Klaar om de structuur van uw wervingsteam op te zetten? Hier zijn 6 sleutelrollen die u op uw lijst moet hebben en tips voor effectieve samenwerking.
Laten we het aannemen van personeel herdefiniëren, één team tegelijk!
Hoe u een wervingsteamstructuur opbouwt: De 6 belangrijkste rollen
Een wervingsteam bestaat uit verschillende personen die elk verantwoordelijk zijn voor een specifieke rol. Hoewel het aantal functies kan variëren op basis van de grootte van uw wervingsbureau en de wervingsvereisten van uw klant, zijn er zes cruciale rollen die elk wervingsteam zou moeten hebben.
Laten we eens kijken.
1. De recruiter
Een recruiter van een uitzendbureau overziet het hele wervingsproces van begin tot eind en is van cruciaal belang bij het vinden van het juiste talent voor uw bedrijf.
Deze persoon vervult de kerntaak van
kandidaten werven
screening en
het interviewen van
tot en met feedback en onderhandeling.
Hun verantwoordelijkheden omvatten:
- Vergaderen en communiceren met de aanwervende manager
- Schrijven
functiebeschrijvingen
en interviews afnemen - De gewenste sollicitanten aantrekken en vinden, ze vooraf screenen en de gekwalificeerde sollicitanten presenteren aan de wervingsmanager
- Dienen als merkambassadeur van het bedrijf
- Achtergrond- en
referentiechecks
- Strategieën voor een wervingsplan
- Ervoor zorgen dat de kandidaat aan de vereisten voldoet
- voorbereiden
interviewvragen
voor de kandidaten - Het onboardingproces van nieuwe medewerkers vergemakkelijken
Een recruiter zorgt ervoor dat het rekruteringsproces soepel verloopt en dat elke kandidaat met een positieve indruk van uw bedrijf vertrekt, ongeacht of hij of zij geselecteerd wordt.
Vergeet niet dat typische rekruteringsteamstructuren bestaan uit verschillende soorten rekruteerders met verschillende specialisaties. Uw team kan bijvoorbeeld een technisch recruiter bevatten,
executive search
recruiter of headhunter, corporate recruiters,
contingentie en retainer-gebaseerde
recruiters – afhankelijk van uw eisen.
Uiteindelijk zijn recruiters degenen die de basis leggen voor een sterke relatie tussen de kandidaat en de aanwervende manager.
Lees ook: Wat voor recruiter bent u? Doe deze leuke persoonlijkheidsquiz en kom erachter! 🤩
2. De aanwervende manager
De wervingsmanager is de persoon die het wervingsproces in gang zet. Zij vragen een openstaande functie in de organisatie op en krijgen de beslissende stem over de topkandidaat of -kandidaten voor het uiteindelijke selectieproces.
Daarom wordt een wervingsmanager meestal het hoofd van het wervingsteam genoemd en is hij vaak verantwoordelijk voor het toezicht op het team van recruiters en talentsourcers.
Ze werken nauw samen met de recruiter en helpen hem of haar meer te begrijpen van de functie die vervuld moet worden door informatie te geven, zoals:
- Wat maakt een bepaalde rol interessant voor de ideale kandidaat?
- Wat zijn de verwachte vaardigheden van de ideale kandidaat?
- Hoe zal de nieuwe medewerker zijn collega’s positief beïnvloeden?
- Wat zal de negatieve impact zijn als ze slecht werk leveren?
- Of u nu een voltijdse, deeltijdse of contractuele functie nodig hebt
- Welke persoonlijkheid, kennis of vaardigheden zijn vereist voor deze functie?
- Details over werktijden, salaris en andere voordelen
Bij het inwerken van de nieuwe medewerker verschuift het nauwe contact van de wervingsmanager naar de medewerker.
Ze zorgen ervoor dat de nieuwe medewerker zijn of haar rol begrijpt en de bedrijfscultuur omarmt.
bedrijfscultuur
.
3. De sourcer
De belangrijkste taak van de sourcer is om geschikte kandidaten te vinden of aan te trekken uit een talentenpool. Zij zijn verantwoordelijk voor het onderzoeken van geschikte plaatsen en het identificeren van potentiële kandidaten die aan de functievereisten voldoen.
Sourcers doorzoeken
cv-databases
sociale mediaplatforms en vacaturebanken zoals
LinkedIn
of niche-sectorsites om de exacte match voor een vacature te vinden.
Sourcers kunnen zelfs een beroep doen op hun huidige werknemers om nieuw talent aan te trekken via
doorverwijzingsprogramma’s voor werknemers
.
Ze gebruiken ook
wervingstechnologie
zoals
sollicitantvolgsystemen
om kandidaten effectief te screenen. Het is ook de verantwoordelijkheid van een sourcer om op de hoogte te blijven van de nieuwste informatie.
inkoopstrategieën
en
wervingsinstrumenten
.
Een sourcer is ook verantwoordelijk voor het opbouwen en onderhouden van een talentenpool om aan de toekomstige aanwervingsbehoeften van het bedrijf te voldoen.
Lees ook: Denkt u aan het opbouwen van een diverse kandidatenpijplijn? Hier zijn 5 strategieën
4. De wervingscoördinator
Wervingscoördinatoren beheren de logistiek van het wervingsproces in uw wervingsteamstructuur. Zij spelen een ondersteunende rol voor de recruiter en helpen de sollicitant door de aanwervingstrechter.
Hun verantwoordelijkheden omvatten:
- Vacatures delen op verschillende platforms
- Gesprekken plannen en indien nodig wijzigingen aanbrengen
- Ervoor zorgen dat er geen technische problemen optreden tijdens een
virtueel interviewproces
- Reizen van kandidaten beheren
- Opstellen
sollicitatiebrieven
en het uitvoeren van
achtergrondcontroles
van potentiële aanwervingen
Zie de recruitercoördinator als de tussenpersoon die de wervings- en talentwervingsstrategieën van uw bedrijf ondersteunt. Dit omvat het vinden, aantrekken en aannemen van nieuwe werknemers die voldoen aan de behoeften en doelen van het bedrijf om open posities in te vullen.
5. De employer brand marketeer
Net zoals recruiters de beste sollicitanten onderzoeken, doen sollicitanten ook onderzoek naar de beste bedrijven – en vaak maken ze gebruik van sociale media om informatie te krijgen over potentiële werkgevers.
De
employer brand
marketeer, of de rekruteringsmarketeer, zorgt ervoor dat de kandidaten het leuk vinden wat ze zien.
Employer branding wordt beschouwd als
een belangrijke prioriteit voor 86% van de organisaties
, een stijging van 15% ten opzichte van 2021, en
91% van de werkzoekenden
onderzoek het merk van een werkgever voordat u naar een baan solliciteert. Deze statistieken tonen het belang aan van een employer branding marketeer voor moderne wervingsteams.
De belangrijkste verantwoordelijkheden van de employer brand marketeer omvatten:
- Ervoor zorgen dat de
carrièrewebsite
inhoud geoptimaliseerd is en aanslaat bij de kandidaten - Lopende evenementen trekken doelgerichte mensen aan
- Zorgen voor algemene werknemerstevredenheid
- Persberichten naar de lokale media sturen over de prestaties van het bedrijf
- Merkmateriaal opstellen
- Sociale mediaplatforms onderhouden
Kortom, het is de taak van de employer brand marketeer om het bedrijf in een goed daglicht te stellen. Ze delen positieve indrukken over de organisatie op een manier dat potentiële kandidaten een actieve interesse ontwikkelen om er te werken.
Zie hen als merkambassadeurs voor uw bedrijf die ervoor zorgen dat de juiste boodschap bij de juiste mensen terechtkomt.
Lees ook: Tips van Brianna Rooney om uw werkgeversmerk te vertegenwoordigen
6. De eigenaar of CEO van het bedrijf
Beslissingen over het aannemen van personeel zijn niet alleen gebaseerd op de datagestuurde bedrijfscultuur, maar ook op instinct, en daarom is het een goed idee om de eigenaar of CEO aan boord te hebben om uitvoerende beslissingen over nieuwe aanwervingen te nemen.
Hoewel hun aanwezigheid in het wervingsproces helpt om de kandidaat de expertise en waarden van het bedrijf te laten zien, is de eigenaar of CEO van het bedrijf niet altijd fysiek aanwezig tijdens het wervingsproces, vooral als het om een middelgroot tot groot bedrijf gaat.
Zo ja, dan kunnen zij nog steeds virtueel deel uitmaken van het wervingsproces.
Zij zijn er ook verantwoordelijk voor dat nieuwe werknemers zich welkom, betrokken en belangrijk voelen bij uw zoekbureau, en fungeren als het vriendelijke gezicht van het bedrijf.
Een CEO van een bedrijf is ook verantwoordelijk voor het geven van het voorbeeld van hoe toptalent eruit zou moeten zien en voor het delen van een gemeenschappelijke visie met het HR-team.
Wat is de juiste grootte voor uw wervingsteam?
U hebt een evenwichtig wervingsteam nodig als u een soepel wervingsproces wilt. En soms is een klein maar machtig team van recruiters genoeg.
Bij het bepalen van de juiste grootte voor de structuur van uw wervingsteam moet u rekening houden met de gemiddelde bedrijfsgrootte van uw klanten, hoeveel vacatures u maandelijks ontvangt, hoeveel van uw wervingsproces geautomatiseerd is en hoeveel sourcing er nodig is.
1. Startups & kleine wervingsbureaus
In kleinere of startende bedrijven is de oprichter (of CEO) actief betrokken bij het aanwervingsproces. In de meeste gevallen is deze persoon de enige persoon die nieuwe taakopdrachten invult en aanbeveelt.
2. Middelgrote zoekbureaus
Gewoonlijk is een drie- tot vierkoppig
team van recruiters
verantwoordelijk voor het hele wervingsproces, van sourcing en screening tot het onderhandelen over aanbiedingen en onboarding.
3. Snelgroeiende wervingsbureaus
Als uw wervingsbureau groter is geworden dan een startup of MKB-bedrijf, hebt u een heleboel recruiters nodig, afhankelijk van het aantal vacatures dat u wilt invullen.
Een snelgroeiend
wervingsbureau
heeft meestal 80-100 vacatures per jaar (en soms zelfs meer), dus u hebt misschien meer mensen nodig om bepaalde specifieke taken in het wervingsproces uit te voeren.
4. Grote wervingsbureaus
Een groot wervingsbureau moet jaarlijks 80-1.000 vacatures vervullen. In dit stadium hebt u een volwaardig, goed geolied wervingsteam nodig. Wij raden aan om als uitgangspunt een team van mensen te hebben voor elk van de zes sleutelrollen die we eerder hebben besproken.
Stel dat u van plan bent om wereldwijd op te schalen en talent in te huren voor uw kantoren in verschillende delen van de wereld. In dat geval kunt u ook de diensten van een taalserviceprovider en een
diversiteit/inclusie
expert aan uw team toe om het proces verder te vergemakkelijken.
Misschien vindt u dit ook leuk: Een waterdichte gids voor het starten van een wervingsbureau
KPI’s definiëren om succes te meten
Het kwantificeren van uw idee van succes is essentieel voor elke strategie, en dat geldt ook voor werving.
Meet de kracht van uw wervingsteamstructuur en de effectiviteit van uw wervingsproces met behulp van bepaalde
wervingscijfers
en KPI’s om beter geïnformeerde beslissingen te nemen. Deze zullen u helpen om de specifieke inspanningen tijdens het wervingsproces te kwantificeren, zodat u weet wat werkt en wat niet, en om de teamprestaties te verbeteren.
Hieronder vindt u enkele KPI’s om u op weg te helpen:
a. Time-to-hire
Time-to-hire is het bijhouden van de tijd die nodig is om een sollicitant op de shortlist te plaatsen, een sollicitatiegesprek te voeren en een werkaanbod te doen.
b. Kwaliteit van huur
De kwaliteit van de aanwerving geeft aan hoe goed een nieuwe werknemer in uw bedrijf past.
Als u deze KPI meet, weet u precies hoe succesvol u bent in het vinden van de juiste kandidaat voor de openstaande functie. Bovendien kunt u de resultaten gebruiken om te bepalen wat voor soort kandidaat doorgaans het beste presteert bij uw klant en welke screeningmethode hem of haar heeft opgeleverd.
c. Bronkwaliteit
Bronkwaliteit is de algehele effectiviteit van een specifiek sourcingkanaal. Zo kunt u zien welk kanaal de beste kandidaten oplevert, wat handig is om geen tijd te verspillen aan een bron die geen kandidaten van hoge kwaliteit oplevert.
Het bijhouden van deze KPI geeft ook inzicht in welk type vacatures de beste kandidaten aantrekt.
d. Kosten per inhuur
Cost-per-hire verwijst naar het bijhouden van de exacte of geschatte kosten voor het aannemen van een nieuwe werknemer. Hiermee kunt u
budget
voor uw volgende wervingscampagne effectief, zodat u kunt beslissen of u op de kosten moet bezuinigen of meer geld moet inzetten om de beste kandidaat te krijgen.
e. Tevredenheid van kandidaten
Om de tevredenheid van kandidaten te meten, stuurt u een enquête uit waarin u de kandidaten vraagt om feedback te geven tijdens het hele wervingsproces. Zo kunt u te weten komen of ze een positieve of negatieve ervaring hadden bij uw bedrijf. U begrijpt ook waar u verbeteringen kunt aanbrengen om de
ervaring van kandidaten
en teambuilding.
Voor elk succesvol bedrijf is het duidelijk: uw bedrijf is slechts zo dynamisch als het talent dat het aanwerft. Een sterk en zorgvuldig gestructureerd wervingsteam is het kompas dat u naar het beste en slimste talent leidt.
Vergeet niet dat de grootte van uw team geen standaardscenario is, maar afhangt van de unieke behoeften van uw bedrijf. Stel uw wervingsteam dus verstandig samen en kijk toe hoe het u naar exponentiële groei en succes navigeert, gevoed door een krachtcentrale van talent. Want uiteindelijk gaat het niet alleen om het vullen van stoelen; het gaat om het opbouwen van een nalatenschap!
Wilt u uw wervingsproces verbeteren?
Probeer Recruit CRM’s ATS + CRM om een aanpasbare aanwervingspijplijn te maken die u helpt kandidaten te beheren en te visualiseren om de juiste aanwervingsbeslissingen te nemen!
FAQ’s
1. Hoe structureert u een wervingsteam?
Om een wervingsteam te structureren, moet u eerst de wervingsbehoeften van uw bedrijf begrijpen en duidelijke rollen vaststellen, zoals wervingsmanager, employer branding marketeer en wervingscoördinator. De grootte van het team moet afgestemd zijn op uw aanwervingsvolume en bedrijfsbehoeften.
Rust uw team uit met de nodige middelen en hulpmiddelen en stel efficiënte wervingsprocessen op. Stimuleer een collaboratieve omgeving en pas de structuur regelmatig aan veranderende aanwervingsbehoeften aan.
2. Wat is een rekruteringsteamstructuur en waarom is deze belangrijk?
Een wervingsteamstructuur is de organisatorische indeling van de professionals die betrokken zijn bij het wervingsproces binnen een bedrijf. Het definieert rollen, verantwoordelijkheden en relaties tussen teamleden, zodat het aanwervingsproces soepel en efficiënt verloopt.
Een goed gestructureerd wervingsteam kan de communicatie verbeteren, redundanties verminderen en uiteindelijk leiden tot betere wervingsbeslissingen, waardoor u tijd en middelen bespaart.
3. Hoe kan ik de structuur van mijn wervingsteam vereenvoudigen?
Overweeg de volgende stappen om de structuur van uw wervingsteam te vereenvoudigen:
- Beoordeel uw huidige teamstructuur en identificeer verbeterpunten of knelpunten.
- Definieer rollen en verantwoordelijkheden duidelijk om overlapping en verwarring te voorkomen.
- Stimuleer samenwerking en open communicatie tussen teamleden.
- Stroomlijn uw wervingsproces door automatiseringstools en -technologie te implementeren.
- Herzie en evalueer uw teamstructuur om ervoor te zorgen dat deze efficiënt blijft en aangepast kan worden aan het veranderende talentlandschap.
4. Met welke hulpmiddelen en technologieën kan ik de structuur van mijn wervingsteam verbeteren?
Verschillende wervingstools en -technologieën kunnen de structuur van uw wervingsteam verbeteren, zoals:
Software voor werving en selectie
: Stroomlijnt het beheer en de communicatie van kandidaten.
Software voor relatiebeheer voor kandidaten (CRM)
: Bouwt en onderhoudt relaties met potentiële kandidaten.- Kunstmatige intelligentietools: Automatiseert het zoeken, screenen en plannen van sollicitatiegesprekken.
- Platformen voor video-interviews: Vergemakkelijkt sollicitatiegesprekken op afstand en versnelt het aanwervingsproces.
- Tools voor wervingsanalyse: Analyseert gegevens om wervingsstrategieën en -processen te optimaliseren.
