Eine gut durchdachte Struktur des Rekrutierungsteams ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur erfolgreichen Talentakquise. Es erleichtert effiziente Arbeitsabläufe, klare Kommunikation und definierte Rollen und Verantwortlichkeiten, die alle zu einem effizienteren Einstellungsprozess beitragen.
Ein wichtiges bewährtes Verfahren besteht darin, ein vielfältiges Team mit einer Vielzahl von Fähigkeiten und Erfahrungen zusammenzustellen. Aber welche Rollen sollten Sie in Betracht ziehen und wie groß sollte Ihr Team sein? All dies und mehr erfahren Sie in diesem Leitfaden.
Lassen Sie uns die Rekrutierung neu definieren, ein Team nach dem anderen!
Wie Sie ein Rekrutierungsteam aufbauen: Die 6 wichtigsten Rollen
Ein Rekrutierungsteam besteht aus verschiedenen Personen, die jeweils für eine bestimmte Aufgabe zuständig sind. Auch wenn die Anzahl der Positionen je nach Größe Ihrer Personalagentur und den Einstellungsanforderungen Ihres Kunden variieren kann, gibt es sechs wichtige Funktionen, die jedes Einstellungsteam enthalten sollte.
Schauen wir uns das mal an.
1. Der Anwerber
Ein Personalvermittler überwacht den gesamten Einstellungsprozess von Anfang bis Ende und ist entscheidend, um die richtigen Talente für Ihr Unternehmen zu finden.
Diese Person erfüllt die Hauptaufgabe der Beschaffung von Kandidaten, Auswahl und Vorstellungsgesprächebis hin zum Feedback und zur Verhandlung.
Zu ihren Aufgaben gehören:
- Treffen und Kommunikation mit dem Personalverantwortlichen
- Schreiben Stellenbeschreibungen und Durchführung von Vorstellungsgesprächen
- Gewinnung und Beschaffung der gewünschten Bewerber, Vorauswahl der Bewerber und Präsentation der qualifizierten Bewerber an den Personalchef
- Als Markenbotschafter des Unternehmens fungieren
- Durchführen von Hintergrund- und Referenzprüfungen
- Strategie für einen Rekrutierungsplan
- Sicherstellen, dass der Kandidat die Anforderungen erfüllt
- Vorbereiten Interviewfragen für die Kandidaten
- Erleichterung des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter
Ein Personalvermittler sorgt für einen reibungslosen Ablauf des Einstellungsverfahrens und dafür, dass jeder Bewerber einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen hinterlässt, unabhängig davon, ob er ausgewählt wird.
Denken Sie daran, dass typische Rekrutierungsteams aus verschiedenen Typen von Rekrutierern mit unterschiedlichen Spezialisierungen bestehen. Zu Ihrem Team kann zum Beispiel ein Tech-Recruiter gehören, Executive Search Personalvermittler oder Headhunter, Personalvermittler für Unternehmen, Personalvermittler auf Erfolgsbasis und auf Honorarbasis Personalvermittler – je nach Ihren Anforderungen.
Letztlich sind es die Personalvermittler, die den Grundstein für eine starke Beziehung zwischen dem Kandidaten und dem Personalverantwortlichen legen.
2. Der einstellende Manager
Der Personalverantwortliche ist die Person, die den Einstellungsprozess einleitet. Sie beantragen die Besetzung einer offenen Stelle in der Organisation und erhalten die entscheidende Stimme für den oder die Spitzenkandidaten für das endgültige Auswahlverfahren.
Aus diesem Grund wird ein Personalleiter gemeinhin als Leiter des Einstellungsteams bezeichnet und ist oft für die Überwachung des Teams von Personalvermittlern und Talentsuchern verantwortlich.
Sie arbeiten in engem Kontakt mit dem Personalverantwortlichen und helfen ihm, mehr über die zu besetzende Stelle zu erfahren, indem sie ihm Informationen wie z.B.:
- Was macht eine bestimmte Rolle für den idealen Kandidaten interessant?
- Welche Fähigkeiten sollte der ideale Kandidat mitbringen?
- Wie wird sich der neue Mitarbeiter positiv auf seine Kollegen auswirken?
- Welche negativen Auswirkungen wird es haben, wenn sie schlechte Arbeit leisten?
- Ob Sie eine Vollzeit-, Teilzeit- oder Vertragsstelle benötigen
- Welche Persönlichkeit, Kenntnisse oder Fähigkeiten sind für diese Rolle erforderlich?
- Details zu Arbeitszeiten, Gehalt und anderen Leistungen
Während der Einarbeitung des neuen Mitarbeiters verlagert sich der enge Kontakt des Personalchefs vom Personalvermittler zum Mitarbeiter.
Sie konzentrieren sich darauf sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter seine Rolle versteht und sich mit der Unternehmenskultur.
3. Der Sourcer
Die Hauptaufgabe des Sourcers besteht darin, geeignete Kandidaten aus einem Talentpool zu finden oder zu beschaffen. Sie sind dafür verantwortlich, geeignete Stellen zu suchen und potenzielle Kandidaten zu identifizieren, die den Stellenanforderungen entsprechen.
Sourcer durchstöbern Lebenslauf-Datenbanken, soziale Medienplattformen und Jobbörsen wie LinkedIn oder Nischen-Websites, um genau die richtige Person für eine offene Stelle zu finden.
Sourcer können sich bei der Suche nach neuen Talenten sogar auf ihre derzeitigen Mitarbeiter verlassen. Mitarbeiterempfehlungsprogramme.
Sie verwenden auch Rekrutierungstechnologie wie Bewerber-Tracking-Systeme um Kandidaten effektiv zu prüfen. Es liegt auch in der Verantwortung eines Sourcers, sich über alle aktuellen Beschaffungsstrategien und Rekrutierungsinstrumente.
Ein Sourcer ist auch für den Aufbau und die Pflege eines Talentpools verantwortlich, um den zukünftigen Einstellungsbedarf des Unternehmens zu decken.
4. Der Rekrutierungskoordinator
Rekrutierungskoordinatoren verwalten die Logistik des Rekrutierungsprozesses in Ihrer Rekrutierungsteamstruktur. Sie spielen eine unterstützende Rolle für den Recruiter und helfen dem Bewerber, den Einstellungstrichter zu durchlaufen.
Zu ihren Aufgaben gehören:
- Gemeinsame Nutzung von Stellenangeboten auf verschiedenen Plattformen
- Planung von Vorstellungsgesprächen und Änderungen bei Bedarf
- Sicherstellen, dass während eines virtuellen Interviews keine technischen Schwierigkeiten auftreten virtuellen Interview-Prozesses
- Verwaltung von Kandidatenreisen
- Entwerfen Briefe mit Stellenangeboten und Durchführung von Hintergrundchecks von potentiellen Mitarbeitern
Betrachten Sie den Recruiter-Koordinator als den Mittelsmann, der die Rekrutierungs- und Talentakquisitionsstrategien Ihres Unternehmens unterstützt. Dazu gehört das Finden, Anwerben und Einstellen neuer Mitarbeiter, die den Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens entsprechen, um offene Stellen zu besetzen.
5. Der Vermarkter der Arbeitgebermarke
Ähnlich wie Personalvermittler die besten Bewerber recherchieren, recherchieren auch die Bewerber die besten Unternehmen – und nutzen oft die sozialen Medien, um Insiderinformationen über potenzielle Arbeitgeber zu erhalten.
Die Arbeitgebermarke Vermarkter oder der Personalvermarkter sorgt dafür, dass den Kandidaten gefällt, was sie sehen.
Employer Branding wird als für 86% der Unternehmen eine hohe Priorität, ein Anstieg um 15% gegenüber 2021, und 91% der Arbeitssuchenden Recherchieren Sie die Marke eines Arbeitgebers, bevor Sie sich auf eine Stelle bewerben. Diese Statistiken zeigen, wie wichtig ein Employer Branding Marketer für moderne Recruiting-Teams ist.
Zu den Hauptaufgaben des Employer Brand Marketers gehören:
- Sicherstellen, dass die Karriereseite des Unternehmens Karriereseite Inhalt optimiert ist und bei den Kandidaten gut ankommt
- Laufende Veranstaltungen locken neue Mitarbeiter an
- Sicherstellung der allgemeinen Mitarbeiterzufriedenheit
- Versenden von Pressemitteilungen an die lokalen Medien über die Leistungen des Unternehmens
- Entwerfen von Markenmaterial
- Pflege von Plattformen für soziale Medien
Kurz gesagt, die Aufgabe des Employer Brand Marketers ist es, das Unternehmen in der Öffentlichkeit in einem guten Licht darzustellen. Sie vermitteln positive Eindrücke über das Unternehmen, so dass potenzielle Kandidaten ein aktives Interesse daran entwickeln, dort zu arbeiten.
Betrachten Sie sie als Markenbotschafter für Ihr Unternehmen, die dafür sorgen, dass die richtige Botschaft bei den richtigen Leuten ankommt.
6. Der Eigentümer oder CEO des Unternehmens
Einstellungsentscheidungen basieren nicht nur auf der datengesteuerten Unternehmenskultur, sondern auch auf Instinkt. Deshalb ist es eine gute Idee, den Eigentümer oder CEO an Bord zu haben, um Entscheidungen über Neueinstellungen zu treffen.
Ihre Anwesenheit im Einstellungsprozess hilft zwar, dem Kandidaten die Kompetenz und die Werte des Unternehmens zu vermitteln, aber der Eigentümer oder CEO des Unternehmens ist nicht immer während des Einstellungsprozesses anwesend, insbesondere wenn es sich um ein mittelgroßes oder großes Unternehmen handelt.
Wenn ja, können sie trotzdem virtuell am Einstellungsprozess teilnehmen.
Sie sind auch dafür verantwortlich, neuen Mitarbeitern das Gefühl zu geben, in Ihrem Unternehmen willkommen zu sein, sich einzubringen und wichtig zu sein, denn sie sind das freundliche Gesicht des Unternehmens.
Der CEO eines Unternehmens ist auch dafür verantwortlich, ein Beispiel dafür zu geben, wie Top-Talente aussehen sollten, und eine gemeinsame Vision mit dem Personalteam zu teilen.
Was ist die richtige Größe für Ihr Rekrutierungsteam?
Sie brauchen ein ausgewogenes Rekrutierungsteam, wenn Sie einen reibungslosen Rekrutierungsprozess wünschen. Und manchmal reicht ein kleines, aber starkes Team von Personalvermittlern aus.
Bei der Entscheidung über die richtige Größe Ihres Rekrutierungsteams müssen Sie die durchschnittliche Unternehmensgröße Ihrer Kunden, die Anzahl der monatlich eingehenden Aufträge, den Automatisierungsgrad Ihres Einstellungsprozesses und den Umfang der erforderlichen Beschaffung berücksichtigen.
1. Startups und kleine Personalvermittler
In kleineren oder neu gegründeten Unternehmen ist der Gründer (oder CEO) aktiv in den Einstellungsprozess eingebunden. In den meisten Fällen wird diese Person die einzige Person sein, die neue Aufträge ausfüllt und empfiehlt.
2. Mittelgroße Suchunternehmen
Normalerweise ist ein drei- bis vierköpfiges Team von Personalvermittlern für den gesamten Rekrutierungsprozess verantwortlich, von der Suche und Auswahl bis hin zur Verhandlung von Angeboten und dem Onboarding.
3. Schnell wachsende Personalvermittlungsagenturen
Wenn Ihr Personalvermittlungsunternehmen die Größe eines Startups oder KMUs überschritten hat, benötigen Sie je nach Anzahl der zu besetzenden Stellen eine Reihe von Personalvermittlern.
Eine schnell wachsende Personalvermittlungsagentur hat in der Regel 80-100 offene Stellen pro Jahr (und manchmal sogar mehr), so dass Sie möglicherweise mehr Mitarbeiter benötigen, um bestimmte Aufgaben im Einstellungsverfahren zu erledigen.
4. Große Personalvermittlungsagenturen
Ein großer Personalvermittler muss vielleicht 80-1.000 freie Stellen pro Jahr besetzen. In dieser Phase brauchen Sie ein komplettes, gut eingespieltes Rekrutierungsteam für den Job. Wir empfehlen, als Ausgangspunkt ein Team von Mitarbeitern für jede der sechs Schlüsselrollen zu haben, die wir zuvor besprochen haben.
Nehmen wir an, Sie planen, global zu expandieren und Talente für Ihre Niederlassungen in verschiedenen Teilen der Welt einzustellen. In diesem Fall können Sie auch die Dienste eines Sprachdienstleisters und eines Vielfalt/Eingliederung Experte in Ihrem Team, um den Prozess weiter zu vereinfachen.
Definition von KPIs zur Erfolgsmessung
Die Quantifizierung Ihrer Vorstellung von Erfolg ist für jede Strategie unerlässlich, und das gilt auch für die Personalbeschaffung.
Messen Sie die Stärke der Struktur Ihres Rekrutierungsteams und die Effektivität Ihres Einstellungsprozesses anhand bestimmter Metriken zur Personalbeschaffung und KPIs, um besser informierte Entscheidungen zu treffen. Diese helfen Ihnen, die spezifischen Bemühungen während des Rekrutierungsprozesses zu quantifizieren, um zu wissen, was funktioniert und was nicht – und die Teamleistung zu steigern.
Im Folgenden finden Sie einige KPIs, die Ihnen den Einstieg erleichtern:
a. Time-to-hire
Die Zeit bis zur Einstellung ist die Zeit, die benötigt wird, um einen Bewerber in die engere Auswahl zu nehmen, ein Vorstellungsgespräch zu führen und ihm ein Stellenangebot zu unterbreiten.
b. Qualität der Miete
Die Qualität der Einstellung zeigt, wie gut ein neu eingestellter Mitarbeiter zu Ihrem Kundenunternehmen passt.
Die Messung dieses KPI zeigt Ihnen, wie erfolgreich Sie bei der Suche nach dem richtigen Kandidaten für die offene Stelle sind. Außerdem können Sie die Ergebnisse nutzen, um festzustellen, welche Art von Kandidat sich typischerweise als der leistungsstärkste Ihres Kunden erweist und welche Screening-Methode ihn dazu gebracht hat.
c. Qualität der Quelle
Die Qualität einer Quelle ist die allgemeine Effektivität eines bestimmten Beschaffungskanals. Auf diese Weise können Sie feststellen, welcher Kanal die besten Bewerber anlockt. Das ist praktisch, um keine Zeit mit einer Quelle zu verschwenden, die keine hochwertigen Kandidaten anlockt.
Die Verfolgung dieses KPI gibt auch Aufschluss darüber, welche Art von Stellenausschreibungen die besten Kandidaten anziehen.
d. Kosten pro Anstellung
Cost-per-hire bedeutet, dass Sie die genauen oder geschätzten Kosten für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters im Auge behalten. Es ermöglicht Ihnen Budget für Ihre nächste Einstellungskampagne und hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob Sie die Kosten senken oder mehr Geld in die Hand nehmen sollen, um den besten Kandidaten zu bekommen.
e. Zufriedenheit der Kandidaten
Um die Zufriedenheit der Bewerber zu messen, verschicken wir eine Umfrage, in der wir die Bewerber bitten, uns während des gesamten Einstellungsverfahrens ihr Feedback zu geben. So können Sie herausfinden, ob sie positive oder negative Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen gemacht haben. Sie wissen auch, wo Sie sich verbessern müssen, um die Kandidatenerfahrung und Teambildung.
Für jedes erfolgreiche Unternehmen ist es klar: Ihr Unternehmen ist nur so dynamisch wie die Talente, die es rekrutiert. Ein starkes und sorgfältig strukturiertes Rekrutierungsteam ist der Kompass, der Ihnen den Weg zu den besten und intelligentesten Talenten weist.
Denken Sie daran, dass die Größe Ihres Teams keine Einheitsgröße ist, sondern von den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens abhängt. Stellen Sie also Ihr Rekrutierungsteam klug zusammen und beobachten Sie, wie es Sie zu exponentiellem Wachstum und Erfolg führt, angetrieben von einem Kraftwerk an Talenten. Denn schließlich geht es nicht nur darum, Plätze zu füllen, sondern auch darum, ein Vermächtnis aufzubauen!
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Häufig gestellte fragen (HGF)
1. Wie strukturieren Sie ein Rekrutierungsteam?
Um ein Rekrutierungsteam zu strukturieren, müssen Sie zunächst den Einstellungsbedarf Ihres Unternehmens erfassen und klare Rollen festlegen, z. B. die des Rekrutierungsmanagers, des Employer Branding Marketers und des Rekrutierungskoordinators. Die Größe des Teams sollte sich an Ihrem Einstellungsvolumen und Ihrem Geschäftsbedarf orientieren.
Statten Sie Ihr Team mit den notwendigen Ressourcen und Werkzeugen aus und schaffen Sie effiziente Rekrutierungsprozesse. Fördern Sie ein kollaboratives Umfeld und passen Sie die Struktur regelmäßig an den sich ändernden Einstellungsbedarf an.
2. Was ist die Struktur eines Rekrutierungsteams, und warum ist sie wichtig?
Die Struktur eines Rekrutierungsteams ist der organisatorische Aufbau der am Rekrutierungsprozess beteiligten Fachleute in einem Unternehmen. Es definiert die Rollen, Verantwortlichkeiten und Beziehungen zwischen den Teammitgliedern und gewährleistet einen reibungslosen und effizienten Einstellungsprozess.
Ein gut strukturiertes Rekrutierungsteam kann die Kommunikation verbessern, Redundanzen reduzieren und letztlich zu besseren Einstellungsentscheidungen führen, was Zeit und Ressourcen spart.
3. Wie kann ich die Struktur meines Rekrutierungsteams vereinfachen?
Um die Struktur Ihres Rekrutierungsteams zu vereinfachen, sollten Sie die folgenden Schritte in Betracht ziehen:
- Bewerten Sie Ihre aktuelle Teamstruktur und ermitteln Sie Bereiche, in denen Verbesserungen oder Engpässe möglich sind.
- Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten klar, um Überschneidungen und Verwirrung zu vermeiden.
- Fördern Sie die Zusammenarbeit und offene Kommunikation zwischen den Teammitgliedern.
- Optimieren Sie Ihren Rekrutierungsprozess durch den Einsatz von Automatisierungstools und -technologien.
- Überprüfen und bewerten Sie Ihre Teamstruktur, um sicherzustellen, dass sie effizient und anpassungsfähig an die sich verändernde Talentlandschaft bleibt.
4. Mit welchen Tools und Technologien kann ich die Struktur meines Rekrutierungsteams verbessern?
Verschiedene Tools und Technologien für die Personalbeschaffung können die Struktur Ihres Rekrutierungsteams verbessern, z. B:
- Rekrutierungssoftware: Optimiert das Bewerbermanagement und die Kommunikation.
- Software für die Verwaltung von Bewerbern (CRM): Baut Beziehungen zu potenziellen Kandidaten auf und pflegt sie.
- Werkzeuge der künstlichen Intelligenz: Automatisiert die Suche nach Kandidaten, das Screening und die Planung von Vorstellungsgesprächen.
- Plattformen für Video-Interviews: Erleichtert Vorstellungsgespräche aus der Ferne und beschleunigt den Einstellungsprozess.
- Analysetools für die Personalbeschaffung: Analysieren Sie Daten zur Optimierung von Rekrutierungsstrategien und -prozessen.
