Uma estrutura de equipe de recrutamento bem concebida é um passo crucial para conseguir uma aquisição de talentos bem sucedida. Facilita fluxos de trabalho eficientes, uma comunicação clara e funções e responsabilidades definidas, o que contribui para um processo de contratação mais simplificado.
Uma boa prática crucial é ter uma equipe diversificada com uma variedade de competências e experiências. Mas que funções deve considerar e qual deve ser o tamanho da sua equipe? Tudo isto e muito mais é revelado neste guia.
Vamos redefinir o recrutamento, uma equipe de cada vez!
Como estruturar uma equipe de recrutamento: As 6 funções principais
Uma equipe de recrutamento é composta por vários indivíduos, cada um responsável por uma função distinta. Embora o número de cargos possa variar com base na dimensão da sua agência de recrutamento e nos requisitos de contratação do seu cliente, existem seis funções cruciais que todas as equipes de recrutamento devem incluir.
Vamos dar uma olhada.
1. O recrutador
Um recrutador de agência supervisiona todo o processo de contratação do início ao fim e é fundamental para encontrar o talento certo para a sua empresa.
Esta pessoa desempenha a função principal de procura de candidatos, seleção e entrevista até ao feedback e à negociação.
As suas responsabilidades incluem:
- Reunir-se e comunicar com o responsável pela contratação
- Escrever descrições de emprego e efetuar entrevistas
- Atrair e procurar os candidatos desejados, fazer uma pré-seleção e apresentar os candidatos qualificados ao gestor de contratação
- Ser o embaixador da marca da empresa
- Realizar de controles de antecedentes e verificações de referências
- Definir estratégias para um plano de recrutamento
- Assegurar que o candidato cumpre os requisitos
- Preparar perguntas para a entrevista para os candidatos
- Facilitar o processo de integração dos novos contratados
Um recrutador assegurará que o processo de recrutamento ocorra sem problemas e que cada candidato saia com uma impressão positiva da sua empresa, independentemente de ser ou não selecionado.
Lembre-se de que as estruturas típicas das equipes de recrutamento são compostas por tipos de recrutadores com diferentes especializações. Por exemplo, a sua equipe pode incluir um recrutador de tecnologia, um recrutador de executivos ou headhunter, recrutadores de empresas, recrutadores de contingência e de retenção, variando conforme as suas necessidades.
Em última análise, são os recrutadores que lançam as bases para uma relação forte entre o candidato e o diretor de contratação.
2. O diretor de contratação
O diretor de contratação é a pessoa que inicia o processo de recrutamento. Solicitam o preenchimento de uma vaga na organização e têm o voto decisivo sobre o(s) candidato(s) principal(is) para o processo de seleção final.
É por isso que um gestor de contratação é normalmente referido como o chefe da equipe de contratação e é muitas vezes responsável pela supervisão da equipe de recrutadores e de fontes de talento.
Trabalham em contato direto com o recrutador, o ajudando a compreender melhor a função a preencher, fornecendo informações como:
- O que torna uma determinada função interessante para o candidato ideal?
- Quais são as competências esperadas do candidato ideal?
- De que forma a nova contratação terá um impacto positivo nos seus colegas?
- Qual será o impacto negativo se fizerem um mau trabalho?
- Quer você precise de uma função em tempo integral, em tempo parcial ou com base em um contrato
- Que personalidade, conhecimentos ou competências são necessários para esta função?
- Detalhes sobre o horário de trabalho, salário e outros benefícios
Quando o novo contratado está sendo integrado, o contato próximo do gestor de contratação passa do recrutador para o empregado.
O seu objetivo é assegurar que o novo colaborador compreende o seu papel e abraça a cultura da empresa.
3. O fornecedor
A principal função do fornecedor consiste em encontrar ou obter candidatos adequados a partir de um conjunto de talentos. É responsável por procurar nos locais apropriados e identificar potenciais candidatos que satisfaçam os requisitos do emprego.
Os recrutadores vasculham as bases de dados de currículos, plataformas de redes sociais e quadros de empregos como LinkedIn ou sites de nichos da indústria para encontrar o candidato exato para uma posição em aberto.
Os fornecedores podem até contar com os seus empregados atuais para encontrar novos talentos através de programas de recomendação de funcionários.
Também utilizam tecnologia de recrutamento como sistemas de acompanhamento de candidatos para selecionar os candidatos de forma eficaz. É também responsabilidade do fornecedor se manter atualizado sobre todas as últimas estratégias de pesquisa e ferramentas de recrutamento.
Um fornecedor é também responsável pela criação e manutenção de uma reserva de talentos para satisfazer as futuras necessidades de contratação da empresa.
4. O coordenador de recrutamento
Os coordenadores de recrutamento gerem a logística do processo de recrutamento na sua estrutura de equipes de recrutamento. Desempenham um papel de apoio ao recrutador e ajudam a conduzir o candidato através do funil de contratação.
As suas responsabilidades incluem:
- Compartilhar anúncios de emprego em diferentes plataformas
- Agendar entrevistas e efetuar alterações, se necessário
- Garantir que não surjam dificuldades técnicas durante um processo de entrevista virtual
- Gestão das deslocações dos candidatos
- Redação de cartas de oferta de emprego e efetuar verificação de antecedentes de potenciais contratações
Pense no coordenador de recrutamento como o intermediário que auxilia as estratégias de recrutamento e aquisição de talentos da sua empresa. Isto inclui encontrar, atrair e contratar novos empregados que satisfaçam as necessidades e objetivos da empresa para preencher as vagas em aberto.
5. O profissional de marketing para a reputação da empresa
Tal como os recrutadores pesquisam os melhores candidatos, os candidatos também pesquisam as melhores empresas – e recorrem frequentemente às redes sociais para obter informações privilegiadas sobre os potenciais empregadores.
A reputação da marca ou o profissional de marketing de recrutamento, garante que os candidatos gostam do que vêem.
A reputação do empregador é considerada uma grande prioridade por 86% das organizações um aumento de 15% em relação a 2021, e 91% dos candidatos a emprego pesquisam a reputação de um empregador antes de se candidatar a um emprego. Estas estatísticas mostram a importância de um profissional de marketing de employer branding para as equipes de recrutamento modernas.
As principais responsabilidades do profissional de marketing de employer branding incluem
- Assegurar que o site de carreiras da empresa está otimizado e tem impacto nos candidatos
- Realizar eventos atraem os candidatos-alvo
- Garantir a satisfação geral dos empregados
- Enviar comunicados de imprensa aos meios de comunicação locais sobre as realizações da empresa
- Criação de material de marca
- Manutenção de plataformas de redes sociais
Em suma, o trabalho do profissional de marketing de employer branding é apresentar a empresa ao público de uma forma positiva. Eles compartilham impressões positivas sobre a organização de forma a que os potenciais candidatos desenvolvam um interesse ativo em trabalhar nela.
Pense neles como embaixadores da marca da sua empresa, que garantem que a mensagem certa chega às pessoas certas.
6. O proprietário ou o CEO da empresa
As decisões de contratação não se baseiam apenas na cultura da empresa orientada por dados, mas também no instinto, e é por isso que ter o proprietário ou o CEO a bordo para tomar decisões executivas sobre novas contratações é uma ótima ideia.
Embora a sua presença no processo de recrutamento ajude a mostrar ao candidato a experiência e os valores da empresa, o proprietário ou o diretor executivo da empresa pode nem sempre estar fisicamente presente durante o processo de recrutamento, especialmente se se tratar de uma empresa de média ou grande dimensão.
Se for esse o caso, pode continuar a participar no processo de recrutamento virtualmente.
Também são responsáveis por fazer com que os novos funcionários se sintam bem-vindos na sua empresa de pesquisa, envolvidos e importantes, servindo como o rosto amigável da empresa.
O CEO de uma empresa é também responsável por dar o exemplo de como deve ser o talento de topo e partilhar uma visão comum com a equipa de recursos humanos.
Qual é a dimensão certa para a sua equipe de recrutamento?
Precisa de uma equipe de recrutamento equilibrada se quiser que o processo de recrutamento ocorra sem problemas. E, por vezes, uma pequena, mas poderosa equipe de recrutadores é suficiente.
Ao decidir a dimensão correta da estrutura da sua equipe de recrutamento, deve levar em conta a dimensão média das empresas dos seus clientes, o número de pedidos de emprego que recebe mensalmente, a parte do seu processo de contratação que é automatizada e o nível de sourcing necessário.
1. Startups e pequenas agências de recrutamento
Nas empresas mais pequenas ou em startups, o fundador (ou CEO) está ativamente envolvido no processo de contratação. Na maioria dos casos, este indivíduo será a única pessoa que preenche e recomenda novas ordens de trabalho.
2. Empresas de pesquisa de média dimensão
Normalmente, um estrutura de três a quatro pessoas em uma equipe de recrutadores é responsável por todo o processo de recrutamento, desde a procura e seleção até à negociação de ofertas e integração.
3. Agências de recrutamento em rápido crescimento
Se a sua empresa de pesquisa tiver ultrapassado a dimensão de uma startup ou de uma PME, precisará de vários recrutadores, dependendo do número de vagas que pretende preencher.
Uma agência de recrutamento tem normalmente 80-100 vagas por ano (e por vezes até mais), então você pode precisar de mais pessoas para tratar de algumas tarefas específicas do processo de recrutamento.
4. Grandes agências de recrutamento
Uma grande agência de recrutamento pode precisar preencher de 80 a 1000 vagas por ano. Nesta fase, você precisa de uma equipe de recrutamento completa e bem preparada para o trabalho. Recomendamos que, como ponto de partida, tenha uma equipe de pessoas para cada uma das seis funções-chave que discutimos anteriormente.
Suponha que você planeje se expandir globalmente e contratar talentos para os seus escritórios localizados em diferentes partes do mundo. Nesse caso, pode também recorrer aos serviços de um fornecedor de serviços linguísticos e de um um especialista em diversidade/inclusão na sua equipe para facilitar ainda mais o processo.
Definição de KPIs para medir o sucesso
Quantificar a sua ideia de sucesso é essencial para qualquer estratégia, e o recrutamento não é diferente.
Avalie a força da estrutura da sua equipe de recrutamento e a eficácia do seu processo de contratação utilizando determinadas métricas de recrutamento e KPIs para tomar decisões mais bem informadas. Estes irão ajudá-lo a quantificar os esforços específicos durante o processo de recrutamento para saber o que está a funcionar e o que não está – e aumentar o desempenho da equipe.
Abaixo estão alguns KPIs para o ajudar a começar:
a. Tempo para contratar
O tempo necessário para contratar é o tempo que demora a selecionar um candidato, a entrevistá-lo e a apresentar-lhe uma proposta de emprego.
b. Qualidade do contratado
A qualidade da contratação indica até que ponto um colaborador recém-integrado se adapta à sua empresa cliente.
Medir este KPI irá mostrar até que ponto está conseguindo o candidato certo para a função em aberto. Além disso, pode utilizar os resultados para determinar que tipo de candidato é normalmente o melhor para o seu cliente e qual o método de seleção que o trouxe.
c. Qualidade da fonte
A qualidade da fonte é a eficácia global de um canal de sourcing específico. Isto irá mostrar-lhe qual o canal que traz as melhores contratações – algo que é útil para evitar perder tempo com uma fonte que não traz candidatos de alta qualidade.
O acompanhamento deste KPI também lhe dá uma ideia do tipo de anúncios que atraem os melhores candidatos.
d. Custo por contratação
O custo por contratação refere-se ao controle do custo exato ou estimado da contratação de um novo colaborador. Isto permite que você faça o orçamento para a sua próxima campanha de recrutamento de forma eficaz, ajudando-o a decidir se deve cortar nos custos ou juntar mais dinheiro para obter o melhor candidato.
e. Satisfação dos candidatos
Medir a satisfação dos candidatos implica o envio de um questionário que peça aos candidatos para compartilharem as suas opiniões ao longo do processo de contratação. Isto te permite saber se tiveram uma experiência positiva ou negativa na sua empresa. Também sabe onde pode melhorar para melhorar experiência do candidato e a formação de equipes.
Para qualquer empresa de sucesso, é evidente: a sua empresa só é tão dinâmica quanto os talentos que recruta. Uma equipe de recrutamento forte e cuidadosamente estruturada é a bússola que o orienta para os melhores e mais brilhantes talentos.
Lembre-se, a dimensão da sua equipe não é um cenário único – depende das necessidades específicas da sua empresa. Por isso, construa a sua equipe de recrutamento de forma sensata e veja como ela o conduz a um crescimento exponencial e a um sucesso alimentado por uma potência de talento. Porque, no final, não se trata apenas de encher lugares; trata-se de construir um legado!
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Perguntas mais frequentes
1. Como se estrutura uma equipe de recrutamento?
Em primeiro lugar, para estruturar uma equipe de recrutamento, compreenda as necessidades de contratação da sua empresa e estabeleça funções claras, tais como gestor de recrutamento, profissional de marketing de employer branding e coordenador de recrutamento. A dimensão da equipe deve estar de acordo com o volume de contratações e as necessidades da sua empresa.
Equipe o seu time com os recursos e ferramentas necessários e estabeleça processos de recrutamento eficientes. Promova um ambiente de colaboração e adapte regularmente a estrutura à evolução das necessidades de contratação.
2. O que é uma estrutura de equipe de recrutamento e qual a sua importância?
A estrutura de uma equipe de recrutamento é a disposição organizacional dos profissionais envolvidos no processo de recrutamento numa empresa. Define as funções, as responsabilidades e as relações entre os membros da equipe, assegurando um processo de contratação suave e eficiente.
Uma equipe de recrutamento bem estruturada pode melhorar a comunicação, reduzir as redundâncias e, em última análise, conduzir a melhores decisões de contratação, poupando tempo e recursos.
3. Como posso simplificar a estrutura da minha equipe de recrutamento?
Para simplificar a estrutura da sua equipe de recrutamento, considere os seguintes passos:
- Avalie a estrutura atual da sua equipe e identifique áreas de melhoria ou estrangulamentos.
- Defina claramente as funções e responsabilidades para evitar sobreposições e confusões.
- Promova a colaboração e a comunicação aberta entre os membros da equipe.
- Simplifique o seu processo de recrutamento através da implementação de ferramentas e tecnologias de automatização.
- Reveja e avalie a estrutura da sua equipe para garantir que continue a ser eficiente e adaptável à evolução do panorama dos talentos.
4. Que ferramentas e tecnologias podem ajudar a melhorar a estrutura da minha equipe de recrutamento?
Várias ferramentas e tecnologias de contratação podem melhorar a estrutura da sua equipe de recrutamento, tais como:
- Software de recrutamento: Simplifique a gestão e a comunicação com os candidatos.
Software de gestão das relações com os candidatos (CRM)
: Cria e mantém relações com potenciais candidatos.- Ferramentas de inteligência artificial: Automatiza as tarefas de procura de candidatos, seleção e agendamento de entrevistas.
- Plataformas de entrevistas em vídeo: Facilita as entrevistas à distância e acelera o processo de contratação.
- Ferramentas de análise de recrutamento: Analisa os dados para otimizar as estratégias e os processos de recrutamento.
