¿Su proceso de contratación es más «caótico» que «eficaz»? ¿Hace malabares constantemente con las tareas y siente que siempre va un paso por detrás? Tenemos la solución perfecta para resolver sus problemas de inmediato.
Un software de base de datos de contratación es el amigo que necesita. Pone orden en sus esfuerzos de adquisición de talentos, le da el tiempo y las herramientas para elaborar estrategias y tomar decisiones basadas en datos.
Hojee por esta guía y explore todo lo que necesita saber sobre esta poderosa tecnología de reclutamiento.
¿Qué es un software de base de datos de contratación?
Un software de base de datos de contratación no es menos que un cambiador de juego en este espantoso paisaje de adquisiciones.
Es una herramienta especializada diseñada para automatizar y agilizar el proceso de contratación, actuando como un centro de mando digital de todas sus actividades de contratación para que el proceso sea más rápido y eficaz.
En esencia, un sistema de gestión de la contratación todo gira en torno a los datos: recopilarlos, organizarlos y hacerlos fácilmente accesibles. En lugar de rebuscar entre pilas de solicitudes de empleo o múltiples hojas de cálculo, puede simplemente buscar en la base de datos para encontrar la información que necesita.
Pero su utilidad no se limita a una solución de almacenamiento. Un software de seguimiento de candidatos– un tipo popular de software de bases de datos para reclutadores, está diseñado para facilitar todo el proceso de reclutamiento.
De publicar anuncios de empleo en varias bolsas de trabajo a la vez hasta el seguimiento de los solicitantes a medida que avanzan por el embudo de contratación, este software automatiza varias tareas repetitivas de su plato.
5 características clave de un software de base de datos de contratación
1. Anuncio de empleo
En la era digital, los solicitantes de empleo se dispersan por numerosas bolsas de trabajo y plataformas. Publicar ofertas de empleo manualmente en cada una de estas plataformas puede ser una tarea larga y tediosa.
El publicación de empleos del software agiliza este proceso.
Con un solo clic, puede publicar puestos vacantes en múltiples bolsas de trabajo, plataformas de medios sociales y la página de empleo de la empresa.
Esto garantiza que sus descripciones de empleo lleguen a un público más amplio de candidatos potenciales.
2. Reanudar el análisis sintáctico
Revisar manualmente cada currículum para extraer la información relevante de los perfiles de los candidatos es una tarea que requiere una cantidad significativa de tiempo y atención al detalle.
Aquí es donde la función de análisis sintáctico de currículos de un sistema de base de datos de contratación viene en su rescate.
Utiliza tecnología de procesamiento del lenguaje natural (PLN) para extraer automáticamente información de los currículos, como el nombre del candidato, información de contacto, habilidades y experiencia laboral.
Esto le ahorra una gran cantidad de tiempo de la preselección de su calendario y le ayuda a superar el engorro de la introducción manual de datos. También reduce el riesgo de error humano.
3. Seguimiento de candidatos
En seguimiento de candidatos simplifica el proceso de seguimiento del progreso de cada candidato.
Proporciona una representación visual de la progresión de cada candidato en la reserva de talentos, desde el proceso inicial de solicitud hasta la decisión final de contratación, en tiempo real.
Esto le permite ver fácilmente en qué punto del proceso se encuentra cada candidato, hacer un seguimiento después de cada paso y evaluar las acciones futuras.
4. Programación de entrevistas
La función de programación de entrevistas hace un gran trabajo a la hora de concertar llamadas cómodamente.
Usted y sus candidatos pueden fijar su disponibilidad y después elegir una franja horaria adecuada, ofreciendo la máxima flexibilidad para una excelente experiencia del candidato.
El software de RRHH envía automáticamente invitaciones al calendario y recordatorios, garantizando que todo el mundo está en la misma página.
5. Informes y análisis
Tomar decisiones basadas en datos y respaldadas por métricas procesables es crucial en la contratación moderna. Aquí informes y análisis resultan muy útiles, ya que proporcionan a los reclutadores una valiosa información sobre el proceso de contratación.
Puede rastrear métricas como el tiempo hasta la contratación, el coste por contratación, la fuente de contratación, etc., y presentar estos datos en informes y cuadros de mando fáciles de entender.
De este modo, podrá identificar tendencias, detectar cuellos de botella y tomar decisiones informadas para mejorar su estrategia general de contratación.
2 tipos principales de software de bases de datos de contratación
I. Soluciones in situ
El software de base de datos de contratación in situ se instala y ejecuta en los servidores y ordenadores de la propia organización. Suelen elegirlo las organizaciones que tienen estrictos requisitos de seguridad de los datos o que prefieren tener un control directo sobre su software y sus datos.
Sin embargo, esta solución suele requerir una importante inversión inicial en hardware y software, así como costes continuos de mantenimiento y actualizaciones.
Requieren que la organización cuente con los conocimientos informáticos necesarios para instalar, mantener y solucionar los problemas de la herramienta como y cuando sea necesario.
II. Soluciones basadas en la nube
Por otro lado, el software de bases de datos de contratación basado en la nube se aloja en los servidores del proveedor y se accede a él a través de un navegador web. También se conoce como software como servicio (SaaS).
Nota: El software de base de datos de contratación basado en la nube se aloja en los servidores del proveedor y se accede a él a través de un navegador web. Asegúrese de utilizar un buscador de navegador privado cuando acceda a este tipo de software.
Una de las principales ventajas de las soluciones basadas en la nube es que requieren una menor inversión inicial en comparación con las soluciones in situ. El proveedor de software se encarga de todo el mantenimiento, las actualizaciones y la resolución de problemas, liberando los recursos informáticos de la organización.
Las soluciones basadas en la nube también son escalables, lo que significa que pueden ampliarse o reducirse fácilmente en función de las necesidades de la organización. Se puede acceder a ellos desde cualquier lugar, lo que resulta especialmente beneficioso para las organizaciones con equipos remotos o distribuidos.
4 ventajas principales de un software de base de datos de contratación
1. Eficiencia mejorada
Un software de base de datos de contratación mejora la eficacia en búsqueda de candidatos (incluso desde plataformas como LinkedIn) y el seguimiento automatizando diversas tareas.
Permite a los reclutadores publicar anuncios de empleo en múltiples bolsas de trabajo con un solo clic, seguir el progreso de los candidatos a lo largo del proceso de contratacióny emplear inteligencia artificial para clasificar a los candidatos cualificados en función de criterios predefinidos.
2. Mejora de la colaboración y la comunicación
Mejora la colaboración y la comunicación dentro de los equipos de contratación al proporcionar una plataforma centralizada de mensajería en la que todos los miembros pueden acceder a la información de los candidatos y actualizarla.
Esto garantiza que todo el mundo está en la misma página y reduce el riesgo de falta de comunicación.
3. Búsqueda y filtrado avanzados
Con un software de selección de personal, puede buscar sin problemas a los mejores candidatos en función de diversos criterios, realizar amplias comprobaciones de antecedentes y filtrar los resultados para encontrar al candidato adecuado que se ajuste a su lista de control específica.
Esto le ayudará a preseleccionar a los mejores candidatos con mayor rapidez y eficacia.
4. Cumplimiento y seguridad de los datos
A CRM de reclutamiento ayuda a las organizaciones a cumplir diversas leyes y reglamentos relacionados con la contratación. Garantiza que todas las actividades de contratación se lleven a cabo de forma justa y transparente.
También ofrece funciones como la encriptación de datos y los controles de acceso para garantizar la seguridad de los datos de los candidatos.
5 parámetros para elegir el mejor software de base de datos de contratación para sus necesidades de contratación
1. Comodidad para el usuario
Asoftware de contratación debe ser fácil de usar e intuitivo, permitiendo incluso a los usuarios no técnicos de los equipos de RRHH navegar y utilizar sus funciones con facilidad. Esto incluye una interfaz limpia y organizada, instrucciones claras y una experiencia de usuario fluida.
La facilidad de uso del software puede afectar significativamente a la eficacia y la productividad de las agencias de contratación. Por ello, siempre es aconsejable optar por una solución que ofrezca una prueba o demostración gratuita, que permita a su equipo de contratación probar su usabilidad antes de tomar una decisión.
2. Personalización
Cada organización tiene necesidades y procesos de contratación únicos. Esta variación en los requisitos exige un alto grado de personalización en su ATS para adaptarse a estas necesidades únicas.
Puede abarcar desde campos personalizables y flujos de trabajo hasta informes y notificaciones. La personalización garantiza que el software pueda crecer y adaptarse a su organización, proporcionando valor a largo plazo.
3. Capacidades de integración
En el espacio de trabajo digital interconectado de hoy en día, el software de base de datos de contratación debe poder integrarse a la perfección con otros sistemas y herramientas de RRHH que utilice su agencia.
Esto podría incluir sistemas de información sobre recursos humanos, sistemas de nóminas, herramientas de incorporación para nuevos empleados o incluso plataformas de envío de correos electrónicos.
Las capacidades de integración garantizan un flujo fluido de datos entre sistemas, reduciendo el riesgo de errores.
4. Atención al cliente
Incluso con el software más intuitivo pueden surgir problemas. Por lo tanto, el mejor proveedor de sistemas de bases de datos de contratación debe proporcionar un servicio de atención al cliente fiable y receptivo para mejorar aún más su proceso de éxito con el cliente.
Puede ser en forma de chat en directo, correo electrónico, asistencia telefónica o una completa base de conocimientos. Un buen servicio de atención al cliente puede marcar la diferencia entre un pequeño contratiempo y un gran trastorno en su proceso de selección de candidatos.
5. Precios
Por último, el coste del software es una consideración importante. Esto no sólo incluye el coste inicial de la herramienta, sino también los costes corrientes, como el mantenimiento, las actualizaciones y las funciones adicionales.
El software debe ofrecer una buena relación calidad-precio, proporcionando un sólido conjunto de funciones y ventajas por un precio razonable dentro de un presupuesto ajustado. presupuesto ajustado. También es importante conocer la estructura de precios, ya sea una cuota única, una suscripción mensual o un modelo de pago por usuario, para asegurarse de que se ajusta a su presupuesto.
5 pasos para implantar un software de base de datos de contratación
1. Migración de datos y configuración del sistema
Migrar los datos existentes de sus candidatos al nuevo sistema es un paso crucial a la hora de implantar un software de base de datos. Esto implica exportar los datos de su sistema actual, limpiarlos y organizarlos y, a continuación, importarlos al nuevo software.
Es crucial asegurarse de que toda la información se transfiere de forma precisa y segura. Tras el proceso de migración, es necesario configurar el sistema de acuerdo con las necesidades de su organización.
Esto incluye la configuración de ajustes, la personalización de campos y flujos de trabajo, y la configuración de cuentas de usuario y permisos.
2. Formación e incorporación de usuarios
Una vez establecido el sistema, es importante proporcionar una formación completa a todos los usuarios. Esto debe cubrir cómo navegar por el software, cómo utilizar las características clave y las mejores prácticas para un uso eficiente.
La formación puede impartirse a través de sesiones en directo, vídeos grabados o guías escritas. También es beneficioso disponer de un entorno «caja de arena» en el que los miembros puedan practicar el uso del software sin afectar a los datos reales.
3. Pruebas
Antes de lanzar por completo el software, asegúrese de realizar pruebas exhaustivas para comprobar que todo funciona como se espera. Esto incluye probar las funciones, los flujos de trabajo, las integraciones y la precisión de los datos.
Cualquier problema que se descubra durante las pruebas debe solucionarse antes de que el software se extienda a todos los usuarios para evitar un lío que pueda comprometer la seguridad y la credibilidad de su base de datos.
4. Despliegue
Una vez finalizadas las pruebas, el software puede extenderse a todos los usuarios. Resulta beneficioso realizar un despliegue por fases, comenzando con un pequeño grupo de usuarios, para vigilar cualquier problema y recabar opiniones antes de extenderlo a toda la organización.
Siempre es aconsejable empezar por el equipo experto en tecnología, preferiblemente el departamento informático, para identificar rápidamente cualquier problema que pueda seguir surgiendo.
5. Retroalimentación y optimización
Una vez desplegado el software, es importante recoger los comentarios de los usuarios y supervisar su rendimiento frente a la competencia. Esta información puede utilizarse para realizar ajustes y optimizaciones en el sistema.
Esto podría incluir retocar la configuración, añadir campos personalizados o ajustar los flujos de trabajo con el fin de crear una sincronización uniforme entre el software y la estructura o patrón de trabajo existente.
P.D.: Si está buscando un software de base de datos de contratación potenciado por IA, no olvide echar un vistazo a Recruit CRM. Reserve una demostración para ver la herramienta en acción.
Preguntas más frecuentes
1. ¿Hasta qué punto es sólida la seguridad del software de bases de datos de contratación?
El software de bases de datos de contratación suele incorporar sólidas medidas de seguridad para salvaguardar tanto los datos de los candidatos como los de los empleadores.
Estas medidas pueden incluir la encriptación, los controles de acceso y las copias de seguridad de los datos.
Es crucial investigar a fondo los protocolos de seguridad de cualquier solución de contratación antes de hacer una selección.
2. ¿De qué manera contribuye el software de bases de datos de contratación a reducir los prejuicios en el proceso de contratación?
El software de bases de datos de contratación desempeña un papel fundamental en la mitigación de los prejuicios al permitir una evaluación más objetiva de los candidatos.
Al desplazar la atención de los criterios subjetivos a factores objetivos como las aptitudes y la experiencia, permite a los responsables de la contratación evaluar a los candidatos basándose exclusivamente en sus méritos, fomentando un proceso de contratación justo e inclusivo.
3. ¿Puede utilizarse un software de base de datos de contratación para gestionar trabajadores autónomos o contratados?
¡Ya lo creo! El software de bases de datos de contratación ofrece una solución completa para gestionar a los trabajadores autónomos o contratados.
Ofrece herramientas específicas que permiten un seguimiento y una gestión sencillos de la información de los contratistas, incluidos los detalles de los contratos, la facturación y la gestión de los pagos.
Aprovechando esta solución, puede gestionar eficazmente toda su plantilla de autónomos o contratados, garantizando un funcionamiento fluido y una colaboración eficaz con estos colaboradores vitales para su organización.
