Ist Ihr Einstellungsprozess eher „chaotisch“ als „effizient“? Jonglieren Sie ständig mit Aufgaben und haben Sie das Gefühl, immer einen Schritt hinterher zu sein? Wir haben genau die richtige Lösung, um Ihre Probleme sofort zu lösen!
Eine Rekrutierungsdatenbank-Software ist der Freund, den Sie brauchen. Es bringt Ordnung in Ihre Talentakquisitionsbemühungen, gibt Ihnen die Zeit und die Werkzeuge, um Strategien zu entwickeln und datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Lesen Sie diesen Leitfaden und erfahren Sie alles, was Sie über diese leistungsstarke
Rekrutierungstechnologie
.
Was ist eine Rekrutierungsdatenbank-Software?
Eine Rekrutierungsdatenbank-Software ist nicht weniger als ein Wendepunkt in der
Talentakquise
Landschaft.
Es ist ein spezielles Tool zur Automatisierung und Rationalisierung des Rekrutierungsprozesses, das wie eine digitale Kommandozentrale für alle Ihre Einstellungsaktivitäten fungiert, um den Prozess schneller und effektiver zu gestalten.
Im Kern ist ein
Personalbeschaffungs-Management-System
dreht sich alles um Daten – sie zu sammeln, sie zu organisieren und sie leicht zugänglich zu machen. Anstatt sich durch Stapel von Bewerbungen oder mehrere Tabellenblätter zu wühlen, können Sie einfach die Datenbank durchsuchen, um die benötigten Informationen zu finden.
Aber sein Nutzen ist nicht nur auf eine Speicherlösung beschränkt. Eine
Software zur Bewerberverfolgung
– eine beliebte Art von Datenbanksoftware für Personalvermittler, wurde entwickelt, um den gesamten Einstellungsprozess zu erleichtern.
Von der Veröffentlichung
Stellenanzeigen
von der gleichzeitigen Veröffentlichung von Stellenanzeigen in mehreren Jobbörsen bis hin zur Verfolgung von Bewerbern auf ihrem Weg durch den Rekrutierungstrichter – diese Software entlastet Sie von vielen sich wiederholenden Aufgaben.
5 Hauptmerkmale einer Datenbank-Software für die Personalbeschaffung
1. Stellenausschreibung
Im digitalen Zeitalter sind Arbeitssuchende über zahlreiche Stellenbörsen und Plattformen verstreut. Das manuelle Einstellen von Stellenangeboten auf jeder dieser Plattformen kann eine zeitraubende und mühsame Aufgabe sein.
Die
Stellenausschreibung
Funktion der Software rationalisiert diesen Prozess.
Mit einem einzigen Klick können Sie offene Stellen auf mehreren Stellenbörsen, Plattformen sozialer Medien und der Karriereseite des Unternehmens veröffentlichen.
Dies stellt sicher, dass Ihre
Stellenbeschreibungen
ein breiteres Publikum von potenziellen Kandidaten erreichen.
2. Parsing fortsetzen
Die manuelle Durchsicht jedes Lebenslaufs, um relevante Informationen aus den Bewerberprofilen zu extrahieren, ist eine Aufgabe, die sehr viel Zeit und Liebe zum Detail erfordert.
An dieser Stelle kommt Ihnen die Funktion zur Analyse von Lebensläufen in einem Personaldatenbanksystem zu Hilfe.
Es nutzt die Technologie zur Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), um automatisch Informationen aus Lebensläufen zu extrahieren, z. B. den Namen des Bewerbers, Kontaktinformationen, Fähigkeiten und Berufserfahrung.
Das spart Ihnen viel Zeit bei der Vorauswahl Ihres Kalenders und erspart Ihnen die lästige manuelle Dateneingabe. Es reduziert auch das Risiko menschlicher Fehler.
3. Kandidatensuche
Die
Kandidatenverfolgung
vereinfacht es, die Fortschritte der einzelnen Bewerber zu verfolgen.
Es bietet eine visuelle Darstellung der Entwicklung eines jeden Kandidaten im Talentpool, vom ersten Bewerbungsprozess bis zur endgültigen Einstellungsentscheidung, in Echtzeit.
So können Sie leicht erkennen, wo sich jeder Kandidat im Prozess befindet, jeden Schritt nachverfolgen und künftige Maßnahmen bewerten.
4. Terminierung des Interviews
Mit der Funktion zur Planung von Gesprächen können Sie bequem Anrufe vereinbaren.
Sie und Ihre Kandidaten können Ihre Verfügbarkeit festlegen und dann ein passendes Zeitfenster wählen. So bieten Sie höchste Flexibilität für ein hervorragendes
Kandidatenerlebnis
.
Die HR-Software verschickt automatisch Kalendereinladungen und Erinnerungen, so dass alle auf dem gleichen Stand sind.
5. Berichte und Analysen
In der modernen Personalbeschaffung ist es entscheidend, datengestützte Entscheidungen zu treffen, die sich auf verwertbare Kennzahlen stützen. Hier
Berichte und Analysen
sind sehr nützlich, denn sie bieten Personalverantwortlichen wertvolle Einblicke in den Einstellungsprozess.
Es kann verfolgen
Metriken
wie z.B. die Zeit bis zur Einstellung, die Kosten pro Einstellung, die Quelle der Einstellung usw. verfolgen und diese Daten in leicht verständlichen Berichten und Dashboards darstellen.
Auf diese Weise können Sie Trends erkennen, Engpässe ausfindig machen und fundierte Entscheidungen treffen, um Ihre gesamte Einstellungsstrategie zu verbessern.
2 Haupttypen von Datenbank-Software für die Personalbeschaffung
I. Vor-Ort-Lösungen
Vor-Ort-Software für Rekrutierungsdatenbanken wird auf den eigenen Servern und Computern des Unternehmens installiert und ausgeführt. Es wird häufig von Unternehmen gewählt, die strenge Anforderungen an die Datensicherheit stellen oder die direkte Kontrolle über ihre Software und Daten haben möchten.
Diese Lösung erfordert jedoch oft eine erhebliche Vorabinvestition in Hardware und Software sowie laufende Kosten für Wartung und Updates.
Sie setzen voraus, dass das Unternehmen über das IT-Fachwissen verfügt, um das Tool bei Bedarf zu installieren, zu warten und Fehler zu beheben.
II. Cloud-basierte Lösungen
Cloud-basierte Rekrutierungsdatenbank-Software hingegen wird auf den Servern des Anbieters gehostet und über einen Webbrowser aufgerufen. Sie wird auch als Software as a Service (SaaS) bezeichnet.
Hinweis: Cloud-basierte Rekrutierungsdatenbank-Software wird auf den Servern des Anbieters gehostet und über einen Webbrowser aufgerufen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine private Browser-Suchmaschine verwenden, wenn Sie auf solche Software zugreifen.
Einer der Hauptvorteile von Cloud-basierten Lösungen ist, dass sie im Vergleich zu On-Premise-Lösungen geringere Anfangsinvestitionen erfordern. Der Softwareanbieter kümmert sich um die gesamte Wartung, die Updates und die Fehlerbehebung, wodurch die IT-Ressourcen des Unternehmens entlastet werden.
Cloud-basierte Lösungen sind außerdem skalierbar, d. h. sie können je nach den Bedürfnissen des Unternehmens problemlos erweitert oder reduziert werden. Sie können von überall aus darauf zugreifen, was besonders für Unternehmen mit entfernten oder verteilten Teams von Vorteil ist.
Die 4 wichtigsten Vorteile einer Datenbank-Software für die Personalbeschaffung
1. Verbesserte Effizienz
Eine Rekrutierungsdatenbank-Software verbessert die Effizienz bei der
Kandidaten-Suche
(auch über Plattformen wie
LinkedIn
) und die Nachverfolgung, indem sie verschiedene Aufgaben automatisiert.
Es ermöglicht Personalverantwortlichen, mit einem einzigen Klick Stellenanzeigen in mehreren Jobbörsen zu veröffentlichen, den Fortschritt der Kandidaten während des gesamten
Rekrutierungsprozess
und einzusetzen
künstliche Intelligenz
um qualifizierte Kandidaten auf der Grundlage vordefinierter Kriterien einzustufen.
2. Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation
Es verbessert die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb von Rekrutierungsteams, indem es eine zentrale Plattform für Nachrichten bereitstellt, über die alle Mitglieder auf die Bewerberinformationen zugreifen und diese aktualisieren können.
Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen und verringert das Risiko einer Fehlkommunikation.
3. Erweiterte Suche und Filterung
Mit einer Rekrutierungssoftware können Sie nahtlos nach besseren Kandidaten auf der Grundlage verschiedener Kriterien suchen, umfangreiche
Hintergrundüberprüfungen
und die Ergebnisse filtern, um den richtigen Kandidaten zu finden, der Ihrer spezifischen Checkliste entspricht.
Dies hilft Ihnen bei der Vorauswahl der
besten Kandidaten
mit besserer Geschwindigkeit und Effizienz.
4. Compliance und Datensicherheit
A
Rekrutierung CRM
hilft Organisationen bei der Einhaltung verschiedener Gesetze und Vorschriften im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung. Sie stellt sicher, dass alle Einstellungsaktivitäten auf faire und transparente Weise durchgeführt werden.
Außerdem bietet es Funktionen wie Datenverschlüsselung und Zugriffskontrolle, um die Sicherheit der Bewerberdaten zu gewährleisten.
5 Parameter für die Auswahl der besten Datenbank-Software für Ihre Personalbeschaffungsanforderungen
1. Benutzerfreundlichkeit
A Rekrutierungssoftware sollte benutzerfreundlich und intuitiv sein, so dass auch technisch nicht versierte Benutzer aus HR-Teams die Funktionen problemlos nutzen können. Dazu gehören eine saubere und übersichtliche Benutzeroberfläche, klare Anweisungen und eine reibungslose Benutzererfahrung.
Die Benutzerfreundlichkeit der Software kann sich erheblich auf die Effizienz und
Produktivität
von Personalvermittlern. Es ist daher immer ratsam, sich für eine Lösung zu entscheiden, die eine kostenlose Testversion oder Demo anbietet, damit Ihr Einstellungsteam die Benutzerfreundlichkeit testen kann, bevor es eine Entscheidung trifft.
2. Anpassung
Jedes Unternehmen hat einzigartige Einstellungsanforderungen und -prozesse. Diese unterschiedlichen Anforderungen erfordern ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit in Ihrem
ATS
um sich an diese einzigartigen Bedürfnisse anzupassen.
Das kann von anpassbaren Feldern und Workflows bis hin zu Berichten und Benachrichtigungen reichen. Die Anpassungsfähigkeit stellt sicher, dass die Software wachsen und sich an Ihr Unternehmen anpassen kann und somit einen langfristigen Nutzen bietet.
3. Integrationsfähigkeit
In der heutigen vernetzten digitalen Arbeitswelt sollte die Software für die Personalbeschaffungsdatenbank nahtlos in andere HR-Systeme und -Tools integriert werden können, die Ihre Agentur verwendet.
Dazu können HRIS, Gehaltsabrechnungssysteme, Onboarding-Tools für neue Mitarbeiter oder auch E-Mail-Plattformen gehören.
Integrationsfunktionen sorgen für einen reibungslosen Datenfluss zwischen den Systemen und verringern das Fehlerrisiko.
4. Kundenbetreuung
Selbst bei der intuitivsten Software können Probleme auftreten. Daher muss der beste Anbieter von Rekrutierungsdatenbanken einen zuverlässigen und reaktionsschnellen Kundensupport bieten.
Dies kann in Form von Live-Chat, E-Mail, Telefonsupport oder einer umfassenden Wissensdatenbank geschehen. Ein guter Kundensupport kann den Unterschied zwischen einem kleinen Problem und einer großen Störung in Ihrem Unternehmen ausmachen.
Kandidatenauswahlverfahren
.
5. Preisgestaltung
Schließlich sind auch die Kosten der Software ein wichtiger Aspekt. Dazu gehören nicht nur die Anschaffungskosten für das Tool, sondern auch laufende Kosten wie Wartung, Upgrades und zusätzliche Funktionen.
Die Software sollte ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten, d.h. ein solides Paket von Funktionen und Vorteilen zu einem angemessenen Preis innerhalb eines engen Budgets
knappen Budget
. Es ist auch wichtig, die Preisstruktur zu verstehen, ob es sich um eine einmalige Gebühr, ein monatliches Abonnement oder ein Pay-per-User-Modell handelt, um sicherzustellen, dass es in Ihr Budget passt.
5 Schritte zur Implementierung einer Datenbank-Software für die Personalbeschaffung
1. Datenmigration und Systemeinrichtung
Die Migration Ihrer bestehenden Bewerberdaten in das neue System ist ein entscheidender Schritt bei der Implementierung einer Datenbanksoftware. Dabei werden die Daten aus Ihrem aktuellen System exportiert, bereinigt und organisiert und dann in die neue Software importiert.
Es ist wichtig, dass alle Informationen korrekt und sicher übertragen werden. Nach dem Migrationsprozess muss das System entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens eingerichtet werden.
Dazu gehören die Konfiguration von Einstellungen, die Anpassung von Feldern und Arbeitsabläufen sowie die Einrichtung von Benutzerkonten und Berechtigungen.
2. Benutzerschulung und Onboarding
Sobald das System eingerichtet ist, ist es wichtig, dass Sie
umfassende Schulung
für alle Benutzer. Darin sollten Sie erfahren, wie Sie sich in der Software zurechtfinden, wie Sie die wichtigsten Funktionen nutzen und wie Sie am besten vorgehen, um die Software effizient zu nutzen.
Die Schulungen können in Form von Live-Sitzungen, aufgezeichneten Videos oder schriftlichen Anleitungen durchgeführt werden. Es ist auch von Vorteil, eine „Sandbox“-Umgebung zu haben, in der die Mitglieder den Umgang mit der Software üben können, ohne dass echte Daten betroffen sind.
3. Testen Sie
Bevor Sie die Software vollständig einführen, sollten Sie gründliche Tests durchführen, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert. Dazu gehört das Testen von Funktionen, Arbeitsabläufen, Integrationen und Datengenauigkeit.
Alle Probleme, die beim Testen entdeckt werden, sollten behoben werden, bevor die Software für alle Benutzer eingeführt wird, um ein Chaos zu vermeiden, das die Sicherheit und Glaubwürdigkeit Ihrer Datenbank gefährden könnte.
4. Rollout
Nachdem die Tests abgeschlossen sind, kann die Software für alle Benutzer eingeführt werden. Es ist von Vorteil, die Einführung schrittweise vorzunehmen und mit einer kleinen Gruppe von Anwendern zu beginnen, um eventuelle Probleme zu erkennen und Feedback zu sammeln, bevor Sie die Lösung für das gesamte Unternehmen einführen.
Es ist immer ratsam, mit dem technisch versierten Team, vorzugsweise der IT-Abteilung, zu beginnen, um jedes Problem, das weiterhin auftauchen könnte, sofort zu erkennen.
5. Feedback und Optimierung
Sobald die Software eingeführt ist, ist es wichtig, Feedback von den Nutzern einzuholen und die Leistung der Software im Wettbewerb zu überwachen. Dieses Feedback kann dazu verwendet werden, Anpassungen und Optimierungen am System vorzunehmen.
Dies könnte die Anpassung von Einstellungen, das Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern oder die Anpassung von Arbeitsabläufen umfassen, um eine einheitliche Synchronisation zwischen der Software und der bestehenden Arbeitsstruktur oder dem Arbeitsmuster zu schaffen.
P.S.: Wenn Sie auf der Suche nach einer KI-gesteuerten Datenbank für die Personalbeschaffung sind, dann sollten Sie sich Recruit CRM ansehen. Buchen Sie eine Demo, um das Tool in Aktion zu sehen.
Häufig gestellte Fragen
1. Wie sicher ist die Datenbank-Software für die Personalbeschaffung?
Software für Personaldatenbanken umfasst in der Regel robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Daten von Bewerbern und Arbeitgebern.
Diese Maßnahmen können Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Datensicherungen umfassen.
Es ist wichtig, dass Sie die Sicherheitsprotokolle jeder Personalbeschaffungslösung gründlich untersuchen, bevor Sie eine Auswahl treffen.
2. Inwiefern trägt die Software für Rekrutierungsdatenbanken dazu bei, Voreingenommenheit im Rekrutierungsprozess zu verringern?
Software für Einstellungsdatenbanken spielt eine entscheidende Rolle bei der Abschwächung von Voreingenommenheit, indem sie eine objektivere Bewertung von Kandidaten ermöglicht.
Indem der Schwerpunkt von subjektiven Kriterien auf objektive Faktoren wie Fähigkeiten und Erfahrung verlagert wird, können Personalverantwortliche die Bewerber ausschließlich nach ihren Leistungen beurteilen und so einen fairen und integrativen Einstellungsprozess fördern.
3. Kann die Software für die Personalbeschaffung zur Verwaltung von Freiberuflern oder Vertragsarbeitern eingesetzt werden?
In der Tat! Die Datenbank-Software für die Personalbeschaffung bietet eine umfassende Lösung für die Verwaltung von Freiberuflern oder Vertragsarbeitern.
Es bietet spezielle Tools, die eine einfache Verfolgung und Verwaltung von Informationen über Auftragnehmer ermöglichen, einschließlich Vertragsspezifikationen, Rechnungsstellung und Zahlungsverwaltung.
Mit dieser Lösung können Sie Ihre gesamten freiberuflichen oder befristet beschäftigten Mitarbeiter effizient verwalten und so einen reibungslosen Ablauf und eine effektive Zusammenarbeit mit diesen für Ihr Unternehmen wichtigen Mitarbeitern sicherstellen.
