Intakevergaderingen vormen het ideale stappenplan voor een succesvol wervingsproces. Lees hier meer over wat het te bieden heeft.
Wat is een intakegesprek?
Een intakegesprek is een belangrijk eerste gesprek tussen een recruiter en een aanwervende manager of klant.
Het lost het doel op van het verzamelen van gedetailleerde informatie over een vacature, inclusief de
functievereisten
verantwoordelijkheden, kwalificaties en bedrijfscultuur.
Deze vergadering zorgt ervoor dat de recruiter de functie volledig begrijpt en deze effectief aan potentiële kandidaten kan communiceren.
Het geeft de recruiter ook de kans om eventuele onduidelijke aspecten van de functie te verduidelijken.
Inzicht in de betekenis van het intakegesprek legt de basis voor een succesvol
wervingsproces
door de recruiter en de aanwervende manager/klant op één lijn te brengen wat betreft de doelen en verwachtingen voor de functie.
Waarom zijn intakegesprekken belangrijk?
1. Verborgen behoeften ontdekken
Door diep in te gaan op de fijne kneepjes van de functie, zoals specifieke projectvereisten of teamdynamiek, kunt u behoeften blootleggen die misschien niet duidelijk naar voren komen uit de aanvankelijke
functiebeschrijving
.
Dit diepere inzicht stelt u in staat om uw zoektocht naar kandidaten en uw berichtgeving daarop af te stemmen, zodat u mensen aantrekt die niet alleen aan de basiseisen voldoen, maar ook aansluiten bij de meer genuanceerde behoeften van de functie.
2. Helpt bij het communiceren
Als u de pijnpunten en uitdagingen van de aanwervende manager begrijpt, kunt u de vacature positioneren als een oplossing.
Als het team bijvoorbeeld worstelt met een bepaald project of een bepaalde taak, kan het aantrekkelijker zijn voor kandidaten om te benadrukken hoe de nieuwe medewerker kan helpen om dit pijnpunt te verlichten.
Lees ook:
8 gratis cold calling scripts voor recruiters
3. Benadrukt groeikansen
Kandidaten kansen bieden om te groeien kan een krachtige motivator zijn.
Of het nu gaat om
carrièreverbetering
ontwikkeling van vaardigheden, of blootstelling aan nieuwe projecten, benadrukken Deze factoren kunnen kandidaten aantrekken die exponentieel willen groeien.
4. Laat de bedrijfscultuur zien
Een levendig beeld schetsen van de
bedrijfscultuur
en werkomgeving kan kandidaten helpen zich voor te stellen dat ze goed in de organisatie passen en floreren.
Een ondersteunende werkcultuur, teamuitstapjes of flexibele werkregelingen kunnen de functie aantrekkelijker maken voor sollicitanten.
5. Helpt bij het evalueren van de teamdynamiek
Inzicht in de dynamiek van het team waarin de nieuwe medewerker terecht zal komen, kan u helpen bij het beoordelen van de culturele fit.
Een organisatie die samenwerking en ondersteuning benadrukt, kan een sterk verkoopargument zijn voor kandidaten die op zoek zijn naar een positieve werkplek.
6. Benadrukt flexibiliteit
Als de functie flexibiliteit biedt wat betreft werktijden of
mogelijkheden om op afstand te werken
zorg er dan voor dat u dit benadrukt.
Veel kandidaten hechten waarde aan evenwicht tussen werk en privé en flexibiliteit, dus als u deze aspecten benadrukt, kan dat de functie aantrekkelijker maken.
7. Geeft inzicht in het interviewproces
Inzichten delen in het
sollicitatieproces
Het delen van inzichten in het sollicitatieproces, zoals het aantal rondes, de soorten gesprekken (bijv. gedragsgericht, technisch) en de belangrijkste besluitvormers die erbij betrokken zijn, kan kandidaten helpen zich beter voorbereid en zelfverzekerder te voelen.
Dit kan leiden tot een soepeler sollicitatieproces en een positieve
kandidaatervaring
.
Misschien vindt u dit ook leuk:
5 op maat gemaakte e-mailtemplates voor afwijzingen van vacatures om de klap te verzachten [+6 supertips].
8. Biedt salaristransparantie
Transparant zijn over het salarisbereik voor de functie kan helpen om al in een vroeg stadium verwachtingen te scheppen en kandidaten aan te trekken die zowel cultureel als financieel bij de functie passen.
Het helpt ook om misverstanden of discrepanties later in het proces te voorkomen.
9. Employer branding bespreken
Gebruik het intakegesprek om
employer branding strategieën
zoals het benadrukken van werknemersgetuigenissen, het uitdragen van bedrijfswaarden of het delen van succesverhalen.
Dit kan helpen om het bedrijf te positioneren als voorkeurswerkgever en toptalent aan te trekken.
10. Biedt voortdurende ondersteuning
Het bieden van voortdurende ondersteuning aan wervingsmanagers tijdens het wervingsproces, zoals het geven van regelmatige updates, het beantwoorden van vragen en het aanpakken van problemen, kan bijdragen aan een positieve ervaring voor zowel kandidaten als wervingsmanagers.
Dit niveau van ondersteuning kan ook helpen vertrouwen op te bouwen en uw relatie met de aanwervende managers te versterken, waardoor toekomstige samenwerkingen succesvoller worden.
Hoe moeten recruiters zich voorbereiden op intakegesprekken?
1. Bekijk de functiebeschrijving
Neem vóór de vergadering de
functiebeschrijving
om vertrouwd te raken met de vereisten, verantwoordelijkheden en kwalificaties van de functie.
Deze voorbereiding zal u helpen weloverwogen vragen te stellen en de behoeften van de aanwervende manager beter te begrijpen, zodat u uw aanwervingsstrategie kunt afstemmen op
de beste kandidaten
voor de functie te vinden.
2. Onderzoek het bedrijf
Doe onderzoek naar het bedrijf, inclusief de cultuur, waarden en recent nieuws of ontwikkelingen.
Met een gedetailleerde achtergrondkennis kunt u uw aanpak op maat maken en afstemmen op het ethos van het bedrijf, waardoor het gemakkelijker wordt om kandidaten aan te trekken die overeenstemmen met de waarden en cultuur van de organisatie.
3. Vragen voorbereiden
Maak een lijst met doordachte vragen om aan een wervingsmanager te stellen tijdens de vergadering. Deze vragen moeten gericht zijn op het verduidelijken van de functievereisten, het begrijpen van de teamdynamiek en het ontdekken van eventuele verborgen behoeften.
Door relevante vragen te stellen, kunt u waardevolle informatie verzamelen waarmee u toptalent voor de functie kunt identificeren en aantrekken.
4. De markt begrijpen
Blijf op de hoogte van de huidige
trends op de arbeidsmarkt
vooral in de bedrijfstak of sector die met de vacature te maken heeft.
Het zal u helpen waardevolle inzichten en advies te geven aan de wervingsmanager, zodat uw wervingsstrategie in lijn is met de marktomstandigheden en beste praktijken.
5. Kandidaatprofielen bekijken
Bekijk indien mogelijk profielen van succesvolle kandidaten in vergelijkbare functies.
Een grondige evaluatie kan u een beter inzicht geven in het type kandidaat dat de aanwervende manager zoekt, zodat u uw zoek- en selectieproces voor kandidaten kunt afstemmen op het vinden van de beste match voor de functie.
6. Plan uw aanpak
Ontwikkel een plan voor hoe u de vergadering gaat aanpakken, inclusief hoe u uzelf gaat voorstellen, hoe u de discussie gaat structureren, en hoe u de follow-up na de vergadering gaat doen.
Met een goed doordachte aanpak maakt u een positieve indruk op de aanwervende manager en toont u uw professionaliteit en inzet om de juiste kandidaat voor de functie te vinden.
7. Breng relevante materialen mee
Neem relevant materiaal mee naar de vergadering, zoals kandidaatprofielen, marktonderzoeksrapporten of voorbeelden van succesvolle plaatsingen.
Hiermee laat u zien dat u voorbereid en professioneel bent en geeft u tastbare voorbeelden om uw aanbevelingen en strategieën tijdens de vergadering te ondersteunen.
8. Doelstellingen bepalen
Bepaal duidelijk uw doelstellingen voor het gesprek, zoals het begrijpen van de vereisten van de functie, het afstemmen van de verwachtingen met de aanwervende manager en het opbouwen van een goede verstandhouding met de klant.
Door duidelijke doelen te stellen, blijft u gefocust en zorgt u ervoor dat de vergadering productief en succesvol is.
9. Anticiperen op uitdagingen
Anticipeer op mogelijke uitdagingen of bezwaren die tijdens de vergadering naar voren kunnen komen en bereid antwoorden of strategieën voor om deze aan te pakken.
Door mogelijke problemen proactief aan te pakken, kunt u uw probleemoplossende vaardigheden en uw vermogen om obstakels te overwinnen laten zien, wat vertrouwen zal wekken bij de aanwervende manager.
Lees meer: Hoe krijgt u klanten voor een uitzendbureau? 13 solide strategieën om uw spel in 2024 te verbeteren
9 stappen die u kunt nemen NA een intakegesprek
1. Notities van vergaderingen organiseren
Organiseer onmiddellijk na de vergadering uw notities en zorg ervoor dat u alle belangrijke besproken punten hebt vastgelegd, inclusief functievereisten, verwachtingen en eventuele extra verkregen inzichten. U kunt ChatGPT gebruiken voor vergadernotities om dit proces te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat er geen cruciale details worden gemist.
2. Details controleren en bevestigen
Bekijk uw aantekeningen en eventuele aanvullende materialen die tijdens de vergadering zijn verstrekt om te bevestigen dat u de functie en de vereisten begrijpt.
3. Een wervingsstrategie ontwikkelen
Op basis van de tijdens de vergadering verzamelde informatie
ontwikkelt u een wervingsstrategie
waarin u aangeeft hoe u kandidaten voor de functie gaat werven en aantrekken.
4. Communiceer met de aanwervende manager
Neem contact op met de aanwervende manager om hem/haar te bedanken voor de vergadering en om eventuele punten te verduidelijken of indien nodig om aanvullende informatie te vragen.
5. Start het zoeken naar kandidaten
Begin met het zoeken en screenen van kandidaten op basis van de functievereisten die tijdens de vergadering zijn besproken. Gebruik de verzamelde informatie om kandidaten te identificeren die het beste bij de functie passen.
Lees meer:
Gratis cv’s zoeken | Top 10 plaatsen waar recruiters gratis cv’s kunnen krijgen!
6. Zorg voor regelmatige updates
Houd de wervingsmanager op de hoogte van uw vorderingen en geef regelmatig updates over het wervingsproces, inclusief eventuele uitdagingen of successen.
7. Interviews plannen
Coördineren met de wervingsmanager om
gesprekken met gekwalificeerde kandidaten
.
Geef ze de nodige informatie en ondersteuning om het sollicitatieproces soepel te laten verlopen.
8. Follow-up
Neem na de vergadering contact op met de aanwervende manager om hem/haar te bedanken voor zijn/haar tijd en de belangrijkste besproken punten nog eens door te nemen.
Dit zal uw begrip van de functie versterken en uw inzet om de juiste kandidaat te vinden aantonen.
9. De lus sluiten
Zodra een kandidaat geselecteerd en aangenomen is, sluit u de lus met de aanwervende manager om te zorgen voor een soepele overgang en om eventuele lessen uit het aanwervingsproces te bespreken.
Dit vindt u misschien ook leuk:
10 ChatGPT-aanwijzingen die recruiters kunnen gebruiken om AI te trainen & werkdruk te halveren
Wat zijn de resultaten van een succesvol intakegesprek?
1. Afstemming met de aanwervende manager
Een duidelijke afstemming tussen de recruiter en de aanwervende manager zorgt ervoor dat beide partijen dezelfde verwachtingen hebben, wat leidt tot een effectievere aanwervingsstrategie.
Als recruiters kandidaten van hoge kwaliteit leveren die aan de verwachtingen van de aanwervende manager voldoen, leidt dit tot grotere tevredenheid en een soepeler aanwervingsproces.
2. Verbeterde kwaliteit van kandidaten
Met een grondig begrip van de functie kunnen recruiters kandidaten identificeren die niet alleen aan de basiseisen voldoen, maar ook de kwaliteiten bezitten die nodig zijn om in de functie uit te blinken.
3. Verbeterde ervaring voor kandidaten
Gewapend met uitgebreide informatie over de baan en het bedrijf kunnen recruiters kandidaten een interessantere en informatievere ervaring bieden, waardoor hun interesse in de functie toeneemt.
4. Efficiënt screeningsproces
Een gedetailleerd intakegesprek helpt het screeningsproces van kandidaten te stroomlijnen, omdat recruiters snel kandidaten kunnen identificeren die aan de functiecriteria voldoen.
5. Snellere time-to-fill
Door vooraf de vereisten van de functie te begrijpen, kunnen recruiters het rekruteringsproces versnellen en de tijd die nodig is om de functie in te vullen, verkorten.
6. Hogere acceptatiepercentages van kandidaten
Kandidaten zullen eerder geneigd zijn om een aanbod te accepteren als ze een duidelijk beeld hebben van de functie en het gevoel hebben dat ze bij de organisatie passen.
7. Algemeen aanwervingssucces
Uiteindelijk vormt een succesvol intakegesprek de basis voor een succesvolle aanwerving, door ervoor te zorgen dat de geselecteerde kandidaat geschikt is voor de functie en een positieve bijdrage levert aan de doelstellingen van de organisatie.
Lees ook: 14 LinkedIn InMail sjablonen voor recruiters
9 best practices voor succesvolle intakegesprekken
1. Grondig voorbereiden
Bekijk vóór de vergadering de functieomschrijving, onderzoek de achtergrond van het bedrijf en maak uzelf vertrouwd met de trends in de sector.
Deze voorbereiding toont uw professionaliteit en stelt u in staat om relevante vragen te stellen.
2. Doelen vaststellen
Bepaal duidelijk wat u tijdens het gesprek wilt bereiken, zoals het begrijpen van de functievereisten, het afstemmen op de verwachtingen van de aanwervende manager en het opstellen van een tijdlijn voor het wervingsproces. Deze duidelijkheid zal de discussie leiden en ervoor zorgen dat de belangrijkste doelstellingen worden gehaald.
3. Actief luisteren
Let goed op wat de aanwervende manager zegt en stel vervolgvragen om eventuele onduidelijkheden op te helderen.
Actief luisteren toont uw interesse in de functie en helpt bij het opbouwen van een goede verstandhouding met de aanwervende manager.
4. Stel indringende vragen
Stel naast de standaardvragen over de functievereisten ook inzichtelijke vragen die dieper ingaan op de uitdagingen van de functie, de groeimogelijkheden en de teamdynamiek.
Deze aanpak zal u helpen waardevolle informatie te ontdekken die uw wervingsstrategie vorm kan geven.
Lees meer:
Positieve kandidaatervaring & organisatiecultuur: hoe toptalent aanwerven & behouden?
5. Verwachtingen verduidelijken
Als er onduidelijkheden of tegenstrijdige informatie in de
functiebeschrijving
vraag dan de aanwervende manager om opheldering.
Door deze onzekerheden in een vroeg stadium weg te nemen, voorkomt u misverstanden later in het proces.
6. Inzichten verschaffen
Deel relevante inzichten uit de sector en markttrends die van invloed kunnen zijn op het wervingsproces.
Dit toont uw expertise en voegt waarde toe aan de discussie, zodat de aanwervende manager weloverwogen beslissingen kan nemen.
7. Stel realistische tijdlijnen op
Realistische tijdschema’s afspreken voor elke fase van het wervingsproces, rekening houdend met factoren zoals sourcing, screening, sollicitatiegesprekken en
inwerken
.
Door duidelijke tijdschema’s op te stellen, kunt u verwachtingen beter managen en een soepel wervingsproces garanderen.
8. Belangrijke punten documenteren
Maak gedetailleerde notities tijdens de vergadering, waarin u de belangrijkste vereisten, verwachtingen en eventuele actiepunten benadrukt.
Vat deze punten aan het einde van de vergadering samen om afstemming te garanderen en miscommunicatie te voorkomen.
9. Effectief samenwerken
Gedurende het wervingsproces een open communicatie met de wervingsmanager onderhouden, regelmatig updates geven en feedback vragen.
Samenwerking is de sleutel tot een succesvolle aanwerving en een
positieve wervingservaring
voor alle betrokken partijen.
Lees ook:
Recruiter certificering 101: 10+ cursussen die u niet mag missen!
Vragen over wervingsintake [+ antwoorden]
Nu u goed op de hoogte bent van de voordelen, is het tijd om te gaan plannen. Hier is een eenvoudig sjabloon voor een wervingsgesprek om u op weg te helpen:
1. De baan begrijpen
- Kunt u de functievereisten in lekentaal beschrijven? Ik ben niet zo thuis in HR-jargon.
- Wat is het spannendste aan deze baan? Wij willen graag weten wat deze kans zo bijzonder maakt!
- Kunt u ons een verhaal vertellen over een eerdere werknemer die succesvol was in deze functie? Wij houden van een goed succesverhaal!
2. Bedrijfscultuur en -omgeving
- Hoe ziet de dresscode eruit? Mag men teenslippers dragen naar het werk?
- Wat is de favoriete kantoorsnack van het team? Zijn het Doritos of Cheetos?
- Heeft uw kantoor een leuke traditie of evenement waar iedereen elk jaar naar uitkijkt? We willen weten wat we moeten verkopen!
3. Ideaal kandidaatprofiel
- Kunt u de ideale kandidaat in drie woorden of minder beschrijven? Wij houden van een goede uitdaging!
- Zijn er persoonlijkheidskenmerken of zachte vaardigheden die u in een kandidaat zoekt? Schets de variabele nice-to-have competenties.
- Als de nieuwe werknemer een superheld was, wie zou hij dan zijn en waarom? We moeten weten waar we op jagen!
4. Interviewproces en tijdlijn
- Wat is de meest creatieve interviewvraag die u ooit hebt gehoord? Kunnen we het stelen?
- Hoeveel gespreksrondes zijn er, en worden er snacks verstrekt? Talent krijgt
hongerig
! - Kunnen we een
eigenzinnige wervingsvideo
om aan de kandidaten te laten zien? We beloven dat we u niet te veel in verlegenheid zullen brengen!
5. Salaris en voordelen
- Kunt u ons een specifieke salarisrange voor deze functie geven? We moeten onze werving & selectie voorbereiden inkoopstrategie dienovereenkomstig! Misschien moeten we de vloer op voor een dance-off, dat zijn salarisonderhandelingen.
- Wat is dat unieke voordeel dat u uw werknemers biedt?
- Stel dat het salaris voor deze functie een pizza zou zijn; welke toppings zou deze dan hebben? We moeten de heerlijke details weten!
Het is essentieel om vast te stellen dat de klant en de recruiter niet slechts zakenpartners zijn, maar teamleden die een gemeenschappelijk doel nastreven.
Met behulp van deze voorbeeldvragen kunt u een effectief intakegesprek voeren dat overeenstemt met de verwachtingen van uw klant en de weg vrijmaakt voor een vruchtbare samenwerking.
Dit zorgt ervoor dat er geen follow-up vragen nodig zijn over
functiebeschrijvingen
en het werk kan duidelijk en zonder vertraging worden uitgevoerd.
Misschien vindt u dit ook leuk: Wat is een sollicitantvolgsysteem? Uw alles-in-één gids [Updated for 2024]
Checklist voor wervingsintakevergaderingen
Om uw wervingsintakevergaderingen te vergemakkelijken, hebben wij een checklist gemaakt die u kunt downloaden.
Dit uitgebreide document zorgt ervoor dat u alle noodzakelijke aspecten van het intakeproces behandelt, zodat u uw wervingsinspanningen kunt stroomlijnen en nauw kunt afstemmen op de verwachtingen van de wervingsmanagers.
Dus zet uw beste recruiterhoed op, pak een kopje koffie (of thee, daar oordelen wij niet over) en maak indruk op uw klanten met uw vaardigheden op het gebied van intakegesprekken!
Veelgestelde vragen
1. Hoe bereidt u een intakegesprek voor?
Om een intakegesprek voor te bereiden, verzamelt u eerst de nodige informatie, bekijkt u relevant materiaal, stelt u een lijst met relevante vragen op en bent u klaar om actief naar uw cliënt te luisteren en zich ermee bezig te houden.
2. Hoe zet u een intakegesprek op?
Ga bellen met de meest betrouwbare prospect binnen de kring van uw zakenpartners. Overtuig hen vervolgens hoe waardevol dit voor hen en hun bedrijf zou zijn. Voila! Het gaat door.
3. Wat zijn de voordelen van een intakegesprek?
De voordelen van een intakegesprek zijn onvergelijkbaar; tijd is altijd onbetaalbaar, en dit gesprek kan deze onschatbare hulpbron meer dan wat dan ook besparen.
Het brengt zelfs het beste van beide werelden op tafel om iets lekkers van te koken!
4. Hoe lang moet een intakegesprek duren?
Een intakegesprek kan ongeveer 45 minuten duren, maar u weet nooit wat er zich aan de andere kant van die muur van formaliteiten bevindt!
5. Wanneer moet ik een intakegesprek voeren?
U moet dit zo vroeg mogelijk doen om uw rekruteringsplan verder te strategiseren en perfect uit te voeren.
6. Zijn de intakegesprekken één-op-één?
Ja, intakegesprekken zijn meestal een één-op-één gesprek tussen de recruiter en de aanwervende manager of klant.
7. Wat moet HR doen na een intakegesprek?
Na een intakegesprek moet HR de belangrijkste punten samenvatten, details bevestigen met de aanwervende manager en beginnen met het aanwervingsproces.
8. Hoe kunnen intakegesprekken de aanwervingstijd verkorten?
Intakevergaderingen kunnen de aanwervingstijd verkorten door de functievereisten te verduidelijken, verwachtingen op elkaar af te stemmen en het aanwervingsproces te stroomlijnen.
