Voici tout ce que vous devez savoir pour choisir le bon logiciel de recrutement pour les petites entreprises afin d’accélérer la croissance et le chiffre d’affaires.
Qu’est-ce qu’un logiciel de recrutement ?
Avant de nous plonger dans les détails d’un logiciel de recrutement, il est important de poser les bases : qu’est-ce que c’est et comment cela permet-il de créer un processus de recrutement sans faille ?
Un logiciel de recrutement est un outil utilisé par les recruteurs et les professionnels de l’AT pour optimiser l’efficacité de l’embauche, automatiser le flux de travail du recrutement et éliminer les tâches manuelles répétitives et les difficultés liées à l’embauche.
Voici un bref aperçu de ses principales fonctionnalités :
1. Recherche de candidats
Recherche de talents fait partie intégrante du recrutement. Les petites agences de recrutement doivent attirer non seulement des candidats actifs, mais aussi des candidats passifs pour les postes à pourvoir. Un logiciel de recrutement peut vous y aider, en vous permettant d’atteindre, d’attirer et de retenir les talents.
2. Engagement des candidats
Après le sourcing, il est essentiel de retenir les candidats tout au long du processus d’embauche. Un logiciel de recrutement robuste peut vous aider à tenir les candidats informés et à les impliquer en rationalisant la communication entre le candidat et le recruteur.
3. Sélection des candidats
Il n’est pas facile de sélectionner les candidats les plus appropriés dans un vivier de talents compétents. Un logiciel de recrutement dispose d’une variété de fonctionnalités, telles que l’analyse des CV, les missions en ligne, la collaboration centralisée, etc. pour vous aider à sélectionner les meilleurs candidats.
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Principales caractéristiques d’un logiciel de recrutement pour une petite entreprise
L’utilité d’un logiciel de recrutement réside dans ses fonctionnalités clés qui apportent une différence remarquable dans la qualité globale de l’embauche.
Examinons donc les principales fonctions d’un logiciel de recrutement et les caractéristiques qu’il présente pour les remplir.
1. Recherche de candidats
La recherche de candidats éligibles est l’une des principales raisons pour lesquelles les agences cherchent à intégrer un logiciel de recrutement dans leur procédure d’embauche.
- La fonction de recherche de talents de ce logiciel implique une recherche approfondie des meilleures sources pour trouver des candidats, l’identification des sources les plus pertinentes et la mise en place d’un réseau.
- L’analyse de CV à l’aide d’algorithmes d’IA relève également du « sourcing de candidats », car elle permet d’identifier les qualifications, l’expérience et l’ensemble des compétences d’un candidat pour un poste donné.
2. Attirer et retenir les candidats
Après le sourcing, les candidats les plus appropriés doivent être convaincus que l’emploi que vous proposez correspond exactement à ce qu’ils recherchent. Cette fonction consiste principalement à attirer, engager et retenir les candidats potentiels.
- Des caractéristiques telles qu’un canal de communication robuste à interface unique peuvent jouer un rôle important à cet égard. Vous pouvez interagir avec les candidats sur tous les sujets, qu’il s’agisse des mises à jour concernant les entretiens ou du délai probable de réponse pour les demandes les plus exigeantes. expérience des candidats.
- Les sites web consacrés aux carrières sont également un excellent moyen d’asseoir votre crédibilité en tant qu’agence de recrutement, avec des offres d’emploi prometteuses à la clé. Ces sites web sont généralement destinés à répertorier toutes les opportunités de carrière disponibles pour les candidats.
Il encourage les candidats à créer leur profil, à postuler à des emplois et à suivre leurs candidatures.
3. Conduite d’entretiens
Interviews jouent un rôle important dans le processus de recrutement et constituent souvent un facteur décisif. Compte tenu de l’importance des entretiens, vous devez vous efforcer de les mener de la manière la plus fluide possible.
Des fonctionnalités telles que la gestion des entretiens et des offres permettent de dissiper toute confusion concernant les horaires des entretiens et d’éliminer toute possibilité de double réservation accidentelle. Cela permet aux intervieweurs et aux candidats de choisir leurs créneaux horaires préférés en fonction de leur disponibilité.
Outre les entretiens structurés, cette fonctionnalité propose également des modèles de lettres d’offre prêts à l’emploi et personnalisablesdes outils intégrés de signature électronique, des cartes permettant de noter les candidats après les entretiens en fonction de leurs compétences et de leurs performances, un portail de chat pour des conversations rapides, et bien d’autres choses encore.
D’autre part, les fonctionnalités de la plateforme permettent aux recruteurs de réglementer et de mener des entretiens même sur des appareils mobiles. de mener des entretiens même sur des appareils mobiles. Cela peut s’avérer très utile pour réduire les frais de voyage, éviter les retards et éliminer les conflits d’horaire qui peuvent survenir.
Il offre également des outils tels que des tableaux de bord pour suivre les mesures nécessairesdes rapports basés sur les tendances récentes du secteur, des modèles de flux de travail pour une meilleure productivité, des enquêtes sur l’expérience des candidats pour obtenir un retour d’information, la possibilité d’accumuler des données sur les employés pour l’avenir, des filtres pour une recherche avancée, etc.
4. Évaluation des candidats
La raison d’être du processus de recrutement est d’évaluer le vivier de candidats disponibles et de les présélectionner pour trouver le meilleur profil. L’évaluation des candidats est donc un élément essentiel du processus.
Les fonctionnalités du système de suivi des candidats aident les recruteurs à collecter des informations pertinentes sur chaque candidat, qui doivent être examinées de manière critique afin d’améliorer leur jugement. Il s’agit de détails personnels et professionnels tels que les compétences et l’expérience. Il filtre même les CV en fonction de ces attributs pour en vérifier l’admissibilité.
En outre, les fonctions d’évaluation des candidats permettent généralement de comparer les candidats potentiels en mettant en avant les informations les plus pertinentes.
Des fonctions telles que vérification des antécédents, vérification des référencesLa vérification des antécédents professionnels, etc. est effectuée afin de réduire la rotation du personnel. Les devoirs en ligne sur les caractéristiques cognitives et comportementales aident à déterminer si un candidat convient au secteur et à l’environnement de travail.
5. Embauche du candidat
Cette dernière étape du recrutement est tout aussi essentielle que les précédentes. Vous devez veiller à ce que la personne sélectionnée pour le poste choisisse également ce poste comme étant le meilleur pour elle. Pour donner cette impression, il est nécessaire de mettre en place un système d’accueil sans faille.
Les fonctions d’intégration d’un logiciel de recrutement se chargent de communiquer efficacement avec les nouvelles recrues, qu’il s’agisse de leur rappeler de remplir les formulaires d’intégration et de se conformer aux exigences requises, ou de leur communiquer les avantages de l’emploi et les conditions de confidentialité.
Des fonctionnalités telles que des assistants pas à pas et des tableaux de bord intuitifs peuvent améliorer considérablement l’expérience d’accueil.
Un logiciel de recrutement peut posséder plusieurs autres fonctionnalités, mais celles-ci sont essentiellement les plus importantes.
Votre agence de recrutement peut avoir des exigences particulières qui ne figurent pas dans la liste. Ces besoins spécifiques nécessitent des caractéristiques particulières pour obtenir des résultats optimaux. Vous pouvez facilement les intégrer dans votre liste de besoins et vous serez prêt à rechercher l’outil de recrutement dont vous avez besoin !
6. Construire des sites de carrière attrayants et personnalisables
La crédibilité d’une entreprise en tant qu’employeur réside dans son site web de carrière. Un site de carrière agréable, professionnel, convivial et fidèle à l’esprit de l’entreprise peut instantanément inciter les demandeurs d’emploi à consulter vos offres d’emploi. Assurez-vous que votre logiciel de recrutement dispose de cette fonction.
7. Organisation de la base de données des candidats
L’une des principales raisons d’acquérir un logiciel de recrutement est de mieux gérer les données relatives aux candidats. La technologie que vous achetez doit donc répondre à cet objectif et permettre de structurer et de stocker les données de vos employés actuels et passés de manière efficace.
8. Automatisation
Automatisation est le cœur d’un logiciel de recrutement. La part de votre travail manuel et répétitif qui peut être prise en charge par une machine dépend de cette caractéristique. Il ne faut donc pas oublier de consulter minutieusement pour voir si l’efficacité de l’automatisation du système répond à vos attentes.
9. Tableaux de bord consolidés
Un tableau de bord tout-en-un est la fonction la plus utile qu’un logiciel de recrutement puisse offrir à une entreprise. Il englobe toutes les étapes du processus d’embauche et vous permet de tout examiner d’un coup d’œil. Vous ne devez absolument pas manquer cette fonction.
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Les 5 principales raisons pour lesquelles les petites entreprises ont besoin d’un logiciel de recrutement
L’utilisation d’un logiciel de recrutement est la meilleure décision que puisse prendre une petite entreprise. Il ne se contente pas de faciliter le processus de recrutement et d’en réduire la durée, mais il améliore également la qualité globale de l’embauche.
Investir dans un logiciel de recrutement peut également être une décision très rentable, surtout pendant la période d’incubation. Il vous aidera non seulement à dériver une main-d’œuvre hautement qualifiée, mais aussi à mieux organiser les différents domaines du contrôle interne.
Voyons en détail pourquoi, en tant que petite entreprise, vous devriez investir dans un logiciel de recrutement.
1. Une meilleure collaboration
Une petite entreprise devrait toujours vouloir que son équipe soit au courant de toutes les informations cruciales de l’organisation. Un logiciel de recrutement peut répondre à ce besoin précis avec les procédures des candidats, en permettant l’accès à toutes les informations importantes à chacun par le biais d’une plateforme centralisée.
2. Faciliter l’affichage des offres d’emploi
Les sites d’offres d’emploi sont utiles mais très saturés. En revanche, l’élaboration de sites web de marque sur les carrières peut vous aider à vous démarquer des autres grandes entreprises et à atteindre un plus grand nombre de candidats potentiels. Vous pouvez facilement en créer un vous-même à l’aide d’un logiciel de recrutement. Vous pouvez également publier des offres d’emploi sur plusieurs portails d’emploi en un seul clic, au lieu de devoir publier manuellement des offres d’emploi sur chaque plateforme.
3. Accès tout au long de la journée
Pour commencer à attirer des candidats, vous devez être visible auprès de votre public cible. Mais pour une petite entreprise, cela peut s’avérer très difficile. Il est donc conseillé de ne pas perdre les heures de traction dont vous pouvez bénéficier. C’est là qu’intervient l’importance de l’accès aux offres d’emploi tout au long de la journée.
Avec un logiciel de recrutement, vous pouvez rendre vos offres d’emploi accessibles aux candidats 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et disposer d’une fonction de réponse automatisée pour répondre aux questions des candidats sur-le-champ.
4. Meilleures descriptions d’emploi
La lisibilité et la clarté d’une description de poste peut faire ou défaire une affaire. Vous pouvez vous améliorer dans ce jeu grâce aux suggestions du logiciel de recrutement et les personnaliser à votre guise.
5. Meilleure portée
Le simple fait d’utiliser les fonctionnalités avancées d’un logiciel de recrutement peut vous rendre plus crédible aux yeux des demandeurs d’emploi, et donc attirer bien plus de candidatures que les entreprises qui n’en utilisent pas.
Questions clés à poser avant d’acheter un logiciel de recrutement
Vous n’allez pas acheter un logiciel de recrutement tous les ans ou tous les deux ans. Il s’agit d’un investissement à long terme. Il est donc absolument essentiel de se renseigner et de s’assurer que vous choisissez le bon vendeur.
Voici quelques questions que vous devriez poser au vendeur avant d’acheter un logiciel.
1. Quels sont les éventuels changements prévus pour le logiciel de recrutement ?
Cette question n’est pas seulement importante pour estimer son applicabilité à votre entreprise pour une période donnée, mais aussi pour vous aider à voir l’approche futuriste du fournisseur de logiciel et à savoir s’il est prêt à s’adapter à la nature dynamique de l’industrie.
2. Quelles sont les qualifications du pont d’appui concerné ?
Imaginez qu’un recruteur inexpérimenté se voit confier la responsabilité de traiter les griefs liés au logiciel de recrutement. Un désastre absolu ! Assurez-vous que l’équipe qui fournit les services derrière la technologie possède l’expertise et les connaissances nécessaires.
3. Pouvez-vous leur confier vos données confidentielles ?
Un logiciel de recrutement est exposé à des données commerciales cruciales et confidentielles. Vous pouvez ainsi poser autant de questions que vous le souhaitez en matière de sécurité. Où vont les données ? Quel est le logiciel responsable de la protection de la vie privée ?
4. Seriez-vous en mesure de personnaliser le logiciel en fonction de vos besoins ?
La manière dont une entreprise utilise le logiciel de recrutement dépend entièrement d’elle. La possibilité de les adapter à vos besoins est une condition essentielle pour une efficacité maximale.
5. Vous aideront-ils à entrer en contact avec d’anciens utilisateurs de leurs services ?
En posant cette question, vous testez leur transparence vis-à-vis des clients. Il se peut qu’ils ne vous recommandent pas vraiment des clients insatisfaits, mais même quelques clients satisfaits peuvent vous donner un aperçu clair de leurs performances.
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5 signes que votre petite entreprise a besoin d’un logiciel de recrutement le plus rapidement possible !
Quel que soit le nombre d’experts qui tentent de convaincre les petites entreprises de s’équiper d’un logiciel de recrutement, certaines d’entre elles hésiteront encore à faire cet investissement.
Discutons donc de quelques signes majeurs dans votre entreprise qui montrent l’urgence d’investir dans #RecTech.
1. Les sites d’offres d’emploi représentent une part importante de votre stratégie de recherche d’emploi.
Les sites d’emploi ont été considérés comme des sauveurs par tous les recruteurs. Mais dépendre exclusivement d’une seule source n’est pas une stratégie intelligente.
Pour exceller dans la recherche de candidatsvous devez vous diversifier, et un logiciel de recrutement peut vous faciliter la tâche.
2. Votre base de données est massive
Si votre entreprise est confrontée à un énorme volume de données, il n’est pas prudent de les traiter à mains nues. Un logiciel de recrutement vous aide non seulement à organiser toutes les informations de manière systématique, mais aussi à les traiter avec soin afin d’éviter toute perte ou violation de données.
3. Vous visez la rentabilité
Un logiciel de recrutement est synonyme de réduction des coûts dans le domaine de l’embauche. La centralisation et l’automatisation peuvent vous faire économiser beaucoup d’argent et vous en faire gagner davantage.
4. Vous avez du mal à collaborer
Les procédures de recrutement simples prennent-elles plus de temps que d’habitude ? Cela peut entraîner une baisse irrémédiable de la productivité. Un logiciel de recrutement peut toutefois éliminer complètement cette menace, en offrant des intégrations permettant de travailler avec plusieurs outils à la fois et plus encore.
Les tâches routinières vous occupent trop pour que vous puissiez créer votre propre marque d’employeur. Un logiciel de recrutement vous aidera non seulement à maîtriser les principes de base, mais vous libérera également du temps pour vous concentrer sur la construction d’une identité d’employeur unique sur le marché de l’emploi.
Comment intégrer un logiciel de recrutement dans votre processus d’embauche ?
L’achat d’un logiciel de recrutement est sans aucun doute la meilleure décision que vous puissiez prendre en matière d’embauche. Mais cet outil peut ne pas s’avérer utile à votre entreprise si vous ne le mettez pas en œuvre correctement.
Voici donc un guide sur la manière d’intégrer un logiciel de recrutement dans votre système d’embauche.
1. Consultez votre équipe
Cet investissement dans le logiciel est probablement une décision collective de l’entreprise. Mais lorsqu’il s’agit de l’intégrer dans le système interne, de nombreuses petites entreprises évitent un deuxième tour de table avant de commencer à l’utiliser, ce qui leur coûte souvent très cher.
Pour éviter cela, veillez à réunir votre équipe une seconde fois pour discuter de l’applicabilité du logiciel et solliciter les suggestions de toutes les personnes impliquées dans son utilisation.
2. Mise en place des services
Presque toutes les organisations suivent l’approche départementale. De même, une fois que vous aurez mis en place un logiciel de recrutement, répartissez les responsabilités et le fonctionnement à tous les départements respectifs.
L’attribution d’une tâche à chaque département à différents niveaux du processus de recrutement peut permettre d’atteindre un niveau d’efficacité et de précision remarquablement élevé, si elle est effectuée correctement.
3. Former les débutants
Alors qu’une partie de votre équipe d’utilisateurs s’adaptera rapidement au logiciel de recrutement, d’autres resteront à la traîne et auront du mal à maîtriser ses fonctionnalités.
Dans ce cas, au lieu de les tenir à l’écart du système, formez-les à une meilleure utilisation du logiciel, afin de constituer une équipe dotée d’une compréhension et de compétences crédibles.
Cette campagne de formationdevrait également être accessible à tous, des utilisateurs aux parties prenantes, pour une meilleure transparence au sein de l’entreprise.
4. Filtrer les données disponibles
La gestion des données d’embauche pertinentes est une caractéristique importante d’un logiciel de recrutement. De nombreuses entreprises commencent à organiser et à télécharger immédiatement toutes leurs données disponibles dans le logiciel. Mais cela ne doit pas être la première chose que vous faites.
Avant d’utiliser le logiciel, toutes les informations disponibles dans votre base de données doivent être vérifiées. votre base de données est moins susceptible d’être homogène. Qu’il s’agisse d’anciennes ou de nouvelles données, certains détails ne doivent plus figurer dans votre base de données. Filtrez-les au préalable.
5. Suivez l’évolution de la situation
Un logiciel de recrutement ne vous apportera des résultats bénéfiques à court et à long terme que si vous restez sur la bonne voie.
Quelle amélioration avez-vous observée depuis l’installation par rapport aux enregistrements précédents ? Quel est le retour d’information de l’équipe chargée de l’acquisition des talents concernant le logiciel ? Y a-t-il un aspect pour lequel l’amélioration du logiciel n’a pas donné les résultats escomptés ?
Évaluez et observez régulièrement les points positifs et les points négatifs et laissez les avantages se refléter en retour !
Défis courants associés à un logiciel de recrutement et comment les surmonter
Lorsque vous commencez à utiliser un logiciel de recrutement, vous devez faire face à certains défis. défis auxquels vous pourriez être confronté. Certains de ces défis pourraient même perdurer à long terme.
Mais dès que les équipes de recrutement commencent à s’habituer aux failles du logiciel, elles ont tendance à trouver des moyens de le faire fonctionner.
Voici donc quelques-uns des principaux problèmes auxquels les recruteurs sont confrontés lorsqu’ils commencent à utiliser un logiciel de recrutement.
1. Absence de jugement rationnel
Un logiciel n’est rien d’autre qu’une machine. Quels que soient les progrès de la technologie, le manque de rationalité est encore très visible.
Cet inconvénient risque fort de se répercuter sur votre fonctionnement quotidien. Qu’il s’agisse d’une mauvaise catégorisation des données ou de la recherche de candidats dans le mauvais secteur d’activité, le recours aveugle à la technologie peut créer des problèmes considérables au sein de votre organisation.
2. Préjugés inconscients
La fonction d’analyse des CV des logiciels de recrutement est basée sur l’approche par mots-clés. C’est là que le risque de les préjugés inconscients mensonges.
Par exemple, certains mots-clés pertinents peuvent être interprétés par le logiciel à l’encontre de votre intention. Le logiciel privilégie le mot-clé dans un format particulier et rejette tous les autres mots-clés. C.V. qui ne respectent pas les mêmes règles.
Ce biais mineur peut conduire à perdre des candidats potentiels qui pourraient être plus compétents que ceux qui ont été sélectionnés.
3. Règles prédéfinies
Un logiciel de recrutement est programmé avec des instructions par défaut qui régissent en grande partie son fonctionnement. Ces protocoles préprogrammés dans le logiciel peuvent influencer son fonctionnement.
Cette influence peut empêcher l’outil d’interpréter vos instructions et de produire des résultats précis, laissant ainsi place à des erreurs possibles.
4. Plus de demandes que souhaité
La fonction de recherche de candidats d’un logiciel de recrutement est l’une des caractéristiques les plus efficaces de ce type de technologie et fait effectivement ce qu’elle prétend.
Dans un premier temps, la fonction de recherche massive de candidats semble être une bouée de sauvetage. Mais à terme, lorsque l’afflux de demandes atteindra un nombre incontrôlable, cette même fonction pourrait commencer à être ressentie comme un fardeau.
Logiciel de recrutement en nuage ou sur site
Lorsque vous posez cette question à un recruteur expert, la plupart d’entre eux vous répondront en toute confiance que l’informatique en nuage est préférable à l’informatique sur site. Pourquoi ?
La réponse est que les entreprises ont toujours été à la recherche d’une solution compacte et facilement accessible, et le cloud est exactement cela, la solution à tout moment et en tout lieu.
Au contraire, l’approche sur site est une approche lourde et consommatrice d’espace qui n’offre pratiquement aucune flexibilité et accessibilité, étant uniquement limitée aux locaux de bureaux.
Note – Certains types d’entreprises peuvent trouver le système sur site plus avantageux que le cloud pour des raisons qui leur sont propres. Mais l’informatique dématérialisée est une préférence de masse qui convient à la plupart des organisations.
Importance du GDPR dans votre logiciel de recrutement
Le GDPR, c’est-à-dire le règlement général sur la protection des données, est un instrument juridique de l’Union européenne qui permet aux personnes physiques et morales de protéger leurs données et de préserver leur vie privée.
Ce règlement exige de tous les organismes qui traitent des données personnelles qu’ils se conforment strictement à l’ensemble des règles énoncées.
La question qui se pose ici est la suivante : quelle est l’importance pour un logiciel de recrutement d’être conforme au GDPR et pour les recruteurs et les employeurs d’adhérer à cette loi ?
Étant donné qu’un logiciel de recrutement est un processeur de données qui traite les données des candidats au nom des recruteurs, pour rester conforme au GDPR, il est important qu’il soit régi par un accord de protection des données (APD) établi par le responsable du traitement des données.
Les recruteurs et les employeurs traitent avec des centaines et des milliers de candidats, qui soumettent chacun leurs données personnelles lorsqu’ils postulent à un emploi. Il devient impératif pour les recruteurs de sécuriser ces informations pour se mettre en conformité avec la loi GDPR.
Avec des raisons appropriées, une divulgation et une sécurité certifiée, vous pouvez rester en conformité avec les réglementations concernées.
Fourchette de prix typique d’un logiciel de recrutement pour les petites entreprises en 2024
Selon les dernières statistiques de 2022, un logiciel de recrutement vous coûtera probablement entre 48 et 950 dollars par mois.
La fourchette sur laquelle vous tombez dépend des facteurs variables suivants :
1. Fonctionnalités dont vous bénéficiez
À juste titre, les fournisseurs de logiciels de recrutement vous factureront en fonction du nombre de fonctionnalités avancées que vous aurez choisies.
2. Effectif de la main-d’œuvre
Un logiciel de recrutement se décline généralement en différentes capacités pour les employés de l’organisation qui y ont accès. Plus le nombre est élevé, plus les frais sont importants.
3. Taux d’augmentation mensuelle des candidats
En fonction du nombre de candidats que vous recevez chaque mois, les fournisseurs de logiciels vous proposeront la version du logiciel de recrutement la plus adaptée à votre organisation et vous factureront en conséquence.
Cet article devrait constituer votre propre guide sur les logiciels de recrutement pour les petites entreprises. Grâce à ce contenu, vous devriez pouvoir trouver des réponses à toutes vos questions avant de prendre la décision d’acheter une solution de recrutement.
