人材紹介のスリリングな世界において、採用担当者はビジネスの成長を促進し、キャリアを変革する目に見えない力であり、優秀な人材と夢の仕事を結びつける存在です。
しかし、それを甘んじて言うのはやめましょう。仲人の役を演じるのは大変で、ストレスの多い仕事です。特に候補者とのコミュニケーションに関しては、圧倒され、燃え尽き症候群に陥る可能性さえあります。 候補者とのコミュニケーション！
しかし、ここに希望の光があります。効果的なコミュニケーションはプロセスを合理化するだけでなく、採用ビジネスを拡大するためのロケットの原動力にもなります。その方法は次のとおりです。
候補者との透明性のあるコミュニケーションが重要な理由
効果的なコミュニケーションは、採用を成功させるための基礎です。しかし、驚くべきことは厳然たる現実です。 候補者の 52% が通信障害に陥っています。申請後2～3か月、場合によってはそれ以上かかります。
これは緊急の是正が必要な憂慮すべき統計です。
もしあなたが候補者とのコミュニケーションを無視してきた人なら、今こそ方針を転換する時期です。コミュニケーション ゲームを向上させることは、成長と満足度の新たな次元を解放することに似ています。
ここでは、コミュニケーションを採用戦略の最前線に据えるべき、説得力のある理由をご紹介します：
- 正しい期待を設定します： 明確なコミュニケーションは、両者の相互理解の基礎を築きます。
- 明確さを提供します： 曖昧さを排除し、関係者全員にわかりやすい道筋を作ります。
- 次のステップへ 効果的なコミュニケーションは、候補者を次のステップへと導きます。
- 透明性の促進： オープンなコミュニケーションは、信頼関係を育みます。
- 期限を守る: コミュニケーションを合理化することで、採用プロセスとビジネス プロジェクトを順調に進めることができます。
- ポジティブな経験を創造します：良好なコミュニケーションにより、満足のいく採用活動が促進され、雇用主のブランドが強化されます。
- 生涯にわたる人間関係を育みます： 継続的な取引を促し、永続的なパートナーシップを構築します。
本質的に、明確でタイムリーでパーソナライズされたコミュニケーションは三重の利益をもたらし、人材紹介会社、候補者、クライアントにとって有益です。
それでは、効果的な候補者とのコミュニケーションの力を通じて、貴社の採用アプローチに革命を起こす方法を詳しく見ていきましょう。
効果的な候補者とのコミュニケーションのための8つの基本ルール
求職者と効果的かつスタイリッシュにつながるには、次の 8つの黄金律を守ることを誓います :
1. タッチポイントを計画する
あなたは、求職者が就職活動を行っている期間中、そしておそらくその後も候補者と連絡を取ることになります。
このようなやり取りはすべて、オープンなコミュニケーションを促進し、透明性を確保し、次のステップを明確にする機会と見なされるべきです。 段階に分けてみましょう：
- 申請前段階
多くの場合、採用前のプロセスが、その後の採用活動の雰囲気を決めるものになります。 一旦 クライアントが求人の詳細と条件を確認したら、魅力的な求人広告を発表する必要があります。
そして、これを行うには、特定された候補者のグループに適切なタイミングで電子メールを送信し、その後に簡単な詳細を共有する SMS を送信することより良い方法があるでしょうか？
実際に、センダーのような堅牢な電子メールツールを使用すると、登録フォームからウェルカムメールの送信に至るまで、これらすべてを完全に自動化するように設定できます。
すぐに利用できる多くの電子メールテンプレートを利用して、このための高品質の電子メールを作成できます。
- 申請段階中
候補者は、数か月ではないにしても、数週間にわたって複数の仕事に応募する際に、多大なストレスとプレッシャーにさらされている可能性があります。
例えば、候補者「A」は複数の内定をやりくりしているかもしれませんし、候補者「B」は不採用を繰り返しているかもしれません。
いずれの場合でも、邪魔にならず、いつでも利用できる方法で、すべての候補者と積極的に連絡を取り合うことが重要です。 ほとんどの 人材派遣会社にとって、このようなコミュニケーションを大規模に管理するには、電子メールが推奨されるチャネルです。
- 面接段階
「面接」プロセスでは、 候補者があなたを必要以上に必要としている可能性があります。 進行中の状況について常にコミュニケーションを取り、タイムリーなステータス更新を提供して、次のステップについて完全に把握できるようにします。
- 申請後の段階
選考プロセスの後、決定が下され、合格者に通知されると、選考に落ちた候補者の期待や感情を管理することが重要となるデリケートな段階に入ります。
不採用候補者と連絡を取る際、採用チームは、候補者の関心と努力に対する感謝の気持ちをタイムリーに返信することを優先すべきです。 可能であれば、個別のフィードバックを含め、常に敬意を持った口調とプロフェッショナルな姿勢を維持しながら、将来の機会を模索するよう奨励します。
これらのルールに磨きをかけ、使いこなすことで、採用プロセスをより魅力的で効果的なものにし、最終的には成功に導くことができます。
2. タイムラインの伝達
候補者が人材獲得プロセスで経験する一つひとつの活動について、常に明確なスケジュールを提示するようにしましょう。
明晰でタイムリーな方法でコミュニケーションを取ることで、候補者は常に十分な準備を整えて面接に臨むことができます。 さらに、彼らは明晰な頭脳を持っています。なぜなら、彼らが今しなければならないのは、次の対話段階で自分自身の最高のバージョンを提示することに集中することだけだからです。
これを事前に明確に行うことで、明確さの欠如から生じる厄介な驚きがなくなるため、候補者はいつでも十分な準備を整えてあなたのところに来ることが保証されます。
これ自体が、候補者の就職の可能性を高め、採用担当者やクライアントの満足度を高め、最終的にはビジネスの収益性を高めるうえで大きな役割を果たします。
3. 定期的なステータス更新を提供する
候補者に進捗状況を常に知らせることで、彼らの士気を飛躍的に高めることができます。 また、これによって彼らの絶望感がなくなり、最後まであなたのプロセスに固執して信頼できるようになります。
定期的に最新情報を共有することは、候補者が他の競合する人材派遣会社に乗り換える可能性を減らすことにも役立ちます。
4. すべての質問に回答
ほとんどの候補者は、常に数千とは言わないまでも数十の質問を頭の中に浮かべています。
彼らの不安を和らげ、あなたに対する信頼を高めるような方法で彼らとコミュニケーションをとることができれば、多くの場合、彼らはあなたのビジネスに対する肯定的なブランドイメージを確保し、それによってあなたは「無料」で口コミの候補者を得ることができます。
最も一般的なアプローチは、ウエブサイトに「よくある質問 (FAQ)」セクションを設置することですが、最も一般的な疑問、質問、反対意見に段階的に回答する一連の自動電子メールを設定することをお勧めします。
5. メッセージをパーソナライズする
候補者は実在の人間であり、そのように扱われることを望んでいます。 実際に、 電子メールや SMS を使用してコミュニケーションをとる場合は、「セグメンテーション」や「パーソナライゼーション」などの機能を使用して、絆を深め、ビジネスを向上させます。
ほとんどの電子メールマーケティングツールでは、このようなことが簡単にできます。
「セグメンテーション」 するすべてのを使用すると、例えば、特定の求人に応募するすべての候補者など、同様の候補者をグループ化できます。 これをミニリストとして考えてください。
一方、「パーソナライゼーション」では、名前、所在地、会話に価値を加えるその他のカスタム情報などの個人データを使用して、新規採用予定者の大勢の聴衆と会話することができます。
例えば、電子メールの件名で候補者の名前を呼び出すには、名のパーソナライゼーションを使用します。 このひと手間を加えるだけで、電子メールが開封され、読まれる可能性が大幅に高まります。 また、メッセージの口調や書き方にも注意してください。 専門家の場合はフォーマルな口調を維持しますが、受信者が若くてカジュアルな聴衆の場合は、それに応じて適切な口調を維持します。 それができない場合は、電子メールの内容の書き方を自動的に調整する言い換えツールが最適です。
関連性を持って「セグメンテーション」、個人的に「パーソナライゼーション」に人々と話すと、人々はより会話に没頭できます。
6. テキストメッセージングを活用する
楽しい事実 : 10人中9人がSMSを電話よりも好むことを知っていますか？
これを、SMS テキストの 95% 以上が送信後最初の 3 分以内に読まれるという事実を組み合わせると、なぜ候補者やクライアントと強力にコミュニケーションする手段として SMS テキストを使用しないのか不思議に思うでしょう。
SMS テキストは非侵入的で、受信者の電話にインターネットを必要とせず、非常に低コストで、候補者のエンゲージメントが非常に高くなります。
しかし、SMS は依然として非常に個人的なものであり、SMS に対する感じ方は人によって異なります。
したがって、求職者の携帯電話番号を求めるポップアップやフォームに、求職者があなたのデスクから通信を受け取り、それに対する同意を求めることを明記することが重要です。
テクノロジーに詳しくなくても、ユーザーフレンドリーなコミュニケーション ツール (センダーなど) を使用すれば、採用プロセスのあらゆる段階でテキスト メッセージングを簡単に統合できます。
7. 不採用通知の作成
実際に、求職者の 70% はフィードバックを受けていません。電話審査で拒否された後でも。
これは機会損失です。不採用のメールや手紙は、慎重に作成されていれば、全体的な候補者経験をポジティブに形作ることができます。 候補者経験！
拒絶を対処するのは難しいため、私たちは次のことをお勧めします :
- 不採用通知をパーソナライズしましょう；
- 特定されたギャップを、個人的なことにならないように並べます；
- 簡潔かつプロフェッショナルなものにしてください；
- 良いところと素晴らしいところをまとめてください；
- 将来的な欠員や要件のために協力する機会を提供します；
- 特定されたギャップに取り組むために、スキリング・プログラムやワークショップを受講するよう奨励します。
経験則として、かつての自分が読みたかったような不採用通知書を書けば、準備は完了です。
8. フィードバックを求める
フィードバックはほとんどの場合、双方向です。
実際に、不採用となった候補者にフィードバックを伝えるのと同じように、再度応募する同じ候補者や他の候補者にとってより良い経験を構築するには、候補者の実際の経験を彼らの視点から理解する必要があります。
あなたとの仕事で何が好まれ、何が好まれなかったかを純粋に学ぼうとしてください。 あなたが圧倒的なフィードバックを得たプロセスを改善し、単純に次のロットのためにそれをより良くしてください。
これは、人材紹介を次の「ゴールドラッシュ」と考え、単に手っ取り早く儲けることに満足している他の採用代理店や人材紹介パートナーとは一線を画しています。
要約すると
採用業界は万人向けではないかもしれません。 しかし、あなたは「すべての人」ではありません。
あなた方は、困難に立ち向かい、あなた方の道を横切る候補者により良い明日を届けるという約束を守るためにここにいるのです。
候補者とのコミュニケーションを改善することで、非常に強固で活気のある採用プロセスを構築することができ、たとえそのすべてが毎回採用に結びつかなかったとしても、組織と候補者全員が Win-Win の結果を得ることができます。
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よくある質問
1. 効果的な候補者とのコミュニケーションをとるには？
効果的な候補者とのコミュニケーションには、明確、簡潔、透明性が求められます。 まずは期待値を設定し、採用プロセスの概要を説明しましょう。 定期的に応募状況を報告し、候補者の意欲と安心感を維持しましょう。
対話をパーソナライズして、彼らの固有の資格や願望に対する理解を示します。電子メール、SMS、さらにはソーシャル メディアなどのさまざまなチャネルを活用して、多面的なアプローチを実現します。
最後に、常にフィードバックを奨励し、オープンに受け入れて、採用プロセスを双方向の会話に変えてください。
2. 効果的なコミュニケーションの5つのコツとは？
第一に、明確さが重要です。曖昧さを避けて、メッセージが簡潔であることを確認してください。第二に、一貫性は信頼性と信頼を促進します。すべてのプラットフォームで情報が同じであることを確認します。
第三に、パーソナライゼーションはつながりやエンゲージメントを高めます。 個人に合わせてコミュニケーションを調整することで、大きな違いが生まれます。 第四に、適時性が重要です。迅速な応答は、候補者の時間を尊重していることを示します。
最後に、フィードバックはかけがえのないものです。 常にフィードバックを求め、それに基づいて行動し、コミュニケーション戦略を改善する準備をしてください。
3. 効果的なコミュニケーションの10の戦略とは？
ここでは、あなたのコミュニケーション・ゲームを強化するための10の素晴らしい戦略をご紹介します：
- 明確さ：メッセージを正確かつ理解しやすいものにしてください。
- 一貫性 ：コミュニケーションの統一性を保ちましょう。
- パーソナライゼーション：候補者一人ひとりのニーズや嗜好に応えます。
- 適時性 ：迅速なコミュニケーションは、候補者の時間を大切にしていることを示します。
- フィードバック：継続的な改善のため、フィードバックを求め、それに基づいて行動します。
- 積極的に傾聴する：候補者の発言に真の関心を示します。
- 共感 ：候補者の視点を理解し、認めること。
- 肯定的なトーン：前向きで励ますような口調は、コミュニケーションをより魅力的なものにします。
- 複数のチャンネル：様々なコミュニケーション手段を使って候補者にアプローチしましょう。
- フォローアップ：定期的なチェックインにより、プロセスへのコミットメントを示します。
4. 応募者に連絡を取るために利用する 3つのコミュニケーション方法は何ですか?
応募者に効果的にアプローチするには、以下の3つの強力なコミュニケーション方法を検討してください：
- 電子メール：採用活動では電子メールでのコミュニケーションが標準です。これは、詳細なメッセージ、更新情報、ドキュメントを送信するための優れたプラットフォームです。さらに、カスタマイズと自動化も簡単です。
- テキストメッセージ：このデジタル時代において、SMSは簡単な最新情報やリマインダーを伝えるのに素早く便利な方法です。 押し付けがましくなく、高いエンゲージメント率を誇ります。
- ソーシャル メディア：リンクトイン、フェイスブック、ツイッターなどのソーシャル メディア プラットフォームは、その範囲が広いため、採用活動においてますます価値が高まっています。カジュアルなやり取り、求人情報の掲載、最新情報の提供が可能になり、候補者に情報を提供し、関心を持ち続けることができます。
著者略歴
スキルマンタス・ヴェンクスは昼は作家、夜は読書家。 彼は自分のことを三人称で話すのが嫌いなんです。 彼らは、使いやすさ、手頃な価格、実用性に重点を置いた電子メールマーケティングプロバイダーである センダー・ネットのグロースハッカーでもあります。
