As reuniões de admissão estabelecem o roteiro ideal para um processo de recrutamento bem sucedido. Saiba mais sobre o que elas têm para oferecer aqui.
O que é uma reunião de admissão?
Uma reunião de admissão é uma conversa inicial importante entre um recrutador e um diretor de contratação ou cliente.
Ela serve ao propósito de coletar informações detalhadas sobre uma vaga de emprego, incluindo os requisitos da vaga, suas responsabilidades, qualificações necessárias e cultura da empresa.
Essa reunião assegura que o recrutador entende plenamente os detalhes sobre a posição para poder comunicá-la de forma eficaz aos potenciais candidatos.
Também dá ao recrutador a oportunidade de esclarecer quaisquer aspectos da posição de emprego que possam não ser claros.
Entender o significado da reunião de admissão estabelece a base para um processo de recrutamento alinhando o recrutador e o gestor de contratação/cliente nos objetivos e expectativas para a posição.
Por que as reuniões de admissão são importantes?
1. Descobre necessidades ocultas
Ao aprofundar os detalhes da posição, como os requisitos específicos do projeto ou a dinâmica da equipe, você pode descobrir necessidades que podem não ser evidentes na descrição da vaga.
Esse conhecimento mais aprofundado permite que você adapte sua busca por candidatos e suas mensagens para que elas atraiam pessoas que não só satisfazem os requisitos básicos, mas que também se alinhem com as necessidades mais sutis da função.
2. Ajuda na comunicação
Entender os pontos fracos e os desafios que se apresentam ao gestor de contratação pode te ajudar a posicionar a vaga de emprego de modo que ela se torne uma solução.
Por exemplo, se a equipe estiver com dificuldades num determinado projeto ou tarefa, realçar a forma como o novo contratado pode ajudar a aliviar esse problema pode tornar a função mais apelativa para os candidatos.
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3. Destaca as oportunidades de crescimento
Proporcionar aos candidatos oportunidades de crescimento pode ser um poderoso fator de motivação.
Quer se trate de progressão de carreira, desenvolvimento de competências ou exposição a novos projetos, destacar esses fatores pode atrair candidatos que procuram crescer de forma exponencial.
4. Apresente a cultura da empresa
Apresentar uma imagem víviva da cultura da empresa e do ambiente de trabalho pode ajudar os candidatos a se imaginarem, adaptarem e a prosperarem na empresa.
Uma cultura de trabalho solidária, passeios em equipe ou acordos de trabalho flexíveis podem tornar a função mais atrativa para os candidatos.
5. Ajuda a avaliar a dinâmica da equipe
Compreender a dinâmica da equipe a qual o novo contratado vai se juntar pode ajudá-lo a avaliar sua adequação cultural.
Uma empresa que enfatiza a colaboração e o apoio aos funcionários pode ser um forte argumento para aqueles candidatos que procuram um local de trabalho positivo.
6. Enfatiza a flexibilidade
Se a vaga oferecer flexibilidade em termos de horário de trabalho ou opções de trabalho à distância não se esqueça de destacar isso.
Muitos candidatos valorizam o equilíbrio entre vida pessoal e profissional e a flexibilidade, por isso enfatizar esses aspectos ao apresentar a função pode torná-la mais apelativa.
7. Traz insights sobre o processo de entrevista
Compartilhar ideias sobre o processo de entrevista, como por exemplo o número de rondas, os tipos de entrevistas (comportamentais, técnicas) e os principais tomadores de decisão que estarão envolvidos, pode ajudar os candidatos a se sentirem mais preparados e confiantes.
Isso pode levar a um processo de entrevista mais fácil e a uma experiência positiva do candidato.
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8. Oferece transparência salarial
Ser transparente em relação à faixa salarial do cargo pode ajudar a definir as expectativas desde o início e atrair candidatos que se enquadrem bem, tanto em nível cultural como financeiro.
Também ajuda a evitar quaisquer mal-entendidos ou discrepâncias que possam surgir mais tarde no processo.
9. Discute a marca empregadora
Utilize a reunião de admissão para discutir estratégias de employer branding como, por exemplo, destacar experiências de outros funcionários, mostrar os valores da empresa ou compartilhar histórias de sucesso.
Isso pode ajudar a posicionar a empresa como um bom empregador e a atrair os melhores candidatos.
10. Presta apoio contínuo
Oferecer apoio contínuo aos gestores de contratação ao longo do processo de recrutamento, como fornecer atualizações regulares, responder perguntas e resolver preocupações, pode ajudar a garantir uma experiência positiva tanto para os candidatos como para os gestores de contratação.
Esse nível de apoio também pode ajudar a criar confiança e a reforçar sua relação com os gestores de contratação, tornando as futuras colaborações mais bem sucedidas.
Como os recrutadores devem se preparar para as reuniões de admissão?
1. Revise a descrição da vaga
Antes da reunião, revise cuidadosamente a descrição da vaga para se familiarizar com os requisitos, responsabilidades e qualificações da função.
Essa preparação te ajudará a fazer perguntas de forma informada e a entender melhor as necessidades do gestor de contratação, te permitindo adaptar sua estratégia de recrutamento para encontrar os melhores candidatos para a vaga.
2. Pesquise a empresa
Faça uma pesquisa sobre a empresa, incluindo sua cultura, valores e notícias ou desenvolvimentos recentes.
Um conhecimento detalhado te permitirá adaptar sua abordagem e se alinhar com os objetivos da empresa, facilitando a atração de candidatos que se alinhem com os valores e cultura da organização.
3. Prepare perguntas
Crie uma lista de perguntas para fazer a um gestor de contratação durante a reunião. Essas perguntas devem estar focadas em esclarecer os requisitos da vaga, na compreensão da dinâmica da equipe e na descoberta de quaisquer outras necessidades.
Ao fazer perguntas relevantes, você pode conseguir informações valiosas que te ajudarão a identificar e atrair os melhores candidatos para a posição.
4. Entenda o mercado
Mantenha-se informado sobre as atuais tendências do mercado de trabalho, especialmente na indústria ou setor relacionado à vaga de emprego.
Isso te ajudará a fornecer informações e conselhos valiosos ao gestor de contratação, garantindo que sua estratégia de recrutamento esteja alinhada com as condições do mercado e com as melhores práticas.
5. Revise os perfis dos candidatos
Se possível, analise perfis de candidatos bem sucedidos em funções semelhantes.
Uma avaliação exaustiva pode te dar um melhor entendimento do tipo de candidato que o gestor de contratação procura, permitindo que você adapte sua pesquisa de candidatos e o processo de seleção para encontrar aquele que melhor corresponda ao cargo.
6. Planeje sua abordagem
Desenvolva um plano para a forma como você vai abordar a reunião, incluindo a forma como se vai apresentar, como vai estruturar a discussão e como vai fazer o acompanhamento após a reunião.
Uma abordagem bem pensada te ajudará a causar uma impressão positiva no gestor de contratação e a demonstrar seu profissionalismo e empenho em encontrar o candidato certo para a vaga.
7. Traga materiais relevantes
Leve para a reunião qualquer material que julgar relevante, tais como perfis de candidatos, relatórios de estudos de mercado ou exemplos de colocações bem sucedidas.
Isso demonstrará sua preparação e profissionalismo e fornecerá exemplos tangíveis para apoiar as suas recomendações e estratégias durante a reunião.
8. Defina objetivos
Defina claramente seus objetivos para a reunião, tais como entender os requisitos da vaga, alinhar as expectativas com o gestor de contratação e criar uma relação com o cliente.
Definir objetivos claros te ajudará a se manter concentrado e a garantir que a reunião seja produtiva e bem sucedida.
9. Antecipe os desafios
Antecipe os potenciais desafios ou objeções que possam surgir durante a reunião e prepare respostas ou estratégias para enfrentá-los.
Ao abordar proativamente potenciais desafios, você pode demonstrar sua capacidade de resolução de problemas e de ultrapassar obstáculos, o que gerará confiança e segurança para com o gestor de contratação.
9 passos para dar APÓS uma reunião de admissão
1. Organize as anotações da reunião
Imediatamente após a reunião, organize as suas anotações da reunião e certifique-se de que registrou todos os pontos-chave discutidos, incluindo os requisitos da vaga, as expectativas e quaisquer informações adicionais obtidas. Você pode usar o ChatGPT para fazer anotações da reunião para simplificar esse processo e garantir que você não se esqueça de nenhum detalhe importante.
2. Revise e confirme os detalhes
Revise suas notas e quaisquer outros materiais adicionais fornecidos durante a reunião para assegurar sua compreensão sobre a função e seus requisitos.
3. Desenvolva uma estratégia de recrutamento
Com base nas informações dadas na reunião, desenvolva uma estratégia de recrutamento que contorne a forma como você irá procurar e atrair candidatos para o cargo.
4. Comunique-se com o gestor de contratação
Entre em contato com o gestor de contratação para o agradecer pela reunião e para esclarecer quaisquer pontos ou obter informações adicionais, se necessário.
5. Inicie a busca por candidatos
Comece a procurar e selecionar candidatos com base nos requisitos da vaga que foram discutidos na reunião. Use as informações obtidas para identificar os candidatos que melhor se adequam à posição.
6. Forneça atualizações regulares
Mantenha o gestor de contratação informado e forneça atualizações regulares sobre o processo de recrutamento, incluindo quaisquer desafios ou sucessos encontrados.
7. Marque entrevistas
Coordene com o gestor de contratação o agendamento de entrevistas com candidatos qualificados.
Forneça a eles as informações e o apoio necessários para garantir uma entrevista sem problemas.
8. Acompanhamento (Follow-up)
Após a reunião, entre em contato com o gestor de contratação para agradecer por seu tempo e recapitular os principais pontos discutidos.
Isso ajudará a reforçar sua compreensão da função e demonstrará seu empenho em encontrar o candidato certo.
9. Feche o ciclo
Depois de um candidato ser selecionado e contratado, feche o ciclo com o gestor de contratação para garantir uma transição suave e discutir quaisquer lições aprendidas com o processo de recrutamento.
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Quais são os resultados de uma reunião de admissão bem sucedida?
1. Alinhamento com o gestor de contratação
Um alinhamento claro entre o recrutador e o gestor de contratação garante que ambas as partes estão na mesma página no que diz respeito às expectativas, levando a uma estratégia de recrutamento mais eficaz.
Quando os recrutadores apresentam candidatos de alta qualidade que satisfazem as expectativas do gestor de contratação, gera-se uma maior satisfação e um melhor processo de contratação.
2. Melhora da qualidade dos candidatos
Com um conhecimento profundo da vaga, os recrutadores podem identificar os candidatos que não só satisfazem os requisitos básicos, mas que também possuem as qualidades necessárias para se destacarem no cargo.
3. Melhora da experiência do candidato
Munidos de informações completas sobre a vaga e a empresa, os recrutadores podem proporcionar aos candidatos uma experiência mais cativante e informativa, aumentando seu interesse na função.
4. Processo de seleção eficiente
Uma reunião de admissão detalhada ajuda a simplificar o processo de seleção dos candidatos, uma vez que os recrutadores podem identificar rapidamente aqueles que satisfazem os critérios da vaga.
5. Tempo de preenchimento mais rápido
Ao entender antecipadamente os requisitos da vaga, os recrutadores podem acelerar o processo de recrutamento, reduzindo o tempo necessário para preencher a posição.
6. Taxas de aceitação de candidatos mais elevadas
Candidatos são mais propensos a aceitar ofertas quando têm uma compreensão clara da função e se sentem confiantes na sua adequação à empresa.
7. Sucesso geral da contratação
Em última análise, uma reunião de admissão bem sucedida prepara o terreno para uma boa contratação, garantindo que o candidato selecionado seja adequado para a vaga e contribuindo positivamente nos objetivos da empresa.
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As 9 melhores práticas para reuniões de admissão bem sucedidas
1. Prepare-a cuidadosamente
Antes da reunião, revise a descrição da vaga, pesquise os antecedentes da empresa e familiarize-se com as tendências do setor.
Essa preparação demonstrará seu profissionalismo e te permitirá fazer perguntas pertinentes.
2. Estabeleça objetivos
Defina claramente o que pretende alcançar na reunião, como por exemplo, o entendimento dos requisitos da função, o alinhamento com as expectativas do gestor de contratação e a definição de um calendário para o processo de recrutamento. Essa clareza orientará o debate e garantirá que os principais objetivos sejam alcançados.
3. Tenha uma escuta ativa
Preste muita atenção no que o gestor de contratação está dizendo e faça perguntas de acompanhamento para esclarecer quaisquer pontos nos quais você ficou confuso(a).
A escuta ativa demonstra seu interesse em entender a vaga e ajuda a criar uma relação com o gestor de contratação.
4. Faça perguntas de sondagem
Além das perguntas habituais sobre os requisitos da vaga, faça perguntas específicas que se aprofundem nos desafios da posição, nas oportunidades de crescimento e na dinâmica da equipe.
Essa abordagem te ajudará a descobrir informações valiosas que podem moldar sua estratégia de recrutamento.
5. Esclareça as expectativas
Se existirem ambiguidades ou informações contraditórias na descrição da vaga de emprego, procure esclarecer esses pontos junto com o responsável pela contratação.
Esclarecer essas incertezas numa fase inicial evitará que surjam mal-entendidos mais tarde no processo.
6. Forneça insights
Compartilhe informações relevantes sobre o setor e as tendências do mercado que possam ter impacto no processo de recrutamento.
Isso demonstra sua experiência e acrescenta valor à discussão, ajudando o gestor de contratação a tomar decisões mais orientadas.
7. Estabeleça prazos realistas
Estabeleça prazos realistas para cada fase do processo de recrutamento, levando em conta fatores como a procura, a seleção, a entrevista e o processo de onboarding.
A definição de calendários organizados te ajudará a gerir as expectativas e a garantir um processo de recrutamento sem problemas.
8. Documente os pontos-chave
Faça anotações detalhadas durante a reunião, destacando os principais requisitos, expectativas e quaisquer possíveis pontos de ação.
Faça um resumo desses pontos ao final da reunião para garantir o alinhamento e evitar falhas de comunicação.
9. Colabore de forma eficaz
Mantenha uma comunicação aberta com o gestor de contratação durante todo o processo de recrutamento, fornecendo atualizações regulares e procurando obter feedbacks.
A colaboração é fundamental para uma contratação bem sucedida e uma experiência de contratação positiva para todas as partes envolvidas.
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Perguntas sobre a reunião de admissão [com respostas]
Agora que você está por dentro de todos os benefícios, está na hora de começar a se planejar. Aqui vai um modelo simples de reunião de admissão para você começar:
1. Entendendo a vaga
- Você pode descrever os requisitos da vaga em termos mais simples? Não conheço bem os jargões do setor de RH.
- Qual é a parte mais animadora deste trabalho? Queremos saber o que faz com que essa oportunidade se destaque!
- Pode nos contar uma história sobre uma contratação anterior desta mesma vaga que tenha sido bem sucedida? Adoramos uma boa história de sucesso!
2. Cultura e ambiente da empresa
- Como é o código de vestuário? Pode usar chinelos no ambiente de trabalho?
- Qual é o lanche preferido da equipe? É Doritos ou Cheetos?
- Seu escritório tem uma tradição ou evento divertido pelo qual todos anseiam todos os anos? Queremos saber o que vender!
3. Perfil do candidato ideal
- Consegue descrever o candidato ideal em três palavras ou menos? Adoramos um bom desafio!
- Há traços de personalidade específicos ou soft skills que vocês procuram num candidato? Indique as competências que seu candidato ideal deve ter.
- Se o novo contratado fosse um super-herói, qual seria e porquê? Precisamos saber quem estamos procurando!
4. Processo de entrevista e calendário
- Qual é a pergunta mais criativa que você já ouviu numa entrevista? Podemos roubá-la?
- Quantas rondas de entrevistas estão previstas e haverão aperitivos? Os melhores talentos têm fome!
- Podemos fazer um vídeo de recrutamento diferentão para mostrar aos candidatos? Prometemos que não vamos te envergonhar muito!
5. Salário e benefícios
- Pode nos indicar uma faixa salarial específica para essa posição? Temos que preparar nosso recrutamento e nossa estratégia de sourcing de acordo! Talvez tenhamos que entrar no jogo da negociação salarial.
- Qual é o benefício único que você oferece aos seus funcionários?
- Suponha que o salário para esse cargo seja uma pizza; qual recheio ela teria? Precisamos saber os detalhes mais deliciosos!
É essencial estabelecer a compreensão de que o cliente e o recrutador não são meros parceiros de negócios, mas membros de uma equipe com um objetivo comum.
Utilizando esses exemplos de perguntas, você pode conduzir uma reunião de admissão eficaz que se alinhe com as expectativas do seu cliente e que prepare o terreno para uma parceria frutífera.
Dessa forma, não há porque fazer perguntas de follow-up sobre as descrições das vagas e o trabalho pode ser feito com clareza e sem atrasos.
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Lista de controle das reuniões de admissão
Para facilitar suas reuniões de admissão, criamos uma checklist que você pode fazer download.
Esse documento irá garantir que você cubra todos os aspectos necessários do processo de admissão, te ajudando a simplificar seus esforços de recrutamento e a se alinhar de perto com as expectativas dos gestores de contratação.
Por isso, ponha seu melhor look de recrutador, pegue uma xícara de café (ou chá, não julgamos) e prepare-se para impressionar seus clientes com suas capacidades para reuniões de admissão!
Perguntas mais frequentes
1. Como se preparar para uma reunião de admissão?
Para se preparar para uma reunião de admissão, você deve primeiro reunir as informações necessárias, revisar os materiais relevantes, criar uma lista de perguntas relevantes e estar preparado para ouvir ativamente e interagir com seu cliente.
2. Como marcar uma reunião de admissão?
Faça uma chamada com o cliente em potencial mais confiável do círculo dos seus parceiros de negócios. Depois, os convença de que vale a pena para eles e para sua empresa. Voilà! Está feito.
3. Quais são as vantagens de uma reunião de admissão?
Os benefícios de uma reunião de admissão são incomparáveis; o tempo é sempre precioso e, acima de tudo, essa reunião pode poupar esse recurso inestimável.
É o melhor dos dois mundos trabalhando em conjunto!
4. Quanto tempo deve durar uma reunião de admissão?
Uma reunião de admissão pode durar cerca de 45 minutos, mas nunca se sabe o que está do outro lado da moeda das formalidades!
5. Quando devo realizar uma reunião de admissão?
Deve fazê-lo o mais cedo que puder, a fim de elaborar uma estratégia para seu plano de recrutamento e executá-lo perfeitamente.
6. As reuniões de admissão são individuais?
Sim, as reuniões de admissão envolvem normalmente uma conversa individual entre o recrutador e o gestor de contratação ou o cliente.
7. O que o RH deve fazer depois de uma reunião de admissão?
Após uma reunião de admissão, o RH deve resumir os pontos principais, confirmar os detalhes com o gestor de contratação e iniciar o processo de recrutamento.
8. Como as reuniões de admissão podem tornar o tempo de contratação mais rápido?
As reuniões de admissão podem acelerar o tempo de contratação, esclarecendo os requisitos da vaga de trabalho, alinhando as expectativas e simplificando o processo de recrutamento.
