.HH. como para los de equipos de contrataciónguiándonos para tomar decisiones más inteligentes.
Estas conversaciones genuinas con los empleados existentes nos ayudan a obtener información valiosa que puede ayudar a dar forma a las decisiones clave de RR.HH. y de contratación.
Ya sea adaptando los puestos de trabajo a las aspiraciones de los empleados o perfeccionando nuestras estrategias de contratación basadas en opiniones reales, las entrevistas de permanencia nos permiten tomar decisiones informadas que benefician tanto al equipo como a la organización.
6. Ayuda a reducir los costes de contratación
Las entrevistas de permanencia son una estrategia de retención de empleados bastante rentable, ya que sólo requieren algo de tiempo para que un directivo y su equipo hablen.
Este enfoque es mucho más económico que contratar a alguien nuevo o lidiar con las consecuencias cuando un miembro del equipo se marcha porque no está contento.
Al centrarse en el diálogo abierto para mejorar la satisfacción y el compromiso de los empleados, las entrevistas de permanencia ofrecen una solución directa y prácticamente sin costes para fomentar un entorno laboral positivo y frenar los costes de rotación innecesarios.
Leer más: 5 formas probadas de reducir sus costes de contratación
¿Quién debe realizar las entrevistas de estancia?
Si nos fijamos en los profesionales de RRHH, son profesionales de las entrevistas, con un sólido conocimiento de lo que engancha a los empleados y los mantiene a su alrededor.
Su experiencia en retención de empleados y estrategias de compromiso les permite ofrecer valiosos puntos de vista y guiar la entrevista de forma perspicaz y estructurada.
Por otro lado, los directivos tienen la ventaja de la interacción diaria y las relaciones personales con los miembros de su equipo.
Esta estrecha conexión significa que pueden ofrecer un apoyo a medida y abordar cuestiones específicas que surjan durante la entrevista.
Comprenden los matices del trabajo de su equipo y pueden aportar comentarios que repercutan directamente en las experiencias y retos diarios del equipo.
La clave está en elegir a alguien que pueda fomentar un diálogo cómodo y abierto, haciendo que los empleados se sienten valorados y escuchados. Incluso puede considerar la posibilidad de que tanto RRHH como la dirección participen en la entrevista.
Cómo realizar entrevistas de estancia y las mejores prácticas a seguir
Realizar una entrevista de permanencia convincente es un proceso estratégico que requiere una preparación, una ejecución y un seguimiento minuciosos.
Veamos más de cerca los pasos y las mejores prácticas para ejecutar con éxito una entrevista de permanencia en su organización.
Paso 1: Comenzar con una preparación y comunicación eficaces
Antes de iniciar las entrevistas de permanencia, es crucial definir POR QUÉ lo hace su equipo. ¿Qué espera obtener de esta iniciativa?
Tanto si desea mejorar el compromiso de los empleados, identificar oportunidades de contratación internao prevenir posibles salidas, tener un objetivo claro guiará sus conversaciones y garantizará que aporten información valiosa.
Al tiempo que establece un objetivo claro, también es crucial comunicar el propósito y el proceso a los empleados.
Haga hincapié en que el objetivo es comprender mejor sus necesidades y experiencias, no evaluar el rendimiento laboral. Esta distinción fomenta la confianza y la transparencia desde el principio.
Paso 2: Elaboración y realización de la entrevista
Una entrevista de estancia debe adaptarse para reflejar el papel, las experiencias y las aspiraciones del individuo.
Este enfoque demuestra que usted valora sus contribuciones únicas y garantiza que la conversación aborde los temas más relevantes y significativos para cada empleado.
También debe decidir el intervalo o el momento, que puede afectar significativamente a sus resultados.
Las entrevistas de permanencia programadas con regularidad, como semestrales o anuales, ayudan a realizar un seguimiento de los progresos y refuerzan la importancia de la retroalimentación y la mejora continuas.
Paso 3: Escuche atentamente y documente el proceso
La escucha activa es una parte esencial de una entrevista de permanencia eficaz.
Esto implica concentrarse plenamente en lo que se dice en lugar de escuchar pasivamente el mensaje.
Se trata de comprender la perspectiva del empleado, mostrar empatía y hacer preguntas de sondeo para obtener claridad.
Y no se olvide de documentar la conversación para capturar los puntos críticos y los puntos de vista procesables.
Paso 4: Desarrollar un plan de acción con capacidad de respuesta
Cuando por fin haya terminado con sus entrevistas, es hora de volver atrás y analizar todos los comentarios de las entrevistas que haya recibido para identificar temas comunes y áreas de mejora.
Trabaja con la dirección y los equipos pertinentes para desarrollar un plan de acción receptivo que aborde estas percepciones, mostrando un compromiso para realizar cambios positivos basados en las opiniones de los empleados.
Para aprovechar al máximo este proceso de 4 pasos, he aquí algunas de las mejores prácticas a seguir en las entrevistas de estancia:
- Garantizar la confidencialidad: Garantizar la confidencialidad fomenta la honestidad y la franqueza, lo que hace que las percepciones recogidas a través de las entrevistas de permanencia sean más auténticas y valiosas. Esta garantía ayuda a los empleados a sentirse seguros compartiendo sus verdaderos pensamientos y sentimientos.
- Forme a los entrevistadores: Asegurarse de que los entrevistadores están bien formados es vital para el éxito de las entrevistas de permanencia. Deben ser hábiles para escuchar, empatizar y explorar eficazmente la información proporcionada. Considere la posibilidad de organizar una reunión con el equipo de líderes que participarán directamente en el proceso de entrevistas para orientarles sobre las mejores prácticas.
- Dé prioridad a la comunicación bidireccional: Las entrevistas de permanencia necesitan confianza para funcionar. Si la cultura de su empresa mantiene una jerarquía estricta, es posible que estas entrevistas no obtengan el feedback abierto que usted pretende. Por eso es mejor adoptar una comunicación abierta y bidireccional para obtener la información más honesta para su organización.
- Incluya a TODOS los miembros del equipo: Para evitar la percepción de que los directivos sólo se preocupan por determinados empleados y de que no ser entrevistado significa no ser valorado, todos los miembros del equipo deben ser entrevistados utilizando el mismo procedimiento estandarizado.
- No incluya una revisión del rendimiento: Sacar a colación el rendimiento del empleado durante la entrevista de permanencia puede disuadirle de ser sincero en sus comentarios.
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Las 15 mejores preguntas para la entrevista de permanencia
Recuerde que el poder de una entrevista de permanencia reside en el diálogo que crea.
Estas preguntas de la entrevista están diseñadas para suscitar conversaciones significativas, descubrir valiosos comentarios y reforzar el vínculo entre sus empleados y la organización.
Utilícelos como punto de partida para explorar las aspiraciones, preocupaciones y experiencias de su equipo, guiando sus esfuerzos para mejorar su lugar de trabajo.
Siéntase libre de mezclar y combinar las preguntas más apropiadas para su organización.
Preguntas sobre el empleado
1. ¿Qué le motiva para venir a trabajar cada día?
La respuesta a esta pregunta puede iluminar lo que impulsa personalmente al empleado, como la alineación con la misión de la empresa, la pasión por su trabajo o la camaradería de equipo.
Ayuda a adaptar el entorno de trabajo y las responsabilidades a estos motivadores, aumentando la satisfacción y la lealtad laboral.
2. ¿Qué le da pavor del trabajo cada día?
A diferencia de la última pregunta, ésta pretende descubrir los factores estresantes o las frustraciones cotidianas que pueden erosionar la satisfacción laboral.
Abordar estas preocupaciones puede ayudar a evitar que se conviertan en razones por las que un empleado podría marcharse.
3. ¿Cuándo fue la última vez que pensó en dejar la empresa y qué lo motivó?
Al comprender qué factores llevan a los empleados a considerar la posibilidad de marcharse, puede abordar de forma proactiva los problemas sistémicos o las quejas individuales antes de que ahuyenten al talento.
Estos factores pueden incluir una situación particular, la introducción de una nueva política o incluso un individuo.
4. ¿Cómo calificaría su equilibrio entre trabajo y vida privada, y cómo cree que puede mejorarse?
¿Sabía que las empresas con un equilibrio positivo entre trabajo y vida personal ven un 25% de aumento en la retención de empleados?
Si la gente trabaja muchas horas constantemente, es hora de replantearse el equilibrio. Si se trata de una empresa presencial, intente introducir opciones como el trabajo desde casa para dar a todos un poco más de flexibilidad.
5. ¿Qué haría que su trabajo fuera aún más satisfactorio?
Siempre hay cosas en una organización que se pueden hacer mejor.
Una pregunta abierta como ésta puede ayudarle a averiguar por dónde empezar, sobre todo una vez que vea algunas respuestas comunes. Preguntar esto permite a los empleados compartir abiertamente lo que más les molesta, ya sea su jefe o un proyecto.
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Preguntas sobre el puesto de trabajo
1. ¿Qué es lo que más le satisface de su trabajo?
Esta pregunta ayuda a identificar los aspectos del trabajo que proporcionan una sensación de logro, que son fundamentales para amplificar la retención de los empleados.
Con estos conocimientos, los líderes pueden comprender mejor qué es lo que hace que los miembros de su equipo quieran hacer un esfuerzo adicional y cómo se les puede motivar.
2. ¿Hay áreas de su función en las que cree que necesita más retos o apoyo?
Preguntar a los empleados sobre los aspectos en los que no se sienten respaldados es otra forma excelente de descubrir un posible motivo de dimisión.
Esto no sólo ayuda a identificar las áreas en las que un empleado puede tener dificultades o sentirse infrautilizado, sino que también pone de relieve las oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional.
3. ¿Recomendaría nuestra empresa a amigos que buscan trabajo? ¿Por qué sí o por qué no?
Una recomendación es un fuerte respaldo a la empresa. Esta pregunta revela cómo se sienten realmente los empleados sobre la cultura de la empresa, el liderazgo y las oportunidades de crecimiento.
4. ¿Qué le gustaría hacer dentro de su función que no esté haciendo actualmente?
Preguntar a los empleados por tareas o proyectos que les interesan pero que no han tenido ocasión de abordar abre un diálogo para el crecimiento y la innovación.
Esto puede revelar talentos o aspiraciones ocultos, ayudando a alinear mejor sus funciones con sus intereses y su desarrollo profesional.
5. ¿Cree que recibe de la empresa oportunidades adecuadas de aprendizaje y desarrollo?
Si quiere que la gente se quede con usted a largo plazo, es importante ofrecer oportunidades de crecimiento profesional.
Si se hace esta pregunta, podrá comprender mejor qué puede faltar en sus iniciativas de aprendizaje y desarrollo.
Eche un vistazo: ¿Cómo pueden los reclutadores crear una encuesta sobre la experiencia del candidato con éxito?
Preguntas sobre la cultura de la empresa
1. ¿En qué medida cree que los valores de nuestra empresa se alinean con sus propios valores personales?
La alineación con los valores de la empresa es fundamental para el sentido de pertenencia y propósito de un empleado.
Las discrepancias aquí pueden señalar un desajuste que podría afectar a su longevidad en la empresa.
2. ¿Puede darnos un ejemplo de cómo ha visto los valores de nuestra empresa en acción?
Preguntar por casos concretos en los que se hayan demostrado los valores de la empresa refuerza su importancia y le permite ver si los empleados perciben y viven esos valores como se pretende.
3. ¿Qué tres palabras describirían la cultura de nuestro equipo y por qué?
Esta pregunta permite evaluar la dinámica y la cultura de equipo percibidas, ofreciendo un reflejo directo del ambiente cotidiano del equipo.
4. ¿Se siente valorado y reconocido en la empresa? ¿Por qué sí o por qué no?
Si su empresa es buena haciendo que los empleados se sientan valorados y dándoles el reconocimiento que merecen, esto repercutirá positivamente en su compromiso y productividad.
Por otra parte, la falta de aprecio puede empujar a la gente a irse a otra parte, razón de más para incluir esta pregunta en su lista de preguntas para la entrevista de permanencia de los empleados.
5. ¿Cómo le gustaría que se reconociera su trabajo?
Formular esta pregunta permite descubrir qué es lo que realmente hace que su equipo se sienta apreciado.
No se trata sólo de decir «buen trabajo»; se trata de averiguar si prefieren el elogio público, una estructura de incentivoso tal vez algo totalmente distinto.
Hacerlo bien puede sobrealimentar su motivación y compromiso, demostrando que usted se preocupa no sólo por lo que hacen sino también por reconocerlos de una manera que resuene personalmente.
Lea también: Experiencia positiva del candidato y cultura organizativa: ¿Cómo contratar a los mejores talentos y conservarlos?
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Cómo los equipos de RR.HH. pueden analizar y actuar en función del feedback de las entrevistas de permanencia
Cuando se trata de aprovechar al máximo la estancia comentarios de la entrevistael objetivo es identificar esas pepitas de sabiduría que pueden conducir a cambios reales y de impacto dentro de su organización.
He aquí algunos pasos para crear planes de acción basados en las percepciones de las entrevistas de estancia:
- Sumérjase en los detalles: No se limite a hojear la superficie de sus comentarios. Busque patrones y temas comunes que puedan conducir a mejoras significativas.
- Establezca objetivos claros: Una vez que haya identificado las principales áreas de mejora, es hora de concretar. ¿Qué quiere conseguir exactamente? Establecer objetivos mensurables significa hacer un seguimiento de sus progresos y evaluar el impacto de sus cambios.
- Delegue y pase a la acción: Asigne funciones y responsabilidades claras para dar vida a estos planes de acción. Esto puede significar implicar a líderes de diferentes departamentos para garantizar que estos pasos se aplican en todo el equipo.
- Mantenga la conversación: Controlar el progreso es clave, pero también lo es mantenerse flexible. Esté preparado para modificar y ajustar sus estrategias en función de los nuevos comentarios o cambios que se produzcan en el lugar de trabajo. Es una conversación continua, no un arreglo puntual.
Cuando se trata de realizar eficazmente una entrevista de permanencia, recuerde siempre Jack Welch sabiduría de Jack Welch, «Cambie antes de tener que hacerlo».
Este enfoque proactivo es de oro a la hora de aplicar los comentarios de los empleados en sus entrevistas. Se trata de mantenerse a la vanguardia y buscar continuamente la mejora para mejorar realmente nuestro lugar de trabajo.
Preguntas más frecuentes
1. ¿Con qué frecuencia deben realizarse las entrevistas de permanencia?
Las entrevistas de permanencia deben realizarse al menos una vez al año para garantizar que las necesidades y preocupaciones de los empleados se abordan con regularidad. El momento y la frecuencia pueden variar según la organización y sus necesidades específicas, pero estas entrevistas suelen durar 30-45 minutos.
2. ¿Cómo puede garantizar la confidencialidad y la confianza durante las entrevistas de estancia?
Para garantizar la confidencialidad y la confianza durante las entrevistas de permanencia, las organizaciones pueden proporcionar directrices claras sobre la confidencialidad, asegurar a los empleados que sus opiniones serán confidenciales y crear un entorno seguro y propicio para la comunicación abierta.
3. ¿Cómo puede medir el éxito de una entrevista de permanencia?
El éxito de las entrevistas de permanencia puede medirse mediante el seguimiento de las tasas de retención de empleados, la supervisión de los niveles de satisfacción y compromiso de los empleados y el análisis de los comentarios y la aplicación del plan de acción.
4. ¿Son adecuadas las entrevistas en estancia para todo tipo de organizaciones?
Las entrevistas de permanencia pueden beneficiar a todo tipo de organizaciones, independientemente de su tamaño o sector. La clave está en adaptar el proceso a sus necesidades específicas y a su cultura.
