Stecken Sie in zeitraubenden Rekrutierungsaufgaben fest? Es ist höchste Zeit, dass Sie sich über ATS-Systeme informieren, die ultimative Lösung für alle Ihre Einstellungsprobleme. In diesem umfassenden Leitfaden haben wir das A-Z der Plattform abgedeckt.
Was ist ein ATS-System?
Applicant Tracking System ist eine Art von Rekrutierungssoftware die Personalvermittler dabei unterstützt, Kandidaten und Kunden systematisch zu verfolgen, um den Einstellungsprozess einfacher und effizienter zu gestalten.
Lesen Sie auch: Was ist ein Bewerbermanagementsystem?
5 Gründe, warum Personalvermittler nicht ohne ein ATS-System auskommen können
Jetzt, wo
75% der Personalvermittler
behaupten, dass sie von einem ATS abhängig sind
ATS
zur Rationalisierung ihres Einstellungsprozesses angeben, kann es schwer sein, im Alltag ohne sie auszukommen.
Können Sie sich vorstellen, wieder mit endlosen Tabellenkalkulationen zu arbeiten, manuell E-Mails zu versenden und Anwendungen zu verfolgen? Für uns klingt das bereits wie ein Albtraum.
Aber wenn Sie immer noch nicht die richtige Technologiepaketfinden Sie hier fünf Gründe, warum Sie eine Software zur Bewerberverfolgung jetzt ausprobieren sollten:
1. Reduzierung der Einstellungskosten
Mit dem Wachstum Ihres Personalvermittlungsunternehmens steigen auch die Anforderungen an die Personalbeschaffung, so dass es eine Herausforderung ist, alles im Rahmen Ihres Budgets zu bewältigen.
Zum Glück gibt es eine Rekrutierungssoftware in einem solchen Fall als wichtiger Katalysator dienen kann.
Von der spürbaren Erhöhung des Prozentsatzes der Bewerbungen bis hin zum Nachfassen bei den Bewerbern kann das System die meisten Verwaltungsaufgaben automatisieren und so Ihre Rekrutierungskosten senken.
Kurzum, Sie können unnötige Ausgaben einsparen, ohne die Qualität der Einstellungen zu beeinträchtigen.
2. Beschleunigen Sie die Einstellungsgeschwindigkeit
Technologie zur Personalbeschaffung sorgt dafür, dass Sie schnell und effektiv die richtigen Bewerber rekrutieren.
Integration von ATS mit Tools wie Lebenslauf-Parsern, Video-Interviews und Terminplanungssoftware, Bewerberbeziehungsmanagement Systemen usw., beschleunigt den Rekrutierungsprozess und steigert die Gesamtproduktivität.
Außerdem hilft es Talenten, den Einstellungstrichter schnell zu durchlaufen, indem es Antworten, Jobfreigaben, Bewertungen usw. automatisiert und so die Erfahrung der Bewerber verbessert.
3. Zentralisieren Sie Berichte und Analysen
Stellen Sie sich vor, Sie müssten manuell Daten und Informationen von Ihren Teammitgliedern vor Ort einholen, um den Einstellungsfortschritt zu analysieren oder eine Lücke zu schließen.
Das bereitet Ihnen Kopfschmerzen, nicht wahr?
Automatisierung der Personalbeschaffung kann Ihnen das Schwitzen über solche Dinge ersparen!
Der Einsatz einer HR-Software stellt sicher, dass die Informationen des Bewerbers in einer einzigen Datenbank gespeichert werden und bietet sofortigen Zugriff auf alle Einstellungskennzahlen von jedem Ort aus für jeden, der sie benötigt.
Es bietet Personalvermittlern Echtzeit-Transparenz, um Engpässe im Prozess zu erkennen und Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
4. Optimieren Sie den Einstellungsprozess und das Onboarding
Auf dem Arbeitsmarkt herrscht zweifelsohne ein harter Wettbewerb um die besten Talente.
Aber zum Glück hat #RecTech es einfach gemacht, Kandidaten zu finden, einzustellen und mit ihnen in Kontakt zu treten. (sowohl im Büro als auch aus der Ferne)
ATS organisiert nicht nur den Einstellungsprozess und verbessert die Erfahrung der Bewerber, sondern hilft auch dabei, neuen Mitarbeitern die Unternehmenskultur, die Richtlinien und die wichtigsten Verantwortungsbereiche zu vermitteln und kümmert sich um alle Unterlagen, die während der Einarbeitung erforderlich sind.
5. Sicherstellen der Einhaltung der GDPR
Auch wenn es wichtig ist, sich auf die Verbesserung der Einstellungskennzahlen zu konzentrieren, sollten Sie ernsthafte betriebliche und rechtliche Risiken, die im Laufe der Zeit auftreten können, nicht außer Acht lassen.
Beachten Sie, dass gemäß der GDPR-Einhaltungmüssen Personalvermittler es vermeiden, die Daten von Bewerbern auf Laptops oder Heim-PCs zu speichern, ein ungesichertes Netzwerk zum Austausch von Informationen zu verwenden und sie per E-Mail zu versenden.
Mit einer ATS + CRM-Software können Sie und Ihre Teammitglieder jederzeit und von überall aus schnell auf die Informationen zugreifen, was sie viel sicherer macht.
Lesen Sie auch: Wie rekrutiert man inmitten von Entlassungen?
5 Merkmale von ATS-Systemen, die die Personalbeschaffung zu einem Kinderspiel machen
1. Kandidatensuche
Fällt es Ihnen schwer, die Profile von Bewerbern zu scannen und in Ihrer Datenbank zu speichern?
Nicht mehr, denn eine Chrome Sourcing-Erweiterung kann Ihnen dabei helfen, mit einem einzigen Klick den Pool an unerforschten Talenten anzuzapfen.
Sie können die Erweiterung auf mehreren Plattformen wie LinkedIn, Xing, ZoomInfo usw. verwenden, um sofort tolle Jobinteressenten außerhalb Ihres Netzwerks zu identifizieren und mit ihnen in Kontakt zu treten.
2. Integrationen
Mit dieser raffinierten ATS-Funktion können Sie verschiedene Tools wie Social Media-Plattformen, Tools zum Schreiben von Inhalten, Software für Videointerviews usw., die Sie täglich verwenden, in ein einziges System integrieren.
Die meisten Applicant Tracking Software erlauben 5000+ Zapier und Integrately, so dass Sie während der Einstellung nicht ständig zwischen Tabs und Apps wechseln müssen.
Stellen Sie sich Ihre Lieblings digitalen Werkzeuge mit der von Ihnen verwendeten Rekrutierungssoftware einwandfrei funktionieren!
3. Anpassungen
Es ist wichtig, dass Sie Ihre Arbeitsabläufe anpassen können. Dazu gehören Karriereseiten, Dashboards, Bewerbungsformulare und mehr.
Und genau deshalb brauchen Sie ein ATS, das zu 100% anpassbar ist.
Von der Erstellung einer maßgeschneiderten Vertriebspipeline für Ihre Kunden bis hin zu einzigartigen Jobbörsen, um die besten Kandidaten anzuziehen, können Sie alles ganz einfach anpassen.
4. E-Mail an
Es ist definitiv anstrengend, E-Mails zu versenden und zu verfolgen, und das auch noch in Massen.
Moderne Personalvermittlungssysteme können Ihnen dabei helfen, personalisierte Nachrichten an Ihre Kunden und Kandidaten in großen Mengen zu versenden und Aufzeichnungen über die Leistung Ihrer E-Mail-Kampagnen zu führen.
Von Job-Updates bis hin zu Änderungen von Richtlinien, die Massen-E-Mails E-Mail-Versand können Sie Ihre manuelle Arbeit auf ein Minimum reduzieren und E-Mails in einem Zug an Ihre Zielgruppe senden.
Sie können auch die gebrauchsfertigen In-App
E-Mail-Vorlagen
und Platzhalter verwenden, um den Prozess zu beschleunigen.
5. Berichte und Dashboards
Die Überwachung der Einstellungsbemühungen Ihrer Talentakquisitionsteams ist entscheidend.
Mit einer Reihe von Standard-Dashboards und Berichten kann ATS Ihnen helfen, relevante Kennzahlen wie Kosten pro Einstellung, demografische Daten von Bewerbern usw. im Auge zu behalten, damit Sie die Lücken in Ihrem Prozess analysieren können.
Diese Funktion macht auch die Messung von ROIs und KPIs einfach, was bedeutet, dass Sie mit einer guten Software leicht auf die Fülle der Daten zugreifen und sie zu Ihren Gunsten nutzen können.
Wie wählt man das beste ATS-System aus?
Schritt 1: Definieren Sie Ihre Ziele, Herausforderungen und Ihr Budget
Sie müssen Klarheit über Ihre PersonalvermittlungsagenturZiele Ihrer Personalagentur, die Herausforderungen, denen Sie gegenüberstehen, und das Budget, das Sie bereitstellen können, bevor Sie in ein Applicant Tracking System investieren.
Manche Personalvermittler wollen einfach nur ein System, das Daten sicher speichert, und andere wollen vielleicht eine Software, die wirklich schnell arbeitet.
Machen Sie sich klar, was Sie mit dem ATS erreichen wollen und wie viel Sie dafür ausgeben können, und dann machen Sie den Schritt.
Schritt 2: Bewerten Sie die Funktionen des ATS
Ein funktionsreiches Applicant Tracking System wird Ihnen helfen, alle Ihre Einstellungsziele zu erreichen.
Evaluieren Sie die Funktionen, die Sie benötigen, und ordnen Sie diese dann dem ATS zu, das Sie geprüft haben.
Denken Sie daran, dass Funktionen wie Beschaffungserweiterung, Anpassungen, Kanban-Ansicht, Massen-E-Mails E-Mail-Versand, die sichere Speicherung von Bewerberdaten und Berichte zu den Must-haves gehören.
Schritt 3: Stellen Sie sicher, dass die Software einfach zu bedienen ist
Nicht alle Personalvermittler sind Technikfreaks, und genau deshalb brauchen Sie eine benutzerfreundliche Software.
Vergewissern Sie sich, dass das System, das Sie auswählen, einfach zu bedienen, intuitiv und schnell ist.
Am wichtigsten ist, dass der ATS-Anbieter Ihnen auch einen hervorragenden Kundensupport bietet, wenn Sie Hilfe bei der Verwendung der CRM-Software benötigen.
Schritt 4: Berechnen Sie den ROI des ATS
Wie können Sie sicher sein, dass ein ATS-System effizient und profitabel ist?
Bevor Sie in eine Rekrutierungssoftware investieren, vergewissern Sie sich, dass das ATS-System Ihre Kapitalrendite maximiert, indem es die Einstellungskosten senkt, Zeit spart und Ihre Bemühungen im Bereich des Personalmarketings verstärkt.
Um zu erfahren, welche Einsparungen Sie durch die Investition in eine Software erzielen, können Sie den ATS ROI-Rechner und finden Sie heraus, wie viel Zeit und Geld (auch Energie) Sie sparen.
Berechnen Sie den ROI Ihres Applicant Tracking Systems
Schritt 5: Buchen Sie eine Demo
Dies ist der wichtigste Schritt. Ein Demo-Telefonat mit dem Vertriebsleiter oder Produktspezialisten des Unternehmens wird Ihnen helfen, die ATS-Software ein und aus.
Sie werden alle Ihre Fragen beantwortet bekommen und einen detaillierten Einblick in die Funktionen und Preispläne erhalten.
Sie können auch Anforderungen stellen, um das System an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Ein detaillierter Vergleich der besten ATS-Systeme
Es liegt auf der Hand, dass Sie sich nicht einfach für das beste Bewerbermanagementsystem ohne eine vergleichende Analyse mit anderen Wettbewerbern auf dem Markt durchzuführen.
Raten Sie mal! Wir haben die Arbeit für Sie erledigt!
Sehen Sie sich unseren detaillierten Vergleich der besten ATS‘ um Ihnen bei der Auswahl des perfekten Systems für Ihr Personalunternehmen zu helfen.
Wie ein ATS-System den Bewerbungsprozess eines Kandidaten beeinflusst
1. KI hilft Kandidaten, den richtigen Job zu finden
Was auch immer passiert, bevor sich ein Kandidat auf eine Stelle bewirbt, hängt in erster Linie davon ab, wie Recruiter Ihre Recruiting-Software optimieren, um das Verhalten von Online-Bewerbern vorherzusagen.
Ein ATS wählt die relevanten Schlüsselwörter aus den Stellenbeschreibungen aus und untersucht das Muster der vorherigen Einstellungszyklen, um potenzielle Talente zu finden.
Es ist unbestreitbar, dass es in Zukunft weitere Verbesserungen geben wird, um die prädiktive Intelligenz von ATS zu verbessern. Vielleicht sendet die Technologie zum Beispiel Benachrichtigungen an Personalvermittler, wenn ein Kandidat am empfänglichsten für einen Anruf ist.
2. Häufigeres Feedback und Follow-up
Eine Studie zeigt, dass 85% der Bewerber daran zweifeln, dass ihre Bewerbungen geprüft wurden, wenn sie keine Rückmeldung vom Personalverantwortlichen erhalten.
Das beste #RecTech stellt sicher, dass jeder Bewerber Teil der Kommunikationsschleife ist und häufig Feedback über seinen Bewerbungsstatus erhält.
Die automatisierten Follow-up-E-Mails verbessern die Antwortquote und sorgen dafür, dass sich die Kandidaten während des gesamten Einstellungsprozesses engagieren.
3. Kontrolle über persönliche Daten
Bewerber vertrauen Personalvermittlern beim Ausfüllen von Bewerbungen die meisten ihrer persönlichen Daten an. Sie wollen also eine Garantie, dass ihre Rechte respektiert und ihre Privatsphäre gewahrt wird.
ATS Systems bietet diese Sicherheit!
Wenn Sie sich über professionelle Karrierewebsites bewerben, erhalten die Kandidaten ihre Konten, über die sie ihre Lebensläufe aktualisieren, Jobbenachrichtigungen einrichten und die Löschung ihrer Daten beantragen können.
Durch ein automatisches Löschsystem löscht ATS alle Informationen über das Profil des Kandidaten, die nicht mehr unter die Datenspeicherungsfrist fallen. Es gibt den Antragstellern die Gewissheit, dass ihre Daten sicher sind.
Sie möchten Daten aus einem ATS migrieren?
Sie erwägen den Wechsel zu einem anderen ATS-System, zögern aber, vorhandene Daten zu verlieren?
Machen Sie sich keine Sorgen, denn die Migration von Daten in eine andere Software ist wirklich einfach (aber nur, wenn Sie den richtigen Wechsel vornehmen).
Was ist ATS-Datenmigration?
Es bedeutet eindeutig, was es andeutet.
Der Prozess der Migration von Daten von einer Applicant Tracking Software zu einer anderen wird ATS-Datenmigration genannt.
Fangen Sie nicht an zu schwitzen, wenn Sie denken, dass Sie es manuell machen müssen. In der Regel hilft der ATS-Anbieter beim Export und Import von Informationen.
Der Prozess umfasst die folgenden 3 Schritte:
- Beschaffung der Daten:
Dies beinhaltet die Beschaffung von Daten aus dem alten ATS-System in Form einer Tabellenkalkulation oder einer externen Datei. - Importieren der Daten:
In diesem Schritt führt Ihr neuer ATS-Anbieter den ersten Import der Daten oder Datensätze durch, die Sie ihm zur Verfügung stellen.
- Überprüfen und Bereitstellen der Daten:
Sobald der für den Export wichtige Teil fertig ist, führt der Ingenieur eine Qualitätskontrolle durch. Dann sind Sie bereit, das neue System zu verwenden.
Wie Recruit CRM Ihnen bei der ATS-Datenmigration hilft
Wenn Sie sich für einen Wechsel zu ATS + CRM-Software von Recruit CRMzu wechseln, dann haben Sie sich für den richtigen Weg entschieden, denn Recruit CRM macht die Einrichtung und das Onboarding für Sie super einfach.
Das Unternehmen bietet Ihnen alle Unterstützung, die Sie benötigen, um Ihre bestehenden Daten in etwa 10-12 Arbeitstagen zu migrieren.
Alles, was Sie hier tun müssen, ist, die Informationen in einer CSV / XLS / XLSX / SQL /.BAK-Datei und die vorläufige Anzahl für jede Entität (Kandidat, Kontakt, Unternehmen & Job) aus dem vorherigen System.
Der Bonus ist, dass Recruit CRM alle Einstellungen und Felder von seiner Seite aus erstellt, einschließlich der administrativen Anpassungen.
Alles, was Sie tun müssen, ist, sich zurückzulehnen und zu warten, bis die Techniker den Prozess und die Einrichtung abgeschlossen haben.
