O seu processo de contratação é mais “caótico” do que “eficiente”? Você está constantemente fazendo malabarismos com tarefas e sente que está sempre um passo atrás? Temos a solução ideal para resolver os seus problemas de imediato!
Um software de base de dados de recrutamento é o amigo de que precisa. Traz ordem aos seus esforços de aquisição de talentos, e te dá o tempo e as ferramentas para elaborar estratégias e tomar decisões baseadas em dados.
Percorra este guia e explore tudo o que precisa saber sobre esta poderosa tecnologia de recrutamento.
O que é um software de base de dados de recrutamento?
Um software de base de dados de recrutamento é nada mais nada, menos do que um fator de mudança no panorama da aquisição de talentos.
É uma ferramenta especializada concebida para automatizar e simplificar o processo de recrutamento, funcionando como um centro de comando digital para todas as suas atividades de contratação, tornando o processo mais rápido e eficaz.
Na sua essência, um sistema de gestão de recrutamento tem tudo a ver com dados – recolhendo-os, organizando-os e tornando-os facilmente acessíveis. Em vez de ter que procurar em pilhas de candidaturas a emprego ou em várias planilhas, pode simplesmente pesquisar na base de dados para encontrar a informação que precisa.
Mas a sua utilidade não se limita apenas a uma solução de armazenamento. Um software de rastreio de candidatos– um tipo popular de software de base de dados para recrutadores, foi concebido para facilitar todo o processo de recrutamento.
Desde a publicação de anúncios de emprego em vários sites de vagas ao mesmo tempo, até ao acompanhamento dos candidatos à medida que avançam no funil de recrutamento, este software automatiza várias tarefas repetitivas do seu prato.
5 características essenciais de um software de base de dados de recrutamento
1. Anúncios de vagas de emprego
Na era digital, as pessoas que procuram emprego estão espalhadas por vários sites e plataformas de emprego. Publicar manualmente as ofertas de emprego em cada uma destas plataformas pode ser uma tarefa demorada e entediante.
O anúncio de emprego do software simplifica este processo.
Com apenas um clique, pode publicar vagas abertas em vários quadros de empregos, plataformas de redes sociais e na página de carreiras da empresa.
Isto garante que as suas descrições de funções cheguem a um público mais vasto de potenciais candidatos.
2. Retomar a análise
Analisar cada currículo manualmente para extrair informações relevantes dos perfis dos candidatos é uma tarefa que requer uma quantidade significativa de tempo e atenção aos detalhes.
É aqui que a função de análise de currículos de um sistema de base de dados de recrutamento vem em seu auxílio.
Utiliza tecnologia de processamento de linguagem natural (PNL) para extrair automaticamente informações de currículos, como o nome do candidato, informações de contato, competências e experiência profissional.
Isto poupa muito tempo à sua pré-seleção de calendários e ajuda-o a ultrapassar a confusão da introdução manual de dados. Reduz também o risco de erro humano.
3. Acompanhamento dos candidatos
O acompanhamento dos candidatos simplifica o processo de acompanhamento da evolução de cada candidato.
Fornece uma representação visual da progressão de cada candidato na bolsa de talentos, desde o processo de candidatura inicial até à decisão final de contratação, em tempo real.
Isto permite-lhe ver facilmente em que fase do processo se encontra cada candidato, acompanhar cada passo e avaliar ações futuras.
4. Marcação das entrevistas
A funcionalidade de agendamento de entrevistas faz um ótimo trabalho ao configurar convenientemente as chamadas.
Você e os seus candidatos podem definir a sua disponibilidade e, em seguida, escolher uma faixa horária adequada, oferecendo flexibilidade máxima para uma excelente experiência do candidato.
O software de RH envia automaticamente convites e lembretes de calendário, assegurando que todos estão na mesma página.
5. Relatórios e análises
A tomada de decisões baseadas em dados e em métricas práticas é crucial no recrutamento moderno. Aqui relatórios e análises são muito utéis, fornecendo aos recrutadores informações valiosas sobre o processo de recrutamento.
Pode seguir métricas como o tempo de preenchimento, o custo por contratação, a origem da contratação, etc., e apresentar estes dados em relatórios e painéis de controle fáceis de compreender.
Desta forma, pode identificar tendências, detectar falhas e tomar decisões informadas para melhorar a sua estratégia global de recrutamento.
2 tipos principais de software de bases de dados de recrutamento
I. Soluções no local
O software de base de dados de recrutamento no local é instalado e funciona nos próprios servidores e computadores da organização. É frequentemente escolhido por organizações que têm requisitos de segurança de dados rigorosos ou que preferem ter controle direto sobre o seu software e dados.
No entanto, esta solução requer frequentemente um investimento inicial significativo em hardware e software, bem como custos contínuos de manutenção e atualizações.
Exigem que a organização disponha de conhecimentos de TI para instalar, manter e resolver problemas com a ferramenta, sempre que necessário.
II. Soluções baseadas na nuvem
O software de base de dados de recrutamento baseado na nuvem, por outro lado, está alojado nos servidores do fornecedor e é acessado através de um navegador Web. Também é conhecido como software como um serviço (SaaS).
Nota: O software de base de dados de recrutamento baseado na nuvem está alojado nos servidores do fornecedor e é acessado através de um navegador Web. Certifique-se de que usa um navegador privado quando acessar este tipo de software.
Uma das principais vantagens das soluções baseadas na nuvem é o fato de exigirem um investimento inicial mais baixo em comparação com as soluções no local. O fornecedor de software se encarrega de toda a manutenção, atualizações e resolução de problemas, liberando os recursos de TI da organização.
As soluções baseadas na nuvem também são escaláveis, o que significa que podem ser facilmente expandidas ou reduzidas com base nas necessidades da organização. Podem ser acessados a partir de qualquer lugar, o que é particularmente vantajoso para as organizações com equipes remotas ou distribuídas.
4 principais vantagens de um software de base de dados de recrutamento
1. Melhoria da eficiência
Um software de base de dados de recrutamento aumenta a eficiência na
procura de candidatos
(mesmo a partir de plataformas como o
LinkedIn
) e no acompanhamento dos candidatos, automatizando várias tarefas.
Permite que os recrutadores publiquem anúncios de emprego em vários sites de vagas com um único clique, acompanhem o progresso dos candidatos ao longo do processo de recrutamento e empreguem inteligência artificial para classificar os candidatos qualificados com base em critérios predefinidos.
2. Melhoria da colaboração e da comunicação
Melhora a colaboração e a comunicação dentro das equipes de recrutamento, fornecendo uma plataforma centralizada de mensagens onde todos os membros podem acessar e atualizar as informações dos candidatos.
Isto garante que todos estão na mesma página e reduz o risco de falhas de comunicação.
3. Pesquisa e filtragem avançadas
Com um software de recrutamento, pode procurar facilmente os melhores candidatos com base em vários critérios, efetuar verificações de antecedentes e filtrar os resultados para encontrar o candidato certo de acordo com a sua lista de verificação específica.
Isto ajuda-o a selecionar os melhores candidatos com maior rapidez e eficiência.
4. Conformidade e segurança dos dados
A CRM de recrutamento ajuda as organizações a cumprir várias leis e regulamentos relacionados com o recrutamento. Garante que todas as atividades de contratação são conduzidas de forma justa e transparente.
Também fornece características como a encriptação de dados e controles de acesso para garantir a segurança dos dados dos candidatos.
5 parâmetros para escolher o melhor software de base de dados de recrutamento para as suas necessidades de contratação
1. Conveniência para o utilizador
Um software de recrutamento deve ser de fácil utilização e intuitivo, permitindo que mesmo os utilizadores não técnicos das equipes de RH naveguem e utilizem as suas funcionalidades com facilidade. Isto inclui uma interface limpa e organizada, instruções claras e uma experiência de usuário tranquila.
A facilidade de utilização do software pode afetar significativamente a eficiência e a produtividade das agências de recrutamento. Por isso, é sempre aconselhável optar por uma solução que ofereça uma avaliação ou demonstração gratuita, permitindo à sua equipe de contratação testar a sua usabilidade antes de tomar uma decisão.
2. Personalização
Cada organização tem necessidades e processos de contratação únicos. Esta variação de requisitos exige um elevado grau de personalização na sua ATS para se adaptar a estas necessidades únicas.
Pode variar desde campos personalizáveis e fluxos de trabalho a relatórios e notificações. A personalização garante que o software pode crescer e adaptar-se à sua organização, proporcionando valor a longo prazo.
3. Capacidades de integração
No atual espaço de trabalho digital interligado, o software de bases de dados de recrutamento deve ser capaz de se integrar perfeitamente com outros sistemas e ferramentas de RH que a sua agência utiliza.
Isto pode incluir sistemas de gestão de recursos humanos, sistemas de processamento de salários, ferramentas de integração para novas contratações ou até plataformas de e-mail.
As capacidades de integração garantem um fluxo suave de dados entre sistemas, reduzindo o risco de erros.
4. Apoio ao cliente
Mesmo com o software mais intuitivo, podem surgir problemas. Assim, o melhor fornecedor de sistemas de bases de dados de recrutamento deve fornecer um apoio ao cliente confiável e reativo para melhorar ainda mais o seu processo de sucesso do cliente.
Pode ser sob a forma de chat ao vivo, e-mail, apoio telefônico ou uma base de conhecimentos abrangente. Um bom serviço de apoio ao cliente pode fazer a diferença entre um pequeno contratempo e uma grande perturbação no seu processo de seleção de candidatos.
5. Fixação de preços
Por último, o custo do software é um fator importante para levar em conta. Isto não inclui apenas o custo inicial da ferramenta, mas também os custos contínuos, como a manutenção, as atualizações e as funcionalidades adicionais.
O software deve oferecer uma boa relação qualidade/preço, fornecendo um conjunto robusto de características e benefícios a um preço razoável dentro de um orçamento apertado. Também é importante compreender a estrutura de preços, quer se trate de uma taxa única, de uma inscrição mensal ou de um modelo de pagamento por usuário, para garantir que se enquadra no seu orçamento.
5 passos para implementar um software de base de dados de recrutamento
1. Migração de dados e configuração do sistema
A migração dos seus dados de candidatos existentes para o novo sistema é uma etapa crucial na implementação de um software de base de dados. Isto envolve a exportação de dados do seu sistema atual, a limpeza e organização dos dados e, em seguida, a sua importação para o novo software.
É fundamental garantir que todas as informações são transferidas de forma exata e segura. Após o processo de migração, o sistema tem de ser configurado de acordo com as necessidades da sua organização.
Isto inclui a configuração de definições, a personalização de campos e fluxos de trabalho e a definição de contas de utilizador e permissões.
2. Formação e integração de usuários
Uma vez que o sistema esteja configurado, é importante fornecer formação completa a todos os usuários. Deverá saber como navegar no software, como utilizar as principais funcionalidades e as melhores práticas para uma utilização eficiente.
A formação pode ser ministrada através de sessões ao vivo, vídeos gravados ou guias escritos. Também é vantajoso ter um ambiente de “caixa de areia” onde os membros possam praticar a utilização do software sem afetar os dados reais.
3. Ensaios
Antes de lançar totalmente o software, certifique-se de efetuar testes exaustivos para garantir que tudo funciona como esperado. Isto inclui testar funcionalidades, fluxos de trabalho, integrações e exatidão dos dados.
Quaisquer problemas descobertos durante os testes devem ser resolvidos antes de o software ser distribuído a todos os usuários para evitar uma confusão que pode comprometer a segurança e a credibilidade da sua base de dados.
4. Lançamento
Após a conclusão dos testes, o software pode ser distribuído a todos os usuários. É vantajoso ter uma implementação por fases, começando com um pequeno grupo de usuários, para monitorar quaisquer problemas e recolher feedback antes de implementar em toda a organização.
É sempre aconselhável começar pela equipe técnica, de preferência o departamento de TI, para identificar rapidamente qualquer problema que possa continuar a surgir.
5. Feedback e otimização
Uma vez implementado o software, é importante recolher o feedback dos usuários e monitorar o seu desempenho competitivo. Este feedback pode ser utilizado para fazer ajustes e otimizações no sistema.
Isto pode incluir o ajuste de definições, a adição de campos personalizados ou o ajuste de fluxos de trabalho, de modo a criar uma sincronização uniforme entre o software e a estrutura ou padrão de trabalho existente.
P.S.: Se está à procura de um software de base de dados de recrutamento alimentado por IA, não se esqueça de consultar o Recruit CRM. Marque uma demonstração para ver a ferramenta em ação.
Perguntas mais frequentes
1. Qual é o nível de segurança do software da base de dados de recrutamento?
O software de base de dados de recrutamento incorpora normalmente medidas de segurança robustas para salvaguardar os dados dos candidatos e dos empregadores.
Estas medidas podem incluir encriptação, controles de acesso e cópias de segurança dos dados.
É crucial investigar minuciosamente os protocolos de segurança de qualquer solução de recrutamento antes de fazer uma seleção.
2. De que forma é que o software de bases de dados de recrutamento contribui para reduzir os preconceitos no processo de recrutamento?
O software de bases de dados de recrutamento desempenha um papel fundamental na redução de preconceitos, permitindo uma avaliação mais objetiva dos candidatos.
Ao deslocar o foco dos critérios subjetivos para fatores objetivos como as competências e a experiência, permite aos recrutadores avaliar os candidatos apenas com base no mérito, promovendo um processo de recrutamento justo e inclusivo.
3. O software de bases de dados de recrutamento pode ser utilizado para gerir trabalhadores independentes ou contratados?
Exato! O software de base de dados de recrutamento fornece uma solução completa para a gestão de trabalhadores independentes ou contratados.
Oferece ferramentas dedicadas que permitem um fácil acompanhamento e gestão das informações sobre os contratantes, incluindo especificações contratuais, faturação e gestão de pagamentos.
Ao tirar proveito desta solução, pode gerir eficazmente toda a sua força de trabalho freelancer ou contratada, garantindo operações sem problemas e uma colaboração eficaz com estes colaboradores vitais para a sua organização.
